Sederhanakan pembuatan konten dalam skala besar dengan AI Studio

Pemasaran konten sangat mirip dengan lomba estafet, di mana kesuksesan bergantung pada serah terima yang sempurna. Penulis dan editor menyerahkan tugas kepada tim kreatif, tim kreatif kepada tim desain, tim desain kembali kepada tim editorial, dan terakhir tim editorial kepada pemilik saluran, seperti manajer media sosial atau tim web. 

Setiap transisi sangat penting untuk memenangkan perhatian audiens, yang merupakan hadiah utama di lanskap digital yang sangat kompetitif saat ini. Tetapi, bagaimana jika Anda dapat menyederhanakan serah terima ini, mengurangi hambatan, dan mempercepat Tim Anda menuju garis finish? 

Di Asana, kami ingin AI membantu kami mengubah produksi editorial dari estafet yang rumit menjadi sprint yang tersinkronisasi, di mana serah terima dilakukan dengan kecepatan dan ketelitian yang belum pernah ada sebelumnya. 

Berikut cara kami menggunakan AI Studio, Pembuat Alur Kerja tanpa kode kami, untuk melakukannya, sambil memastikan manusia selalu mendapatkan informasi terkini.

Merancang asisten editorial yang sempurna

Saat kami mulai mencari cara menggunakan AI Studio, kami ingin berfokus pada masalah utama yang sebenarnya. Kami sebenarnya tidak mengalami masalah terkait proses penulisan yang kreatif. Risiko keterlambatan dan tekanan produksi lebih berfokus pada “pekerjaan remeh” atau serangkaian serah terima yang akan terjadi pada peluncuran yang lebih besar, seperti laporan tahunan atau pengumuman hasil penelitian penting. 

Mari kita ambil contoh penelitian dari rekan kami di The Work Innovation Lab, divisi penelitian Asana tentang masa depan dunia kerja. Mereka adalah penulis dan peneliti yang luar biasa dan juga penerbit yang produktif. Ini berarti tim pemasaran konten di Asana diberi Tugas beberapa kali dalam setahun untuk mempromosikan hasil penelitian utama mereka, terkadang berdasarkan aset utama yang panjangnya lebih dari 20 halaman. 

Dalam sebagian besar skenario peluncuran ini, tiga penulis atau lebih dapat diberi Tugas untuk menyusun draf naskah panjang yang sama, dan masing-masing penulis membuat konten turunan, seperti artikel blog, postingan media sosial, dan lainnya. Tanpa koordinasi yang memakan banyak waktu, poin-poin utama serta gaya dan nada bicara dapat dengan mudah mulai berbeda dari satu aset ke aset lainnya, sehingga kehilangan kesan kohesif dari peluncuran yang terkoordinasi dengan baik. 

AI Studio menjadi senjata rahasia kami dengan memungkinkan Alur Kerja kustom yang mengubah penelitian utama menjadi pesan yang konsisten dan spesifik untuk setiap saluran. Pedoman terpadu ini memastikan konsistensi merek di semua titik kontak, mulai dari buletin email hingga postingan Instagram.

Dalam praktiknya, Alur Kerja kami dimulai dengan menambahkan konten sumber ke proyek yang disesuaikan. Dalam hitungan menit, AI menghasilkan garis besar yang disesuaikan untuk semua aset yang diminta secara bersamaan, mengikuti panduan terperinci kami—termasuk format khusus seperti karosel media sosial. Hasilnya: Penulis manusia dapat segera mengembangkan garis besar yang terstruktur tanpa perlu menebak-nebak prioritas atau format.

Menyempurnakan, menguji, dan menyesuaikan secara detail

Bagian yang menyenangkan, namun mungkin juga membuat frustrasi, dari AI adalah membuatnya bekerja persis seperti yang Anda inginkan. Ini sering kali merupakan proses percobaan. Kembali ke metafora olahraga tadi, Tim estafet atletik yang hebat perlu berlatih, berlatih, dan berlatih lagi. Hal yang membantu kami adalah kami tidak mengharapkan kesempurnaan sejak awal.

Kerangka konten pertama kami yang dibuat oleh AI membutuhkan pembinaan yang serius. Kami menemukan bahwa memberikan instruksi yang lebih spesifik dalam prompt kami—seperti memberikan petunjuk yang lebih baik kepada rekan tim AI kami—secara dramatis meningkatkan hasil. Misalnya, alih-alih meminta “teks untuk media sosial,” kami belajar untuk menentukan “postingan LinkedIn yang menekankan manfaat produktivitas bagi pemimpin Tim” agar mendapatkan hasil yang tepat sesuai kebutuhan kami. Kami juga menemukan bahwa Panduan merek kami, yang dibuat untuk era sebelum AI, tidak selalu dipahami oleh model saat ini dan perlu diedit agar panjangnya tepat dan jelas. 

