Tingkatkan keterlibatan tim dengan templat survei pegawai

Keberhasilan organisasi sangat bergantung pada kepuasan pegawai Anda. Makin mereka suka bekerja untuk Anda, makin baik kinerja mereka, dan makin banyak kesuksesan yang akan Anda lihat sebagai perusahaan. Cara terbaik untuk mengetahui tingkat kepuasan pegawai terhadap organisasi Anda adalah dengan bertanya kepada mereka.

Meskipun mungkin terdengar sederhana, melakukan survei pegawai bisa menjadi tugas yang cukup berat. Untuk memudahkan Anda, kami membuat templat dengan 29 pertanyaan yang harus Anda ajukan dalam survei pegawai berikutnya.

Langsung ke templat atau baca artikel lengkap untuk mempelajari cara survei pegawai membantu Anda meningkatkan keterlibatan tim, mengelola konflik, dan meningkatkan kepuasan secara keseluruhan di perusahaan Anda.

Apa itu survei pegawai?

Survei pegawai biasanya dilakukan oleh Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) setahun sekali. Tujuannya adalah untuk memberi pegawai kesempatan untuk secara anonim dan jujur melaporkan perasaan mereka tentang organisasi Anda. 

Pertanyaan biasanya mencakup topik seperti kesejahteraan pegawai, kompensasi dan tunjangan, dinamika tim, dan budaya perusahaan. Setelah data dikumpulkan, bagian SDM atau pihak ketiga yang tidak memihak akan menganalisis dan mengevaluasi data. Berdasarkan temuan, Anda harus membuat item tindakan yang mengatasi kelemahan atau masalah yang ditunjukkan pegawai dalam survei.

Survei pegawai sangat penting untuk mengukur dan mengelola berbagai hal seperti kepuasan kerja, moral pegawai, dan persepsi mengenai lingkungan kerja. Anda juga dapat menggunakan survei pegawai untuk mengevaluasi proses onboarding atau sebagai bagian dari proses wawancara keluar.

Anonimitas dalam survei pegawai

Jika memungkinkan, usahakan untuk menjaga anonimitas umpan balik semua orang. Ketika Anda menjelaskan bahwa survei bersifat anonim, pegawai lebih mungkin merasa nyaman untuk jujur tentang perasaan mereka yang sebenarnya. Untuk memastikan anonimitas, gunakan survei online atau pekerjakan pihak ketiga untuk mengumpulkan data. Jika Anda melakukan survei internal menggunakan pena dan kertas, minta pegawai untuk tidak menuliskan nama mereka di kertas. 

Selain itu, pastikan Anda tidak mengajukan pertanyaan yang memudahkan identifikasi pegawai yang mengisi survei. Makin kecil organisasi dan tim Anda, makin penting untuk menghindari pertanyaan yang terlalu pribadi. Misalnya, jika Anda bertanya seseorang bekerja di bagian apa, hindari menanyakan kelompok usia dan jenis kelamin mereka agar mereka tidak merasa dapat diidentifikasi. 

Pegawai yang merasa anonimitasnya tidak dijamin dalam survei mungkin menahan diri untuk memberikan umpan balik yang jujur karena takut akan ada konsekuensi.

Survei singkat vs. survei pegawai

Survei singkat adalah survei singkat untuk pegawai yang terdiri dari 1-15 pertanyaan spesifik. Meskipun pegawai biasanya menyelesaikan survei setahun sekali, survei singkat dapat dilakukan setiap tiga bulan, bulanan, atau bahkan mingguan.

Survei singkat adalah alat yang bagus untuk digunakan saat Anda mencoba mendapatkan wawasan cepat tentang kepuasan kerja pegawai. Seperti yang disarankan, kuesioner ini adalah cara terbaik untuk mendapatkan pemeriksaan singkat tentang kinerja Anda di antara survei evaluasi yang lebih mendalam.

Manfaat survei pegawai

Ada beberapa alasan bagus mengapa organisasi harus melakukan survei pegawai:

• Pemberdayaan: Meminta umpan balik dan masukan dari pegawai akan memberi mereka rasa pemberdayaan dan kepemilikan atas karier mereka. Namun, ini hanya benar jika mereka tahu bahwa item tindakan yang mengikuti survei pegawai mengatasi kekhawatiran terbesar mereka dan organisasi Anda benar-benar berupaya untuk mengubah keadaan.

• Keterlibatan: Survei pegawai dapat membantu Anda mengelola dan meningkatkan keterlibatan pegawai. Karena mereka didorong untuk memberikan umpan balik, pegawai lebih cenderung merasa dilibatkan. Selain itu, mereka dapat melaporkan seberapa terlibat mereka setiap hari.

