Kotak Masuk Nol: Apa itu dan cara mencapainya

Kotak Masuk Kosong: Apakah itu kata kunci? Cawan suci produktivitas? Keduanya? Atau tidak sama sekali? 

Jika Anda berbicara dengan 10 profesional yang berbeda, Anda akan mendapatkan 10 pendapat yang berbeda tentang Inbox Zero. Itu karena bagi sebagian besar dari kita, email itu sangat pribadi. Setiap orang memiliki kebiasaan unik dalam menata dan mengelola kotak masuknya. Jadi, apakah mengherankan jika Inbox Zero begitu mempolarisasi? 

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa, bagaimana, dan mengapa Inbox Zero. Pelajari tentang sejarah di balik istilah ini sebelum mendalami cara menerapkannya secara maksimal.

Apa itu Inbox Zero?

Inbox Zero adalah strategi produktivitas yang berupaya menenangkan pikiran Anda dengan merapikan kotak masuk melalui penghapusan, penyortiran, atau pembersihan email masuk secara metodis. Jika Anda pernah mengalami penurunan produktivitas akibat terus-menerus memeriksa email, Anda akan memahami maksud di balik Inbox Zero. 

Istilah ini pertama kali dipakai oleh Merlin Mann di blog dan podcastnya 43 Folders. Ide Mann adalah membantu pegawai mengembangkan hubungan yang lebih santai dengan email untuk membantu menjaga pikiran—dan kotak masuk—mereka tetap bersih.  

Perlu diperhatikan, gol utama Mann bukanlah untuk selalu memiliki kotak masuk yang kosong. Faktanya, Mann sendiri dilaporkan memiliki kotak masuk yang cukup berantakan. Gol utama Inbox Zero adalah membuat kotak masuk Anda berfungsi untuk Anda, bukan sebaliknya.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Dapatkan wawasan

5 langkah menuju Inbox Zero   

Dalam mengembangkan Inbox Zero, Merlin Mann mengembangkan beberapa langkah untuk menata kotak masuk secara metodis. Memiliki sistem yang harus diikuti setiap kali Anda memeriksa kotak masuk dapat membantu Anda memprioritaskan email dan menghindari pemborosan waktu. 

Kapan harus memeriksa kotak masuk Anda

Salah satu elemen penting dari Inbox Zero adalah menetapkan dan mempertahankan kontrol atas kotak masuk Anda. Dan itu dimulai dengan menetapkan waktu untuk memeriksa kotak masuk. 

Jika Anda pemeriksa kotak masuk serial, Anda tidak sendirian—tetapi memeriksa kotak masuk sepanjang waktu menguras produktivitas Anda. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa dibutuhkan lebih dari 25 menit untuk mendapatkan kembali fokus setelah gangguan. Itu berarti setiap kali Anda memeriksa kotak masuk alih-alih bekerja, otak Anda membutuhkan waktu 25 menit untuk kembali fokus. 

Untuk mengurangi peralihan konteks, tentukan satu atau dua kali dalam sehari untuk memeriksa email sebagai bagian dari sistem Inbox Zero Anda. Ini akan melindungi waktu fokus Anda dan mencegah Anda terjebak dalam email sepanjang hari.  

Metode Inbox Zero

Jadi, apa itu metode Inbox Zero? Langkah-langkah Mann mengikuti lima tindakan utama: hapus, delegasikan, tanggapi, tunda, dan lakukan. 

• Hapus: Apakah email ini memerlukan tanggapan? Langkah pertama dalam Inbox Zero adalah menghapus email yang tidak perlu. Ini juga termasuk berhenti berlangganan dari buletin yang tidak Anda baca atau mengarsipkan utas lama yang tidak lagi Anda butuhkan.

• Delegasikan: Apakah Anda orang yang tepat untuk membalas email ini? Mendelegasikan adalah alat yang ampuh untuk memastikan pekerjaan diselesaikan oleh orang yang tepat. Jika Anda bukan kontak yang tepat untuk tugas tersebut, delegasikan kepada orang yang tepat. 

• Tanggapi: Jika Anda dapat dengan cepat menanggapi email, lakukan segera. Ini akan membantu mencegah tugas sederhana luput. Aturan praktisnya adalah menanggapi email yang membutuhkan waktu lima menit atau kurang. 

