Apa itu manajemen proyek TI?

Manajer proyek TI adalah pemimpin yang mudah beradaptasi dan banyak akal. Menyelesaikan proyek yang kompleks bukanlah tugas yang mudah, tetapi pemimpin yang tepat melakukannya berkali-kali. 

Sebagai manajer proyek TI, Anda menciptakan teknologi yang ramah pengguna dan fleksibel untuk konsumen sekaligus melacak progres anggota tim. Kami ingin tahu, bagaimana Anda melakukan semuanya? Kami menduga rahasia Anda adalah perangkat lunak manajemen proyek TI. 

Memiliki perangkat lunak manajemen TI yang tepat dapat menjadi kunci keberhasilan proyek. Panduan kami menjelaskan definisi manajemen proyek TI dan memberikan kiat untuk mengelola proyek TI.  

Apa itu manajemen proyek TI?

Manajemen proyek TI adalah proses mengelola, merencanakan, dan mengembangkan proyek teknologi informasi. Proyek TI ada di berbagai industri, termasuk pengembangan perangkat lunak, keamanan informasi, sistem informasi, komunikasi, perangkat keras, jaringan, basis data, dan aplikasi seluler.

Pengembang proyek TI memberikan produk atau layanan, sementara manajer menangani manajemen proyek TI. Manajer bertanggung jawab untuk mengomunikasikan ekspektasi dan menjaga proyek tetap sesuai rencana dan anggaran untuk memastikan proyek TI berjalan lancar.

Apa saja 5 fase proyek TI?

Sebagai manajer proyek TI, Anda dapat menyelesaikan tugas yang kompleks secara lebih efektif menggunakan lima fase manajemen proyek TI. Setiap fase memiliki milestone berbeda yang mendorong siklus proyek berjalan ke depan. Baik Anda mengelola sprint untuk proyek Agile atau peluncuran proses—petakan proyek Anda berikutnya menggunakan lima fase di bawah ini.

1. Inisiasi

Selama fase inisiasi, tentukan kebutuhan proyek dan buat proposal proyek. Proyek juga harus layak untuk tim dan perusahaan secara keseluruhan. Selama fase ini, pastikan juga untuk mengonfirmasi bahwa proyek sepadan dengan waktu dan sumber daya yang dialokasikan sebelum melanjutkan.

2. Perencanaan

Fase perencanaan adalah upaya kolaboratif antara Anda sebagai manajer proyek TI dan tim Anda. Perencanaan proyek meliputi penetapan anggaran, identifikasi risiko, dan pembuatan gol yang jelas untuk hal yang ingin dicapai. 

Templat peta jalan dapat membantu Anda merencanakan gol yang dapat dijadikan acuan di seluruh siklus proyek. 

3. Pelaksanaan

Fase pelaksanaan adalah saat tim menetapkan hasil akhir untuk proyek. Manajer proyek TI berperan penting dengan memberikan tugas untuk mencapai milestone dan menjaga komunikasi tetap terbuka di antara semua anggota tim. 

Gunakan perangkat lunak kolaborasi tim untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang siapa melakukan apa dan sebelum kapan. Anda mungkin perlu meninjau kembali rencana proyek selama pelaksanaan karena proyek sering mengalami perubahan selama pengembangan. 

4. Memantau dan mengontrol

Selama fase pelaksanaan, gunakan perangkat lunak manajemen proyek TI untuk melacak progres tim Anda secara real time. Ini meliputi pemantauan waktu, biaya, ruang lingkup, kualitas, dan risiko proyek itu sendiri. Dengan menggunakan peta jalan proyek, Anda dapat mengevaluasi apakah proyek sesuai rencana dengan proposal dan gol proyek, atau melakukan perbaikan jika perlu. 

5. Penutupan

Setelah proyek selesai, fase penutupan dimulai. Dalam fase ini, pastikan semua pekerjaan selesai, disetujui, dan dialihkan ke tim yang sesuai. Anda juga perlu meluangkan waktu untuk meninjau kembali pelajaran yang dipetik selama proyek dan menentukan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak. Fase penutupan sangat penting karena memberdayakan tim untuk meninjau dan meningkatkan metodologi di masa mendatang. 