• Pertumbuhan: Pegawai dapat memberi Anda wawasan tentang kelemahan dan kekuatan yang mungkin tidak Anda sadari. Data ini memungkinkan Anda melakukan peningkatan yang meningkatkan keterlibatan dan kinerja pegawai—yang pada akhirnya mengarah pada pertumbuhan.

• Tolok ukur: Dengan melakukan survei pegawai secara berkala, Anda pada akhirnya akan dapat membuat tolok ukur untuk organisasi yang dapat digunakan untuk mengukur progres. 

• Kepuasan: Pegawai yang merasa terlibat dan tahu bahwa mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi Anda lebih mungkin merasa bangga dan puas dengan pekerjaan mereka. Hal ini dapat secara langsung memengaruhi tingkat retensi Anda dan, pada gilirannya, kinerja organisasi Anda secara keseluruhan. 

29 contoh pertanyaan survei

Ada berbagai jenis survei pegawai untuk semua jenis organisasi, bagian, tim, dan skenario. Jenis survei yang harus dilakukan setiap organisasi setidaknya setahun sekali adalah survei kepuasan pegawai.

Ini adalah kesempatan besar untuk mendapatkan umpan balik pegawai yang menyeluruh —jika Anda mengajukan pertanyaan yang tepat. 29 pertanyaan berikut mencakup aspek terpenting dari kepuasan pegawai.

Kesejahteraan pegawai

Rekan tim Anda merasa puas dengan pekerjaannya atau tidak, bukan hanya bergantung pada gajinya. Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan yang sehat adalah kunci dalam retensi pegawai. Untuk memastikan anggota tim merasa dapat menyeimbangkan kehidupan pribadi dan profesional, cukup minta umpan balik mereka.

Berikut beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada tim untuk mencari tahu bagaimana mereka menilai kesejahteraan mereka di tempat kerja: 

1. Apakah pekerjaan Anda terasa bermakna dan menstimulasi?

2. Apa Anda merasa dihargai oleh organisasi kita?

3. Apakah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan strategis kita dan cara Anda dapat berkontribusi untuk mencapainya?

4. Apakah Anda pernah merasa pekerjaan Anda berdampak pada kehidupan pribadi dan kesejahteraan Anda?

5. Apakah Anda yakin organisasi kita melakukan yang terbaik untuk mendukung kesejahteraan pegawai?

6. Bagaimana Anda menilai pengalaman Anda secara keseluruhan terkait kesejahteraan pegawai?

Anda dapat melihat kesejahteraan pegawai sebagai dasar kepuasan kerja. Beberapa blok bangunan lain yang membuat tim Anda merasa dihargai adalah peluang yang mereka terima dalam hal pengembangan karier.

Pengembangan karier dan peluang pertumbuhan

Opsi pengembangan profesional yang Anda tawarkan kepada pegawai dapat berdampak besar pada kepuasan mereka secara keseluruhan. Bagaimanapun, pertumbuhan karier adalah hal yang membuat banyak pegawai termotivasi untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Ajukan pertanyaan berikut kepada tim Anda untuk mencari tahu apakah mereka menghargai pengembangan karier yang Anda tawarkan:

7. Seberapa akrab Anda dengan pengembangan karier dan peluang pertumbuhan di organisasi kita?

8. Apakah Anda merasa termotivasi oleh pekerjaan dan peluang yang tersedia bagi Anda?

9. Pernahkah Anda memanfaatkan peluang pengembangan karier yang kami tawarkan dalam 12 bulan terakhir?

10. Apakah Anda tahu apa yang harus dilakukan untuk maju dalam peran Anda?

11. Apakah Anda merasa memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk maju dalam karier Anda?

12. Apakah Anda merasa tertantang dalam peran Anda?

Penting untuk menyediakan ruang bagi komentar dalam survei pegawai—terutama di area ini. Jika anggota tim memiliki pertanyaan lain tentang pengembangan profesional atau umpan balik tentang peluang pertumbuhan yang Anda tawarkan, mereka dapat menuliskannya di sini untuk Anda jawab dan diskusikan nanti.

Dinamika tim dan komunikasi

Saat orang menghabiskan 40 jam per minggu di kantor (secara virtual atau fisik), mereka harus rukun dengan rekan tim untuk mencapai kepuasan kerja secara keseluruhan.

