Proses onboarding klien

Saat Anda mendapatkan klien baru, Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk membuat kesan pertama yang kuat. Namun, jika proses onboarding Anda membingungkan atau tidak konsisten, kesan awal itu dapat dengan cepat berubah menjadi buruk. Mungkin Anda sudah berusaha mengirim dokumen awal. Mungkin Anda lupa memperkenalkan anggota tim yang tepat. Atau mungkin klien Anda meninggalkan panggilan masih bertanya-tanya apa yang terjadi selanjutnya.

Baik Anda seorang pekerja lepas, pemimpin agensi, atau manajer operasi di perusahaan yang sedang berkembang, onboarding harus menjadi proses yang percaya diri dan berulang, bukan latihan darurat. Itu sebabnya kami mengembangkan templat proses onboarding klien ini di Asana.

Templat gratis ini membantu Anda mengatur setiap tahap onboarding pelanggan, mulai persiapan internal hingga email sambutan, dokumen hukum, pelatihan, dan titik kontak tindak lanjut. Jadi, alih-alih memulai dari awal setiap saat, Anda dapat membangun kepercayaan, menghemat waktu, dan memberikan pengalaman klien yang konsisten yang sesuai dengan tim Anda.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat proses onboarding klien?

Kami telah melihat tim kesulitan dengan penyerahan yang tidak tertata, langkah-langkah yang terlupakan, dan komunikasi yang terisolasi selama onboarding klien. Bahkan kendala kecil, seperti kredensial akses yang hilang atau tanggung jawab yang tidak jelas, dapat mengikis kepercayaan dan memengaruhi pengalaman pelanggan Anda.

Templat onboarding klien ini sangat cocok untuk:

• Pekerja lepas dan konsultan yang ingin menyederhanakan perjalanan onboarding klien dan memproyeksikan citra yang lebih rapi dan profesional.

• Manajer kesuksesan klien dan akun yang membutuhkan daftar periksa onboarding pelanggan yang konsisten untuk memastikan setiap kotak dicentang untuk klien baru.

• Agen dan penyedia layanan yang mengelola beberapa alur onboarding, akun media sosial, dan hasil akhir proyek untuk berbagai klien.

• Kepala operasi yang bertanggung jawab untuk menciptakan pengalaman onboarding yang terukur dan berulang yang mengurangi peralihan dan meningkatkan Retensi Pelanggan.

• Tim pemasaran dan penjualan yang ingin meningkatkan serah terima dan implementasi setelah menutup transaksi, menggunakan CRM bersama dan alat manajemen proyek.

Jika Anda pernah mengalami kesulitan dalam rapat perdana atau kesulitan menemukan templat email onboarding yang tepat, templat proses diagram alur kerja untuk onboarding klien ini cocok untuk Anda. Ini sangat berharga untuk menyambut pelanggan baru dan pengguna baru dengan cara yang membangun hubungan pelanggan yang langgeng.

Mengapa menggunakan templat proses onboarding pelanggan Asana?

Kami berkolaborasi dengan tim penjualan B2B menengah yang menghadapi serah terima yang tidak konsisten setelah mendapatkan pelanggan baru. Setelah mengadopsi templat ini, mereka menstandarkan langkah-langkah utama dari rapat perdana hingga pembaruan CRM dan mengurangi waktu onboarding sebesar 40%. Tingkat Retensi Pelanggan mereka juga meningkat.

Gunakan templat onboarding pelanggan baru ini untuk:

• Membuat standar daftar periksa onboarding agar tidak ada yang luput.

• Memberikan kejelasan kepada setiap anggota tim tentang tanggung jawab, batas waktu, dan langkah selanjutnya.

• Membuat alur kerja berulang yang dapat disesuaikan di seluruh klien dan akun.

• Memberikan pengalaman onboarding berkualitas tinggi yang konsisten, mencerminkan merek Anda, dan mendorong kesuksesan pelanggan jangka panjang.

• Membangun hubungan klien yang kuat sejak awal dengan komunikasi proaktif, panduan yang jelas, dan harga yang transparan.

• Dukung tim layanan pelanggan Anda dengan struktur yang mereka butuhkan untuk memandu klien melalui pengalaman onboarding yang mulus.

Cara menggunakan templat proses onboarding klien ini

Siap membangun perjalanan pelanggan yang lebih baik? Berikut panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda menggunakan templat onboarding klien ini secara efektif. Untuk alat manajemen proyek yang lebih bermanfaat, kunjungi hub templat lengkap kami.

1. Siapkan kickoff internal dan tugaskan peran

Sebelum klien melihat pesan sambutan, selaraskan tim internal Anda. Tambahkan tugas untuk pemimpin tim guna meninjau gol klien, menetapkan peran (seperti pemilik proyek atau titik kontak utama), dan memeriksa ketersediaan sumber daya.

