Manajemen proyek perusahaan: Apa itu?

Proyek seperti blok bangunan untuk kesuksesan perusahaan. Untuk membantu mereka berjalan lancar dan efisien, perusahaan mengandalkan manajemen proyek. 

Untuk organisasi besar yang menjalankan beberapa proyek sekaligus, manajemen proyek dapat ditingkatkan ke tingkat manajemen proyek perusahaan (EPM).

Manajer proyek perusahaan mengawasi berbagai proyek yang berjalan serentak di berbagai bagian untuk memastikan proyek tersebut memenuhi ekspektasi dan gol perusahaan. 

Dari sudut pandang strategis, menerapkan praktik ini dapat menghasilkan keuntungan dalam hal laba, produktivitas, dan praktik manajemen proyek yang lebih baik. 

Transisi ke EPM dapat menjadi upaya yang signifikan. Jadi, untuk membantu Anda memahami prosesnya dengan lebih baik, panduan ini menjelaskan cara kerja EPM, manfaatnya, cara EPM memengaruhi berbagai fase manajemen proyek, dan cara menerapkan EPM untuk meningkatkan kolaborasi tim. 

Apa itu manajemen proyek perusahaan?

Manajemen proyek perusahaan adalah praktik mengelola beberapa proyek pada skala seluruh perusahaan. Ini memerlukan pengembangan proses standar untuk menyederhanakan manajemen proyek di seluruh perusahaan.  

Tujuan EPM adalah menghubungkan gol dan tujuan perusahaan dengan proyek yang sedang berjalan untuk memastikan perusahaan mengarahkan sumber dayanya ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat. 

Ini juga berarti mengelola elemen yang saling bergantung antarproyek dan memastikan proyek mencapai garis akhir tepat waktu dan sesuai anggaran. 

Hierarki perusahaan dan struktur tim bervariasi, tetapi kantor manajemen proyek perusahaan (EPMO) harus berada di tingkat perencanaan strategis. EPM dapat diawasi oleh manajer proyek perusahaan atau manajer pengiriman. EPMO melapor kepada pemimpin C-suite, seperti chief operating officer atau chief project officer. 

Selain manajemen portofolio proyek, EPMO juga dapat:

• Memberikan bimbingan kepada manajer proyek

• Memastikan proyek selaras dengan tujuan Business umum

• Mengawasi dan mengoordinasikan upaya kantor manajemen proyek (PMO)

• Mengatasi atau mengurangi masalah dalam proyek 

• Melakukan tinjauan proyek rutin

• Menetapkan pedoman dan praktik terbaik untuk tim manajemen proyek 

• Meningkatkan manajemen sumber daya

Intinya, tujuan EPM adalah meningkatkan kualitas dan efektivitas manajemen proyek dalam skala besar dan memastikan proyek memberikan nilai bagi perusahaan.

Elemen manajemen proyek perusahaan

Menurut PMI, ada tujuh elemen yang membentuk model EPM. Beberapa proses berasal dari manajemen proyek tradisional, tetapi diterapkan dalam skala yang lebih besar, dan yang lain unik untuk EPMO. 

1. Analisis risiko

Analisis risiko berkaitan dengan mengidentifikasi dan menilai dampak kualitatif dan kuantitatif risiko terhadap suatu proyek sehingga langkah-langkah yang tepat dapat diambil untuk memitigasinya. 

Analisis risiko bisa rumit karena membutuhkan pengalaman dan pengetahuan menyeluruh tentang portofolio proyek dan perusahaan. Untuk membuat analisis risiko lebih mudah dikelola, Anda dapat menerapkan standar EPM, seperti:

• Meminta manajer produk perusahaan untuk meminta pertanggungjawaban manajer proyek atas rencana mitigasi mereka.

• Menetapkan metrik untuk mengukur risiko yang diproyeksikan, risiko saat ini, dan cadangan kontinjensi.

• Menggunakan teknik estimasi proyek yang memungkinkan mitigasi risiko melalui rencana kontingensi.

Mengintegrasikan analisis risiko dengan proses EPM dapat memberi tim manajemen lebih banyak kontrol saat memutuskan seberapa besar risiko yang dapat diterima saat menimbang imbal hasil proyek. 

