Scrumban: Dua metodologi Agile terbaik

Dramedy. Motel. Spork. Semua hal ini berawal dari dua entitas terpisah yang digabungkan untuk menciptakan sesuatu yang benar-benar baru. 

Ini adalah ide dasar dari metodologi Agile yang lebih baru yang dikenal sebagai Scrumban. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang Scrumban dan bagaimana Kerangka Kerja Agile baru ini dapat membantu tim Anda memenuhi batas waktu dan mencapai gol. 

Apa itu Scrumban?

Scrumban adalah metodologi manajemen proyek yang menggabungkan dua strategi Agile umum: Scrum dan Kanban. Scrumban awalnya dikembangkan untuk membantu transisi tim dari Scrum ke Kanban atau sebaliknya. Jika tim memiliki pengalaman dengan satu strategi dibandingkan yang lain, teknik ini dapat membantu mereka secara bertahap beralih ke metodologi lainnya. 

Meskipun awalnya Scrumban dimaksudkan untuk membantu transisi tim, beberapa orang mungkin menemukan bahwa kombinasi kedua strategi ini paling cocok untuk tim mereka. Scrumban paling cocok digunakan oleh tim yang sudah mengetahui beberapa aspek Scrum atau Kanban. Pengalaman yang mereka miliki akan memberi mereka sedikit keakraban saat mulai menggunakan metodologi Scrumban.

Scrum vs. Kanban

Scrum dan Kanban adalah dua metodologi Agile populer; namun, keduanya memiliki beberapa perbedaan. Scrum adalah kerangka kerja Agile yang membantu tim berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi. Biasanya, Scrum dijalankan dalam sprint yang kerap berlangsung selama dua minggu. Kerangka Kerja Scrum memberikan garis besar tentang nilai, peran, dan pedoman tentang cara menjalankan sprint secara efektif. 

Di sisi lain, Kanban adalah kerangka kerja Agile yang membantu tim menyeimbangkan pekerjaan yang harus dilakukan berdasarkan kapasitas yang tersedia dari setiap anggota tim. Kerangka Kerja Kanban dibuat berdasarkan filosofi peningkatan berkelanjutan, di mana item pekerjaan "ditarik" dari backlog produk ke dalam alur kerja yang stabil. Metodologi Kanban paling sering dijalankan melalui penggunaan Papan Kanban—terutama perangkat lunak papan Kanban.

Bagaimana cara kerja Scrumban?

Seperti namanya, kerangka kerja Scrumban Agile mengambil beberapa karakteristik dari kerangka kerja Scrum dan metodologi Kanban.

Fitur Scrum di Scrumban

• Iterasi proses terjadi pada interval yang konsisten, biasanya di akhir sprint saat tim mengadakan retrospektif sprint dan rapat tinjauan sprint. 

• Pekerjaan diprioritaskan berdasarkan kompleksitas tugas dan permintaan produk.

• Seluruh tim menyetujui dan menyelaraskan arti "selesai", jadi semua orang tahu apa artinya menyelesaikan tugas. Artinya, hasil akhir diuraikan dan ditentukan dengan jelas. 

Fitur Kanban di Scrumban

• Menggunakan backlog item yang jelas yang perlu diselesaikan. Setelah anggota tim mulai mengerjakan tugas, mereka "menarik" tugas tersebut dari backlog ke beban kerja saat ini.

• Ada batasan yang ditetapkan untuk jumlah tugas yang sedang berlangsung untuk mencegah tim bekerja berlebihan.

• Tugas secara visual direpresentasikan sebagai kartu yang bergerak melalui berbagai tahap proses di Papan Kanban.

Fitur unik Scrumban

• Tidak ada hierarki tim di Scrumban. Artinya, setiap orang dalam tim pengembangan memiliki kesempatan yang sama dengan yang lain untuk membuat keputusan dan pilihan. Ini juga berarti tidak ada pemimpin yang jelas untuk grup—sebaliknya, tim sepenuhnya dikelola sendiri.

• Proyek Scrumban tidak selalu harus memiliki batas waktu. Sprint sering dikerjakan dalam peningkatan dua minggu, jadi anggota tim hanya dapat berfokus pada tugas sprint tertentu sampai tiba saatnya untuk meninjau dan mengulang. Ini menjadikan Scrumban pilihan yang baik untuk proyek jangka panjang atau proyek dengan gol yang tidak jelas. 

