Kolaborasi di tempat kerja: 11 cara meningkatkan kinerja tim Anda
Di Asana, misi kami adalah membantu manusia berkembang dengan mendorong berbagai tim di dunia untuk bekerja sama dengan mudah. Kolaborasi di tempat kerja meningkatkan kerja tim. Hal ini memungkinkan rekan-rekan tim berbagi keterampilan, talenta, dan ide mereka guna meraih gol bersama.
Saat dilakukan dengan benar, kolaborasi di tempat kerja dapat memiliki dampak positif pada tim dan organisasi. Kolaborasi dapat meningkatkan efisiensi, inovasi, dan relasi antartim. Dalam artikel ini, kami membahas manfaat dan tantangan ruang kerja kolaboratif, keterampilan yang harus dicari dalam tim kolaboratif, dan cara Anda mendukung mereka untuk menciptakan lingkungan kerja yang inovatif dan positif.
Apa itu kolaborasi tim di tempat kerja?
Kolaborasi tim adalah landasan membangun sinergi tim karena tim kolaboratif bekerja sama mencurahkan pendapat untuk mendapatkan ide baru, berbagi pengetahuan, dan menyelesaikan proyek ambisius. Sederhananya, tim kolaboratif adalah tim yang menghasilkan lebih banyak hal bersama-sama daripada yang dapat dilakukan sendiri oleh anggota tim secara individu.
Berdasarkan peran Anda, kolaborasi tim di tempat kerja dapat terlihat berbeda:
Untuk pemimpin tim, kolaborasi tim dapat membantu Anda mengalokasikan pekerjaan dengan cara yang membuat bawahan meraih kesuksesan, memperluas set keterampilan, dan membantu meningkatkan karier mereka.
Sebagai kontributor individu, kolaborasi membantu Anda berkomunikasi dengan tim secara lebih efektif dan bekerja sama untuk mencapai gol tim.
Untuk kolaborator lintas fungsi, kolaborasi tim sangat penting untuk memastikan pekerjaan berjalan lancar. Tanpa cara bekerja sama dan berkomunikasi yang jelas, pada akhirnya tim bekerja dalam silo dan pekerjaan dapat terlewat.
Cara berkolaborasi di tempat kerja
Memahami cara berkolaborasi secara efektif dimulai dengan menciptakan lingkungan kerja kolaboratif tempat anggota tim berbagi pengetahuan, memecahkan masalah bersama, dan bekerja mencapai gol bersama. Berikut cara meningkatkan kolaborasi di tempat kerja:
Ciptakan budaya kepercayaan. Tim berkolaborasi dengan baik ketika mereka merasa aman untuk berbagi ide dan menyuarakan masalah. Lingkungan kerja yang dibangun atas dasar kepercayaan memungkinkan komunikasi terbuka dan diskusi produktif.
Runtuhkan sekat pemisah antartim. Kualitas kerja lintas fungsi meningkat saat anggota tim dapat mengakses informasi bersama alih-alih bekerja secara terpisah. Tim kolaboratif berkembang pesat saat tim mengetahui cara menyambungkan pekerjaan mereka.
Sederhanakan cara informasi dibagikan. Miskomunikasi terjadi ketika file, pesan, dan pembaruan tersebar di berbagai platform. Menggunakan perangkat lunak kolaborasi tim menjaga semua informasi di satu tempat, mengurangi kebingungan.
Gunakan alat kolaborasi di tempat kerja. Baik tim bekerja secara langsung, jarak jauh, maupun dalam pengaturan kerja hybrid, alat seperti Slack, Asana, dan aplikasi konferensi video mendorong kolaborasi di kalangan sekelompok orang.
Dukung gaya kerja yang berbeda. Tidak semua anggota tim berkolaborasi dengan cara yang sama. Beberapa mungkin lebih suka rapat tim terstruktur, sementara yang lain berkontribusi lebih banyak melalui sesi pengiriman pesan atau curah pendapat. Pendekatan fleksibel membuat kolaborasi lebih mudah untuk semua orang.
Mempelajari cara membangun kolaborasi di tempat kerja menciptakan tim yang lebih kuat dan lebih terhubung, yang bekerja secara efisien menuju kesuksesan bersama.