• Tunda: Jika email memerlukan tanggapan yang lebih mendalam atau bukan prioritas, abaikan dulu dan tanggapi nanti. Namun, jangan biarkan email itu tetap ada di kotak masuk Anda. Catat tugas yang ditangguhkan di alat manajemen kerja Anda—termasuk tenggat dan lainnya—dan balas orang tersebut untuk memberi tahu kapan Anda akan mengerjakannya. Kemudian, arsipkan email untuk mengurangi kekacauan di kotak masuk. Anda juga dapat mengirimkannya ke folder "Balas Nanti" jika Anda mau. 

• Do: Pada titik ini, Anda harus tahu email mana yang menjadi prioritas dan memerlukan tindakan. Langkah terakhir dari Inbox Zero adalah benar-benar mengerjakan hal-hal yang penting. Transfer tugas penting dari kotak masuk ke sistem manajemen kerja dan mulai kerjakan. Cari alat manajemen kerja yang terintegrasi dengan klien email Anda, seperti Asana untuk Gmail atau integrasi Asana untuk Outlook.

Membuat folder Inbox Zero yang sesuai untuk Anda

Semangat Inbox Zero adalah menciptakan sistem yang sesuai untuk Anda. Tidak semua orang perlu membuat folder kotak masuk untuk menerapkan sistem, tetapi beberapa orang menganggapnya berguna. Jika Anda mendapati email penting Anda hilang atau merasa takut melihat kotak masuk yang penuh sesak, ada baiknya mencoba sistem folder untuk melihat apakah itu membantu. 

Tidak ada aturan kaku untuk folder yang Anda buat. Buat folder apa pun yang sesuai untuk Anda dan pekerjaan Anda. Ide-ide berikut dapat membantu Anda memulai.  

• Tindakan: Jika Anda memiliki email yang ditangguhkan untuk ditindaklanjuti nanti selama proses penyortiran, Anda dapat menata email tersebut dalam folder tindakan ini. Ini dapat mencakup email yang memerlukan tanggapan mendalam atau email yang dapat menunggu hingga hari berikutnya.  

• Menunggu: Beberapa email mungkin memerlukan masukan dari anggota lain pada utas. Jika Anda sering menunggu umpan balik dari tim, pertimbangkan untuk membuat folder "menunggu". Mengelompokkan email ini dapat membantu Anda melihat dengan cepat email yang mungkin memerlukan tindak lanjut setiap pagi.  

• Ide: Kotak masuk kita tidak sepenuhnya merupakan ruang untuk tugas dan komunikasi. Terkadang kita mendaftar ke buletin atau pelatihan untuk mencari inspirasi. Dengan memiliki folder ide, Anda dapat memastikan bahwa Anda masih memiliki ruang untuk email ini tanpa mengacaukan kotak masuk. 

• Khusus proyek: Jika Anda memiliki proyek yang sedang dikerjakan, Anda mungkin merasa perlu membuat folder khusus proyek. Dengan cara ini, setiap komunikasi atau daftar tugas seputar setiap proyek dapat disimpan di tempat yang sama. 

• Arsip: Meskipun tidak perlu membuat folder arsip, pengarsipan dapat menjadi alat organisasi yang berguna untuk diingat. Jika Anda memiliki email yang tidak ingin dihapus tetapi tidak perlu, segera mengarsipkannya akan membantu membersihkan kotak masuk tanpa kehilangan informasi secara permanen. 

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Dapatkan wawasan

4 kiat melindungi waktu fokus Anda 

Mayoritas (80%) pekerja intelektual global default bekerja dengan membiarkan kotak masuk email mereka terbuka. Saat menerima pemberitahuan, kita langsung memeriksanya, terlepas dari apa yang sedang kita lakukan. 

Namun, membuat kotak masuk Anda berfungsi untuk Anda adalah tentang menghargai waktu dan energi mental Anda. Dengan membiarkan kotak masuk tetap terbuka dan membalas pemberitahuan secara instan, Anda tidak memberi kesempatan kepada otak untuk fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting. Anda mencoba melakukan banyak tugas sekaligus—yang sebenarnya tidak dapat dilakukan manusia.

Multitasking adalah mitos. Yang sebenarnya Anda lakukan adalah beralih antar-tugas. Akan selalu lebih efisien untuk berfokus pada satu Tugas pada satu waktu.”