Apa tugas manajer proyek TI?

Sebagai manajer proyek TI, Anda harus tahu cara berkomunikasi dengan semua orang di organisasi Anda. Anda akan bekerja sama dengan anggota bagian TI, tetapi Anda mungkin juga bertanggung jawab untuk membahas pekerjaan tim Anda dengan tim lain.

• Memastikan fungsi produk: Gol setiap proyek TI adalah menghasilkan produk fungsional yang memenuhi kebutuhan pelanggan. Manajer proyek TI adalah titik kontak pertama jika terjadi kesalahan pada proyek. Itulah sebabnya Anda harus memprioritaskan fungsionalitas di atas segalanya. 

• Memberikan tugas kepada anggota tim: Manajer proyek adalah orang yang menjadi rujukan tim saat menentukan peran dan tanggung jawab mereka untuk proyek tersebut. Sebagai manajer proyek TI, luangkan waktu untuk memahami tim TI sehingga Anda dapat memberikan tugas secara efektif.

• Melacak progres dan kinerja: Setelah setiap proyek dimulai, tenaga profesional manajemen proyek harus melacak kinerja tim, linimasa proyek, anggaran, dan seberapa baik proyek dalam memenuhi golnya. Manajer proyek TI dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk menilai kompetensi dan membantu pengembangan profesional.

• Memimpin rapat Agile dengan pemangku kepentingan: Pemangku kepentingan sering kali dipengaruhi oleh hasil proyek. Pemangku kepentingan dapat berupa manajemen senior, pelanggan, atau penguji produk. Sebagai manajer proyek TI, Anda akan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan memberi mereka laporan status proyek secara berkala.  

Tantangan yang dihadapi oleh manajer proyek TI

Anda akan menghadapi cukup banyak tantangan dalam peran sebagai manajer proyek TI, tetapi dengan alat manajemen yang tepat, Anda dapat merasa yakin dengan kemampuan Anda untuk mengatasi masalah dengan cepat. 

Waktu dan penganggaran

Waktu dan penganggaran adalah beberapa tantangan terbesar yang mungkin Anda hadapi dalam manajemen proyek TI. Tanpa batas waktu proyek yang realistis, Anda berisiko memberikan produk atau layanan dengan kualitas yang lebih rendah dari yang seharusnya. 

Tidak memiliki sumber daya untuk menyelesaikan proyek juga dapat merugikan tim dan pelanggan. Anda dapat mengurangi tantangan waktu dan penganggaran dengan memprioritaskan item-item ini dalam fase perencanaan. 

• Skenario: Manajemen senior ingin tim Anda melakukan migrasi perangkat lunak di seluruh perusahaan dalam satu bulan, tetapi Anda memerlukan waktu satu bulan lagi karena tim Anda terlalu kecil dan tidak berpengalaman untuk menyelesaikan migrasi dalam kerangka waktu yang ditentukan.

• Solusi: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek TI untuk memberi tahu manajemen senior tentang ketersediaan dan pengalaman tim Anda. Dengan begitu, manajemen dapat menyiapkan linimasa yang lebih realistis saat menugaskan proyek TI.

Scope creep

Scope creep terjadi saat gol awal proyek menjadi tidak jelas karena pemangku kepentingan terus menambahkan persyaratan dan hasil akhir baru. Hal ini berpotensi menggagalkan proyek dan memerlukan manuver yang konstan. 

Untuk mengurangi frekuensi scope creep, tetapkan tujuan proyek yang jelas sejak awal, terapkan proses kontrol perubahan, dan lakukan yang terbaik untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan di setiap langkah. 

• Skenario: Gol awal proyek Anda adalah meningkatkan Wi-Fi luar ruangan di kantor pusat perusahaan sehingga pegawai dan pengunjung dapat bekerja dari mana saja. Selama pelaksanaan proyek, pemangku kepentingan meminta Anda untuk memperluas jangkauan Wi-Fi luar ruangan ke pusat operasi di seberang jalan dan juga memungkinkan kemampuan mengunduh. 

