Alasan kita kesulitan melakukan kolaborasi lintas tim dan cara mengatasinya

Mengingat banyaknya teknologi yang dibuat untuk meningkatkan komunikasi tim, kolaborasi lintas tim seharusnya lebih mudah dari sebelumnya. Kita dapat langsung menghubungi rekan kerja dengan Slack. Kita dapat membagikan dokumen ke seluruh dunia dengan Google Drive. Kita dapat memberikan tugas dan berkolaborasi dalam proyek di Asana. Namun, memperkenalkan perangkat lunak baru kepada tim Anda tidak selalu cukup. Anda mungkin juga memiliki hambatan lain yang lebih bersifat interpersonal untuk diatasi.

Belajar berkolaborasi dengan anggota tim di berbagai bagian dapat membuka peluang bagi perusahaan untuk melakukan pekerjaan terbaik. Jadi, mengapa kita menolaknya? Dan mengapa kita kesulitan memfasilitasi hal itu bahkan ketika kita semua setuju bahwa kita menginginkannya? Di bawah ini, Anda akan menemukan 5 hambatan umum untuk kolaborasi lintas tim, bagian, dan fungsi—beserta solusinya.

5 kiat untuk meningkatkan kolaborasi lintas tim

Sederhananya, kolaborasi lintas fungsi adalah saat orang-orang dari berbagai tim atau fungsi (pemasaran, penjualan, teknik, SDM) dalam satu perusahaan bekerja sama untuk mencapai gol, proyek, atau tanggung jawab bersama.

Ini bisa berupa apa saja, mulai dari tanggung jawab sehari-hari, seperti dukungan pelanggan dan pemasaran yang bekerja sama di media sosial, hingga proyek sekali waktu, seperti penjualan dan produk yang mengembangkan fitur baru yang mengonversi pelanggan. Namun, mewujudkannya—belum lagi membuatnya berfungsi—tidak selalu mudah.

1. Tim yang terlibat memiliki gol yang bertentangan—atau tidak memiliki gol sama sekali

Pernahkah Anda mencoba melibatkan tim lain dalam sebuah proyek, hanya untuk mendengar mereka mengatakan "itu bukan prioritas bagi kami"? Hal ini dapat membuat frustrasi jika Anda tahu hal itu akan berdampak langsung pada pendapatan, mendapatkan sejumlah besar pelanggan baru, memperbaiki utang teknis yang besar, atau berdampak positif pada bisnis Anda.

Dalam hal ini, Anda dan tim terkait mungkin tidak memiliki keselarasan gol. Atau lebih buruk lagi, Anda tidak tahu gol tim atau perusahaan Anda.

Kurangnya kejelasan tujuan akan terlihat jelas saat Anda mencoba keluar dari sekat untuk berkolaborasi—dan kemudian menemui hambatan.

Solusi: selaraskan gol dan bagikan kepada semua orang

Dorong para pemimpin senior untuk membuat gol perusahaan Anda terlihat publik sehingga semua orang, bukan hanya tim kepemimpinan, mengetahui prioritas perusahaan Anda. Jika Anda seorang kontributor individu, pastikan Anda tahu bagaimana proyek Anda berkontribusi pada gol yang lebih luas (Anda dapat menggunakan piramida kejelasan untuk membantu memetakan hal ini) dan mengomunikasikan gol yang didukung inisiatif Anda kepada kolaborator.

Jika Anda menggunakan Asana, buat proyek yang mencantumkan semua gol dan tujuan perusahaan Anda. Bagikan ke seluruh perusahaan Anda sehingga setiap tim—mulai dari akuntansi hingga penjualan—memahami gambaran yang lebih besar. Anda dapat menggunakan akses hanya komentar untuk memastikan proyek tersebut dapat dilihat, tetapi tidak dapat diedit, oleh semua orang. Untuk petunjuk selengkapnya, baca artikel Pusat Bantuan kami tentang membuat proyek gol dan milestone perusahaan di Asana.