Untuk mendapatkan manfaat dari Inbox Zero dan membuat kotak masuk Anda berfungsi untuk Anda, lupakan gagasan bahwa kotak masuk email adalah prioritas #1 Anda. Sebaliknya, tetapkan batasan untuk diri sendiri dan kotak masuk Anda dengan:

• Menonaktifkan notifikasi. Notifikasi mengalihkan perhatian kita dari kondisi alur dan mengganggu deep work. Salah satu cara terbaik untuk mencapai Inbox Zero adalah mengurangi atau menonaktifkan notifikasi email Anda. Bagian dari Inbox Zero adalah memiliki tujuan saat Anda memeriksa email. Dengan menonaktifkan notifikasi, Anda memastikan diri tidak teralihkan dari alur saat sedang mengerjakan pekerjaan penting. 

• Memblokir waktu untuk merespons email. Pemblokiran waktu adalah strategi manajemen waktu yang mengelompokkan tugas serupa dan menjadwalkan tugas-tugas tersebut di kalender Anda. Misalnya, coba alokasikan satu jam di pagi hari untuk memeriksa dan membalas email penting. Kemudian, Anda dapat fokus dan mulai bekerja, berfokus pada tugas penting dan berdampak tinggi lainnya. Di penghujung hari, jadwalkan blok waktu singkat 30 menit—atau blok waktu satu jam lagi, tergantung jumlah email yang Anda terima setiap hari—untuk menjawab email yang masuk sepanjang hari. Dengan begitu, Anda masih responsif dan memegang kendali atas kotak masuk, tanpa membiarkan kotak masuk mengendalikan Anda.

• Mengklarifikasi—dan tetap berpegang pada—prioritas harian Anda. Sering kali, email yang masuk sepanjang hari terasa seperti prioritas utama. Anda mungkin menyimpang dari rencana harian untuk menjawab email atau membantu rekan kerja, dan tiba-tiba hari kerja berakhir. Dengan memperjelas dan tetap berpegang pada prioritas harian, Anda dapat memutuskan apakah email cukup penting untuk segera ditangani, atau apakah email tersebut dapat menunggu hingga blok waktu khusus. 

• Menetapkan "jam kerja" email. Pada dasarnya, Inbox Zero adalah tentang tidak membiarkan kotak masuk email mengontrol hari kerja Anda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menetapkan kapan Anda akan—dan tidak akan—membalas email. Luangkan waktu untuk memikirkan jam kerja email terbaik untuk Anda, dan bagikan jadwal tersebut kepada Tim Anda. Misalnya, Anda dapat memberi tahu mereka bahwa Anda akan membalas email selama lima belas menit mulai pukul 09.00 dan 17.00, tetapi Anda tidak akan memeriksa email di akhir pekan. Menetapkan batasan ini akan meningkatkan hubungan Anda dengan kotak masuk.

Mencapai Inbox Zero dengan manajemen kerja

Merapikan kotak masuk hanyalah permulaan dari Inbox Zero. Setelah Anda menata, menghapus, dan membersihkan kotak masuk, Anda hanya akan memiliki pemberitahuan pekerjaan penting. Pemberitahuan ini dapat membantu Anda membuat rencana tindakan untuk hari, minggu, atau bulan tersebut. 

Di situlah peran manajemen kerja.

Sistem manajemen kerja memungkinkan Anda untuk memasukkan, menata, dan mengoordinasikan tugas dalam alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Tidak seperti kotak masuk email, alat-alat ini dibuat untuk membantu Anda menyimpan dan menata tugas serta meningkatkan waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan penting dan produktif.

Dengan manajemen kerja yang efektif, waktu yang Anda habiskan untuk kerja tentang kerja akan dibatalkan secara signifikan. Alih-alih menghabiskan 60% waktu Anda untuk hal-hal seperti mengirim email, mencari persetujuan untuk suatu tugas, atau mencari dokumen di kotak masuk, semua informasi Anda ada di satu tempat. Secara efektif, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menata pekerjaan dan lebih banyak waktu untuk melaksanakan tugas. 

Kesimpulannya

Anda tidak harus menjadi ahli produktivitas untuk mengetahui bahwa kotak masuk email tidak dibuat untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan terbaik. Ketika dibatasi oleh kotak masuk, daya pikir kita untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan dengan baik akan berkurang.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Dapatkan wawasan