2. Estimasi terstruktur

Estimasi proyek adalah komponen utama manajemen proyek, yang mencakup estimasi biaya, sumber daya, atau durasi proyek. EPM menetapkan standar estimasi terstruktur untuk manajer proyek. Misalnya, EPMO akan menentukan siklus hidup standar untuk penyerahan proyek dan memberikan contoh proyek sebelumnya sebagai referensi bagi manajer proyek. 

EPMO juga akan memberikan pelatihan kepada PMO tentang strategi estimasi, seperti estimasi tiga titik dan teknik Delphi. 

3. Tinjauan proyek

Tinjauan proyek berkala melihat progres proyek saat ini serta potensi risiko. EPMO dapat melakukan empat jenis tinjauan: komitmen proyek, startup, progres, dan penutupan. Tujuan tinjauan ini adalah untuk memeriksa standar, status, dan masalah proyek, dan apakah pembaruan diperlukan untuk rencana mitigasi risiko.

Salah satu pendekatan untuk melakukan tinjauan proyek adalah menetapkan warna yang menunjukkan tingkat kepentingan (merah/kuning/hijau) untuk berbagai aspek proyek, seperti penyerahan, manajemen klien, tim, dan anggaran. Dengan begitu, masalah yang paling mendesak dapat dibahas dan ditangani pada rapat manajemen. 

4. Bimbingan manajemen proyek

Manajemen proyek bisa menjadi pekerjaan yang menegangkan tanpa pelatihan dan sumber daya yang memadai. EPMO berinvestasi dalam PMO dengan memberikan pelatihan untuk membantu manajer proyek mengembangkan keterampilan teknis dan manajemen yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Pelatihan dapat diberikan oleh  pakar manajemen proyek internal atau eksternal.

Selain itu, EPMO menyediakan mentor untuk manajer proyek guna mendukung mereka selama perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah.  

5. Manajemen isu yang dieskalasi

Eskalasi dalam manajemen proyek mengubah masalah ke tingkat prioritas yang lebih tinggi. Masalah ini mungkin memerlukan intervensi dari tim eksekutif. Untuk meningkatkan sistem manajemen masalah, EPMO bertanggung jawab mengembangkan aturan dan proses umum untuk eskalasi yang diterapkan di seluruh bagian. 

EPMO meninjau daftar masalah eskalasi terbuka pada rapat manajemen untuk mengidentifikasi penyebab umum masalah ini dan mengajukan perubahan departemen, sistemik, atau organisasi yang diperlukan. 

6. Akuntansi waktu

Waktu dapat menjadi hal yang sangat penting dalam siklus proyek. Memiliki sistem pelacakan waktu yang baik memungkinkan pengukuran yang tepat tentang waktu yang dihabiskan untuk proyek. EPMO dapat menggunakan data dari laporan waktu setiap tim untuk mengembangkan pedoman perencanaan dan estimasi proyek mendatang.

7. Sistem informasi

Sistem informasi adalah tulang punggung EPM. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek perusahaan yang andal dapat menghemat banyak waktu dalam hal perencanaan, pelaporan, dan pelacakan proyek. 

Misalnya, alat pelaporan Asana memudahkan Anda untuk melacak progres proyek secara real time dan memberikan fleksibilitas dalam mengumpulkan serta membagikan wawasan ke seluruh tim proyek dan bagian. 

Data proyek yang dikumpulkan dapat digunakan dalam empat jenis laporan berikut:

1. Pemanfaatan sumber daya

2. Penggunaan sumber daya

3. Progres proyek

4. Aktivitas proyek

Dengan wawasan dari laporan ini, Anda lebih siap untuk memberdayakan tim agar dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik sepanjang prosesnya.  

Cara menerapkan manajemen proyek perusahaan

Jika tim Anda kesulitan melacak proyek saat ini dan memantau progres serta hasil secara efektif, EPM adalah solusi potensial. 

Pertama, struktur perusahaan harus disiapkan untuk mendukung sistem EPM, yang mungkin membawa perubahan pada perusahaan. Sebelum beralih ke EPM, tim manajemen perlu menganalisis struktur perusahaan saat ini, mengidentifikasi potensi hambatan dari sudut pandang operasional, dan memutuskan apakah ini strategi jangka panjang yang baik.

Setelah perusahaan siap menerapkan EPM, ikuti langkah-langkah berikut untuk memulai:

1. Tentukan cara menggunakan EPM

Langkah awal meliputi menentukan cara penggunaan EPM melalui peninjauan proses saat ini dan mengidentifikasi masalah. Pertimbangkan pertanyaan seperti:

• Apa saja tanggung jawab EPMO?

