Inventaris

Baik Anda memantau inventaris restoran, melacak perlengkapan kantor, atau mengelola peralatan di seluruh tim, templat inventaris Asana yang dapat disesuaikan memberi tim Anda sistem bersama untuk memantau apa yang Anda miliki, lokasinya, dan hal yang perlu diperhatikan. Tidak perlu lagi mengejar pembaruan di seluruh spreadsheet atau email.

Templat inventaris sederhana ini membantu Anda mencatat item, menugaskan tindak lanjut, menjaga konsistensi dalam proses, dan yang terpenting, meningkatkan pelacakan inventaris sekaligus meminimalkan kesalahan.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat inventaris ini?

Di Asana, kami telah melihat betapa mudahnya tim kehilangan persediaan, alat, atau stok di seluruh bagian. Tanpa sistem terpusat, masalah kecil, seperti pesanan duplikat atau titik pemesanan ulang yang terlewat, dengan cepat meningkat menjadi penundaan atau kehabisan stok.

Baik Anda mengelola inventaris makanan, mengisi ulang rak, atau melacak produk di seluruh lokasi ritel, templat inventaris ini membantu Anda terus mengetahui setiap nama item, SKU, dan harga satuan saat ada perubahan.

Templat daftar periksa inventaris ini sangat cocok untuk tim dan individu yang membutuhkan cara yang jelas dan berulang untuk melacak hal yang mereka kelola:

• Pemilik bisnis kecil yang melacak level inventaris, titik pemesanan ulang, dan harga dalam sistem inventaris bisnis bersama.

• Manajer toko yang memantau inventaris stok, persediaan titik penjualan, dan ketersediaan produk di seluruh kanal online dan dalam toko.

• Kru konstruksi yang mengelola bahan baku, peralatan, dan inventaris khusus lokasi lainnya dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya.

• Tim TI dan fasilitas yang menangani inventaris peralatan, detail garansi, dan catatan perangkat keras.

• Organisasi nirlaba dan sekolah yang mengelola berbagai jenis inventaris di seluruh lokasi, mulai dari buku dan alat hingga barang donasi.

• Individu yang mengatur item rumah tangga ke dalam inventaris rumah untuk asuransi, pemindahan, atau pencatatan pribadi.

• Siapa saja yang bertanggung jawab atas pelacakan inventaris dasar di berbagai industri seperti perawatan kesehatan, ritel, logistik, atau pendidikan.

Mengapa menggunakan templat inventaris Asana?

Kami telah melihat tim beralih dari spreadsheet inventaris ke Asana dan langsung merasa lebih memegang kendali atas manajemen inventaris mereka. Alih-alih mempertanyakan kembali tingkat pemesanan ulang atau mencari detail biaya di berbagai tab, semuanya ada di satu ruang kerja kolaboratif yang jelas. Hasilnya? Lebih sedikit penundaan, pengisian ulang stok lebih cepat, dan keputusan yang lebih baik tentang hal yang harus dipesan dan kapan.

Dengan templat pelacakan inventaris ini, Anda dapat:

• Melacak nama item, SKU, kuantitas, dan lokasi penyimpanan di satu tempat; ideal untuk kontrol inventaris dan pelacakan aset.

• Menambahkan bidang untuk biaya satuan, nilai total, dan status untuk meningkatkan visibilitas dan membantu tim bertindak berdasarkan data real-time.

• Menggunakan poin pemesanan ulang dan aturan kustom untuk mengisi ulang secara otomatis sebelum persediaan terlalu rendah.

• Menambahkan dan menata kontak vendor serta melacak tanggal transaksi terakhir untuk membuat keputusan pembelian yang matang.

• Menggunakan Asana AI untuk mendeteksi kesenjangan, merekomendasikan automasi, dan menyederhanakan tugas berulang di seluruh alur kerja manajemen inventaris Anda.

• Buat sistem inventaris Anda tetap fleksibel dengan fungsi bawaan yang mendukung berbagai jenis inventaris, mulai perlengkapan kantor hingga peralatan TI.

• Berikan akses ke data bersama kepada anggota tim, sehingga mengurangi sekat dan memungkinkan keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat.

Cara menggunakan templat inventaris ini

1. Duplikat templat daftar inventaris. Klik "Gunakan templat" untuk membuat versi Anda di Asana. Beri nama yang sesuai dengan pengaturan Anda, seperti "Perlengkapan Gudang", "Perangkat Keras TI", atau "Inventaris Fasilitas".

2. Catat setiap item sebagai tugas. Buat tugas untuk setiap item yang Anda lacak. Gunakan judul tugas untuk nama atau label produk, dan tambahkan pengidentifikasi seperti nomor komponen atau SKU agar mudah dicari.

3. Tambahkan bidang pelacakan. Sesuaikan proyek dengan bidang untuk kuantitas, lokasi penyimpanan, biaya per unit, nilai total, ambang pesanan ulang, dan status item. Ini memberi Anda ikhtisar yang jelas tentang apa yang ada dalam stok, di mana itu disimpan, dan apa yang perlu diperhatikan.

