6 kendala proyek dan cara mengelolanya untuk keberhasilan proyek

Pernahkah Anda pergi ke sirkus dan menyaksikan para pemain melakukan aksi menyeimbangkan? Entah bagaimana mereka berhasil menahan beberapa piring di udara dengan begitu anggun sehingga terasa seperti mereka menggunakan sihir. Namun, menyeimbangkan tidak memerlukan sihir—hanya fokus dan keterampilan. Jika seorang pemain salah memegang satu piring, semua piring akan jatuh. 

Seperti pertunjukan sirkus, manajemen proyek adalah tindakan penyeimbang. Selama siklus proyek, Anda akan menghadapi berbagai kendala, termasuk waktu, biaya, dan risiko. Bagian dari pekerjaan Anda sebagai manajer proyek yang efektif adalah mempelajari cara menyeimbangkan batasan ini untuk meningkatkan kinerja proyek. Dalam bagian ini, kami akan membahas kendala proyek secara detail dan menjelaskan cara mengelolanya. 

Apa itu kendala proyek?

Kendala proyek adalah batasan umum yang perlu Anda pertimbangkan selama siklus proyek. Misalnya, kendala biaya berarti Anda dibatasi pada anggaran proyek tertentu, sementara kendala waktu berarti Anda harus menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu. 

Sebagian besar kendala proyek saling memengaruhi, itulah sebabnya manajemen kendala sangat penting untuk keberhasilan proyek. Jika Anda memutuskan perlu memperluas linimasa proyek, kemungkinan besar Anda juga akan membutuhkan lebih banyak uang untuk menyelesaikan proyek. Ruang lingkup proyek juga akan berkembang saat waktu dan biaya proyek berkembang. 

Ada enam kendala proyek umum yang perlu dipertimbangkan saat Anda menjalani fase manajemen proyek. Dalam artikel ini, kami akan membahas setiap kendala secara detail dan menjelaskan cara mengelolanya. Apa pun jenis proyek yang sedang dikerjakan, menggunakan perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda memvisualisasikan jadwal proyek dan mengelola semua kendala proyek di satu tempat. 

Tiga batasan manajemen proyek

Tiga batasan manajemen proyek—juga dikenal sebagai segitiga manajemen proyek atau segitiga besi—adalah ruang lingkup, biaya, dan waktu. Anda harus menyeimbangkan ketiga elemen ini di setiap proyek, dan melakukannya mungkin sulit karena semuanya saling memengaruhi. 

Ada trade-off saat menyeimbangkan ruang lingkup, biaya, dan waktu, dan Anda harus memutuskan apa yang bersedia Anda korbankan untuk menjaga keselarasan dan fungsionalitas proyek. 

Misalnya, proyek hanya dapat tetap dalam ruang lingkup jika alokasi anggaran dan waktu proyek tetap stabil. Jika Anda ingin menyelesaikan proyek dalam waktu yang lebih singkat, ruang lingkup Anda juga harus berkurang untuk menyeimbangkan proyek, kecuali Anda dapat menyesuaikan anggaran.

Ruang lingkup

Ruang lingkup proyek mengacu pada ukuran proyek dalam hal kualitas, detail, dan hasil akhir. Waktu dan biaya adalah dependensi ruang lingkup proyek karena seiring meningkatnya ruang lingkup proyek, proyek akan membutuhkan lebih banyak waktu dan biaya untuk diselesaikan.

Anda harus mewaspadai scope creep di setiap fase proyek dan berupaya keras untuk mencegahnya. Anda dapat menghindari scope creep dengan membuat rencana proyek terperinci dan mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan proyek untuk segala hal sebelum produksi dimulai.

Biaya

Kendala biaya mencakup anggaran proyek secara keseluruhan dan segala sesuatu yang memiliki nilai finansial yang diperlukan untuk proyek Anda. Item yang mungkin menjadi kendala biaya meliputi:

• Biaya proyek

• Gaji anggota tim

• Biaya peralatan

• Biaya fasilitas

• Biaya perbaikan

• Biaya material

Agar anggaran tetap realistis, banyak tim menggunakan templat perbandingan biaya untuk menimbang vendor, opsi harga, atau pengeluaran sumber daya sebelum menyelesaikan estimasi.