• Solusi: Manajemen proyek TI dapat memberikan tujuan proyek yang jelas di awal, sehingga pemangku kepentingan akan tahu apa yang dapat dicapai selama proyek ini. Misalnya, mereka akan memahami bahwa meminta perluasan jangkauan Wi-Fi luar ruangan adalah wajar, sedangkan meminta kemampuan unduh terlalu luas.

Miskomunikasi

Karena manajer proyek TI berfungsi sebagai perantara di antara anggota tim, bagian, dan pemangku kepentingan, miskomunikasi dapat menjadi tantangan jika tidak ada proses terorganisir untuk memberi tahu semua orang. Prioritaskan komunikasi menggunakan alat manajemen proyek TI untuk memimpin tim Anda meraih kesuksesan. 

• Skenario: Perusahaan Anda setuju untuk bekerja sama dengan sekolah lokal dan meningkatkan ruang belajar mereka dengan peningkatan akses ke teknologi. Proyek ini melibatkan pemasangan Wi-Fi dan donasi 100 komputer ke sekolah, tetapi manajer senior Anda mengira Anda hanya menyumbangkan 10 komputer.

• Solusi: Prioritaskan komunikasi di awal proyek. Membagikan pembaruan status proyek secara berkala dengan alat manajemen TI dapat memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama selama siklus proyek. 

Manajemen risiko

Mengelakukan manajemen risiko proyek teknologi informasi merupakan langkah yang diperlukan dalam fase inisiasi. Selama fase ini, Anda harus membuat rencana alternatif jika gol awal Anda gagal. Jika tidak mengelola risiko di awal, Anda akan kesulitan menanggung akibatnya saat terjadi kesalahan secara real time. 

• Skenario: Tim Anda membuat portal penjadwalan online untuk pasien di rumah sakit. Anda memperkirakan semuanya akan berjalan lancar, jadi Anda terkejut saat bug dalam program menyebabkan pasien jantung menemui dokter kandungan dan pasien neuro menemui dokter urologi.

• Solusi: Dengan manajemen risiko yang tepat, rencana siap untuk menyelesaikan bug dengan cepat dan efektif. Memperbaiki bug juga berarti menilai ulang dan mengidentifikasi potensi risiko baru yang ditimbulkan oleh perbaikan tersebut. Analisis risiko adalah bagian penting dari manajemen proyek TI—coba gunakan daftar risiko untuk mengidentifikasi risiko sebelum terjadi. 

Teknologi yang terus berubah

Proyek TI yang kompleks mungkin membutuhkan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk selesai. Salah satu tantangan dalam manajemen proyek TI adalah mengikuti teknologi yang terus berubah saat proyek berlangsung. Ruang lingkup proyek TI awal Anda harus fleksibel jika kebutuhan pelanggan berubah saat proyek sedang dikembangkan. 

• Skenario: Tim Anda mengambil proyek jangka panjang untuk meningkatkan sistem GPS di mobil. Saat mengerjakan proyek ini, aplikasi ponsel GPS muncul yang memungkinkan pengemudi melihat lalu lintas secara real time. Sistem GPS Anda tidak menyertakan lalu lintas, dan menyertakan fitur ini akan memperpanjang durasi proyek Anda secara signifikan. 

• Solusi: Perubahan teknologi tidak dapat dihentikan, jadi proyek TI Anda harus fleksibel. Dalam contoh ini, tim Anda perlu memutuskan apakah mengubah proyek adalah strategi bisnis yang baik untuk bersaing dengan teknologi telepon GPS canggih.

Jenis alat manajemen proyek TI

Alat manajemen proyek TI dapat membuat tim proyek Anda tetap tertata dan mendapatkan informasi sejak inisiasi hingga penutupan proyek. Alat-alat ini membantu memvisualisasikan peran setiap anggota tim dalam proyek dan menunjukkan progres proyek secara real time.