2. Anda tidak mengetahui proyek dan inisiatif tim lain

Beberapa kolaborasi terbaik yang pernah saya kerjakan dimulai ketika rekan kerja lain menoleh ke arah saya dan berkata, "Hei, tim ini dan itu sedang mengerjakan XYZ. Apa Anda tahu tentang itu?"

Anda mungkin juga pernah mengalami hal ini. Kolaborasi organik hanyalah sebagian kecil dari keseluruhan. Pikirkan berapa banyak peluang lain yang dapat kita temukan dengan secara aktif mengomunikasikan pekerjaan kita satu sama lain.

Solusi: bagikan pekerjaan mendatang di dalam dan di luar bagian Anda

Tidak mengetahui apa yang dilakukan rekan kerja Anda menciptakan hambatan untuk kolaborasi yang efektif, tetapi tidak harus begitu. Untuk mengatasi hal ini, bagikan ringkasan pekerjaan mendatang tim Anda secara berkala ke seluruh perusahaan atau buat tempat di mana orang lain dapat dengan mudah menemukan informasi ini.

Perhatikan saja gangguan. Meskipun ada baiknya untuk mengetahui hal yang sedang dikerjakan setiap tim di perusahaan Anda, setiap orang tidak perlu tahu tentang setiap Tweet kecil, perbaikan bug, atau kasus dukungan pelanggan. Buat brief berbagi Anda, tetapi beri rekan kerja tujuan yang dapat mereka kunjungi (seperti proyek Asana) jika mereka ingin mempelajari selengkapnya.

Di Asana, gunakan pembaruan status untuk memberi semua pengikut proyek Anda pembaruan singkat tentang progres dan pekerjaan mendatang. Untuk inisiatif yang lebih besar, buat ringkasan dan bagikan sebagai percakapan tim atau seluruh staf. Sertakan tautan ke tugas dan proyek yang relevan dan undang rekan tim untuk bergabung ke proyek jika mereka dapat berkontribusi.

3. Anda tidak memahami peran, tanggung jawab, atau jargon rekan kerja

Suatu kali, saya mendengarkan seorang rekan kerja memberikan pembaruan yang sama dalam rapat tim mingguan kami selama dua bulan berturut-turut. Saya rasa itu tidak relevan dengan pekerjaan saya. Sampai saya melihat hasil akhirnya dan menyadari bahwa kami baru saja melewatkan kesempatan yang sangat baik untuk berkolaborasi. Seandainya kami membicarakannya secara lebih detail, kami dapat menemukan cara untuk mengurangi pekerjaan duplikat dan mempersingkat linimasa proyeknya.

Seringkali, "koneksi yang terlewatkan" ini terjadi di tempat kerja karena kita:

1. tidak sepenuhnya memahami peran atau tanggung jawab orang lain

2. menggunakan jargon dan nomenklatur yang tidak mudah dipahami oleh khalayak yang lebih luas

Untungnya, kesadaran adalah langkah pertama untuk mendobrak hambatan ini.

Solusi: pelajari siapa yang melakukan apa dan cara berbicara dalam bahasa mereka

Kapan pun Anda bisa, kenali rekan kerja Anda, gaya kerja mereka, dan ajukan pertanyaan terperinci tentang pekerjaan yang sedang mereka kerjakan. Di perusahaan yang lebih besar, fasilitasi peluang belajar, seperti 1-1 acak atau "tunjukkan dan ceritakan" di seluruh perusahaan di mana orang dapat mempresentasikan hal-hal yang mereka bangun, luncurkan, atau kerjakan.

Di Asana, kami melakukan ini dengan menetapkan area tanggung jawab (AoR) untuk setiap pegawai dan menyimpan daftar semua AoR dan pemiliknya. Ini membantu semua orang mengetahui persis siapa yang melakukan apa.

4. Mengambil proyek lain tampaknya terlalu memakan waktu

Ini mungkin skenario yang paling umum: Anda mengundang tim atau rekan tim untuk berkolaborasi dalam suatu proyek dengan Anda. Mereka tertarik, tetapi tidak punya waktu. Mungkin mereka setuju untuk membantu tetapi "bulan depan" atau "triwulan depan". Pada akhirnya, proyek Anda ditunda tanpa batas waktu dan Anda sudah menyerah untuk menyelesaikannya.