Waktu

Manajemen waktu sangat penting untuk keberhasilan proyek, dan ada berbagai kendala waktu yang akan Anda hadapi selama setiap fase proyek. Saat Anda mencoba memperpanjang linimasa proyek, akan ada konsekuensi seperti perpanjangan batas waktu, penyesuaian kalender tim, atau lebih sedikit waktu untuk perencanaan.

Elemen waktu dalam proyek yang dapat menyebabkan kendala dapat mencakup:

• Linimasa proyek keseluruhan

• Jam yang dihabiskan untuk proyek

• Kalender internal dan goalpost

• Waktu yang dialokasikan untuk perencanaan dan strategi

• Jumlah fase proyek

Ruang lingkup, biaya, dan waktu disebut segitiga besi karena ketiga batasan ini sulit diimbangi sekaligus menjaga kualitas proyek. Misalnya, jika Anda memotong anggaran atau menambah ruang lingkup, Anda mungkin perlu mengimbanginya dengan melonggarkan batasan waktu. Anda dapat melakukan ini dengan memperpanjang batas waktu, menambahkan jam, atau menyesuaikan jadwal proyek dengan templat jadwal acara agar milestone tetap terlihat dan tanggal penyerahan tetap realistis.

Kendala umum proyek lainnya yang perlu dipertimbangkan

Meskipun ruang lingkup, biaya, dan waktu adalah tiga batasan manajemen proyek, ada tiga batasan proyek lain yang mungkin Anda temui dalam siklus proyek: risiko, sumber daya, dan kualitas.

Risiko

Risiko proyek adalah kejadian tak terduga yang dapat memengaruhi proyek Anda. Meskipun sebagian besar risiko proyek bersifat negatif, beberapa mungkin bersifat positif. Misalnya, teknologi baru mungkin dirilis saat proyek Anda sedang berlangsung. Teknologi ini dapat membantu Anda menyelesaikan proyek lebih cepat, atau dapat menyebabkan lebih banyak persaingan di pasar dan mengurangi nilai produk Anda. 

Anda dapat menentukan risiko proyek menggunakan analisis risiko dan strategi manajemen risiko untuk mencegahnya. Beberapa risiko yang mungkin Anda hadapi meliputi:

• Kekurangan sumber daya

• Kejadian operasional tidak terduga

• Kinerja rendah

• Kurangnya kejelasan

• Scope creep

• Biaya tinggi

• Desakan waktu

Gunakan daftar risiko untuk menilai kemungkinan dan tingkat keparahan setiap risiko proyek, lalu mitigasikan risiko yang paling mungkin dan parah terlebih dahulu.

Sumber daya

Sumber daya terkait erat dengan kendala biaya pada proyek karena persyaratan proyek ini membutuhkan biaya. Tanpa alokasi sumber daya yang tepat, kualitas proyek dapat menurun, anggaran meningkat, dan linimasa mengalami penundaan. 

Beberapa sumber daya yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Orang

• Peralatan atau bahan

• Fasilitas

• Perangkat lunak

Gunakan rencana manajemen sumber daya untuk memastikan Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap elemen proyek sehingga kendala ini tidak berdampak negatif pada area proyek lainnya.

Kualitas

Kualitas proyek adalah ukuran seberapa baik hasil akhir proyek memenuhi ekspektasi awal. Setiap kendala proyek memengaruhi kualitas proyek karena kualitas proyek adalah hasil akhir proyek Anda. Namun, kualitas proyek juga merupakan kendala tersendiri karena ada aspek-aspek proyek yang dapat mengakibatkan kualitas yang buruk yang belum tentu terkait dengan biaya, waktu, sumber daya, risiko, atau ruang lingkup. Ini termasuk:

• Kurangnya komunikasi

• Keterampilan desain atau pengembangan yang buruk

• Terlalu banyak perubahan proyek

Anda harus mengelola kualitas proyek sebagai entitas tersendiri sekaligus menyeimbangkan lima kendala proyek lainnya jika ingin mencapai kinerja proyek yang tinggi. Jika Anda gagal mengelola kendala, hasilnya dapat berupa kualitas proyek yang rendah dan kepuasan pelanggan yang rendah.

