Kiat membuat norma kelompok untuk tim berkinerja tinggi beserta contoh dari 7 manajer Asana

Menurut Anda, apa yang akan terjadi jika Anda masuk ke rapat mengenakan kostum badut? Atau jika Anda mengubah semua suara notifikasi komputer menjadi suara kucing? 

Meskipun hal-hal ini tidak secara eksplisit melanggar kebijakan perusahaan, rekan tim Anda mungkin masih akan terkejut. Itu karena norma kelompok—aturan dasar implisit yang diikuti tim, meskipun Anda belum pernah menuliskannya. Norma kelompok membentuk perilaku kelompok—termasuk detail kecil seperti aturan busana yang diterima secara umum.

Norma kelompok biasanya tersirat, bukan ditentukan, jadi Anda mungkin belum pernah memikirkannya sebelumnya. Dengan secara sengaja membuat norma kelompok, Anda dapat memberdayakan kolaborasi tim, meningkatkan efisiensi, dan memaksimalkan efektivitas. 

Apa itu norma kelompok? 

Norma kelompok adalah aturan tertulis atau tidak tertulis yang memandu cara anggota tim berinteraksi, berkolaborasi secara efektif, dan bekerja secara efisien. Biasanya, norma kelompok tidak tertulis. Sebaliknya, norma kelompok secara implisit menyepakati aturan dan standar perilaku, dipandu oleh aturan dasar budaya perusahaan di sekitarnya. Nilai-nilai implisit ini menginformasikan dan membentuk cara anggota tim mengambil keputusan, berkomunikasi di tempat kerja, atau bahkan menyelesaikan konflik. 

Meskipun Anda belum pernah secara sadar membuat norma kelompok sebelumnya, Anda pasti pernah mengalaminya. Setiap jenis grup—termasuk grup pertemanan, grup informal, dan grup kerja—memiliki serangkaian norma yang mereka buat dan sempurnakan dari waktu ke waktu, bahkan jika mereka tidak menyadarinya.

Dalam artikel ini, kami akan berfokus pada norma kelompok kerja untuk membantu Anda memandu dan membentuk norma tim. Kecuali Anda sedang membangun grup baru yang belum pernah bekerja sama sebelumnya, Anda mungkin sudah memiliki beberapa norma grup—hal-hal seperti: 

• Alat komunikasi atau manajemen proyek yang digunakan grup Anda

• Cara grup Anda menyelesaikan konflik atau mengatasi kendala

• Cara anggota grup biasanya berinteraksi—baik secara formal maupun informal

• Seberapa dapat diterimnya anggota grup yang terlambat ke rapat

Dengan mengidentifikasi secara jelas dan membentuk norma kelompok secara proaktif, Anda dapat membangun dan memberdayakan tim berkinerja tinggi dan membawanya ke tingkat berikutnya. 

The Impact Playbook: Memotivasi pegawai di dunia yang cepat berubah

Tingkatkan motivasi dengan membantu pegawai memahami alasan pekerjaannya penting. Dalam ebook gratis ini, pelajari cara menciptakan pemahaman tujuan bersama dalam Tim Anda.

Dapatkan wawasan

Mengapa norma kelompok itu penting? 

Norma kelompok yang positif memberi anggota tim rasa normal dan stabil dalam keseharian mereka. Norma kelompok menciptakan sistem nilai bersama implisit (atau terdefinisi), yang membantu anggota tim mencapai pekerjaan terbaik mereka. Dengan menghilangkan keraguan dan stres yang berasal dari ketidakpastian, anggota grup dapat berkolaborasi secara lebih efektif dan memberikan dampak yang lebih besar. 

Ketika anggota tim memiliki—dan memahami—norma grup, mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka, dan mereka dapat melaksanakannya dengan tepat. Sama seperti mengetahui prioritas proyek yang membantu Anda fokus pada pekerjaan berdampak tinggi, memahami ekspektasi tim membantu Anda berkolaborasi secara efektif. 

Norma kelompok juga membantu anggota tim menggunakan waktu mereka secara lebih sadar. Sering kali, perhatian kita tidak selaras dengan niat kita—kita menghabiskan begitu banyak waktu untuk kerja tentang kerja, bukan untuk tugas terpenting kita. Norma kelompok menyederhanakan praktik rapat dan preferensi komunikasi dengan menentukan cara anggota tim harus berinteraksi secara jelas. Mengubah aturan implisit ini menjadi kebijakan eksplisit di seluruh tim mengurangi asumsi tentang cara anggota tim harus hadir dan meningkatkan efektivitas sebagai hasilnya. 

Selain itu, norma kelompok juga:

• Menciptakan rasa diterima di antara anggota tim dengan memberdayakan mereka untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan. 

• Meningkatkan kepercayaan karena semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang hal yang sedang terjadi dan perannya dalam hal tersebut. 

