Templat log tindakan

Gunakan templat log tindakan ini untuk melacak keputusan, pemilik, dan tenggat di satu tempat. Ini mengubah tindak lanjut rapat dan tugas proyek menjadi daftar item tindakan sederhana dan bersama sehingga tidak ada yang luput. Log tindakan memusatkan tindakan dari standup, tinjauan proyek, dan check-in anggota tim sehingga Anda dapat melanjutkan pekerjaan lebih cepat.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat log tindakan?

Di Asana, tim kami mengandalkan pemilik dan batas waktu yang jelas, terutama setelah rapat yang bergerak cepat. Kami telah mengetahui bahwa log tindakan yang hidup mengubah catatan yang tidak jelas menjadi pekerjaan yang dapat dilacak.

Log tindakan membantu manajer proyek, pemimpin tim, dan profesional operasi yang menangani tugas dan dependensi lintas fungsi. Jika hari Anda mencakup menjalankan rapat, menyimpan item tindakan, dan menindaklanjuti pemblokir, templat log tindakan menciptakan sumber kebenaran tunggal yang dapat dipercaya oleh tim Anda.

• Manajer proyek: Simpan daftar keputusan, langkah selanjutnya, dan pemilik dengan tenggat. Cocok untuk tinjauan sprint dan retrospektif.

• Pemimpin tim: Jadikan akuntabilitas terlihat oleh seluruh tim. Anda dapat melihat siapa yang melakukan apa, sebelum kapan, dan menemukan risiko sebelum menimbulkan penundaan.

• Operasional dan kepala staf: Satukan tindakan dari rapat proyek dan aliran kerja ke dalam satu tampilan sehingga para pemimpin mendapatkan pembaruan status yang cepat dan akurat.

• Tim yang berurusan langsung dengan klien: Catat komitmen dari panggilan, lalu lacak setiap tindak lanjut agar jadwal proyek tetap tepat waktu dan sesuai ruang lingkup.

Mengapa menggunakan templat item tindakan Asana

Setelah rapat status mingguan, biasanya Anda akan meninggalkan banyak catatan dan tidak ada rencana tindakan yang jelas. Templat log tindakan Asana mengubah setiap catatan menjadi tugas dengan tenggat, konteks, dan informasi tambahan.

Templat log item tindakan Asana membantu Anda:

• Menetapkan kepemilikan untuk setiap item tindakan dengan penerima tugas dan batas waktu

• Mengaktifkan tindak lanjut cepat menggunakan aturan dan pengingat automasi

• Melihat pekerjaan dalam format fleksibel seperti daftar, papan, atau linimasa agar sesuai dengan alur kerja Anda

• Mengakses pelaporan real-time untuk mengidentifikasi item yang terlambat atau berisiko

• Menyederhanakan onboarding dan penerimaan melalui formulir untuk permintaan baru di antara rapat

Cara menggunakan templat log tindakan ini

Templat ini mudah digunakan. Mulai catat tindakan, dan struktur akan melakukan pekerjaan berat. Anda juga dapat menelusuri pustaka templat manajemen proyek Asana untuk menstandarkan lebih banyak pekerjaan tim, mulai dari rapat hingga proyek.

Langkah 1: Tambahkan dan kelola item tindakan baru

Buat tugas baru di bagian Item Tindakan untuk menyimpan semua yang dibahas selama rapat atau peninjauan. Tetapkan pemilik, tetapkan tenggat, dan tandai prioritas agar rekan tim tahu hal yang harus dilakukan selanjutnya. Tambahkan nama Pengajukan dan ID Tindakan agar tindak lanjut mudah didokumentasikan.

Kelompokkan tindakan serupa dan periksa kembali apakah setiap tugas mencakup pemilik dan batas waktu. Langkah ini memastikan tidak ada item yang hilang dan templat item tindakan Anda adalah sumber kebenaran tunggal untuk komitmen yang sedang berlangsung.

Langkah 2: Pindahkan pekerjaan dari satu tahap ke tahap lainnya

Saat pekerjaan berlangsung, seret tugas ke bagian Berlangsung untuk menampilkan tugas yang diberikan. Saat Anda menyelesaikan tugas, pindahkan tugas ke Tindakan yang Selesai agar semua orang dapat melihat hasil tanpa meminta pembaruan. Jika ada hal yang terhambat, ubah ke Ditangguhkan hingga Anda dapat melanjutkannya kembali.

Gunakan Bagian ini untuk memvisualisasikan progres. Setiap langkah dalam alur kerja memberi tahu tim bagian yang perlu menjadi fokus berikutnya dan menciptakan momentum serta transparansi di seluruh proyek.

Langkah 3: Pantau dan perbarui detail tugas

Perbarui bidang Status dan Tenggat seiring progres pekerjaan. Jika prioritas berubah, sesuaikan bidang Prioritas sehingga tim Anda mengerjakan item jalur kritis terlebih dahulu. Tambahkan catatan atau file pendukung untuk memberikan informasi yang dibutuhkan setiap penerima tugas.

