Dokumentasi teknis

Anda mengelola peluncuran produk, memperbaiki bug, dan menangani tinjauan pemangku kepentingan di menit terakhir. Kemudian seseorang menandai tautan yang rusak dalam petunjuk penyiapan Anda. Dukungan masih merujuk ke FAQ yang sudah usang, dan developer Anda baru saja menerapkan perubahan yang tidak didokumentasikan. Tanpa templat dokumentasi teknis yang andal, kesenjangan kecil dapat meningkat menjadi masalah yang lebih besar, seperti penundaan, kebingungan, dan pengguna yang tidak puas.

Templat ini menyediakan pendekatan terstruktur dan berulang untuk menulis, menata, dan memelihara dokumentasi teknis. Templat ini dilengkapi dengan bagian yang telah ditentukan sebelumnya untuk pengantar, petunjuk penyiapan, detail penggunaan, FAQ, pemecahan masalah, dan pelacakan versi. Jadi, Anda tidak membuang waktu memutuskan hal yang harus disertakan atau cara memformatnya. 

Setiap bagian disusun sebagai tugas atau subtugas, sehingga memudahkan untuk menetapkan kepemilikan, mengumpulkan umpan balik, dan memantau status tinjauan secara real time. Anda dapat melampirkan tangkapan layar, menautkan ke spesifikasi, dan menyematkan visual langsung di dalam dokumen. Karena templat dokumentasi teknis ini di-host di Asana, seluruh tim Anda dapat dengan mudah berkontribusi, memperbarui, dan melacak progres tanpa tersesat di folder atau masalah kontrol versi. 

Siapa yang mendapat manfaat dari templat dokumentasi teknis?

Di Asana, kami telah melihat betapa cepat segala sesuatunya menjadi tidak berfungsi saat dokumentasi teknis tidak tertata atau konsisten. Tim menduplikat pekerjaan, pengguna akhir menjadi bingung, dan tim dukungan menghabiskan berjam-jam menjawab pertanyaan instalasi dan pemecahan masalah yang sama. Tanpa templat bersama untuk dokumentasi, bahkan tugas rutin seperti menulis panduan pengguna atau memperbarui catatan rilis dapat menghabiskan banyak waktu.

Templat dokumentasi teknis ini dirancang untuk tim produk dan teknik yang bergerak cepat yang perlu mengirimkan dokumen yang tertata dan konsisten dalam skala besar. Ini ideal untuk:

• CTO dan teknisi startup yang perlu mendokumentasikan produk perangkat lunak baru di antara sprint.

• Pengembang solo yang mengelola file readme, langkah instalasi, dan dokumentasi API di beberapa alat.

• Manajer produk yang ingin menyederhanakan onboarding dan menyatukan tim di satu standar dokumentasi.

• Penulis dan konsultan teknis yang membutuhkan Kerangka Kerja yang dapat disesuaikan untuk menentukan ruang lingkup, menulis, dan memelihara konten.

• Pemimpin QA dan kepatuhan yang mendokumentasikan fungsionalitas, spesifikasi teknis, dan riwayat versi untuk audit.

• Tim dukungan yang membuat artikel basis pengetahuan, FAQ, dan panduan pemecahan masalah untuk pengguna akhir.

Gunakan templat ini untuk membuat segala sesuatu, mulai dari dokumentasi pengguna dan referensi API hingga tutorial onboarding dan dokumentasi proses, tanpa harus memulai dari halaman kosong.

Mengapa menggunakan templat dokumentasi teknis Asana?

Tim pengembangan perangkat lunak kesulitan mengikuti perubahan produk. Dokumentasi perangkat lunak mereka tersebar, dipenuhi dengan persyaratan usang dan jargon yang tidak jelas. Setelah beralih ke templat dokumentasi teknis ini, mereka mengoordinasikan penulis dan pengembang mereka, meningkatkan pengalaman pengguna, dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tinjauan.

Templat ini menyediakan cara yang konsisten dan terukur untuk mendokumentasikan proses pengembangan produk, mulai dari panduan pengguna hingga catatan rilis.