4. Catat info vendor dan riwayat pesanan. Gunakan deskripsi tugas untuk menyimpan nama pemasok, detail kontak, dan tautan pesanan. Tambahkan bidang atau komentar untuk melacak kapan item terakhir dipesan atau diterima.

5. Tata menurut jenis atau lokasi. Gunakan bagian untuk mengelompokkan item menurut kategori (seperti alat, furnitur, bahan habis pakai) atau menurut tempat penyimpanan (seperti Ruang A, Lemari Utama, atau Gudang Bay 3). Ini memudahkan Anda menemukan hal yang dibutuhkan dengan cepat.

6. Berikan tugas tindak lanjut dan pengisian ulang. Jika ada yang perlu dipesan ulang atau diperiksa, tugaskan kepada orang yang tepat dan tetapkan tenggat. Anda juga dapat melampirkan kuitansi, faktur, atau dokumen garansi langsung ke tugas.

7. Pilih tampilan yang sesuai dengan Alur Kerja Anda. Gunakan Tampilan Daftar untuk log item yang mudah, Tampilan Papan untuk melacak status item, atau Tampilan Linimasa untuk memantau audit terjadwal atau siklus penggantian. Dasbor dapat menampilkan ringkasan, seperti total nilai inventaris atau item yang ditandai.

8. Sederhanakan proses Anda dengan alat bawaan. Gunakan Aturan untuk mengotomatiskan pengingat saat stok hampir habis. Simpan file dan catatan vendor di satu tempat menggunakan tab File dan Pesan. Asana membantu Anda mengurangi spreadsheet dan membuat proses berjalan lancar.

Fitur Asana untuk meningkatkan manajemen inventaris

• Bidang Kustom: Tambahkan data terstruktur ke setiap item inventaris, seperti harga satuan, tingkat stok, nomor seri, atau tanggal akhir garansi. Anda dapat menyortir dan memfilter tugas menggunakan bidang ini untuk mengidentifikasi hal yang membutuhkan perhatian dengan cepat.

• Tampilan Linimasa: Lihat aktivitas inventaris dari waktu ke waktu. Baik Anda melacak siklus penambahan stok, masa berlaku garansi, atau item musiman, Tampilan Linimasa membantu Anda merencanakan dan menghindari kekacauan di menit terakhir.

• Aturan: Gunakan automasi untuk tetap terdepan dalam masalah stok. Misalnya, Anda dapat memicu penugasan tugas atau pemberitahuan Slack saat tingkat stok turun di bawah ambang batas tertentu.

• Tugas multi-home: Buat tugas inventaris tetap terlihat di beberapa proyek—seperti Operasional, TI, atau Keuangan—tanpa menduplikasinya. Ini adalah cara sederhana untuk meningkatkan koordinasi di seluruh tim.

• Formulir: Izinkan anggota tim mengirimkan permintaan persediaan ulang atau melaporkan item yang hilang melalui formulir standar. Setiap entri menjadi tugas dalam templat inventaris Anda untuk memudahkan pelacakan.

• Persetujuan: Sederhanakan proses pemesanan ulang dengan persetujuan bawaan. Tambahkan tahap persetujuan ke tugas inventaris sehingga pemimpin tim atau manajer keuangan dapat dengan cepat meninjau dan memberikan persetujuan.

• Pembaruan Status: Bagikan pembaruan cepat tentang siklus inventaris, progres pengisian ulang, atau audit mendatang, semuanya di satu tempat. Pembaruan ini terhubung ke proyek Anda, jadi semua orang terus mendapatkan informasi terkini tanpa harus mengejar email.

Integrasi yang direkomendasikan

• Tableau: Ubah data inventaris menjadi dasbor dinamis. Dengan integrasi Asana + Tableau, Anda dapat memvisualisasikan tren seperti stok habis, frekuensi pengisian ulang, dan nilai item dari waktu ke waktu. 

• Microsoft Excel: Ekspor lembar inventaris ke Excel untuk akses offline atau untuk dibagikan kepada anggota tim di luar organisasi Anda. Cocok untuk mencetak, entri data lanjutan, atau sinkronisasi dengan alat Microsoft lainnya. 

• Google Sheets: Sinkronkan daftar inventaris Anda dengan spreadsheet untuk menjalankan laporan kustom atau membuat daftar periksa yang dapat dicetak. Cocok untuk tim yang menginginkan tampilan spreadsheet yang sudah dikenal bersama sistem real-time mereka. 

• Gmail: Ubah email vendor atau konfirmasi pemesanan ulang menjadi tugas yang dapat dilacak. Tidak perlu menyalin dan menempel; cukup klik untuk mengirim email langsung ke sistem inventaris Anda. 

• Slack: Otomatiskan peringatan stok rendah dan persetujuan pemesanan ulang dengan pesan Slack. Anda juga dapat mengubah percakapan Slack menjadi tugas agar pembaruan informal tetap terhubung ke alur kerja inventaris Anda. 

• Dropbox: Lampirkan kontrak, garansi, atau manual pemasok ke item inventaris. Dengan integrasi Dropbox, setiap dokumen disimpan bersama item yang didukungnya. 

Pertanyaan umum tentang templat inventaris