Tinjau informasi ini secara berkala agar templat log tindakan Anda selalu diperbarui. Beberapa pembaruan singkat dapat mencegah kebingungan terkait kepemilikan atau batas waktu tugas.

Langkah 4: Tinjau dan laporkan hasil

Selama tinjauan atau retrospektif, filter menurut Prioritas atau Status untuk memfokuskan diskusi. Soroti tugas yang selesai di bagian Tugas Selesai untuk merayakan keberhasilan dan mengidentifikasi penghambat untuk lain waktu. Gunakan wawasan ini untuk meningkatkan cara Anda merencanakan dan mendelegasikan pekerjaan ke depannya.

Ubah templat log item tindakan menjadi catatan progres dan hasil. Dengan menyimpan hasil langsung di dalam proyek, Anda membuat riwayat yang dapat dicari yang meningkatkan proses pengambilan keputusan.

Langkah 5: Tutup dan arsipkan pekerjaan yang selesai

Setelah Anda menyelesaikan tugas, berikan tugas ke Tindakan yang selesai untuk referensi. Jika tugas menjadi tidak relevan, pindahkan tugas ke status Dibatalkan. Kategori memudahkan Anda untuk memindai hal yang telah dilakukan tim versus hal yang masih perlu diperhatikan. Arsipkan tindakan lama atau yang telah selesai di akhir setiap siklus agar templat item tindakan Anda tetap tertata.

Fitur rencana tindakan Asana

Fitur Asana memungkinkan Anda menyesuaikan templat log tindakan agar sesuai dengan alur manajemen tugas tim. Kami merancang templat gratis ini dengan beberapa alat perencanaan tindakan utama kami, tetapi kunjungi pustaka fitur kami untuk ide selengkapnya.

Tugas dan penerima tugas

Ubah setiap tindakan menjadi tugas yang dapat dilacak dan tetapkan pemiliknya. Tambahkan linimasa dan tanggal mulai untuk menetapkan ekspektasi dan menjaga momentum tetap bergerak.

Bidang kustom

Tandai tindakan menurut prioritas, sumber rapat, atau indikator jalur kritis untuk menyortir dan memfilter seperti spreadsheet tanpa meninggalkan proyek.

Dependensi

Tampilkan saat satu tugas menghalangi tugas lainnya, jadi tim tidak memulai pekerjaan terlalu dini, dan kerangka waktu realistis.

Aturan (automasi)

Berikan tugas, tambahkan pengikut, atau kirim pengingat secara otomatis saat tanggal penyelesaian makin dekat.

Tampilan proyek

Gunakan beberapa tampilan proyek (daftar, papan, linimasa, kalender, dan dasbor) untuk menata daftar item tindakan, memvisualisasikan penjadwalan, dan melacak progres dari setiap sudut.

Dasbor dan pembaruan status Lacak item tindakan secara real time dan bagikan bagan serta pembaruan status dengan mudah. Templat daftar tindakan Anda membuat semua detail tetap tertata dan mudah ditinjau.

Integrasi yang direkomendasikan untuk templat item tindakan

Integrasi Asana menghubungkan pelacak item tindakan Anda ke alat yang sudah Anda gunakan, jadi menyimpan dan menutup item tindakan dapat dilakukan dengan mulus di seluruh rapat, obrolan, dan email. Jelajahi galeri lengkap integrasi app untuk menemukan platform dan perangkat lunak manajemen proyek yang biasa digunakan anggota tim Anda.

Slack

Ubah pesan obrolan menjadi tugas dalam hitungan detik, dan kirimkan pengingat otomatis di saluran sebelum setiap tanggal penyelesaian. Integrasi Slack sangat cocok untuk tindak lanjut cepat setelah rapat stand-up.

Microsoft Teams

Ubah obrolan dan panggilan menjadi Tugas yang dapat Anda lacak dalam templat log tindakan. Sinkronkan dengan Excel untuk memperbarui kerangka waktu, tingkat prioritas, dan tindakan korektif, lalu tindak lanjuti secara real time.

Zoom

Simpan item tindakan rapat secara instan dengan mengubah catatan dan transkrip Zoom menjadi tugas yang dapat Anda berikan, lacak, dan tutup langsung dalam rencana proyek.

Gmail

Ubah email menjadi item tindakan atau milestone yang dapat dikelola tanpa keluar dari kotak masuk.

Google Sheets

Sinkronkan templat log item tindakan ke Google Sheets sehingga Anda dapat menyortir, memfilter, dan membagikan progres proyek dengan pemangku kepentingan dan anggota tim.

Jira Cloud

Hubungkan pelacak tindakan Anda ke Jira Cloud untuk menyinkronkan tugas teknis, mengelola dependensi, dan melacak hasil akhir bersama alur kerja manajemen proyek lainnya.

Pertanyaan umum tentang templat log tindakan