Templat Timesheet: Cara melacak progres tim

Bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa lembar waktu lebih dari sekadar alat pencatat waktu yang digunakan di film? Faktanya, lembar waktu modern dapat membantu Anda melacak beban kerja tim, mengurangi burnout, dan mengevaluasi progres tim secara keseluruhan.

Selain melacak jam kerja, lembar waktu membantu perusahaan memenuhi tujuan bisnis dan tetap sesuai anggaran. Tabel data ini juga membantu memfasilitasi kesuksesan proyek dan tim. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara menggunakan templat lembar waktu. Selain itu, kami akan menjelaskan manfaat pelacakan waktu online.

Memahami templat timesheet

Dalam tim tempat kerja yang dinamis, pelacakan waktu yang efektif adalah kunci untuk membuka produktivitas dan profitabilitas yang lebih tinggi. Baik Anda seorang pekerja lepas yang menangani banyak klien atau manajer yang mengawasi tim besar, mengintegrasikan templat lembar waktu dapat menyederhanakan alur kerja Anda secara signifikan.

Apa itu templat lembar waktu?

Templat lembar waktu adalah dokumen yang telah diformat sebelumnya yang digunakan untuk melacak jam kerja pegawai dan mengelola entri waktu. Ini adalah alat penting untuk bisnis kecil dan organisasi yang lebih besar untuk memantau jam kerja pegawai, menghitung total upah, dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan.

Misalnya, perusahaan konstruksi mungkin menggunakan templat lembar waktu untuk melacak jam kerja di berbagai lokasi proyek, sementara agensi pemasaran dapat menggunakannya untuk menagih biaya klien secara akurat untuk pekerjaan proyek.

Manfaat menggunakan templat timesheet

Menggunakan templat lembar absensi gratis dapat mengubah proses pelacakan waktu Anda dari hal yang merepotkan dan memakan waktu menjadi operasi yang lancar dan efisien. Berikut caranya:

• Ramah pengguna: Sebagian besar templat mudah digunakan dan memerlukan pelatihan minimal, sehingga dapat diakses oleh semua orang, mulai dari milenial yang paham teknologi hingga pegawai yang kurang paham komputer.

• Fleksibilitas: Tersedia dalam berbagai format seperti Excel, Word, Google Sheets, dan Docs, yang sesuai dengan berbagai preferensi dan pengaturan teknologi.

• Hemat biaya: Banyak opsi templat lembar waktu gratis tersedia secara online, cocok untuk startup dan bisnis kecil dengan anggaran terbatas.

• Dapat disesuaikan: Dapat disesuaikan untuk melacak cuti sakit, waktu liburan, dan jam proyek tertentu, memungkinkan manajemen tenaga kerja yang komprehensif.

• Peningkatan akurasi: Mengurangi kesalahan manusia yang terkait dengan pelacakan waktu manual, memastikan kompensasi yang adil dan penagihan klien yang akurat.

Jenis templat lembar waktu

Pelacakan waktu yang akan Anda gunakan untuk tim kemungkinan akan bergantung pada dua hal: seberapa sering anggota tim Anda dibayar dan undang-undang lokal atau federal. Menyelaraskan templat lembar waktu pegawai dengan periode pembayaran perusahaan memungkinkan Anda melihat waktu dalam blok yang terdefinisi dengan baik, menyelaraskan jam kerja dengan gaji anggota tim, dan membagikan lembar waktu ke bagian lain sesuai kebutuhan. 

Templat timesheet harian

Lembar absensi harian sangat membantu jika tim Anda memiliki jadwal kerja yang kompleks. Anggota tim yang masuk dan keluar pada berbagai waktu sepanjang hari perlu melacak waktu mereka dengan cermat. Lembar absensi harian juga dapat melacak tugas harian tertentu seperti rapat internal, waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan admin, dan waktu yang dihabiskan untuk proyek klien. 

• Lembar absensi kertas: Kartu waktu tradisional yang diisi dengan tangan setiap hari.

• Solusi digital: Templat lembar waktu digital atau perangkat lunak lembar waktu untuk entri harian.

• Opsi seluler: Aplikasi lembar waktu yang memungkinkan pencatatan jam secara real-time.

