Apa itu manajemen proyek lean? 5 prinsip dijelaskan

Saat memikirkan kata ramping, Anda mungkin memikirkan makanan. Daging tanpa lemak, seperti unggas dan ikan, lebih sehat daripada daging merah, seperti steak dan daging babi, karena mengandung lebih sedikit lemak. Dengan kata lain, daging merah memiliki kelebihan lemak dibandingkan daging tanpa lemak. Dalam hal manajemen proyek, surplus muncul sebagai cacat proyek, yang dapat menyebabkan scope creep dan mengurangi nilai proyek. Seperti perbedaan jenis daging, manajemen proyek lean menghasilkan lebih sedikit surplus, yang dapat menjaga proyek Anda tetap lebih sehat.

Saat Anda menerapkan pendekatan lean, gol Anda adalah mengurangi pemborosan dan menambah nilai selama setiap fase proyek. Dalam bagian ini, kami akan menjelaskan tentang manajemen proyek lean dan menguraikan cara menggunakan metodologi Agile ini untuk meningkatkan produktivitas Anda. 

Bagaimana metodologi manajemen proyek lean diciptakan?

Teknik Jepang di Toyota menemukan Toyota Production System (TPS) antara 1948 dan 1975, yang berfungsi sebagai inspirasi untuk apa yang kita kenal sebagai metodologi lean saat ini. TPS digunakan untuk meningkatkan manufaktur dan meningkatkan interaksi dengan pemasok dan pelanggan, serta menghilangkan pemborosan. 

Dr. Jeffrey K. Liker, penulis "The Toyota Way", menguraikan prinsip-prinsip manajemen lean dalam bukunya dan menjelaskan cara perusahaan dapat menerapkan TPS ke industri lain. Liker juga menjelaskan bagaimana TPS—dan manajemen lean secara keseluruhan—dapat menghilangkan berbagai jenis pemborosan perusahaan. 

John Krafcik adalah orang yang memperkenalkan pendekatan lean untuk manajemen proyek dalam artikelnya pada 1988 yang berjudul, "Triumph of the Lean Production System." Krafcik menulis artikel ini untuk tesis masternya di MIT Sloan School of Management, dan penelitiannya menghasilkan buku terlaris,  "The Machine That Changed the World." Manajemen proyek lean telah memengaruhi seluruh subset metodologi, termasuk Agile, Kanban, dan Scrum.

5 prinsip manajemen proyek lean

Lima prinsip manajemen proyek lean berfungsi sebagai langkah-langkah untuk mencapai kepuasan pelanggan utama. Gunakan langkah-langkah ini jika Anda menginginkan peluang terbaik untuk mengurangi pemborosan produk, tetap berada dalam ruang lingkup proyek, dan memenuhi faktor penentu kesuksesan.

1. Identifikasi nilai

Prinsip inti pertama dalam proses manajemen proyek lean adalah mengidentifikasi nilai produk Anda. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengetahui pemangku kepentingan Anda. Terkadang Anda akan membuat hasil akhir proyek untuk pemangku kepentingan internal, sementara di lain waktu Anda akan memiliki pelanggan yang merupakan pemangku kepentingan eksternal.

• Pemangku kepentingan internal adalah pemegang saham proyek yang memantau pengembangan produk karena memiliki kepentingan dalam keberhasilannya.

• Pemangku kepentingan eksternal adalah pelanggan yang membeli produk atau layanan dan dipengaruhi oleh kualitasnya.

Setelah mengetahui untuk siapa produk Anda dibuat, Anda dapat menentukan cara yang lebih baik untuk membuatnya berharga. Misalnya, nilai produk untuk pemangku kepentingan internal mungkin berarti memenuhi kebutuhan operasi internal. Nilai produk bagi pelanggan mungkin berarti memecahkan masalah pelanggan atau mempermudah hidup pelanggan. 