Untuk agensi pemasaran, ini mungkin berarti menugaskan lead kreatif, ahli strategi, dan manajer akun ke Ruang Kerja klien.

2. Sesuaikan dan kirim kit sambutan klien

Buat bagian untuk materi yang berhubungan langsung dengan klien. Sertakan templat yang dapat diedit untuk email sambutan, kuesioner merek, atau dokumen Ikhtisar Proyek. Berikan tugas untuk mempersonalisasi dan mengirim sumber daya ini.

Sebagai contoh, email awal Anda mungkin menyertakan perkenalan tim, tautan ke formulir penerimaan klien, dan pratinjau linimasa.

3. Kelola kontrak, penagihan, dan izin

Lacak dokumen hukum, faktur, status pembayaran, dan akses akun di satu tempat. Gunakan bidang kustom untuk menandai status dan memberi tahu tim keuangan atau hukum saat tindak lanjut diperlukan. Tambahkan tugas seperti "Kirim kontrak DocuSign", "Verifikasi faktur pertama yang dibayar", dan "Konfirmasi akses alat yang diberikan".

4. Kumpulkan gol dan metrik kesuksesan

Gunakan formulir Asana untuk mengumpulkan tujuan, metrik target, dan preferensi klien Anda. Petakan ini ke milestone proyek sehingga tim Anda memahami seperti apa kesuksesan untuk setiap pelanggan. Tim implementasi SaaS mungkin mencatat tanggal target peluncuran klien, indikator kinerja utama (IKU), dan fungsi tambahan yang diperlukan untuk mencapai gol (misalnya, alat automasi atau AI).

5. Rencanakan fase implementasi atau penyampaian layanan

Bagi perjalanan onboarding menjadi beberapa fase. Buat tampilan linimasa atau gunakan kolom untuk merepresentasikan perencanaan, penyiapan, pelatihan, dan peluncuran. Tambahkan tugas dan pemilik untuk setiap fase. Untuk agensi pemasaran digital, ini mungkin termasuk: "Audit SEO", "Penyiapan Google Ads", "Presentasi strategi sosial".

6. Jadwalkan pelatihan, check-in, dan dukungan

Tambahkan tugas berulang untuk tetap berkomunikasi selama dan setelah onboarding. Sertakan sesi pelatihan, check-in, dan survei umpan balik. Tetapkan pemilik dan tanggal agar tidak ada yang terlewatkan.

Misalnya, tetapkan tugas berulang untuk check-in 2 minggu untuk menanyakan bagaimana proses onboarding dan apakah klien memiliki pertanyaan.

Fitur onboarding klien Asana

Fitur bawaan Asana membuat templat alur proses onboarding klien ini mudah disesuaikan, dilacak, dan diskalakan. Meskipun platform manajemen kerja Asana menawarkan banyak fitur, berikut beberapa favorit kami untuk meningkatkan pengalaman onboarding pelanggan Anda.

Formulir: Standarkan penerimaan klien Anda menggunakan formulir tersemat yang mengirim data langsung ke Asana.

Bidang Kustom: Lacak info penting seperti fase onboarding, status kontrak, atau kontak utama, jadi detail utama selalu terlihat dengan cepat.

Tampilan Linimasa: Visualisasikan seluruh perjalanan onboarding dengan Bagan Gantt yang menunjukkan setiap fase dan dependensi.

Dependensi Tugas: Pastikan tidak ada yang dimulai sebelum waktunya dengan mengidentifikasi dengan jelas kapan satu tugas bergantung pada tugas lainnya.

Aturan automasi: Kurangi pekerjaan admin dengan mengotomatiskan langkah berulang, seperti menetapkan tugas atau memperbarui status.

Integrasi onboarding yang direkomendasikan

Hubungkan Asana dengan alat favorit Anda untuk menyederhanakan komunikasi, mengotomatiskan pembaruan, dan meningkatkan proses onboarding klien Anda. Ingin menjelajahi lebih banyak integrasi app Asana? Lihat direktori integrasi lengkap kami.

Slack: Dapatkan pembaruan tugas instan atau bagikan progres onboarding dengan tim Anda secara real time.

Gmail: Ubah email klien menjadi tugas onboarding yang dapat ditindaklanjuti dengan sekali klik.

Google Drive: Lampirkan dokumen bersama, seperti dek sambutan atau daftar periksa onboarding, ke tugas Asana.

HubSpot: Hubungkan CRM Anda langsung ke Asana untuk menyinkronkan info kontak dan mengotomatiskan pembuatan tugas onboarding.

Pipedrive: Picu alur kerja onboarding di Asana segera setelah kesepakatan ditutup di Pipedrive. Pastikan transisi penjualan-ke-layanan yang mulus.

Salesforce: Buat tugas onboarding secara otomatis saat kesepakatan ditutup. Selalu sinkronkan tim penjualan dan kesuksesan.

Pertanyaan umum tentang templat proses onboarding klien baru