Contoh: Perusahaan konstruksi melacak jam kerja di berbagai lokasi dan tugas dalam satu hari.

Templat lembar waktu mingguan

Templat lembar absensi mingguan menyeimbangkan detail dan kenyamanan, memberikan tampilan komprehensif tentang minggu kerja pegawai sekaligus mengurangi frekuensi pengiriman.

• Format kertas: Kartu waktu yang mencakup seminggu penuh, umum digunakan di ritel atau perhotelan.

• Opsi digital: Templat lembar waktu mingguan menggunakan Asana atau Google Sheets untuk memperoleh total mingguan dengan mudah.

• Sistem terintegrasi: Perangkat lunak pelacakan waktu secara otomatis menyusun entri harian ke dalam tampilan mingguan.

Contoh: Kantor tempat pegawai melacak jam kerja pegawai di berbagai proyek setiap minggu, mengirimkan lembar waktu setiap hari Jumat.

Templat lembar waktu mingguan

Templat lembar waktu mingguan mencakup periode dua minggu, selaras dengan siklus pembayaran umum dan mengurangi pekerjaan administratif.

• Metode konvensional: Lembar waktu kertas yang mencakup periode dua minggu.

• Pendekatan modern:  Templat lembar waktu yang menghitung total dua minggu secara otomatis.

• Solusi canggih: Perangkat lunak lembar waktu yang beralih antara tampilan mingguan dan dua mingguan.

Contoh: Perusahaan besar menggunakan templat lembar absensi mingguan untuk menyederhanakan pemrosesan penggajian.

Templat lembar waktu bulanan

Templat bulanan memberikan ikhtisar luas tentang jam kerja pegawai selama periode pembayaran perusahaan yang lebih panjang. Anda dapat menggunakan jenis templat lembar waktu ini untuk menganalisis tingkat pemanfaatan dan pola kerja tim.

• Pendekatan klasik: Kalender kertas atau kartu waktu bulanan untuk entri manual.

• Alternatif digital: Templat lembar waktu Excel yang dirancang untuk pelacakan bulanan, termasuk hari libur dan hari sakit.

• Alat komprehensif: Perangkat lunak pelacakan waktu menghasilkan laporan bulanan dari entri harian atau mingguan.

Contoh: Perusahaan konsultan melacak jam yang dapat ditagih untuk proyek klien jangka panjang setiap bulan.

Templat timesheet proyek

Templat laporan absensi proyek melacak waktu yang dihabiskan untuk proyek atau tugas tertentu, yang merupakan kunci untuk manajemen proyek dan penagihan klien.

• Versi dasar: Lembar absensi kertas dengan kolom untuk berbagai proyek atau tugas.

• Solusi spreadsheet: Templat Excel atau Google Sheets dengan menu dropdown proyek.

• Opsi lanjutan: Perangkat lunak manajemen proyek dengan fitur pelacakan waktu terintegrasi untuk laporan terperinci dan pemantauan progres proyek.

Contoh: Agensi pemasaran menggunakan lembar waktu proyek Asana untuk melacak jam yang dihabiskan untuk berbagai proyek klien, memungkinkan penagihan yang akurat dan pembaruan progres proyek real-time. Entri waktu tim di Asana secara otomatis disinkronkan dengan tugas proyek, memberikan tampilan komprehensif tentang alokasi waktu di berbagai proyek dan klien.

Meskipun lembar waktu kertas dan kartu waktu fisik tetap relevan di beberapa sektor, banyak bisnis mengadopsi solusi digital. Aplikasi laporan waktu dan perangkat lunak pelacakan waktu menawarkan akurasi yang lebih baik, pembaruan real-time, dan integrasi yang mulus dengan sistem business lainnya. Alat-alat ini sering kali menyediakan beberapa tampilan dalam satu platform, memungkinkan bisnis untuk memilih yang paling sesuai untuk setiap situasi.

Templat lembar waktu optimal bergantung pada kebutuhan spesifik, persyaratan industri, dan preferensi pelaporan waktu tim Anda. Memilih jenis yang tepat dapat menyederhanakan proses pelacakan waktu, meminimalkan kesalahan manusia, dan memberikan wawasan berharga tentang pemanfaatan waktu tim.