2. Memetakan aliran nilai

Pemetaan aliran nilai (VSM) adalah prinsip berikutnya dalam manajemen proyek lean. VSM adalah alat visual yang melibatkan pembuatan diagram alur kerja saat ini dan alur kerja ideal dari inisiasi hingga penyelesaian proyek. 

Saat membandingkan kedua alur kerja, Anda dapat mengidentifikasi pemborosan di setiap fase manajemen proyek untuk memaksimalkan efisiensi. 

Toyota mengidentifikasi jenis pemborosan yang mungkin Anda temukan melalui VSM dalam manufaktur lean, tetapi dalam tanda kurung, Anda dapat melihat bagaimana item ini dapat diterapkan ke industri lain:

• Produksi berlebih (Fitur yang tidak perlu): Produksi berlebih dan fitur perangkat lunak yang tidak perlu dapat menyebabkan biaya tambahan seperti penyimpanan ekstra, bahan yang terbuang, dan inventaris yang tidak berguna.

• Inventaris (Backlog yang tidak dikelola dengan benar): Pemborosan inventaris, pemborosan dari pekerjaan yang belum selesai, dan backlog yang tidak dikelola dengan benar, semuanya menimbulkan biaya yang tidak perlu untuk menyimpan inventaris, biaya transportasi, dan biaya tambahan yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Gerakan (Peralihan tugas): Pemborosan gerakan adalah biaya gerakan internal yang tidak perlu oleh orang atau mesin. Ini dapat berupa proses yang berlebihan atau aplikasi bisnis yang berlebihan. Faktanya, rata-rata pekerja intelektual beralih antara 10 app hingga 25 kali per hari, tetapi 27% pekerja mengatakan bahwa tindakan dan pesan terlewatkan saat beralih app.

• Cacat (Utang teknis): Cacat dapat mengakibatkan perbaikan yang mahal dan kehilangan material. Utang teknis dapat mengakibatkan hilangnya waktu berharga.

• Pemrosesan berlebihan (Alat mahal): Pemrosesan berlebihan dapat menyebabkan biaya yang tidak perlu, seperti meningkatkan produk yang tidak diminta atau tidak dibutuhkan pengguna. Demikian pula, uang yang dihabiskan untuk alat mahal dapat menjadi pemborosan jika alat tersebut tidak sepadan.

• Menunggu: Pemborosan menunggu adalah biaya yang dihasilkan dari keterlambatan linimasa dalam hasil akhir produk.

• Transportasi: Pemborosan transportasi mirip dengan pemborosan gerakan dan berkaitan dengan pergerakan eksternal, seperti pergerakan produk dan material yang tidak perlu. 

• Tim yang terfragmentasi: Tim yang terfragmentasi dapat mengakibatkan pemborosan biaya karena miskomunikasi, rapat yang tidak perlu, dan kurangnya kolaborasi yang kuat.

VSM adalah langkah terpenting dalam manajemen proyek lean. Tanpanya, Anda tidak akan memiliki visualisasi yang dibutuhkan untuk melihat kekurangan dalam siklus proyek dan meningkatkan kualitas produk untuk pelanggan. 

3. Buat alur

Dalam langkah ini, Anda akan mengerjakan ulang rencana manajemen proyek agar lebih efisien dengan menghilangkan pemborosan yang diidentifikasi di langkah kedua. Untuk melakukan ini, uraikan setiap tahap pengembangan produk dan konfigurasikan ulang langkah-langkah yang diperlukan. Gunakan milestone proyek sebagai checkpoint untuk memastikan tidak ada pemborosan baru seiring progres proyek. 

Contoh, bayangkan Anda mengidentifikasi di langkah kedua bahwa Anda memiliki backlog yang tidak dikelola dengan benar dan linimasa yang tertunda karena kemacetan dalam penjadwalan anggota tim. Di sinilah Anda akan menentukan cara menghilangkan titik-titik masalah tersebut dan menyusun kembali rencana proyek Anda. 

