Pelajaran yang diambil

Anda baru saja menyelesaikan proyek besar. Semuanya tampak baik-baik saja sampai Anda menyadari bahwa Tim harus mengulang pekerjaan karena file utama tidak dibagikan tepat waktu. Itu membuat frustrasi, dan lebih buruk lagi, Anda seharusnya bisa mencegahnya jika Anda menangkap wawasan ini lebih awal.

Setiap proyek yang selesai menawarkan pelajaran berharga. Namun, tanpa cara terstruktur untuk menyimpan pelajaran tersebut, tim Anda berisiko mengulangi kesalahan atau mengabaikan kesuksesan. Templat pelajaran yang didapat Asana membantu Anda merefleksikan hasil proyek, mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan, dan mendokumentasikan poin utama sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih cerdas dan terus meningkatkan alur kerja.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat pelajaran yang diambil ini?

Di Asana, kami menggunakan tinjauan pelajaran yang didapat setelah setiap inisiatif utama untuk mengidentifikasi hal yang berhasil, yang tidak berhasil, dan alasannya. Mendokumentasikan pelajaran yang diambil dengan templat siap pakai membantu kami melakukan ini dengan lebih cepat dan lebih efektif. Templat pelajaran yang didapat memastikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti tidak hilang, dan setiap tim mendapatkan manfaat dari proses terstruktur yang dapat diulang. Refleksi ini membantu tim menjadi lebih kuat dengan setiap proyek yang mereka lakukan.

Templat pelajaran yang diambil ini ideal untuk:

• Manajer proyek yang mencatat pelajaran dari proyek yang sudah selesai

• Tim yang melakukan retrospektif sprint, evaluasi pascaprogram, atau tinjauan penutupan proyek

• Pemangku kepentingan yang ingin meningkatkan perencanaan dan pelaksanaan proyek

• Tim PMO yang membuat pustaka pembelajaran proyek untuk referensi di masa mendatang

Gunakan templat pelajaran yang didapat ini dalam manajemen proyek untuk meningkatkan keberhasilan proyek di masa depan, menghindari kesalahan berulang, dan membuat keputusan yang lebih matang.

Mengapa menggunakan templat pelajaran yang didapat Asana?

Setelah seluruh proyek selesai, Anda perlu memastikan tim menangkap wawasan utama sebelum melanjutkan. Templat khusus membuat proses ini konsisten, dapat ditindaklanjuti, dan mudah diakses kembali.

Dengan templat pelajaran yang didapat Asana ini, Anda dapat:

• Memfokuskan diskusi pada tema utama: Gunakan petunjuk terstruktur untuk mengeksplorasi hal yang berjalan dengan baik, hal yang tidak berjalan dengan baik, dan alasannya, seperti Batas waktu yang terlewat atau perubahan ruang lingkup di menit terakhir.

• Mencatat input pemangku kepentingan secara real time. Gunakan komentar dan Formulir untuk mengumpulkan wawasan dari tim proyek dan pemangku kepentingan.

• Mengubah wawasan menjadi item tindakan. Ubah pelajaran menjadi langkah selanjutnya yang jelas dan praktis. Misalnya, jika kepemilikan tugas tidak jelas, tentukan siapa yang bertanggung jawab sejak awal di lain waktu.

• Hindari kesalahan berulang. Identifikasi akar masalah, seperti kesenjangan komunikasi atau persyaratan yang tidak jelas, dan tentukan item tindakan untuk memandu perencanaan dan pelaksanaan proyek di masa mendatang, seperti memperjelas linimasa atau meningkatkan prosedur serah terima.

• Lacak progres tindak lanjut. Tetapkan pemilik dan batas waktu untuk item tindakan, seperti menghubungi pemangku kepentingan proyek untuk memastikan semua orang selaras pada proses persetujuan baru.

• Buat basis pengetahuan yang dapat ditelusuri. Buat laporan pelajaran yang didapat dapat diakses dan ditautkan ke proyek asli

• Selaraskan peningkatan berkelanjutan. Dokumentasikan hal yang berjalan dengan baik untuk mengulangi kesuksesan di proyek serupa

Cara menggunakan templat pelajaran yang didapat ini

Setelah proyek berakhir, jadwalkan sesi pelajaran yang diambil dan undang tim proyek serta pemangku kepentingan. Lalu:

1. Duplikasikan dan ganti nama templat. Buat salinan templat pelajaran yang diambil dan beri nama yang jelas dan dapat dicari. Contohnya termasuk "Kampanye Q2: Pelajaran yang Diambil", "Postmortem Desain Ulang Situs Web", atau "Tinjauan Onboarding Pegawai". Ini membantu menjaga Ruang Kerja Anda tetap tertata dan memudahkan Anda menemukan laporan nanti.