• Sumber daya apa yang diperlukan untuk melakukan langkah ini?

• Bagaimana EPM akan berkontribusi pada tujuan strategis perusahaan?  

• Siapa yang akan mengambil peran baru?

Setiap pertanyaan ini akan membantu Anda menerapkan proses EPM yang sukses.  

2. Keterlibatan pemangku kepentingan

Fase selanjutnya melibatkan penyampaian rencana Anda kepada pemangku kepentingan atau anggota papan. Jelaskan manfaat perpindahan ke EPM dan cara pelaksanaannya. 

3. Meluncurkan proses EPM

Untuk menjalankan EPM, Anda perlu membuat daftar persyaratan dan fase untuk rencana implementasi. Daftar ini akan menjelaskan perubahan pada tim, teknologi, dan pelatihan saat ini yang disepakati para pemangku kepentingan. Peluncuran dapat dilakukan bertahap dari waktu ke waktu atau memiliki tanggal yang ditetapkan.

4. Periksa implementasi EPM

Lakukan tinjauan berkala tentang progres peluncuran EPM. Periksa kinerja EPMO baru, seberapa baik mereka bekerja sama dengan PMO lain, dan identifikasi potensi tantangan saat transisi berlanjut. Ini juga saatnya untuk menyampaikan masalah apa pun kepada tim manajemen dan membuat penyesuaian pada rencana peluncuran sesuai kebutuhan. 

Saat tim beralih, bagian sumber daya manusia mungkin juga perlu memodifikasi proses untuk mendukung model EPM yang baru. Anggota tim EPMO mungkin juga memerlukan sumber daya tambahan, seperti peralatan, perangkat lunak EPM, dan pelatihan yang relevan. 

Metodologi manajemen proyek perusahaan

Tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua EPM karena bergantung pada sumber daya, proses, dan gol perusahaan Anda. Berikut beberapa cara EPM dapat diintegrasikan dengan proses manajemen proyek saat ini.

Pemilihan proyek

Ini adalah proses menilai ide proyek dan memprioritaskan ide yang mendukung gol organisasi secara keseluruhan. Proyek harus disetujui dan berkontribusi pada kesuksesan organisasi, jika tidak, proyek dapat membuang-buang sumber daya perusahaan. 

Perencanaan proyek

Sebelum memulai proyek, Anda harus memulai dengan rencana proyek yang jelas dengan tahapan yang dipetakan. Hal ini sangat penting untuk proyek kompleks yang memiliki linimasa lebih panjang atau berinteraksi dengan beberapa bagian. Saat merencanakan, menggunakan Bagan Gantt atau Papan Kanban untuk membagi dan menjadwalkan tugas mungkin akan membantu. EPMO harus menetapkan standar untuk membuat rencana proyek dan perkiraan anggaran. 

Penghentian proyek

Tidak semua proyek yang dipilih akan berhasil atau memberikan hasil yang diharapkan. Manajer proyek perusahaan harus dapat mengenali proyek yang berpotensi memberikan hasil yang dijanjikan dan proyek berkinerja buruk yang harus diakhiri lebih awal. EPMO juga harus merancang rencana penghentian untuk proyek yang berhasil dan yang tidak berhasil.

Kontrol proyek

Kontrol proyek adalah proses untuk mengumpulkan data proyek dan melacak progres. Aktivitas dapat mencakup pemantauan biaya, pembuatan struktur perincian kerja untuk memvisualisasikan hasil akhir, dan penyusunan strategi untuk meningkatkan kinerja proyek.

Membakukan proses manajemen proyek dengan bantuan EPM akan menyederhanakan siklus proyek di masa mendatang, yang bermanfaat bagi PMO dan perusahaan itu sendiri. 

EPMO vs PMO

Manajemen proyek perusahaan dan manajemen proyek tradisional memiliki tanggung jawab yang tumpang tindih, tetapi keduanya berbeda dalam hal tujuan dan ruang lingkup. Di bawah ini adalah perbandingan yang lebih rinci dari kedua sistem.

Manajemen proyek tradisional

Menurut Paul Dinsmore dari Project Management Institute (PMI), manajemen proyek berpusat pada pertanyaan tentang cara menyelesaikan proyek secara "efektif dan efisien". 