• Meningkatkan kerja tim dengan mengganti ketidakpastian dengan prediktabilitas.

• Menetapkan kebijakan gaya komunikasi di seluruh tim untuk mengurangi persepsi social loafing. 

Cara norma kelompok yang baik membangun dinamika kelompok yang sehat

Norma kelompok adalah fondasi untuk kelompok yang sehat—dan dinamika kelompok yang hebat. 

Bruce Tuckman pertama kali menjelaskan bagaimana grup terbentuk dalam teori tahap-tahap perkembangan kelompok menurut Tuckman pada tahun 1965. Menurut Tuckman, ada lima tahap perkembangan grup: Forming, Storming, Norming, Performing, dan Adjourning atau Mourning. 

Grup secara alami membuat normanya sendiri selama tahap Norming dalam perkembangan grup. Namun, tanpa panduan dan kepemimpinan yang jelas, setiap anggota pasti akan membuat norma kelompok mereka sendiri. Dengan membuat norma grup sejak awal, Anda dapat memastikan kohesi grup.

Contoh norma kelompok untuk tim berkinerja tinggi

Setiap tim memiliki norma kelompok yang unik—dan biasanya, tim tidak akan menuliskannya. Meskipun demikian, jika grup Anda menuliskan daftar norma, berikut hal yang mungkin Anda tulis:

1. Setiap rapat memiliki agenda rapat terkait, sehingga anggota tim dapat hadir ke rapat tepat waktu dan dengan persiapan. 

2. Anggota tim melacak daftar tugas individu dalam alat manajemen kerja bersama sehingga semua orang melihat siapa melakukan apa dan sebelum kapan.

3. Anggota tim berkomunikasi tentang pekerjaan di alat bersama seperti Asana dan Slack sehingga semua orang memiliki akses ke informasi yang dibutuhkan. Tim memprioritaskan transparansi, visibilitas, dan diskusi kelompok bila memungkinkan. 

4. Anggota tim membagikan prioritas mereka setiap Senin pagi. Jika ada pekerjaan baru, mereka diberdayakan untuk menyesuaikan tenggat agar pekerjaan terpenting mereka selesai (sambil tetap mempertimbangkan batas waktu atau peluncuran proyek). Pekerjaan dan proyek terhubung ke KPI individu atau OKR tim dan perusahaan untuk memastikan anggota tim memahami dan memprioritaskan pekerjaan berdampak besar.

5. Anggota grup memiliki niat positif dan memimpin dengan kesadaran—jika terjadi perbedaan pendapat, mereka secara proaktif mengatasinya dengan strategi penyelesaian konflik yang telah ditetapkan. 

6. Anggota tim memprioritaskan pengambilan keputusan yang jelas dan cepat. Jika perlu, mereka menggunakan matriks keputusan atau strategi pemecahan masalah.

7. Anggota grup melakukan yang terbaik untuk memastikan pemangku kepentingan terus diberi informasi sejak awal selama proses proyek. Dengan menggunakan Diagram RACI, mereka mengidentifikasi pemangku kepentingan utama untuk pekerjaan mereka dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. 

8. Pemimpin grup dan pemimpin tim secara proaktif mengalokasikan sumber daya untuk mengurangi burnout dan mendorong keseimbangan. 

9. Anggota grup terus mendapatkan informasi terbaru melalui pembaruan status proyek, yang dibagikan di sumber informasi terpusat seperti Asana. 

10. Anggota grup menjadwalkan waktu fokus di kalender mereka menggunakan pemblokiran waktu untuk memaksimalkan kondisi alur dan produktivitas individu.

The Impact Playbook: Memotivasi pegawai di dunia yang cepat berubah

Tingkatkan motivasi dengan membantu pegawai memahami alasan pekerjaannya penting. Dalam ebook gratis ini, pelajari cara menciptakan pemahaman tujuan bersama dalam Tim Anda.

Dapatkan wawasan

Cara 7 manajer Asana membuat norma tim dengan penuh kesadaran 

Norma kelompok bagi tim sama pentingnya dengan budaya organisasi bagi perusahaan. Jika Anda tidak secara sengaja membuat norma kelompok, norma tersebut akan berkembang secara alami dari waktu ke waktu—dan belum tentu sesuai keinginan Anda. 

Norma kelompok yang disengaja sangat mirip dengan aktivitas pembangunan tim yang hebat: Anda membutuhkan pemimpin yang kuat untuk memandu kelompok. Untuk membantu Anda mencapainya, kami meminta tujuh pemimpin tim Asana untuk memberi tahu kami cara mereka membuat norma kelompok dari waktu ke waktu. Inilah yang mereka katakan.