Cara menggunakan templat timesheet

Lembar absensi tidak sulit digunakan, tetapi jika anggota tim tidak mengisinya dengan benar, ini dapat mengakibatkan pembayaran yang tidak akurat dan sulit untuk diperbaiki. Menjelaskan proses ini kepada tim Anda dapat mencegah risiko atau ketidakakuratan proyek.

1. Pilih templat

Langkah pertama pelacakan waktu adalah memilih templat lembar waktu. Dengan begitu, Anda memiliki jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya untuk bekerja. Bekerja sama dengan tim legal dan SDM internal untuk memilih templat yang sesuai dengan periode pembayaran tim Anda. Contoh, Anda dapat menyelaraskannya sehingga total jam di bagian bawah setiap lembar absensi selaras dengan gaji anggota tim. Baik Anda lebih suka berfokus pada produktivitas tim atau penagihan klien, Anda dapat menyesuaikan lembar waktu agar sesuai dengan kebutuhan tim.

Misalnya, lembar waktu proyek dapat melacak jam anggota tim terkait dengan tugas proyek. Anggota tim juga dapat melacak waktu berdasarkan berapa jam yang telah mereka habiskan untuk berbagai proyek klien sepanjang hari.

Kiat: Jika tim memiliki jadwal kerja yang unik karena pekerjaan jarak jauh atau lepas, diskusikan dengan tim legal dan SDM internal untuk membuat templat lembar waktu kustom dengan membuat tabel data dengan "jam" sebagai kolom dan "hari" sebagai baris. Sesuaikan tabel untuk memenuhi kebutuhan individu tim Anda.

2. Tambahkan detail anggota tim

Anda memerlukan templat lembar waktu terpisah untuk setiap anggota tim, jadi Anda harus memberi label. Di bagian atas setiap lembar waktu, buat bagian untuk hal-hal seperti:

• Nama anggota tim

• Nama manajer

• Bagian

• Tanggal periode pembayaran

• Tarif pembayaran

Informasi ini akan membuat tim Anda tetap tertata dan memberikan cara standar untuk melacak lembar waktu dari waktu ke waktu. 

Kiat: Pelacakan waktu online dapat mempermudah penataan lembar waktu. Dengan perangkat lunak manajemen beban kerja Asana, Anda dapat mengintegrasikan alat pelacakan waktu dan merujuk ke lembar waktu sebelumnya kapan pun Anda membutuhkannya, baik untuk membagikannya ke bagian lain, menyiapkan evaluasi kinerja, atau menagih klien.

3. Sertakan kategori kustom

Menambahkan kategori kustom ke templat lembar waktu dapat memberi Anda gambaran yang lebih akurat tentang jam kerja tim. Beberapa kategori yang dapat disertakan adalah:

• Jam lembur

• Jam liburan

• Jam cuti sakit

Kategori tambahan yang dapat disertakan, tergantung pada timesheet yang digunakan, adalah:

• Jam per proyek

• Jumlah jam yang dapat ditagih

• Total waktu dalam rapat

• Waktu perjalanan

• Tugas admin (email, manajemen tugas, pelaporan mingguan, dll.)

Tanpa kategori kustom, anggota tim mungkin tidak memperhitungkan jam yang dihabiskan di luar meja kerja. Mereka mungkin juga tidak bisa melacak jam kerjanya dan lupa melaporkan waktu. 

Kiat: Menambahkan terlalu banyak kategori ke templat lembar waktu Anda dapat memiliki efek serupa dan mungkin menyulitkan anggota tim untuk memasukkan jam secara akurat. Untuk menjaga keseimbangan yang baik, jangan tambahkan kategori yang tumpang tindih (yaitu, jam yang dapat ditagih dan jam per klien), atau tim Anda mungkin lupa melaporkan jam mereka di kedua tempat.

4. Latih anggota tim untuk menggunakan lembar waktu

Sebelum menggunakan lembar waktu baru, mintalah tim hukum atau SDM untuk mengadakan sesi pelatihan tentang cara mengisinya dengan benar. Selama sesi ini, mereka juga dapat membahas batasan perusahaan lain yang mungkin berlaku, seperti:

• Tenggat waktu untuk mengirimkan timesheet

• Cara menangani lembur

• Apa yang terjadi jika lembar waktu terlambat.