Masalahnya, terlibat dalam proyek baru sering kali tampak seperti tugas yang menakutkan dan memakan waktu—bahkan jika itu sebenarnya tugas yang jauh lebih kecil.

Solusi: Sampaikan proposal, linimasa, dan perkiraan komitmen waktu yang jelas

Sebelum Anda meminta rekan kerja untuk membantu proyek baru, luangkan waktu untuk memperkirakan durasi proyek. Sediakan waktu ekstra untuk proyek Anda jika memungkinkan. Kemudian, uraikan peran rekan kerja dan perkiraan komitmen waktu. Jika rekan kerja memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang hal yang Anda butuhkan darinya dan berapa lama waktu yang dibutuhkan, hambatan untuk terlibat menjadi lebih kecil.

Di Asana, buat proyek dan tambahkan deskripsi serta tenggat ke tugas. Berikan tugas dalam proyek Anda kepada masing-masing rekan tim. Kemudian, gunakan bidang kustom untuk menambahkan perkiraan komitmen waktu. Saat Anda memberikan tugas, rekan kerja akan memiliki pemahaman yang jauh lebih jelas tentang hal yang harus dilakukan, tenggat, dan waktu yang dibutuhkan.

5. Ada keengganan untuk mengadopsi cara kerja baru

"Kebiasaan adalah autopilot versi otak Anda," tulis Stephanie Vozza di Fast Company. Di tempat kerja, ini sering kali diartikan sebagai keengganan untuk mengadopsi alat, metode, atau cara kerja baru. Ini adalah mentalitas jika tidak rusak, mengapa harus diperbaiki. Dan kita semua tahu kebiasaan itu sulit diubah.

Sayangnya, tetap berpegang pada kebiasaan kita mengabaikan peluang untuk bekerja lebih efisien, menghemat waktu, dan menjadi yang terdepan. (Pikirkan saja keuntungan yang didapat pengguna awal email dibandingkan rekan-rekan mereka yang tidak menggunakan email!) Dan siapa yang tidak ingin memiliki lebih banyak waktu?

Solusi: Perkenalkan alat atau kebiasaan baru secara perlahan

Jika Anda memperkenalkan sesuatu yang baru—baik itu proses atau alat baru—kepada tim, biarkan orang-orang terbiasa dengan proses baru. "Saya menemukan bahwa tidak perlu mendorong perubahan besar pada proses [saat melatih orang baru untuk menggunakan Asana]," kata anggota Komunitas Asana, Caisha. “Mulailah dengan proyek sederhana, seperti agenda rapat atau acara. Idealnya, ini adalah sesuatu yang perlu diketahui atau dilibatkan oleh banyak orang di bagian terkait, terlepas dari fokusnya.”

Anda juga dapat memiliki narahubung, atau juara, yang dengan lembut mengingatkan orang-orang, "Hai, ingat proses baru yang kita ikuti?" Atau "Hai, bisakah Anda memasukkan ini di Asana?" untuk membantu orang lain mengadopsi cara kerja baru.

Jika Anda baru mulai menggunakan Asana bersama tim, gunakan integrasi seperti pengaya Gmail untuk membantu orang beralih dengan lancar dari berkomunikasi melalui email ke berkolaborasi di Asana.

Mulai berkolaborasi dengan rekan tim

Dengan kolaborasi yang efektif, Anda dapat membuka beberapa pekerjaan terbaik tim, mengungkap wawasan yang tidak pernah Anda ketahui bahwa Anda membutuhkannya, dan meningkatkan hasil proyek dari cukup baik menjadi luar biasa. Namun, memfasilitasi kolaborasi tidak selalu mudah. Ini membutuhkan upaya. Anda berhak memutuskan apakah akan membiarkan hambatan menjebak Anda di dalam sekat atau menghancurkannya.