Proses Scrumban

Ada empat langkah sederhana untuk proses Scrumban. Karena tidak ada Scrum master di Scrumban, semua orang di tim harus mengetahui empat langkah penting ini. Berikut cara memulai.

1. Buat papan Scrumban

Papan Scrumban adalah papan Kanban yang dapat mencakup backlog produk, backlog sprint, tahap alur kerja tim Anda (seperti belum dimulai, sedang berlangsung, dan meninjau), dan kolom yang jelas yang ditetapkan untuk tugas yang selesai. Tahapan yang muncul di Papan Kanban semuanya ditentukan oleh tim Anda. Contoh, beberapa tim memilih untuk tidak menampilkan backlog produk di papan Scrumban, dan hanya menampilkan backlog sprint di papan.

Scrumban mengikuti sifat siklus sprint. Jika tidak ada lagi kartu di papan, anggota tim akan menarik kartu dari backlog produk. Idealnya, tim meninjau kartu di papan setiap minggu dan menambahkan kartu dari backlog produk berdasarkan gol sprint tersebut.

2. Tetapkan batas pekerjaan yang sedang berlangsung

Di Scrumban, tidak ada formulir "poin stori"—strategi yang menetapkan poin ke tugas berdasarkan perkiraan waktu atau upaya yang dibutuhkan setiap tugas. Sebaliknya, Papan Kanban hanya boleh memiliki sejumlah kartu yang ditetapkan di papan untuk mencegah kerja berlebihan. Hal ini biasa disebut sebagai batas pekerjaan yang sedang berlangsung atau batas WIP. Tim Scrumban memutuskan sebagai kelompok berapa banyak kartu yang dapat berada dalam satu tahap pada satu waktu, sehingga tim tidak kewalahan dengan tugas.

Salah satu manfaat utama Scrumban adalah kemampuan untuk merencanakan dan mengubah Alur Kerja kapan saja selama proses. Misalnya, jika tim merasa ada terlalu banyak kartu di papan sekaligus, mereka dapat dengan mudah memilih untuk menjeda penarikan tugas hingga lebih banyak kartu berpindah ke kategori "Selesai".

3. Bekerja sama dengan tim untuk memprioritaskan tugas

Scrumban adalah salah satu metodologi Agile yang paling fleksibel. Tidak ada hierarki tim di Scrumban, yang memberi semua orang kemampuan untuk memilih hal yang dikerjakan tim. Cara termudah untuk memprioritaskan tugas di Scrumban adalah dengan melihat hal yang paling dibutuhkan produk. Karena proses prioritisasi berkelanjutan, anggota tim dapat memilih hal yang mereka anggap paling penting untuk produk. Karena tidak ada master Scrum atau manajer produk, ini memberi anggota tim perorangan agensi untuk memutuskan hal yang menurut mereka terbaik. 

4. Adakan rapat stand-up harian

Rapat harian membantu semua orang dalam tim memahami hal yang sedang dikerjakan. Anggota tim dapat memutuskan tugas yang ingin mereka kerjakan berdasarkan kartu di papan. Saat semua orang berpartisipasi dalam rapat stand-up harian, tim pengembangan Anda dapat memprioritaskan setiap tugas dengan lebih baik karena mereka mengetahui beban kerja anggota tim. Karena tidak ada pemimpin yang ditunjuk dalam metode Scrumban, anggota tim dapat bergantian memimpin rapat stand-up harian.

Kapan menggunakan metode Scrumban

Salah satu manfaat utama menggunakan metodologi Scrumban adalah formulir manajemen proyek yang sangat fleksibel. Berikut beberapa cara menggunakan metode Scrumban untuk membuat proses yang lebih efisien bagi Tim Anda.

Saat Anda perlu mempertahankan proyek jangka panjang

Jika tim Anda memiliki proyek jangka panjang atau berkelanjutan tanpa batas waktu yang ditetapkan, Scrumban dapat menjadi metode yang baik untuk memastikan bahwa ada alur kerja yang konsisten. Scrumban membantu dengan menetapkan check-in bertahap. Karena Scrumban bekerja dalam sprint, tim dapat memantau apakah pekerjaan terus mengalir selama periode peninjauan atau perencanaan. Jadi, meskipun tidak ada batas waktu pada proyek yang sedang berlangsung, penggunaan metode Scrumban dapat membuat kartu tetap mengalir di papan tugas. 