Cara mengelola batasan proyek

Ada beberapa strategi yang dapat digunakan untuk mengelola dan menyeimbangkan kendala proyek saat muncul. Menggunakan metodologi manajemen proyek seperti fase manajemen proyek PMBOK Guide dan praktik Agile, yang mendorong fleksibilitas dan kolaborasi, adalah beberapa cara untuk mengontrol kendala proyek.

Anda juga dapat menggunakan kiat berikut untuk memperkuat rencana manajemen proyek: 

1. Pahami kendala Anda: Anda tidak dapat mengelola kendala proyek kecuali Anda memahami apa itu kendala. Setelah mengetahui kendala proyek, Anda dapat merencanakan untuk mengatasinya. Misalnya, selama perencanaan proyek, nilai risiko yang mungkin dihadapi serta sumber daya yang dibutuhkan dan biaya sumber daya tersebut.

2. Rencanakan dan susun strategi: Saat mempertimbangkan keenam kendala paling umum dalam rencana proyek, Anda dapat melangkah maju dengan perspektif yang lebih baik untuk hal yang akan terjadi. Rencana proyek harus mencakup strategi untuk memitigasi batasan dan menyeimbangkan tiga batasan, yaitu ruang lingkup, biaya, dan waktu. Anda juga dapat menerapkan strategi untuk mengatasi kendala proyek tambahan, seperti mencegah terjadinya risiko proyek.

3. Kontrol kualitas proyek: Anda dapat mengontrol kualitas proyek dengan memantau rencana dan proses proyek secara berkala. Saat tim menangani berbagai tugas selama pelaksanaan proyek, gunakan perangkat lunak manajemen kerja untuk memastikan semua orang tetap bekerja sesuai rencana. Tetapkan proses kontrol perubahan sehingga jika terjadi perubahan, Anda dapat mencegah scope creep.

4. Mengelola risiko: Gunakan analisis risiko untuk mengidentifikasi, menilai, dan mempersiapkan potensi risiko proyek. Dengan rencana manajemen risiko yang kuat, Anda dapat mencegah risiko proyek yang paling merusak dan bersiap menghadapi risiko tak terduga.

5. Berkomunikasi secara efektif: Komunikasi tim sangat penting untuk berhasil mengelola kendala proyek. Tanpa komunikasi yang baik, Anda mungkin berpikir bahwa Anda menyeimbangkan kendala saat anggota tim lain secara tidak sadar mengganggu kerja keras Anda. Saat mendiskusikan setiap aspek proyek dengan tim, Anda dapat bekerja sama untuk mencapai gol proyek. 

6. Menerima fleksibilitas: Anda harus fleksibel untuk menyeimbangkan kendala proyek secara efektif. Akan ada saatnya Anda harus berkompromi pada elemen proyek agar tetap dalam ruang lingkup. Jika tidak fleksibel, Anda akan mengorbankan kualitas proyek. Memastikan kepuasan pelanggan atau pemangku kepentingan harus menjadi prioritas utama Anda, yang berarti menerima trade-off bila perlu. 

Lihat batasan secara real time dengan alat manajemen proyek

Terus pantau kendala proyek Anda di setiap fase siklus proyek untuk memastikan kualitas proyek memenuhi ekspektasi pemangku kepentingan. Saat Anda menghadapi situasi di mana Anda harus menyesuaikan satu kendala proyek, seperti jadwal proyek, pertimbangkan bagaimana hal itu akan memengaruhi area proyek lainnya—seperti biaya dan ruang lingkup—dan seimbangkan kendala Anda sesuai kebutuhan. 

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda memvisualisasikan kendala proyek secara real time. Saat Anda membutuhkan cara yang efisien untuk mengontrol elemen proyek dan membagikan informasi kepada orang lain, alat yang tersedia dalam sistem manajemen proyek seperti Asana memudahkan Anda.