Agenda rapat 1:1

Untuk menjadi manajer yang hebat, Anda perlu menumbuhkan budaya kepercayaan di tim Anda. Namun, untuk menciptakan budaya di mana anggota tim merasa nyaman untuk terbuka dan membagikan pemikirannya, Anda memerlukan ruang aman yang mendorong percakapan tersebut. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan rapat 1:1.

Apa itu rapat 1:1?

Rapat 1:1 adalah pertemuan pribadi antara dua anggota tim—biasanya antara manajer dan bawahan langsungnya—di mana pegawai Anda dapat memberi Anda pembaruan tentang status proyek, meninjau gol profesional, dan membagikan umpan balik atau membahas pertanyaan. 

Jika belum, atur rapat 1:1 berulang dengan setiap bawahan langsung Anda untuk merangkum hal yang terjadi minggu lalu dan yang akan terjadi minggu depan. Idealnya, usahakan untuk menjadwalkan rapat ini setiap minggu atau dua minggu sekali agar pegawai tahu bahwa mereka memiliki waktu khusus di kalender Anda. 

Anda menghabiskan begitu banyak waktu untuk menemukan orang-orang hebat, dan membantu mereka berkembang menjadi yang terbaik adalah hal yang sepadan.”

Apa itu templat rapat 1:1?

Rapat 1:1 sangat penting—tetapi tanpa struktur dan agenda yang jelas, rapat ini terkadang terasa sia-sia. Untuk mengadakan rapat yang produktif dan memastikan Anda dan bawahan langsung mendapatkan hasil maksimal dari waktu bersama, Anda memerlukan ruang tempat Anda dapat membagikan agenda rapat dan menyimpan item tindakan. 

Di situlah templat rapat 1:1 berperan. Templat kami memudahkan Anda untuk menyiapkan dan melacak hal yang ingin Anda dan pegawai Anda diskusikan hari ini, menindaklanjuti item tindakan yang dihasilkan, dan memantau pengembangan karier atau gol profesional jangka panjang. Kemudian, Anda dapat menduplikat templat ini untuk membuat ruang 1:1 khusus untuk setiap bawahan langsung.

Dengan templat rapat 1:1, Anda dapat: 

• Melacak item tindakan dengan penerima tugas dan tenggat

• Melacak gol karier jangka panjang

• Bertukar umpan balik asinkron untuk membantu pegawai Anda mengambil tindakan terkait pekerjaan lebih cepat

• Memberi pegawai baru Beranda dengan cepat

• Merencanakan poin diskusi rapat sebelum Anda berbicara

• Menyederhanakan kolaborasi—terutama untuk tim jarak jauh

• Tindak lanjuti pertanyaan rapat

Kiat menggunakan proyek rapat 1:1

Templat pertemuan 1:1 Anda hanyalah permulaan. Setelah Anda memperbarui templat untuk menyertakan bagian dan kategori yang ingin Anda diskusikan, buat duplikat templat untuk setiap bawahan langsung. 

Berikut cara menggunakan proyek pertemuan 1:1 khusus Anda: 

• Tambahkan topik ke dalamnya sepanjang minggu —dan dorong pegawai Anda untuk melakukan hal yang sama. Ini dapat membantu Anda menentukan agenda rapat 1:1 sejak awal untuk memastikan Anda tidak lupa membahas prioritas utama.

• Selama rapat, buat proyek Anda tetap terbuka agar Anda dapat tetap bekerja sesuai rencana dan menyimpan item tindakan apa pun. Buat rapat mingguan terasa dapat ditindaklanjuti, penting, dan bermanfaat bagi Anda dan bawahan langsung Anda.

• Buat beranda untuk pertanyaan, gol, dan alur kerja bawahan langsung Anda. Proyek 1:1 Anda harus menjadi ruang pribadi bagi Anda dan pegawai untuk berkolaborasi. 

