Rencana alokasi sumber daya

Anda siap memulai inisiatif terbaru, tetapi sebelum itu, Anda perlu memahami dengan tepat sumber daya yang diperlukan. Alat, anggota tim, dan anggaran apa yang Anda perlukan untuk mengeksekusi proyek ini secara efektif dan berapa banyak yang tersedia untuk Anda? Templat rencana alokasi sumber daya dapat membantu Anda memberikan konteks tentang sumber daya, baik untuk tim maupun kolaborator lintas fungsi lainnya.  

Apa itu templat rencana alokasi sumber daya?

Templat rencana alokasi sumber daya adalah kerangka rencana alokasi sumber daya yang dapat Anda duplikat dengan mudah untuk membuat rencana alokasi baru. Ini adalah alat yang bagus untuk digunakan jika Anda ingin meningkatkan konsistensi di seluruh proses alokasi atau membuat beberapa rencana berbeda sekaligus.

Dalam konteks ini, sumber daya adalah sesuatu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tertentu. Ini bisa berarti waktu, Tim individu, peran tertentu, atau keuangan. 

Apa itu rencana alokasi sumber daya?

Rencana alokasi sumber daya adalah daftar sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek tertentu. Ini mencakup sumber daya yang dibutuhkan, kapan Anda membutuhkannya, serta biaya dan kuantitas setiap sumber daya. Rencana alokasi sumber daya Anda harus selaras dengan ruang lingkup proyek, jadwal, dan anggaran. 

Apa perbedaan antara templat alokasi sumber daya dan templat manajemen sumber daya?

Templat alokasi sumber daya dimaksudkan untuk membantu menetapkan sumber daya yang tersedia untuk inisiatif tertentu. Templat rencana manajemen sumber daya sedikit lebih spesifik—templat ini membantu mengelola bandwidth tim secara spesifik sehingga Anda dapat melihat apa yang sedang dikerjakan tim.

Kapan menggunakan templat rencana alokasi sumber daya

Templat rencana alokasi sumber daya paling cocok digunakan saat Anda berada dalam tahap perencanaan proyek atau inisiasi proyek. Ini dapat membantu pengembangan ruang lingkup proyek, jadwal, anggaran, dan batasan lainnya. 

Apa yang disertakan dalam templat rencana alokasi sumber daya?

Templat rencana alokasi sumber daya yang baik akan memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk sumber daya proyek, termasuk: 

• Nama sumber daya: Ini bisa berupa individu atau jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek tertentu.

• Tugas terkait: Pekerjaan atau tugas spesifik yang akan menggunakan sumber daya ini.

• Peran dalam proyek: Untuk sumber daya kepegawaian, ini adalah keahlian spesifik yang disediakan satu orang untuk proyek.

• Kapasitas maksimum: Kapasitas maksimum yang dapat dikelola sumber daya.

• Ketersediaan: Ini adalah jumlah kapasitas yang tersisa dari sumber daya sebelum mencapai kapasitas maksimumnya.

• Tanggal mulai dan akhir proyek: Periode waktu saat proyek aktif.

Fitur terintegrasi

• Beban Kerja. Beban Kerja memberikan gambaran visual tentang kapasitas tim dengan kemudahan untuk melihat apa yang sedang dikerjakan anggota tim di seluruh proyek—semuanya di satu tempat. Dengan informasi sekilas ini, Anda dapat mengenali konflik, mengatasi risiko, dan menjaga proyek tetap sesuai rencana dengan menugaskan ulang atau menjadwalkan ulang Tugas. Periksa Beban Kerja secara berkala untuk memastikan anggota tim tidak kewalahan atau kurang bekerja. Jika ya, Anda dapat menugaskan ulang atau menjadwalkan ulang Tugas prioritas rendah agar inisiatif prioritas tinggi tidak terblokir.

• Portofolio. Portofolio memudahkan untuk mengatur dan melacak berbagai proyek Tim dalam satu tampilan. Dapatkan ikhtisar umum tentang progres semua proyek, lalu telusuri detail selengkapnya untuk mengatasi risiko. Selain itu, bagikan pembaruan status di seluruh program dan jadikan pemangku kepentingan selalu tahu informasi terkini tanpa harus menjadwalkan rapat status.

• Ikhtisar Proyek. Ikhtisar Proyek adalah tempat terintegrasi Anda untuk semua konteks proyek penting. Beri Tim Anda tampilan menyeluruh seputar apa, mengapa, dan bagaimana proyek bekerja. Tambahkan deskripsi proyek untuk menetapkan gaya cara Anda bekerja sama Di Asana. Lalu, bagikan sumber daya dan konteks penting, seperti detail rapat, kanal komunikasi, dan brief proyek—di satu tempat.

• Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Waktu dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Catat pekerjaan dengan mudah sehingga permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai Di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan Tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas berlangsung, dan apakah Clockwise dapat otomatis menjadwal ulang tugas tersebut. Tambahkan tugas ke kalender dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Pertanyaan Umum