Cara pengelompokan tugas dapat meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja

Berikut skenarionya: Anda membuka email pada Senin pagi untuk melihat daftar tugas. Kotak masuk email Anda berantakan, Persetujuan menumpuk, dan Anda tidak tahu harus mulai dari mana atau apa yang harus dilakukan terlebih dahulu. 

Jika ini Anda, Anda tidak sendirian. Salah satu cara paling umum orang memulai hari mereka adalah dengan membuka email dan menangani korespondensi pertama di kotak masuk mereka. Namun, meskipun ini membantu orang yang mengirim email kepada Anda, cara ini mungkin bukan penggunaan waktu yang paling efisien. Pengelompokan tugas dapat membantu Anda mengatur tugas yang perlu diselesaikan dengan cara yang paling efektif untuk Anda, jadi Anda dapat memulai hari sesuai keinginan Anda.

Apa itu pengelompokan tugas?

Pengelompokan tugas adalah strategi produktivitas yang melibatkan pengelompokan tugas serupa untuk diselesaikan dalam satu periode waktu. Tujuan utama dari strategi ini adalah untuk menghindari peralihan konteks —alias bolak-balik secara mental di antara tugas. Istilah peralihan konteks berasal dari komputasi untuk menggambarkan cara sistem operasi dapat menjalankan beberapa proses sekaligus. Anggap saja seperti mengeklik dua aplikasi berbeda di ponsel Anda dan beralih di antara keduanya. Otak Anda melakukan proses serupa saat berfokus pada dua tugas berbeda. Namun, karena kita manusia dan bukan komputer, kita perlu waktu dan upaya mental untuk beralih konteks. Pengelompokan tugas membantu mengurangi frekuensi peralihan konteks yang harus Anda lakukan di hari itu. Alih-alih menangani daftar tugas saat muncul, strategi pengelompokan tugas mendorong Anda untuk mengelompokkan tugas-tugas serupa sehingga Anda dapat menyelesaikan semua tugas untuk proyek atau alur kerja serupa sekaligus. 

Pengelompokan tugas vs. pemblokiran waktu

Pengelompokan tugas menggunakan konsep pemblokiran waktu. Meskipun kedua strategi produktivitas ini serupa, ada beberapa perbedaan di antara keduanya. 

• Pengelompokan tugas mengelompokkan tugas yang sifatnya serupa atau bagian dari proyek yang sama ke dalam satu periode waktu yang ditentukan. Misalnya, Anda dapat memilih untuk membalas email secara berkelompok, bukan saat email masuk. 

• Pemblokiran waktu atau pengelompokan waktu melibatkan penjadwalan blok waktu tertentu dalam hari Anda untuk fokus pada pekerjaan. Dengan menggunakan contoh email yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat mengalokasikan satu jam setiap hari khusus untuk menjawab email. 

Anda dapat meningkatkan produktivitas selangkah lebih maju dan menggabungkan kedua strategi tersebut. Kelompokkan tugas serupa, dan alokasikan satu blok waktu untuk menyelesaikan kategori tugas tersebut. 

Mengapa pengelompokan tugas berfungsi

Pengelompokan tugas berfungsi karena memungkinkan otak kita untuk fokus pada satu tugas dalam satu waktu, bukan melakukan banyak tugas sekaligus. Dr. Sahar Yousef, ahli saraf kognitif dan dosen di Haas School of Business UC Berkeley, mengatakan bahwa multitasking adalah mitos. Selama acara Focus & Flow Asana, Dr. Yousef menyatakan, "otak manusia bekerja paling baik ketika berfokus pada satu hal pada satu waktu. Kita memiliki kapasitas kognitif dan perhatian dalam jumlah tertentu."

Otak manusia bekerja paling maksimal saat berfokus pada satu hal dalam satu waktu. Kita memiliki kapasitas kognitif dan perhatian dalam jumlah tertentu.”

Untuk membantu menghindari multitasking, pengelompokan tugas memanfaatkan fokus individu kita untuk menangani jenis tugas tertentu. Saat mengerjakan sekelompok tugas yang dikelompokkan, Anda dapat menghindari memikirkan atau mengerjakan tugas lain yang tidak ada dalam kelompok itu. Ini membantu Anda bekerja lebih efisien karena otak Anda membutuhkan waktu dan energi untuk beralih di antara berbagai tugas. Dibutuhkan waktu rata-rata 23 menit untuk fokus kembali setelah gangguan, dan pengelompokan tugas mencegah hal yang disebut "switching tax" ini.