Untuk semua jenis proyek TI:

• Diagram RACI: RACI singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Dengan menggunakan Diagram RACI, Anda dapat menjelaskan peran dan tanggung jawab anggota tim saat mengerjakan proyek. Untuk setiap tugas atau hasil akhir, tentukan anggota tim atau pemangku kepentingan yang Responsible, Accountable, Consulted, atau Informed. Bagan ini dapat berguna dalam semua jenis proyek TI karena selalu ada kebutuhan untuk memperjelas tanggung jawab anggota tim.  

Untuk proyek dengan dependensi tugas:

• Bagan Gantt: Bagan Gantt—yang dinamai sesuai nama Henry Gantt—adalah bagan horizontal yang digunakan untuk menggambarkan linimasa proyek. Setiap batang pada bagan merepresentasikan tugas dalam proyek, dan panjang setiap batang merepresentasikan waktu. Bagan Gantt membantu tim memvisualisasikan pekerjaan yang perlu diselesaikan dan bagaimana tugas memengaruhi satu sama lain, seperti air terjun. Jika proyek Anda melibatkan banyak tugas dependen (dengan kata lain, tugas yang saling bergantung), ini adalah alat yang bagus karena anggota tim Anda dapat melihat apakah dan di mana tugas tumpang tindih. 

Untuk proyek yang membutuhkan tugas dengan perubahan kecil dan bertahap:

• Papan Kanban: Papan Kanban menunjukkan struktur perincian kerja di mana setiap tugas berada. Menggunakan Papan Kanban dalam manajemen proyek TI dapat membantu tim menyeimbangkan tanggung jawab kerja dan melihat kapasitas anggota tim lainnya yang tersedia. Papan Kanban berfungsi dengan baik saat proyek Anda membutuhkan tugas dengan perubahan kecil dan bertahap. Papan tugas ini memungkinkan tim untuk membagi tugas menjadi daftar periksa dan tahap progres. 

Apa contoh manajemen proyek TI?

Tim teknologi informasi sedang mengembangkan aplikasi iPhone baru untuk membantu pegawai mencatat waktu masuk di tempat kerja. Saat menyusun proposal proyek untuk aplikasi iPhone, manajer proyek TI berkonsultasi dengan kreator app sekaligus mempertimbangkan kebutuhan pengguna akhir. 

Dalam contoh proyek TI ini, kami akan menggunakan lima fase manajemen proyek untuk mengembangkan aplikasi iPhone.

• Fase inisiasi: Langkah pertama adalah mengajukan pertanyaan. Pelajari selengkapnya tentang cara app membantu memecahkan masalah. Pikirkan cara aplikasi iPhone ini dapat memberikan solusi untuk pegawai dan pemberi kerja. Apakah pembuatan app ini layak untuk tim Anda dengan waktu dan anggaran yang ditentukan?

• Fase perencanaan: Selanjutnya, Anda memulai fase perencanaan. Untuk melakukannya, tentukan anggaran yang diperlukan untuk membuat app dan nilai siapa di tim Anda yang dapat menangani pengodean app.

• Fase pelaksanaan: Bagian terpenting dari pelaksanaan rencana untuk app iPhone adalah mengidentifikasi tujuan proyek secara keseluruhan. Dalam contoh ini, tujuan proyek Anda adalah: "Gol aplikasi pelacakan waktu ini adalah menyediakan cara yang mudah diakses bagi pegawai untuk mencatat jam kerja mereka dan membantu pemberi kerja melacak produktivitas tim mereka."

• Fase pemantauan, kontrol, dan penutupan: Gunakan alat manajemen proyek TI untuk memantau progres tim Anda. Dengan perangkat lunak manajemen proyek yang efektif, Anda dapat melihat kembali data selama fase penutupan. 

Sederhanakan proyek TI dengan perangkat lunak manajemen proyek

Manajer TI yang andal akan memastikan proyek TI Anda berjalan lancar, tetap sesuai rencana, dan sesuai anggaran. Mencari cara mengotomatiskan tugas sebagai manajer TI?