Tony Chang, Manajer Produk, Asana

Kami memulai rapat tim rutin dengan menanyakan kabar setiap anggota tim melalui warna merah, kuning, hijau—terlepas dari apakah sumber perasaan mereka terkait pekerjaan atau non-pekerjaan. Ini memungkinkan kami untuk memulai rapat dengan transparansi dan konteks, yang membantu meningkatkan cara kami berkomunikasi dan memahami satu sama lain.

Sinéad (Nade) Nic Eoin, Manajer Operasi Pengguna, Asana

1. Memimpin dengan empati dan bersikap autentik. Manajer dalam tim memimpin dengan memberi contoh dengan menghadirkan pertemuan 1:1 dan percakapan dengan cara yang empatik. Selama setiap percakapan, manajer berusaha memahami hal yang sedang terjadi dalam kehidupan anggota tim mereka.

2. Diskusi terbuka dalam pertemuan tim setiap hari. Tim kami mengadakan pertemuan harian untuk memberikan pembaruan tentang bug atau masalah yang dialami pelanggan. Rapat ini adalah bagian penting dari hari kita—ini menyatukan tim, memungkinkan kita untuk berbagi pengetahuan, dan menciptakan ruang untuk koneksi.

3. Mengasumsikan niat baik. Di Tim Operasional Pengguna, kami melakukan setiap interaksi dengan asumsi niat baik. Hal ini memungkinkan kami untuk menyelesaikan pekerjaan dan merefleksikan hal yang perlu dilakukan untuk mencapai resolusi.

4. Keheningan yang nyaman dalam rapat. Kami berusaha untuk tidak takut dengan keheningan. Terkadang orang hanya perlu beberapa detik tambahan untuk menyusun pikiran dan ide mereka atau mengumpulkan keberanian untuk berbicara.

5. Mendengarkan secara aktif dan penuh hormat. Kami memahami bahwa menyela orang lain akan menghambat percakapan. Kami memiliki norma kelompok untuk mendengarkan orang sepenuhnya saat mereka berbicara dan membagikan umpan balik atau ide.

Greg Dodds, Desain Merek, Asana

Kami mempraktikkan budaya umpan balik terbuka dan aktif, terutama selama rapat kritik desain kami. Anggota tim dapat menyampaikan pekerjaan pada tahap mana pun dari proses kreatif dan mendapatkan dukungan dari tim mereka. Kreativitas sulit dilakukan dalam lingkungan tertutup—mengadakan rapat berkala untuk mengkritik desain menciptakan ruang aman bagi orang-orang untuk membahas pekerjaan mereka dalam kondisi apa pun dan mendapatkan ide serta umpan balik baru dari orang lain.

Ariel Tavares Grilo, Manajer Pelokalan, Asana

1. Saya menjadwalkan rapat tim mingguan untuk fokus pada prioritas, membagikan pembaruan, dan memecahkan masalah secara kolaboratif. Jika perlu, saya juga mendorong tim untuk menggunakan waktu ini untuk memberikan umpan balik yang konstruktif kepada rekan tim.

2. Saya juga sering menugaskan ulang tanggung jawab dan tugas berdasarkan minat setiap individu dalam pekerjaan yang terlibat. Dengan begitu, masing-masing dari kami dapat mengerjakan aktivitas yang paling menarik bagi kami dan tetap termotivasi.

3. Salah satu pilar tim adalah Menghormati orang lain. Oleh karena itu, kami telah membangun hubungan kami sebagai sebuah Tim dan berinteraksi dengan tim lain dengan sangat hormat. Hal ini adalah kunci untuk membangun lingkungan kerja yang sehat.

Erin Cheng, Kepala Hubungan Masyarakat dan Analis

Di tim kami, kami menganut nilai Asana untuk bersikap autentik kepada diri sendiri dan orang lain. Kami telah membangun tim selama periode kerja dari rumah ini dan belum pernah bertemu langsung. Jadi, kami harus lebih autentik tentang hal yang mungkin kami hadapi di dalam dan di luar pekerjaan. 

Di awal sinkronisasi tim mingguan dan semua 1:1, saya selalu memulai dengan bertanya "Apa kabar?" atau "Bagaimana perasaan Anda?" alih-alih langsung membahas agenda. Ini tidak hanya menciptakan ruang bagi tim kami untuk membagikan hal yang mungkin mereka hadapi dalam peran pribadi dan profesional mereka, tetapi juga menciptakan lingkungan yang aman dan dialog yang berkelanjutan yang tidak hanya tentang tugas yang ada.

Kami juga berupaya mencapai kejelasan mutlak dalam hal menentukan ketersediaan kami. Saya memiliki balita di Beranda sehingga saya sering menindaklanjuti pekerjaan setelah waktu tidur atau di akhir pekan selama tidur siang. Saya telah menjelaskan kepada tim saya bahwa, meskipun jam-jam ini adalah yang paling cocok untuk pekerjaan saya, saya tidak mengharapkan mereka online dan/atau merespons. Semua orang harus bisa beristirahat. 