Anggota tim yang memenuhi syarat harus melakukan pelatihan ini agar dapat membahas undang-undang lokal atau federal tentang pembayaran.

5. Lacak waktu kerja

Setelah tim Anda dilatih tentang cara menggunakan lembar waktu secara efektif, mereka bertanggung jawab untuk mengisinya dengan benar. Pelacakan waktu adalah langkah yang harus Anda serahkan kepada anggota tim karena akan sulit bagi Anda untuk mengetahui keberadaan setiap anggota tim dan apa yang mereka lakukan. Saat anggota tim melacak waktu, Anda dapat membantu mereka saat dibutuhkan.

Anda juga dapat memberikan kiat bermanfaat kepada anggota tim untuk meningkatkan efisiensi pelacakan waktu mereka. Beberapa ide meliputi:

• Gunakan timer yang berjalan untuk melacak waktu proyek.

• Laporkan waktu saat Anda memulai atau menandai progres pada proyek.

• Catat waktu masuk dan keluar setiap hari saat Anda mulai atau mengakhiri pekerjaan.

• Coba solusi manajemen waktu, seperti pengotakan waktu atau pemblokiran slot waktu.

Memiliki proses pelacakan waktu dapat membuat anggota tim tidak merasa terganggu sepanjang hari.

Kiat: Jika pelacakan waktu dibuat sebagai bagian yang mulus dari proses kerja, hal ini akan menjadi kebiasaan bagi tim Anda. Alih-alih menggunakan templat lembar waktu statis, pertimbangkan untuk menempatkan tugas Anda di alat online agar pemantauan menjadi lebih mudah.

6. Hitung waktu total

Templat lembar waktu sederhana memberikan visual yang jelas tentang total waktu kerja, tetapi Anda masih perlu menghitung total waktu dengan menjumlahkan total jam dari setiap hari kerja. Manfaat menggunakan lembar waktu yang selaras dengan periode pembayaran perusahaan adalah total waktu kerja pada lembar waktu akan menunjukkan kepada anggota tim berapa banyak perusahaan akan membayar mereka dalam periode tersebut. 

Menghitung total waktu pada lembar waktu juga dapat membantu Anda menilai ketersediaan tim dan merencanakan proyek mendatang. Jika Anda melihat area dengan beban kerja berlebihan, gunakan informasi tersebut untuk menyesuaikan jadwal kerja tim.

Kiat: Cara termudah untuk menghitung total waktu kerja adalah dengan perangkat lunak online. Alih-alih memilah templat lembar waktu, gunakan perhitungan otomatis dan tabel data untuk memvisualisasikan jam kerja. Dengan begitu, Anda dapat memperhatikan pola yang mungkin belum Anda lihat sebelumnya.

Templat dan contoh lembar waktu

Di bawah ini, Anda akan melihat contoh lembar waktu mingguan. Dalam contoh ini, anggota tim memiliki berbagai opsi untuk diisi setiap hari dalam seminggu. Opsi ini meliputi:

• Waktu mulai

• Waktu mulai makan siang

• Waktu akhir makan siang

• Waktu selesai

• Cuti liburan/sakit

• Jam reguler

• Jam lembur

• Total jam kerja

Templat lembar waktu ini mencakup banyak variabel seperti istirahat makan siang, absen, dan jam lembur. Selama anggota tim melaporkan waktu mereka dengan benar, templat ini akan menunjukkan akun jam kerja yang akurat. Sebelum mengirimkan templat ke SDM, pastikan untuk meninjaunya untuk menemukan kesalahan.

Unduh versi gratis lembar absensi mingguan ini di bawah ini. Anda juga dapat menggunakan templat ini sebagai panduan saat membuat templat lembar waktu harian, mingguan, atau bulanan untuk Tim. Sebelum menggunakan templat ini, jalankan dengan tim legal dan SDM internal Anda dan modifikasi sesuai kebutuhan.

Mengelola data templat timesheet

Manajemen lembar waktu yang efektif itu penting untuk bisnis dari semua ukuran. Dari studio desain grafis kecil yang melacak jam kerja yang dapat ditagih hingga pabrik besar yang mengelola tarif per jam pekerja shift, cara Anda menangani data lembar waktu dapat memengaruhi keuntungan Anda.