Cari tahu apakah pegawai Anda dapat mengandalkan anggota tim mereka dan apakah mereka merasa diperlakukan secara adil dengan mengajukan pertanyaan berikut:

13. Apakah Anda merasa dihargai dan diterima oleh tim Anda?

14. Apakah Anda merasa mudah berkolaborasi dengan rekan tim?

15. Apa Anda merasa didukung dan dihargai oleh manajer?

16. Apakah Anda memahami saluran komunikasi kita?

17. Apakah Anda yakin bahwa komunikasi tim jelas dan efektif?

Cari tren skala besar seputar komunikasi dan kolaborasi di organisasi Anda, tetapi juga di setiap bagian. Misalnya, survei dapat mengungkapkan bahwa tim pemasaran Anda mengalami kesulitan terkait komunikasi lintas fungsi. Anda dapat mengatasi masalah itu dengan mengajukan pertanyaan lebih lanjut melalui survei singkat bertarget yang dapat mengungkapkan bahwa tim pemasaran Anda tidak yakin kanal mana yang harus digunakan untuk jenis komunikasi tertentu. 

Membuat atau memperbarui rencana komunikasi dapat mengatasi masalah dan mempermudah komunikasi lintas fungsi untuk tim pemasaran Anda. 

Beban Kerja

Sebagai pemimpin atau manajer, Anda harus terus memantau beban kerja tim untuk mengenali tanda-tanda kerja berlebihan. Faktanya, 80% pekerja intelektual global melaporkan merasa kelebihan kerja dan hampir mengalami burnout. Hal ini dapat menyebabkan keterlibatan yang lebih rendah dan merugikan kesuksesan organisasi Anda secara keseluruhan.

Tanyakan kepada pegawai tentang beban kerja mereka saat ini untuk mendapatkan gambaran dan lihat apakah ada hal yang dapat Anda tingkatkan untuk mengurangi stres. Contoh pertanyaan meliputi:

18. Apakah Anda merasa memiliki cukup waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu?

19. Apakah Anda merasa pekerjaan didistribusikan secara merata antara Anda dan rekan tim?

20. Apakah tanggung jawab pekerjaan Anda jelas ditentukan?

Jika perlu, temukan cara untuk mengurangi atau mengelola beban kerja tim secara lebih efektif. Mungkin, memecahkan masalah ini semudah memperkenalkan perangkat lunak manajemen kerja yang menentukan alur kerja Anda, dan mengurangi kerja tentang kerja dengan tugas yang ditetapkan dengan jelas.

Kompensasi dan tunjangan

Meskipun uang bukan segalanya, kompensasi yang adil dan tunjangan perawatan kesehatan itu penting. Faktor-faktor ini memengaruhi tingkat retensi dan akan memudahkan Anda untuk menarik talenta baru. Bagaimanapun, keamanan dan kompensasi adalah dua tingkat dasar dalam hierarki kebutuhan pegawai.

Cari tahu pendapat pegawai tentang gaji dan tunjangan yang Anda tawarkan dengan pertanyaan seperti:

21. Apakah Anda dibayar secara adil untuk pekerjaan yang Anda lakukan?

22. Apakah Anda puas dengan tunjangan pensiun kami?

23. Apakah Anda puas dengan tunjangan asuransi Anda?

24. Apakah Anda merasa mendapatkan cukup waktu istirahat berbayar untuk beristirahat dan memulihkan diri?

Dengan mendengar langsung dari tim, Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang dicari pegawai dan membuat perubahan internal yang berupaya menuju peningkatan. Sampaikan upaya Anda secara transparan untuk memastikan tim merasa didengar dan dipahami.

Budaya perusahaan

Terakhir, Anda perlu menanyakan tentang cara pegawai memandang budaya Tempat Kerja di organisasi Anda. Anda dapat menawarkan semua manfaat, acara, atau tunjangan gratis—jika tidak dianggap sesuai maksud, Anda harus membuat perubahan.

Tanyakan kepada pegawai bagaimana mereka memandang dan merasakan budaya perusahaan Anda, jadi Anda tahu apakah Anda berada di jalur yang benar:

25. Apa Anda puas dengan budaya perusahaan kita secara keseluruhan?

26. Apakah Anda merasa keragaman dan inklusi dianggap serius dalam organisasi kita?

27. Apa Anda yakin bahwa setiap orang di organisasi kita memiliki akses yang sama terhadap kesempatan kerja dan pertumbuhan?