11 cara meningkatkan kolaborasi tim
Jadi, Anda ingin membangun tim kolaboratif: lalu, apa langkah selanjutnya? Mendorong kolaborasi tim tidak semudah mengubah tombol "aktif" atau "tidak aktif". Perlu dedikasi dan fokus untuk mengembangkan keterampilan pengelolaan proyek ini. Namun, jika Anda siap menuai manfaat kolaborasi tim, berikut 11 kiat untuk membantu Anda membangun budaya perusahaan yang kolaboratif:
1. Pelihara kolaborasi sebagai nilai
Sekalipun terkesan sudah jelas, Anda benar-benar harus menetapkan bahwa kolaborasi penting bagi Anda dan tim. Tidak semua tim menghargai kolaborasi, beberapa tim didorong oleh kompetisi atau kecakapan individu. Luangkan waktu untuk menjelaskan bahwa kolaborasi tim itu penting dan uraikan cara tim mencapainya.
2. Tetapkan kesepakatan komunikasi
Salah satu cara membangun dan meningkatkan kolaborasi tim adalah membuat pedoman komunikasi dan kerja sama untuk tim. Ingat: awalnya, kolaborasi itu tidak mudah. Anggota tim yang bekerja sama membutuhkan waktu untuk sepenuhnya merasa nyaman satu sama lain, dan ini bukan masalah. Namun, dengan berdiskusi dan bersama-sama membuat rencana komunikasi tim, Anda dapat mempermudah proses.
Luangkan waktu untuk menentukan:
Apa yang harus dikomunikasikan melalui email?
Pesan apa yang harus dikirim melalui sistem pengiriman pesan langsung?
Informasi apa yang harus dibagikan melalui alat pengelolaan proyek?
Adakah preferensi hari atau waktu untuk rapat?
Jenis pedoman atau aturan komunikasi dan diskusi apa yang harus kita tentukan sebagai tim untuk menciptakan lingkungan yang inklusif?
Mengetahui kapan tidak berkomunikasi juga berguna. Pastikan Anda mengalokasikan waktu untuk pekerjaan dengan fokus tinggi, dan dorong karyawan untuk mengaktifkan mode "Jangan Ganggu" jika perlu atau memblokir kalender mereka untuk menghindari hari-hari rapat yang acak. Di Asana, kami mempraktikkan Rabu Tanpa Rapat yang memberi waktu bagi semua orang, mulai anggota tim terbaru hingga pemimpin eksekutif, untuk fokus bekerja.
3. Ajak berkarya bersama
Prinsip utama kolaborasi tim adalah tim dapat melakukan sesuatu secara lebih baik bersama-sama daripada sendirian. Jadi, salah satu cara terbaik untuk mendorong kolaborasi tim adalah dengan mengajak berkarya bersama. Jangan hanya menyuruh anggota tim untuk bekerja bersama dalam proyek. Sebaliknya, lakukan sesi curah pendapat, dorong diskusi, dan beri ruang untuk perbedaan pendapat. Berkarya bersama berarti membangun ide bersama, bukan menarik diri untuk meraih gol sendiri-sendiri.
Berkarya bersama pun tidak harus tatap muka. Sesi curah pendapat asinkron bisa sangat bermanfaat. Satu cara sederhana untuk berkarya bersama tim virtual adalah semua orang berkolaborasi di Google Doc. Cukup buka dan jadikan ide satu sama lain sebagai landasan.
4. Dorong komunikasi terbuka…
… dan lakukan dengan sungguh-sungguh. Kolaborasi terjadi saat anggota tim merasa dia dapat menjadi diri sendiri saat bekerja. Anggota tim harus didorong untuk berpartisipasi, berinovasi, dan berkomunikasi. Daripada memendam pendapat atau membatasi perasaan, mereka dapat menjadi diri sendiri dan menawarkan semua ide hebat yang dihasilkannya.
Namun, komunikasi terbuka juga berarti bahwa, terkadang, orang akan berbeda pendapat. Perbedaan pendapat tidak bertentangan dengan kolaborasi tim. Faktanya, perbedaan pendapat yang sehat dan percakapan terbuka sangat penting untuk menciptakan kolaborasi tim yang sukses.
5. Jadilah pemimpin teladan
Jika Anda tidak memimpin dengan memberikan teladan, membangun tim kolaboratif akan sulit. Kolaborasi dimulai dari atas, jadi pastikan Anda selalu menstimulasi karya bersama, mendorong komunikasi terbuka, dan meluangkan waktu agar tim berinovasi dan berkolaborasi. Dorong anggota tim untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan atau jadwalkan 1:1 untuk waktu rapat tambahan.
6. Alokasikan waktu untuk kebersamaan tim
Kapan terakhir kali tim Anda berkumpul untuk sekadar mengobrol? Aktivitas pembangunan tim bukan hanya cara terbaik mencairkan suasana, melainkan juga kesempatan untuk saling mengenal di luar lingkungan kerja. Apa tujuan hidup kolega Anda? Dari mana asal atasan Anda, dan apa pengaruhnya terhadap pengalamannya? Apa yang dilakukan rekan tim baru Anda sebelum pekerjaan mereka saat ini?