Saat Scrum kurang berfungsi

Untuk beberapa tim pengembangan, struktur platform Scrum yang kaku justru dapat menghambat Alur Kerja tim. Jika tim Anda kesulitan dengan struktur Scrum, Scrumban adalah pendekatan Agile yang dapat membantu mempermudah mereka dalam kerangka kerja. Karena Scrumban adalah gabungan dari Scrum dan Kanban, tim dapat mempelajari elemen-elemen utama dari kerangka kerja Scrum sekaligus mempertahankan fleksibilitas metode Kanban.

Jika tim ingin menguasai dasar-dasarnya sebelum mengadopsi Scrumban, templat Scrum membantu Anda menata backlog, menjalankan sprint, dan bereksperimen dengan praktik terbaik Agile.

Kelebihan dan kekurangan metodologi Scrumban

Setiap metodologi manajemen proyek memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut beberapa aspek Scrumban untuk membantu Anda memutuskan apakah metodologi ini akan sesuai untuk Tim Anda. 

Kelebihan menggunakan Scrumban

• Dapat membantu menghemat waktu: Jika tim Anda tidak menggunakan formulir manajemen proyek apa pun, menggunakan metode Scrumban adalah cara yang baik untuk mulai melacak pekerjaan yang sedang dilakukan. Dengan menggunakan metode Scrumban, Anda dapat mencegah tim melakukan pekerjaan duplikat atau menghabiskan waktu untuk tugas yang tidak memenuhi gol sprint tertentu. 

• Cocok untuk proyek jangka panjang atau berskala besar: Karena Scrumban adalah metode Agile berulang, metode ini memungkinkan perubahan kecil selama peningkatan waktu yang besar. Ini menjadikannya Kerangka Kerja yang bagus untuk digunakan pada proyek jangka panjang karena kebutuhan proyek akan berubah seiring berjalannya waktu. Saat kebutuhan berubah, Scrumban membantu Anda mengulangi dan meningkatkan proses untuk mengikuti perubahan tersebut. 

• Anggota tim individu memiliki lebih banyak kemandirian: Jika tim Anda ingin memiliki lebih banyak otonomi, metodologi Scrumban mungkin merupakan titik awal yang baik. Metode Scrumban memberi anggota tim kesempatan untuk membuat keputusan dan memprioritaskan pekerjaan sesuai keinginan mereka, bukan hanya menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan oleh master Scrum atau pemilik produk.

Kekurangan menggunakan Scrumban

• Kurangnya manajemen dapat menyebabkan kebingungan: Meskipun kemandirian dan otonomi dapat memotivasi satu tim, kurangnya pengawasan dapat menyebabkan kebingungan dan disorganisasi di tim lain. Ingat, apa yang cocok untuk satu tim mungkin tidak cocok untuk tim lainnya. Menemukan metodologi manajemen proyek yang tepat adalah tentang menemukan hal yang sesuai untuk tim spesifik Anda.

• Scrumban adalah metodologi yang relatif baru: Karena Scrumban adalah metodologi yang lebih baru, tidak banyak proses yang sudah mapan. Proses satu tim Scrumban mungkin terlihat sangat berbeda dari proses tim lain, dan bagian dari alasan itu adalah karena tidak ada kerangka kerja standar seperti Scrum atau manajemen proyek lean.

• Manajer proyek memiliki lebih sedikit kontrol: Jika Anda memiliki manajer produk atau manajer proyek yang sangat praktis, metodologi ini mungkin tidak akan berfungsi dengan baik. Dalam Scrumban, tidak ada peran khusus dalam tim pengembangan. Artinya, setiap orang memiliki wewenang yang sama untuk memilih keputusan yang dirasa tepat untuk sprint.

Gunakan alat manajemen kerja untuk Scrumban

Perencanaan jangka panjang untuk proyek Scrumban paling sesuai dengan alat manajemen kerja. Tampilan Papan Asana memungkinkan tim Scrumban Anda untuk melihat hal yang sedang dikerjakan semua orang dan posisi mereka dalam proses tersebut. Siap mencoba papan Scrumban untuk tim Anda?