2. Tetapkan agenda sesi. Uraikan topik, seperti keberhasilan, tantangan, tujuan proyek, dan rekomendasi mendatang. Mulailah dengan ikhtisar brief proyek dan jelaskan tujuan sesi.

3. Kumpulkan umpan balik. Gunakan formulir atau dokumen bersama untuk mengumpulkan masukan individu sejak awal. Minta kontributor untuk membagikan hal yang berjalan dengan baik, hal yang tidak berjalan dengan baik, dan tantangan yang berulang.

4. Diskusikan dalam kelompok. Bahas setiap fase dan hasil proyek utama. Analisis alasan keberhasilan dan kendala, bukan hanya gejala di permukaan.

5. Dokumentasikan poin utama. Catat pembelajaran utama dalam kategori seperti keberhasilan, kekurangan, dan akar masalah. Sertakan bukti atau contoh pendukung jika memungkinkan.

6. Tetapkan item tindakan. Ubah pelajaran menjadi langkah konkret berikutnya. Buat tugas yang dapat ditindaklanjuti, tetapkan pemilik, dan atur linimasa untuk ditindaklanjuti.

7. Bagikan laporan. Simpan laporan pelajaran yang diambil bersama proyek. Beri tag untuk referensi di masa mendatang dan buat agar dapat diakses oleh tim yang menjalankan proyek serupa nanti.

Fitur Asana yang menyederhanakan tinjauan pelajaran yang diambil

Anda tidak memerlukan pengaturan yang rumit untuk menyimpan poin penting yang berarti. Fitur Asana ini mempermudah Anda untuk mengumpulkan umpan balik, mendokumentasikan wawasan, dan menindaklanjuti peningkatan.

• Formulir: Standarkan cara Anda mengumpulkan masukan pemangku kepentingan untuk setiap proyek, seperti survei singkat setelah peluncuran produk atau acara penjualan.

• Bidang Kustom: Tandai poin utama menurut nama proyek atau jenis masalah agar tren mudah ditemukan, misalnya memberi label umpan balik "masalah serah terima" atau "scope creep".

• Milestone: Tandai titik balik utama, seperti Persetujuan yang tertunda atau perubahan ruang lingkup, agar tidak terlupakan dalam tinjauan.

• Komentar Tugas: Izinkan rekan tim membagikan konteks langsung pada pelajaran, seperti mencatat alasan batas waktu terlewat atau hal yang memperbaikinya.

• Lampiran: Tautkan bukti pendukung, hasil akhir, atau laporan akhir ke setiap pelajaran.

• Asana AI: Izinkan AI membantu merangkum umpan balik, menyarankan wawasan, dan mengidentifikasi tema di beberapa pelajaran yang diambil, seperti peran yang tidak jelas atau perubahan menit terakhir.

• Pembaruan Status: Bagikan poin utama dan rencana tindak lanjut dalam pembaruan ringkas sehingga semua orang dapat melihat sorotan tanpa perlu rapat lain.

Integrasi yang direkomendasikan

Hubungkan templat pelajaran yang didapat dengan alat yang sudah digunakan tim Anda. Baik Anda mengumpulkan umpan balik dari kampanye, membagikan desain, atau meninjau dokumentasi teknis, integrasi ini membantu menyimpan semuanya di satu tempat dan mengurangi bolak-balik antar-alat manajemen proyek.

Anda dapat menjelajahi lebih banyak opsi di Direktori App Asana.

• Slack: Tangkap umpan balik real-time selama penutupan proyek dan ubah pesan menjadi tugas Asana.

• Microsoft Teams: Buat sesi pelajaran yang didapat tetap kolaboratif dengan pembuatan tugas terintegrasi selama rapat.

• Google Drive: Lampirkan file seperti laporan akhir, retrospektif, atau linimasa proyek untuk konteks.

• Figma: Sematkan file desain dan prototipe untuk mereferensikan pekerjaan visual atau umpan balik UX selama peninjauan Anda.

• Coview: Lampirkan rekaman layar dan umpan balik visual untuk memberikan konteks yang lebih mendalam di balik tantangan atau langkah yang terlewat.

• GitLab: Tautkan repositori kode atau gabungkan riwayat permintaan untuk evaluasi yang terkait dengan pekerjaan teknis.

• Threads: Simpan dan sinkronkan diskusi tim yang relevan dari Threads untuk menginformasikan sesi pelajaran yang diambil.

• Jira Cloud: Sinkronkan wawasan evaluasi di seluruh tim pengembangan dan non-teknis. Hubungkan Jira

• Dropbox: Unggah aset pascaproyek langsung ke tugas atau laporan pelajaran yang diambil.

Pertanyaan umum tentang templat pelajaran yang diambil