"Hal yang indah tentang perhatian dan fokus manusia adalah bahwa itu adalah sumber daya yang berharga dan terbatas," kata Dr. Yousef. "Kita tidak memiliki perhatian yang tak terbatas. Kita harus sangat berhati-hati tentang cara kita menggunakan sumber daya yang terbatas itu." 

Cara melakukan kelompokkan tugas

Pengelompokan tugas adalah teknik sederhana untuk membantu Anda menyelesaikan daftar tugas dan meningkatkan manajemen waktu. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk berhasil melakukan pengelompokan tugas. 

Kategorikan tugas harian Anda

Lihat semua yang perlu Anda lakukan hari itu dan kategorikan tugas ke dalam kelompok yang serupa. Anda dapat menata tugas berdasarkan tingkat upaya, proyek, atau jenis tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.  

Kiat: Jika Anda kesulitan beralih antara hal-hal yang perlu dilakukan di siang hari, coba gunakan metode GTD. Teknik ini membantu Anda memindahkan beberapa informasi dari otak ke sumber eksternal, jadi Anda tidak perlu membuang energi untuk mengingat semua yang perlu dilakukan. 

Blokir waktu di Kalender Anda 

Setelah Anda mengelompokkan tugas-tugas serupa, luangkan waktu yang cukup untuk menyelesaikan semua tugas sekaligus. Jika perlu, jadwalkan waktu ini di Kalender Anda. Ini tidak hanya membantu Anda mematuhi komitmen—tetapi juga memberi tahu tim kapan Anda siap sedia dan kapan Anda sedang fokus. 

Misalnya, Anda membutuhkan waktu sekitar 30 menit untuk menjawab email dan pesan Slack. Untuk menggunakan teknik pengelompokan tugas, cukup alokasikan 30 menit di awal, tengah, dan akhir hari Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas ini. 

Kiat: Keberatan umum untuk menggunakan teknik pemblokiran waktu adalah pegawai ingin selalu siap sedia untuk timnya. Meskipun pertimbangannya bagus, menggunakan teknik pemblokiran waktu tidak membuat Anda tidak tersedia—ini menyoroti waktu yang paling optimal bagi anggota tim untuk menghubungi Anda sehingga Anda dapat memberikan perhatian penuh kepada mereka. Saat membuat blok waktu, jangan lupa memperhitungkan rapat tim dan istirahat makan! 

Beri kode warna pada blok waktu Anda

Meskipun langkah ini sepenuhnya opsional, memberi kode warna pada blok waktu dapat membantu Anda lebih memahami cara Anda menghabiskan hari Anda secara sekilas. Gunakan warna yang berbeda untuk rapat, waktu fokus, dan 1:1 sehingga Anda dapat melihat seperti apa hari Anda dengan cepat.

Manfaat pengelompokan tugas

Jika Anda berpikir untuk mencoba beberapa kiat produktivitas, berikut alasan pengelompokan tugas layak Anda lakukan. 

Mendorong deep work dan fokus

Deep work adalah kondisi konsentrasi puncak yang memungkinkan Anda untuk mempelajari hal-hal yang menantang dengan mudah dan menghasilkan pekerjaan berkualitas dengan cepat. Istilah ini diciptakan oleh Cal Newport, seorang profesor ilmu komputer di Georgetown University. Dalam bukunya, "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World," Newport mendefinisikan deep work sebagai kondisi konsentrasi bebas gangguan saat otak Anda bekerja pada potensi maksimumnya. 

Pengelompokan tugas memungkinkan otak Anda untuk memfilter gangguan dan hanya melihat tugas di depan Anda, jadi Anda dapat mengerjakannya dengan potensi otak Anda secara maksimal. Ini dapat membantu Anda memasuki mode deep work dan tetap di dalamnya setelah Anda berada di sana.

Mengurangi burnout

Peralihan konteks tidak hanya mengganggu fokus Anda, tetapi juga dapat meningkatkan peluang Anda mengalami burnout. 