• Hemat waktu dengan struktur siap pakai yang mempercepat pembuatan konten.

• Dokumentasikan fitur produk dan persyaratan perangkat lunak dalam format yang tertata dan konsisten.

• Tingkatkan pengalaman pengguna dengan bahasa dan tata letak yang ramah pengguna.

• Perjelas jargon dan akronim dengan bidang glosarium dan definisi bawaan.

• Mendukung alur kerja manajemen proyek dengan kolaborasi real-time.

Cara menggunakan templat dokumentasi teknis ini

Anda dapat menemukan ini dan templat lainnya di pustaka templat Asana untuk menyederhanakan alur kerja dokumentasi Anda. Baik Anda menulis petunjuk penyiapan atau wiki internal, templat dokumentasi teknis ini memberi Anda struktur yang jelas untuk diikuti. Jadi, Anda dapat berfokus pada konten, bukan pemformatan. Ikuti petunjuk langkah demi langkah ini untuk membuat, memelihara, dan meningkatkan dokumen teknis Anda dengan percaya diri.

Langkah 1: Duplikasikan templat dan beri nama proyek Anda

Mulailah dengan menduplikasi templat dokumentasi teknis dari pustaka Asana. Beri nama spesifik yang mencerminkan konten proyek, misalnya, "Panduan Onboarding Aplikasi Seluler" atau "Catatan Rilis v3.5." 

Anda akan melihat bagian yang telah dibuat sebelumnya, seperti Pengantar, Penyiapan, Penggunaan, dan Pemecahan Masalah. Ini memberikan titik awal yang fleksibel untuk berbagai dokumentasi teknis, mulai dari panduan pengguna hingga dokumentasi proses internal.

Langkah 2: Tentukan ruang lingkup, audiens, dan format

Di Bagian ikhtisar, jelaskan hal yang tercakup dalam dokumentasi, siapa yang menjadi target pengguna, dan di mana dokumentasi akan disimpan. Apakah Anda menulis untuk developer, pengguna akhir, peninjau QA, atau pegawai baru? Apakah ini akan menjadi bagian dari basis pengetahuan, wiki Confluence, atau disematkan di app Anda?

Penentuan ruang lingkup proyek membantu mengurangi pengerjaan ulang nanti. Misalnya, jika audiens Anda bukan teknisi, hindari menggunakan jargon dan akronim, atau pastikan untuk mendefinisikannya. Jika ini bagian dari siklus pengembangan produk yang lebih besar, tautkan ke proyek atau tugas dokumentasi yang relevan di Asana.

Langkah 3: Atur struktur dokumen Anda

Gunakan bagian tugas untuk mereplikasi tata letak dokumentasi standar. Templat ini mencakup placeholder seperti:

• Pendahuluan: Tentukan tujuan, audiens, dan ruang lingkup.

• Daftar isi: Tambahkan tautan atau judul untuk navigasi cepat.

• Penyiapan/Pemasangan: Sertakan petunjuk langkah demi langkah dengan visual.

• Penggunaan dan Fitur: Dokumentasikan alur kerja utama dan fungsionalitas produk.

• Pemecahan Masalah: Tambahkan masalah umum, Pertanyaan Umum, dan cara penyelesaian.

• Glosarium atau Lampiran: Tentukan istilah dan berikan sumber daya tambahan.

Gunakan subtugas untuk membagi topik terperinci, menambahkan tautan ke informasi pendukung, atau memberikan bagian tertentu kepada anggota tim.

Langkah 4: Tetapkan kepemilikan dan kumpulkan umpan balik

Berikan tugas kepada penulis teknis, pemilik produk, atau developer berdasarkan bidang keahlian mereka. Misalnya, dev lead mungkin memiliki peta jalan sumber terbuka, sementara dukungan menambahkan bagian pemecahan masalah.

Gunakan komentar Asana untuk mengumpulkan umpan balik langsung dalam tugas. Anda juga dapat mengatur tenggat, prioritas, dan bidang status untuk melacak progres. Ini membuat dokumentasi terus berjalan sejalan dengan siklus pengembangan perangkat lunak Anda.