Menjalin komunikasi terbuka dengan anggota tim adalah cara terbaik untuk memastikan VSM Anda sepadan dengan upaya yang dilakukan. Setelah meluangkan waktu untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, tim Anda dapat bekerja sama untuk mencegah inefisiensi di masa mendatang dan mencegah pemborosan menumpuk kembali. 

4. Tetapkan penarikan

Menetapkan penarikan berarti menarik pekerjaan dari tahap proses sebelumnya saat pekerjaan selesai. Konsep ini berasal dari manufaktur untuk membantu pabrik memenuhi permintaan pelanggan secara tepat dengan sistem inventaris "just-in-time". Namun, sistem penarikan juga membantu di industri lain karena menjaga Alur Kerja Anda tetap berjalan secara efisien. 

Contoh sistem penarikan dalam pengembangan perangkat lunak:

1. Desainer teknologi menyelesaikan tugasnya dan menandai produk untuk ditinjau.

2. Bendera tinjauan menandakan tahap pengodean untuk memulai.

3. Pembuat kode menyelesaikan tugasnya dan menandai produk untuk ditinjau.

4. Bendera tinjauan menandakan tahap pengujian akan dimulai.

5. Penguji produk menyelesaikan tugasnya dan menandai produk siap untuk peninjauan akhir.

6. Anda melakukan tinjauan akhir produk.

Menetapkan sistem pull dapat membantu tim di berbagai industri karena sistem ini membuat pekerjaan terus berjalan dengan lancar di sepanjang siklus proyek. Industri yang menghasilkan produk yang berorientasi pada pelanggan akan mendapat manfaat dari sistem ini jika mereka menggunakan sinyal penarikan untuk bekerja secara mundur. Dengan begitu, tim hanya akan menghasilkan inventaris saat pelanggan membutuhkannya. 

5. Peningkatan berkelanjutan

Manajemen proyek Lean bukan hal yang sekali saja dilakukan, melainkan merupakan proses berulang. Berjuang untuk kesempurnaan adalah prinsip kelima, yang melibatkan peningkatan berkelanjutan pada Alur Kerja Anda. 

Baik pelanggan Anda adalah pemangku kepentingan internal atau eksternal, tuntutan mereka akan selalu berubah. Ini berarti Anda harus menilai nilai produk secara berkala dan menganalisis Alur Kerja Anda secara rutin untuk menemukan pemborosan.

Alat manajemen proyek Lean

Anda dapat menggunakan alat di bawah ini untuk meningkatkan Alur Kerja pengembangan produk. Saat berupaya melakukan peningkatan berkelanjutan, alat-alat ini akan membantu Anda dan Tim mengurangi pemborosan, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan nilai pelanggan. 

Siklus Deming (PDCA)

Dr. W. Edwards Deming mengembangkan Siklus Deming pada 1950-an. Metodenya, juga dikenal sebagai siklus Plan-Do-Check-Act, atau PDCA, adalah revisi dari metode pemecahan masalah tiga langkah sebelumnya yang dibuat pada tahun 1920-an oleh Dr. Walter Shewhart. 

Ada empat langkah dalam siklus PDCA:

• Plan (Rencanakan): Selidiki Alur Kerja Anda dan identifikasi masalah yang perlu dipecahkan.

• Do: Temukan solusi masalah dengan menganalisis data atau berkolaborasi dengan anggota tim. 

• Periksa: Pantau apakah solusi Anda efektif dan buat peningkatan pada rencana Anda jika diperlukan.

• Bertindak: Terapkan solusi yang direvisi dan nilai hal yang telah dipelajari.

Siklus Deming adalah proses sederhana yang dapat diterapkan ke berbagai proses organisasi. Jika diterapkan dengan benar, proses ini dapat berdampak signifikan pada nilai produk Anda. 