• Cara kerjanya: Kantor manajemen proyek (PMO) bertanggung jawab untuk merencanakan, mengelola, dan melaksanakan proyek untuk memenuhi persyaratan tanpa harus berfokus pada gol umum perusahaan. PMO beroperasi pada tingkat taktis dan operasional, dan melapor kepada EPMO. 

• Apa yang diperlukan peran ini: Manajer proyek harus mahir dalam memimpin, berkomunikasi, dan memecahkan masalah. Manajer proyek harus mahir dalam pemetaan jalan, perencanaan, dan manajemen tugas proyek. Selain itu, mereka harus terbiasa dengan berbagai gaya manajemen seperti Agile, Scrum, dan waterfall.  

Manajemen proyek perusahaan (EPM)

Menurut Dinsmore, EPM lebih berfokus pada pertanyaan tentang cara membuat bisnis "lebih adaptif, responsif, dan karenanya lebih menguntungkan dalam lingkungan multiproyek yang berubah dengan cepat".

• Cara kerjanya: EPMO memiliki tanggung jawab yang mirip dengan PMO, dengan tugas tambahan untuk menyelaraskan portofolio proyek dengan gol tingkat perusahaan. EPMO juga beroperasi pada tingkat strategis. 

• Apa yang diperlukan peran ini: Manajer proyek perusahaan harus memperhatikan detail, mampu menyeimbangkan dependensi berbagai proyek, dan memiliki pemahaman mendalam tentang perusahaan dan industrinya. Pekerjaan ini mungkin memerlukan pelatihan khusus untuk keterampilan teknis tambahan. 

Terlepas dari perbedaannya, PMO dan EPMO dapat bekerja sama untuk menghadirkan visibilitas ke proyek yang berjalan di seluruh perusahaan. 

Manfaat manajemen proyek perusahaan

Manfaat terbesar dari menerapkan EPM ke perusahaan adalah dapat secara signifikan meningkatkan praktik manajemen proyek saat ini agar lebih selaras dengan tujuan strategis perusahaan. 

Berikut perincian tentang cara EPM dapat membantu Anda dan Tim. 

Memberi Anda sumber daya yang dibutuhkan

EPMO bertanggung jawab atas alokasi sumber daya untuk memastikan Anda mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek. EPMO juga dapat mengenali dan mengarahkan perhatian pada proyek yang kekurangan dana tetapi memiliki potensi. Sebaliknya, mereka dapat mengidentifikasi proyek yang berkinerja buruk dan merekomendasikan perubahan yang diperlukan untuk memotong kerugian.  

Memberikan dukungan tambahan untuk tim Anda

Jika Anda mengalami masalah yang melebihi ruang lingkup peran Anda, Anda dapat meminta bantuan dari EPMO. Mereka akan dapat memberikan panduan tentang cara menyelesaikan masalah atau meminta tim kepemimpinan untuk turun tangan jika diperlukan. EPMO juga dapat memberikan bimbingan dan pelatihan untuk mendukung pertumbuhan profesional Anda.   

Meningkatkan tingkat keberhasilan proyek

Tim menghabiskan 30% lebih banyak waktu untuk pekerjaan duplikat setiap minggu. EPM membantu mengatasi masalah itu dan meningkatkan efisiensi dengan menganalisis data pencatatan waktu tim dan mengidentifikasi cara untuk menyederhanakan alur kerja proyek guna memastikan waktu Anda digunakan dengan baik.

Meningkatkan standar manajemen proyek secara keseluruhan

EPM meliputi pembuatan kerangka kerja yang konsisten untuk pelaporan, proses manajemen risiko, dan memusatkan manajemen proyek dan tugas. Mengikuti panduan ini membantu Anda tetap tertata saat mengoordinasikan proyek dan melapor ke EPMO. 

Bawa manajemen proyek Anda ke tingkat perusahaan

Beralih ke EPM adalah langkah besar bagi perusahaan karena mungkin melibatkan beberapa restrukturisasi, tetapi ini akan meningkatkan manajemen proyek di seluruh papan dalam jangka panjang. 

Saat menentukan proses manajemen proyek baru, manfaatkan alat EPM, seperti perangkat lunak manajemen proyek, untuk perencanaan dan pelaporan proyek yang lebih nyaman. 

Mengelola proyek di tingkat perusahaan dapat memerlukan banyak upaya. Baca panduan kami tentang 9 strategi untuk berhasil mengelola beberapa proyek.