Berikut adalah salah satu contoh output teks dasar, yang diambil dari laporan AI baru, tetapi tanpa panduan terperinci yang dapat kami masukkan ke AI Studio:

Sekarang, inilah tampilannya setelah Alur Kerja:

• Sesuai dengan format yang kami butuhkan

• Menyediakan lebih banyak konten sebagai dasar untuk dikembangkan, termasuk judul dan teks gambar

• Menyediakan naskah keterangan yang mengikuti panduan AI

Alasan pentingnya pendidikan dan sertifikasi

Ketika memulai proses ini, kami tidak memiliki pengetahuan yang luas tentang Alur Kerja AI, jadi mendapatkan dasar pemahaman yang baik sangatlah membantu. Baik Steph Bui, pimpinan strategi konten, maupun Katie Ryan O'Connor, kepala pemasaran konten, mendapatkan sertifikasi AI Studio saat mengerjakan proyek ini. Sertifikasi mungkin juga cocok untuk Anda, dan Anda dapat menelusuri semua penawaran sertifikasi Asana di sini.

Sertifikasi ini tidak hanya tentang mempelajari aspek teknis AI Studio. Sertifikasi ini mencakup konten yang membantu memahami hal-hal mendasar tentang perancangan prompt, arsitektur Alur Kerja, dan cara mengintegrasikan AI secara matang ke dalam proses konten yang sudah ada. Basis pengetahuan ini terbukti sangat berharga ketika kami menghadapi hambatan yang tidak dapat dihindari atau perlu mengatasi output yang tidak terduga.

Mengatasi serangkaian kasus penggunaan baru

Apa lagi yang bisa dilakukan AI Studio untuk Tim pemasaran konten yang sibuk? Nah, kami dengan cepat terpikat pada kemampuan baru kami dan mulai memikirkan kasus penggunaan baru. 

Kasus penggunaan berikutnya untuk asisten editorial kami adalah menggunakan Alur Kerja untuk membantu kami membuat garis besar sketsa pelanggan menggunakan pengajuan dari program Work Innovation Awards kami. Dengan memanfaatkan wawasan pelanggan kami sendiri, kami dapat membuat konten yang terasa autentik tentang mereka, dan melakukannya sesuai kebutuhan. 

Saat ini, Alur Kerja ini dapat mengambil satu pengiriman dari Formulir Asana dan dalam 1-2 menit, garis besar sketsa cerita pelanggan sudah lengkap dan siap diserahkan kepada penulis untuk penelusuran, penulisan, dan penyempurnaan lebih lanjut. Sekali lagi, ini bukan tentang penggantian secara total, melainkan tentang hubungan antara AI dan manusia.

Kami juga melihat bahwa pengoptimal nilai sebenarnya dari pendekatan ini terletak pada Integrasinya dengan Platform manajemen kerja Asana. Tidak seperti alat AI mandiri, AI Studio dapat mengakses Tugas, Proyek, dan Gol Tim Anda, sehingga memberikan konteks yang membuat outputnya sangat relevan. AI Studio dapat mengambil informasi langsung dari Alur Kerja Anda yang sudah ada, sehingga Anda tidak perlu terus-menerus menjelaskan kembali gaya merek atau tujuan strategis Anda.

Baru-baru ini, kami menemukan kebutuhan untuk menulis naskah email yang cukup formula dan berurutan untuk serangkaian email yang dikirim dari Asana kepada pengguna setelah pemicu tertentu. Ini adalah kesempatan yang tepat untuk Alur Kerja AI Studio, di mana kami dapat memberikan panduan mengenai tujuan dan konten untuk setiap email dalam kumpulan tersebut, dan meminta AI Studio menghasilkan naskah yang kemudian dapat disempurnakan oleh penulis dan pakar saluran.

Pelajaran yang diambil

Kreator konten mungkin sangat sensitif terhadap perubahan yang timbul seiring dengan peningkatan penggunaan AI di Tempat Kerja. Hal ini masuk akal, khususnya mengingat kecepatan dan ketepatan model AI generatif yang kini dapat melakukan penelitian dan menulis sesuai spesifikasi.

Di Asana, kami percaya ini adalah kolaborasi antara manusia + AI. 

Para penulis kami kini menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pemformatan berulang dan lebih banyak waktu untuk pemikiran kreatif dan keputusan strategis—bagian dari Pembuatan konten yang menjadi keunggulan manusia dan benar-benar mereka nikmati. Serah terima antaranggota Tim lebih lancar karena setiap orang memulai dengan fondasi yang konsisten yang dapat disempurnakan, bukan dibuat dari awal.

Ingat metafora lomba estafet tadi? Dengan AI Studio, seolah-olah kami telah menambahkan seorang pelatih lintasan yang memastikan semua orang tahu persis kapan dan bagaimana cara menyerahkan tongkat estafet. Lomba ini masih dijalankan oleh Tim kami yang berbakat, tetapi sekarang mereka dapat berfokus pada kecepatan dan keunggulan alih-alih khawatir akan kesalahan saat serah terima.