28. Apakah Anda merasa kami terbuka untuk perubahan dan menghargai umpan balik Anda?

29. Apa Anda yakin organisasi kita mengomunikasikan informasi secara tepat waktu dan transparan?

Pegawai yang merasa perusahaannya benar-benar mematuhi nilai-nilai perusahaan lebih cenderung untuk tetap terlibat, termotivasi, dan terinspirasi.

Templat survei pegawai

Jika Anda ingin melakukan survei pegawai dalam skala yang lebih besar, cari layanan atau alat yang membantu Anda mengumpulkan dan menganalisis data dengan cara yang aman dan efisien. Beberapa aplikasi, seperti Culture Amp, menyediakan pengumpulan data yang mudah untuk tim atau organisasi besar. Aplikasi ini mengumpulkan data secara anonim dan mengevaluasinya secara otomatis, jadi Anda hanya perlu membuat item tindakan yang mengikuti proses survei.

Namun, jika Anda bekerja dengan tim yang lebih kecil atau baru saja memulai proses survei pegawai, templat sederhana dapat mengarahkan Anda ke arah yang benar.

Unduh templat gratis kami di bawah ini untuk survei pegawai Anda berikutnya. Templat ini menggunakan skala sederhana yang dapat Anda evaluasi dengan mudah untuk meninjau perasaan setiap pegawai tentang perusahaan, tetapi juga memungkinkan Anda mengukur kinerja tim secara keseluruhan.

Cara mengevaluasi survei pegawai

Anda telah mengumpulkan semua data—luar biasa! Lalu, bagaimana?

Untuk memastikan bahwa pegawai Anda merasa dihargai dan dihargai, luangkan waktu untuk benar-benar mencerna dan memproses survei umpan balik. Untuk meningkatkan pengalaman pegawai, Anda perlu menggabungkan dan mengevaluasi tingkat kepuasan mereka secara keseluruhan. Berikut caranya:

• Ucapkan terima kasih: Kirim pesan kepada semua orang yang mengisi kuesioner untuk berterima kasih atas waktu mereka. Sertakan langkah selanjutnya dan perkiraan linimasa dalam pesan, sehingga pegawai Anda tahu apa yang akan terjadi selanjutnya. Semakin transparan Anda dengan proses ini, semakin besar kemungkinan tim akan memercayai Anda.

• Analisis dan evaluasi tanggapan survei: Baik Anda menganalisis data secara internal atau membiarkan pihak ketiga menanganinya, sekarang saatnya untuk mencari tahu pendapat pegawai tentang organisasi Anda. Temukan kesamaan dan cari tren dalam berbagai tim, bagian, atau seluruh organisasi Anda.

• Buat rencana tindakan: Langkah ini sangat penting dan merupakan tujuan utama dari melakukan survei. Kumpulkan data Anda dan evaluasi kekuatan dan kelemahan yang ingin Anda atasi. Rencana tindakan Anda harus menentukan dengan jelas urutan dan cara Anda berencana untuk menerapkan perubahan.

• Bagikan hasil survei dan rencana tindakan Anda: Transparansi adalah kuncinya. Bagikan wawasan yang telah Anda peroleh dari survei ke organisasi Anda. Pastikan bahwa cara Anda membagikan hasil membuat tanggapan individu semua orang tetap anonim. Ikuti setiap wawasan dengan item tindakan yang sesuai sehingga pegawai Anda tahu bagaimana Anda berencana untuk mengubah keadaan.

• Tindak lanjuti dan ulangi: Terus beri tahu pegawai tentang langkah-langkah yang akan Anda ambil. Ini akan memastikan bahwa mereka terus merasa dihargai dan dianggap serius sepanjang tahun hingga Anda melakukan survei pegawai berikutnya.

Cara yang bagus dan mudah untuk memantau tingkat kepuasan pegawai terhadap implementasi rencana tindakan Anda adalah dengan mengirimkan survei singkat kapan saja sepanjang tahun.

Belajar dari pegawai untuk meningkatkan bisnis Anda

Pada akhirnya, tidak masalah apakah Anda mengirimkan survei singkat, survei kepuasan kerja, atau evaluasi mandiri. Yang penting adalah Anda menyertakan orang-orang yang bekerja untuk Anda dalam upaya Anda untuk terus meningkatkan organisasi Anda.

Pegawai yang terlibat lebih termotivasi dan berinvestasi di perusahaan Anda. Untuk melakukan ini, pastikan Anda tidak hanya mengumpulkan umpan balik—tetapi juga mendengarkannya. Setelah mengirimkan pertanyaan survei kepuasan pegawai, buat rencana tindakan berdasarkan umpan balik mereka dan komunikasikan cara Anda berencana untuk menerapkan perubahan.