Dengan menetapkan ekspektasi dan norma kelompok yang jelas seputar komunikasi dan respons selama jam nonaktif, setiap orang dapat memiliki waktu untuk beristirahat dan memulihkan diri yang mereka butuhkan tanpa merasa tertekan untuk online karena manajer mereka online.

Sonya Chu, Kepala Analitik Pemasaran, Asana

Norma Slack setelah beralih ke kerja jarak jauh

Ketika tim pertama kali bekerja dari jarak jauh, tiba-tiba ada cara kerja sama yang benar-benar baru untuk dipikirkan, ditambah dengan fakta bahwa kami juga memiliki anggota baru di tim yang tidak memiliki hubungan yang kuat. Alih-alih menegakkan aturan yang ada, kami mendekatinya sebagai latihan tim untuk membagikan kekhawatiran kami dan norma yang ingin kami tetapkan sebagai tim. 

Sebagai contoh, kami memutuskan bahwa mempertahankan perasaan dapat menepuk bahu seseorang dengan pertanyaan singkat itu penting—tetapi melindungi rentang fokus dan waktu alur yang panjang juga penting. Sebagai sebuah tim, kami memutuskan bahwa kami lebih memilih komunikasi yang berlebihan daripada komunikasi yang kurang, jadi kami semua setuju bahwa tidak masalah untuk mengirim pesan Slack kepada siapa saja kapan saja, dengan pengertian bahwa setiap orang akan mengelola notifikasi Slack mereka sendiri dan dapat memilih untuk menanggapi pada waktu yang paling nyaman bagi mereka.

Mengajukan pertanyaan konyol

Saya menemukan bahwa analis menghasilkan pekerjaan berkualitas lebih tinggi dengan lebih cepat ketika mereka merasa dapat meminta dan mendapatkan masukan yang sering tentang pekerjaan mereka dari analis lain. Meskipun semua orang di tim Analitik Pemasaran sangat mudah didekati dan membantu, dengan kami semua bekerja dari jarak jauh—dan banyak anggota tim yang relatif baru—seringkali sulit bagi tim untuk merasa nyaman mengajukan pertanyaan satu sama lain, terutama karena mereka tidak selalu yakin kepada siapa harus bertanya. Bertanya di kanal tim terasa tidak pantas dan menakutkan karena kami menggunakan kanal itu untuk membuat pengumuman tim. 

Salah satu analis punya ide bagus: membuat ruang aman untuk pertanyaan dengan membuat saluran Slack yang benar-benar disebut "pertanyaan konyol." Pada kenyataannya, sebagian besar pertanyaan kita sama sekali tidak konyol, tetapi mendedikasikan ruang untuk "pertanyaan konyol" benar-benar membantu orang untuk mengatasi rasa takut dihakimi karena pertanyaan mereka. Hal itu, serta adanya analis yang lebih berpengalaman dan saya sendiri yang memodelkan perilaku dengan mengajukan pertanyaan "bodoh" kami sendiri, benar-benar membantu membuktikan bahwa mengajukan pertanyaan selalu didorong.

Akira Uchino, Pimpinan Pemasaran Jepang, Asana

Kejelasan adalah langkah pertama. Bagian dari mendorong kejelasan termasuk membantu anggota tim menetapkan "individu terbaik" dalam sesuatu. Tugas saya adalah mendorong anggota tim untuk melihat kemampuan mereka. Kemudian, dengan pemahaman itu, mereka memiliki visi yang jelas untuk pertumbuhan dan cara mereka dapat mencapainya. Dari sana, kami dapat bersama-sama membuat cara mereka mengambil langkah selanjutnya ke arah itu, dan mencari tahu cara tim pemasaran Jepang dapat mendukung pertumbuhan mereka.

Berinvestasi dalam tim Anda

Meskipun membutuhkan waktu untuk membangun norma kelompok, berinvestasi dalam norma tersebut berarti berinvestasi dalam tim Anda. Norma grup yang jelas menghilangkan ketidakpastian dan memberi anggota tim kejelasan tentang apa yang diharapkan dari mereka. Dengan begitu, semua orang siap meraih kesuksesan dan anggota baru dapat memulai dengan cepat sejak hari pertama.

Untuk kiat lainnya tentang cara memberdayakan grup dan membangun kerja tim yang luar biasa, baca artikel kami tentang 10 langkah mudah untuk meningkatkan kolaborasi tim.

The Impact Playbook: Memotivasi pegawai di dunia yang cepat berubah

Tingkatkan motivasi dengan membantu pegawai memahami alasan pekerjaannya penting. Dalam ebook gratis ini, pelajari cara menciptakan pemahaman tujuan bersama dalam Tim Anda.

Dapatkan wawasan