Manajemen proyek Lean Six Sigma (DMEDI)

Lean Six Sigma adalah alat manajemen lean yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah dalam Alur Kerja. Alat ini memiliki langkah-langkah seperti siklus Deming, tetapi juga memiliki metode analisis yang dapat Anda gunakan bersamanya. Langkah-langkah Lean Six Sigma, juga dikenal sebagai DMEDI, adalah sebagai berikut:

• Define: Tentukan ruang lingkup proyek dan rencanakan gol

• Measure (Ukur): Tentukan cara Anda akan mengukur kesuksesan dalam proyek

• Explore: Jelajahi cara baru untuk meningkatkan proses proyek

• Develop: Mengembangkan rencana proyek yang mudah dipahami

• Implement: Menerapkan rencana proyek

Metode analisis yang dapat Anda gunakan dengan Lean Six Sigma meliputi:

• Pemetaan alur nilai: Seperti yang disebutkan di atas, VSM dapat membantu Anda memvisualisasikan fase rencana manajemen proyek dan mengidentifikasi area pemborosan.

• Survei umpan balik pelanggan: Mendapatkan umpan balik dari pelanggan adalah cara terbaik untuk menilai masalah proyek dan meningkatkan nilai produk.

• Bagan Gantt: Bagan Gantt seperti grafik batang yang dapat membantu Anda memvisualisasikan milestone proyek.

• Analisis akar masalah (RCA): Gunakan RCA untuk menemukan akar masalah dan menemukan solusi.

• Kanban: Dengan memvisualisasikan tugas dan membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, Papan Kanban membantu Anda melihat alur pekerjaan. 

Anda dapat memutuskan metode manajemen lean mana yang akan dicoba berdasarkan industri, produk, dan Tim Anda. Anda juga dapat mencoba berbagai metode manajemen lean pada berbagai inisiatif proyek dan melihat mana yang paling sesuai. Terlepas dari metode yang Anda terapkan, pastikan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk menerapkan metode analisis ini dengan mudah. 

Alasan pentingnya manajemen lean

Industri seperti TI, konstruksi, dan pendidikan telah mengadopsi metodologi lean karena banyaknya manfaat yang diberikan. Manajemen proyek lean dapat meningkatkan nilai produk dengan menyederhanakan proses. 

Manfaat lain dari manajemen lean meliputi:

• Peningkatan inovasi: Meningkatkan proyek dengan memicu kreativitas

• Mengurangi pemborosan: Mengurangi pemborosan fisik dan waktu tunggu antar langkah produksi, sekaligus meminimalkan produksi berlebih dan pemrosesan berlebih

• Layanan pelanggan yang ditingkatkan: Memberikan apa yang dibutuhkan pelanggan—tidak lebih, tidak kurang

• Waktu tunggu yang lebih baik: Menghasilkan waktu respons yang lebih cepat dan lebih sedikit penundaan

• Produk berkualitas lebih tinggi: Meminimalkan cacat produk dengan menambahkan pemeriksaan kualitas

• Peningkatan manajemen inventaris: Mencegah hambatan dengan memantau inventaris

Baik perusahaan Anda melayani pemangku kepentingan internal atau eksternal, beralih ke pemikiran lean dapat menyederhanakan proses kerja Anda dan menciptakan tim proyek yang lebih efisien. 

Tingkatkan alur kerja Anda dengan manajemen proyek lean

Banyak perusahaan bekerja keras untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi dan memuaskan pelanggan, tetapi metodologi lean mempermudah pencapaian gol ini dengan menghilangkan kemacetan dan merapikan produksi.

Terlepas dari sistem manajemen proyek yang Anda gunakan, perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam peningkatan proses. Saat menggunakan perangkat lunak untuk menyederhanakan proses, Anda dapat memvisualisasikan jadwal proyek, berkomunikasi dengan anggota tim, dan memenuhi persyaratan pelanggan dengan lebih baik.