• Bagikan pembaruan status dan hambatan secara real time dan asinkron. Ini dapat membantu Anda melacak inisiatif pegawai tanpa manajemen mikro. Tinjau hal yang dilakukan pegawai selama seminggu terakhir untuk membantu mereka memahami hal yang dapat ditingkatkan.

• Bagikan umpan balik yang membangun secara berkala agar tidak ada kejutan selama peninjauan yang lebih besar. Pastikan pegawai Anda mendapatkan umpan balik yang memadai—baik positif maupun konstruktif—agar mereka dapat berkembang dan meningkatkan perannya.

• Gunakan proyek Anda untuk melacak gol karier jangka panjang. Selain berfungsi sebagai cara mengingatkan Anda dan bawahan langsung tentang gol karier mereka, ini juga menjadi referensi saat peninjauan kinerja dilakukan.

• Simpan informasi referensi, dokumen, dan gol di satu tempat. 

Hal yang harus dicantumkan dalam templat rapat 1:1

Templat pertemuan 1:1 Anda harus mencakup:

• Bagian untuk topik diskusi langsung

• Bagian untuk pertanyaan asinkron

• Cara menyimpan item tindakan

• Cara melacak pertumbuhan karier jangka panjang

• Tempat menyimpan sumber daya dan referensi

Meskipun Anda dapat membuat daftar tugas statis di alat seperti Google Docs atau Microsoft Word, membuat templat 1:1 di alat manajemen proyek seperti Asana memungkinkan Anda untuk dengan cepat menyimpan dan melacak informasi tepat di tempat pekerjaan berlangsung. 

Fitur terintegrasi

• Milestone. Milestone menunjukkan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di proyek, Anda dapat memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan proyek tentang langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai peluang untuk merayakan kemenangan kecil sepanjang proses menuju gol besar proyek. 

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Gol. Gol di Asana terhubung langsung dengan pekerjaan yang Anda lakukan untuk mencapainya sehingga memudahkan anggota tim untuk melihat hal yang perlu diraih. Gol kita kerap terpisah dari pekerjaan yang dilakukan untuk mencapainya. Dengan menghubungkan gol tim dan gol perusahaan dengan pekerjaan yang menyokongnya, anggota tim memiliki wawasan real-time dan kejelasan tentang cara pekerjaannya secara langsung berkontribusi pada kesuksesan tim dan perusahaan. Hasilnya, anggota tim dapat mengambil keputusan yang lebih baik. Jika perlu, mereka dapat mengidentifikasi proyek yang mendukung strategi perusahaan dan memprioritaskan pekerjaan yang memberikan hasil yang terukur. 

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, jika setiap Bagian memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola Tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas Anda tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai Di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Vimeo. Teks mungkin dapat menyampaikan maksud, tetapi kalimat tertulis kurang memiliki nada, emosi, dan ekspresi. Dengan pesan video di Asana, yang didukung oleh Vimeo, Anda dapat memberi Tim semua konteks yang dibutuhkan tanpa harus menjadwalkan rapat lain. Rekam pesan video singkat diri Anda, layar Anda, atau keduanya, lalu sematkan video tersebut dalam Tugas, proyek, pesan, dan komentar untuk memberikan kejelasan dan konteks tambahan. Transkripsi rekaman otomatis dibuat oleh Asana sehingga dapat dibaca dan dicari. Berikan umpan balik, ajukan pertanyaan, dan berikan tugas—semuanya tanpa keluar dari Asana.

• Loom. Video Loom membantu Anda menambahkan karakter, konteks, dan kejelasan di Ikhtisar Proyek. Anda dapat dengan mudah menyematkan video Loom untuk menjelaskan proyek, menetapkan ekspektasi, dan menyoroti milestone utama. Pesan video Loom menambah nuansa dan konteks untuk lebih cepat memberi Tim Anda kabar terkini tentang proyek. Bagian terbaiknya, tim dapat menonton video tanpa keluar dari Asana.

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Tim tanpa harus beralih ke browser Anda.

Pertanyaan Umum