Pelacakan waktu online vs. manual

Umumnya, lembar waktu dicetak pada awal hari atau minggu dan digunakan untuk melacak jam kerja anggota tim. Dan meskipun ada sesuatu yang memuaskan tentang melakukannya di atas kertas, lembar waktu kertas memiliki beberapa kelemahan—lembar waktu dapat hilang, dengan cepat menjadi usang saat ada perubahan, dan hanya dapat ada satu sumber kebenaran. 

Itu sebabnya tim modern beralih ke teknologi pelacakan waktu online. Lembar absensi online meningkatkan fleksibilitas dan memungkinkan tim untuk melaporkan jam kerja secara real-time. Tidak seperti lembar waktu yang dapat dicetak, pelacakan waktu online memungkinkan Anda untuk: 

• Membagikan lembar waktu ke anggota tim

• Melihat perubahan secara real-time

• Mengedit lembar waktu saat diperlukan

• Membuat lembar waktu untuk proyek tertentu

• Menambahkan beberapa variabel ke lembar waktu

Mengintegrasikan pelacakan waktu online dengan alur kerja harian tim dapat menyederhanakan proses penggajian dan membantu Anda memantau hal-hal seperti ketersediaan dan pengeluaran tim. Ini juga dapat membantu Anda mengurangi kerja berlebihan dan burnout. Meskipun Anda menggunakan lembar waktu yang dapat dicetak untuk melacak jam kerja, Anda dapat menggunakan Asana untuk mengoordinasikan beban kerja tim.

Mengotomatiskan pelacakan timesheet

Automasi merevolusi cara business menangani pelaporan waktu. Dari restoran sibuk yang mengelola shift pelayan hingga perusahaan perangkat lunak yang melacak jam kerja pengembang di beberapa proyek, solusi otomatis dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

Manfaat perangkat lunak timesheet otomatis:

• Peningkatan efisiensi: Mengotomatiskan tugas yang memakan waktu, seperti entri data dan perhitungan, sehingga staf SDM dapat melakukan pekerjaan yang lebih strategis.

• Peningkatan akurasi: Meminimalkan kesalahan manusia dalam mencatat dan menghitung jam, memastikan kompensasi yang adil dan penagihan klien yang akurat.

• Wawasan yang lebih baik: Memberikan laporan terperinci tentang jam kerja pegawai dan progres proyek, memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data.

Kepatuhan templat lembar waktu

Baik Anda adalah toko ritel kecil atau perusahaan besar, mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan kepatuhan lembar waktu tidak dapat diubah.

Memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan sangat penting saat menggunakan lembar waktu. Berikut beberapa kiat:

1. Simpan catatan yang akurat: Gunakan templat timesheet harian atau templat timesheet mingguan untuk mencatat jam kerja secara konsisten. Hal ini sangat penting untuk industri dengan peraturan ketat, seperti perawatan kesehatan atau transportasi.

2. Sertakan semua informasi yang diperlukan: Pastikan templat menyertakan nama pegawai, tanggal, dan entri waktu terperinci. Tingkat detail ini sangat penting jika terjadi audit atau perselisihan.

3. Simpan catatan: Simpan data lembar absensi tim selama durasi yang disyaratkan oleh peraturan setempat. Beberapa industri mungkin mewajibkan catatan disimpan selama beberapa tahun.

4. Gunakan kategori lembar absensi yang sesuai: Bedakan dengan jelas antara jam reguler, lembur, hari libur, dan cuti sakit. Ini sangat penting untuk menghitung pembayaran lembur dan mengelola cuti berbayar.

Kelola alur kerja dan lacak waktu di satu platform

Templat lembar waktu yang dapat dicetak dapat menjadi titik awal yang berguna untuk mengatur jadwal kerja tim Anda, tetapi jika Anda menginginkan fleksibilitas untuk memperbaiki kesalahan, melacak jam secara real-time, dan memantau kinerja tim, maka pelacakan waktu online adalah pilihan yang ideal. Dengan platform manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat mewujudkan pekerjaan dan mengelola semuanya, mulai dari alur kerja hingga pelacakan waktu, di satu platform.