Langkah 5: Lampirkan visual dan dokumen pendukung

Dokumentasi yang baik sering kali mencakup diagram, tangkapan layar, atau diagram alir untuk menggambarkan poin-poin penting. Lampirkan ini langsung ke tugas yang relevan menggunakan integrasi seperti Google Drive, Dropbox, atau Figma. Anda juga dapat menautkan persyaratan perangkat lunak, dokumen desain, atau rencana proyek terkait. Ini mengubah dokumentasi Anda menjadi pusat manajemen pengetahuan untuk semua orang yang terlibat.

Langkah 6: Publikasikan, pelihara, dan kunjungi kembali

Setelah konten ditinjau, tandai bagian sebagai final dan perbarui status dokumen menggunakan bidang kustom. Tambahkan changelog atau tabel versi untuk melacak pembaruan dari waktu ke waktu.

Tetapkan pengingat untuk meninjau kembali dokumentasi ini secara berkala, seperti setelah setiap rilis produk atau audit triwulanan. Dengan Alur Kerja ini, Anda tidak hanya membuat dokumen sekali pakai, tetapi sumber daya hidup yang berkembang dengan produk perangkat lunak Anda.

Fitur dokumentasi Asana

Fitur Asana adalah alat bawaan yang membantu Anda menyesuaikan dan mengelola alur kerja. Saat digunakan bersama templat dokumentasi teknis ini, fitur seperti penugasan tugas, bidang kustom, dan linimasa mempermudah pelacakan konten, pengumpulan masukan, dan pembaruan semua informasi.

Kami telah menyoroti beberapa fitur favorit kami di bawah ini, tetapi Anda dapat menjelajahi daftar lengkap fitur Asana di sini untuk menyesuaikan penyiapan dokumentasi Anda lebih lanjut.

Tugas dan subtugas: Bagi dokumentasi teknis menjadi komponen yang jelas dan dapat diberikan untuk melacak kepemilikan dari garis besar hingga publikasi.

Bidang kustom: Tambahkan tag status, nomor versi, audiens target, atau jenis dokumentasi untuk memfilter dan menyortir konten dengan mudah.

Tampilan linimasa: Visualisasikan progres dokumen dan rencanakan siklus rilis atau sprint teknis.

Komentar dan lampiran: Kumpulkan umpan balik, tandai anggota tim, dan lampirkan tangkapan layar atau diagram di satu tempat.

Asana AI: Mengotomatiskan tugas rutin, seperti menata konten, menyarankan langkah selanjutnya, atau menyoroti kesenjangan dokumentasi berdasarkan aktivitas proyek Anda.

Formulir: Kumpulkan masukan dari teknisi, dukungan, atau tim produk untuk membentuk FAQ dan panduan pemecahan masalah.

Integrasi yang direkomendasikan

Integrasi menghubungkan Asana dengan alat yang sudah digunakan tim Anda. Anda dapat melampirkan file, menyinkronkan kalender, dan mengotomatiskan pembaruan tanpa berpindah platform. Integrasi membantu mengubah templat ini menjadi alur kerja dokumentasi yang selesai dan terhubung.

Kami telah memilih beberapa integrasi andalan di bawah ini untuk membantu Anda memulai. Anda dapat menelusuri hub integrasi Asana lengkap untuk menemukan lebih banyak cara menghubungkan pekerjaan Anda.

Google Drive: Lampirkan spesifikasi produk, bagan alir, atau diagram langsung ke bagian dokumen yang relevan.

Slack: Terus beri tim info terkini tentang tugas dokumentasi, tinjauan, dan pembaruan secara real time.

GitHub atau Jira Cloud: Tautkan tugas Asana ke isu, permintaan perubahan, atau fitur yang sedang dikembangkan.

Microsoft Teams: Berkolaborasi di seluruh bagian dengan menampilkan pekerjaan dokumentasi selama standup atau tinjauan produk.

Dropbox: Pusatkan aset gambar, whitepaper, atau dokumen yang diarsipkan di samping daftar tugas Anda.

Pertanyaan umum tentang templat dokumentasi teknis