University of California Irvine menemukan bahwa bekerja di lingkungan dengan gangguan terus-menerus meningkatkan stres dan frustrasi. Peralihan konteks yang terus-menerus meningkatkan jumlah kortisol yang diproduksi otak, yang dapat membuat Anda merasa lelah dan kelelahan secara mental. 

Anggap hari kerja Anda seperti jalur pendakian. Saat Anda fokus, Anda dapat tetap berada di jalur dan terus bergerak maju. Jika Anda terganggu, Anda mungkin berhenti dan berjalan keluar dari jalur untuk melihat bunga, tetapi kemudian Anda masih harus kembali ke jalur dan terus bergerak maju. Otak Anda melakukan hal yang sama saat beralih tugas, dan mungkin sulit untuk benar-benar melihat seberapa jauh Anda telah melangkah jika Anda terus berbelok dari jalur. 

Hal yang sama berlaku untuk pekerjaan Anda—mengidentifikasi jumlah pekerjaan yang selesai saat Anda terus-menerus melakukan banyak tugas itu sulit. Saat Anda membagi tugas menjadi beberapa blok kerja, Anda dan anggota tim akan tahu persis apa yang telah selesai. Melihat hasil nyata dapat membantu Anda merasa lebih puas sepanjang hari dan menunjukkan bahwa kerja keras Anda terbayar.

Menghemat waktu 

Jika Anda kesulitan menyesuaikan semua pekerjaan dalam satu hari kerja, pengelompokan tugas dapat membantu Anda mengejar ketinggalan dan meminimalkan penundaan. Jika batas waktu menjadi masalah bagi Anda, blok waktu dapat membantu menciptakan rasa urgensi. Ini dapat membantu Anda menyelesaikan tugas yang lebih menantang alih-alih menundanya untuk lain waktu. Hasilnya, Anda dapat menikmati lebih banyak waktu luang nanti. 

Kiat untuk pengelompokan tugas

Jika Anda tidak terbiasa dengan pengelompokan tugas, mungkin agak sulit untuk memulainya. Berikut beberapa kiat yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan hasil maksimal dari strategi pengelompokan tugas. 

Jadwalkan tugas yang menantang mental selama waktu puncak

Setiap orang memiliki periode waktu berbeda saat mereka berada dalam kondisi mental puncak. Beberapa orang dapat bekerja lebih baik di awal pagi dan yang lain mungkin mendapatkan energi yang meluap setelah makan siang. Apa pun periode waktu yang sesuai untuk Anda, jadwalkan tugas yang lebih menantang secara mental, seperti curah pendapat atau penyusunan strategi, selama jam-jam tersebut. 

Minimalkan gangguan selama jam fokus

Saat Anda berfokus pada serangkaian tugas, nonaktifkan notifikasi, keluar dari aplikasi yang tidak relevan di desktop, atau aktifkan mode jangan ganggu. Nonaktifkan notifikasi ponsel dan keluar dari media sosial. Satu notifikasi kecil di layar Anda sudah cukup mengalihkan perhatian untuk membuat Anda tidak fokus, dan Anda ingin mencegahnya sebanyak mungkin untuk mendorong deep work. 

Jika Anda terganggu oleh ruang kerja fisik, luangkan waktu untuk membereskan meja dan menyiapkan stasiun kerja dengan cara yang memungkinkan Anda bekerja secara efektif.

Komunikasikan jam fokus Anda dengan Tim

Penting untuk memberi tahu tim saat Anda berada dalam blok fokus. Anda dapat melakukannya dengan mengatur status di Slack, membalas otomatis email, atau membuat blok kalender publik di kalender Anda. Saat Anda memberi tahu tim, mereka akan tahu untuk tidak mengganggu Anda kecuali jika itu adalah keadaan darurat. Beri tahu mereka berbagai cara untuk menghubungi Anda, seperti melalui email, pesan Slack, atau memberikan tugas secara tidak langsung. Anda juga dapat memberi mereka beberapa indikasi kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan. Misalnya, Anda dapat menetapkan status di Slack bahwa Anda akan menerima pesan mereka, tetapi mungkin lambat merespons. 

Tingkatkan produktivitas dengan alat manajemen kerja

Lebih mudah untuk menjadi produktif saat Anda memiliki alat yang tepat dalam alur kerja. Menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana dapat membantu Anda melacak pekerjaan sehingga Anda tahu persis siapa yang perlu melakukan apa dan sebelum kapan.