Tim yang mengenal satu sama lain di dalam dan di luar lingkungan kerja akan saling memahami dengan lebih baik. Jadi, saat Anda sibuk dengan proyek berikutnya, mereka dapat dengan mudah berkomunikasi dan berkolaborasi secara efektif.
7. Soroti kerja sama tim yang sukses
Semua orang sangat suka ketika mendapat apresiasi atas pekerjaan yang sudah dilakukan dengan baik, begitu pula apresiasi bagi anggota tim untuk kerja tim yang sukses. Jika dua anggota tim bekerja sama untuk menghasilkan ide baru atau memimpin inisiatif yang sangat sulit, luangkan waktu untuk memberi mereka pujian.
Minta anggota tim membagikan kesan mereka tentang pengalaman mereka—apa yang berjalan dengan baik? Bagaimana mereka berkolaborasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan mereka? Ini tidak hanya memberi mereka momen apresiasi yang layak mereka dapatkan, tetapi juga dapat berfungsi sebagai cetak biru bagi anggota tim lain untuk berkolaborasi di masa mendatang.
8. Tawarkan kesempatan bimbingan
Membangun kolaborasi tim adalah soft skill: faktanya, ini adalah kombinasi keterampilan interpersonal dan komunikasi. Setiap anggota tim individu dapat bekerja untuk meningkatkan keterampilan itu. Namun, terkadang, perspektif eksternal bisa sangat membantu.
Ada beberapa hal tidak berwujud yang menyertai pengalaman kerja, seperti waktu yang dihabiskan di perusahaan serta pemahaman tentang pasar atau fungsi pekerjaan, dan karyawan baru mungkin ingin belajar lebih banyak hal. Mendorong kesempatan bimbingan dalam perusahaan dapat membantu tim melakukan peningkatan.
9. Tetapkan gol secara kolaboratif
Bagaimana tim Anda menetapkan gol? Penetapan gol adalah bagian yang sangat penting dari tim; Ini dapat membantu Anda menyelaraskan hal yang penting dan mengupayakan gol tersebut. Gol kerap ditetapkan dari “top-down”, yang berarti kepemimpinan menetapkan gol dan metrik tentang cara mencapainya. Hal ini dapat membantu tim atau perusahaan mencapai gol bersama, tetapi tidak memberi tim kesempatan untuk berkolaborasi dan berinovasi terhadap cara mencapai gol tersebut.
Pertimbangkan menetapkan gol hybrid yang memungkinkan kepemimpinan tim atau perusahaan menentukan tujuan utama, tetapi anggota tim perorangan didorong untuk menetapkan hasil kunci atau KPI miliknya terkait caranya meraih tujuan tersebut. Anda dapat mengadakan lokakarya atau curah pendapat untuk metrik ini, tetapi memberi ruang bagi anggota tim untuk dilibatkan dalam gol dapat membuat mereka lebih tertarik mencapai gol tersebut.
10. Bersikap fleksibel
Sebagai pemimpin tim kolaboratif, Anda harus terus beradaptasi dengan berbagai kebutuhan dan praktik rekan tim. Jangan mengharapkan orang-orang dengan latar belakang berbeda mengikuti proses yang sama. Sebaliknya, akui dan dukung gaya unik mereka. Makin fleksibel strategi untuk mengimplementasikan pekerjaan kolaboratif, makin mudah strategi dalam tim.
11. Gunakan alat bersama
Cara terbaik dan termudah bagi tim Anda untuk bekerjasama adalah dengan berkolaborasi dalam satu alat bersama. Ketika Anda memiliki sumber informasi terpusat, semua pekerjaan tim dilakukan di tempat yang sama. Segala pembaruan terkini, file bersama, atau konteks tambahan mudah untuk ditemukan. Dengan mengurangi hambatan untuk bekerja sama dan berkolaborasi, Anda memberdayakan tim untuk melakukan lebih banyak hal bersama dengan mudah.
Manfaat kolaborasi
Saat dilakukan dengan benar, kolaborasi di tempat kerja membantu tim membangun kepercayaan, mendorong inovasi dengan menghadirkan perspektif yang berbeda, memperkuat pemecahan masalah, dan membantu orang berbagi informasi secara lebih efektif.
Inovasi yang lebih baik: Tim yang kuat dan kolaboratif memicu kreativitas dan mengungkap solusi yang tidak akan muncul tanpa kerjasama. Sesi curah pendapat yang baik mendorong anggota tim untuk saling mengembangkan ide, yang dapat menghasilkan strategi terobosan.
Tim yang lebih bahagia: Mendorong kolaborasi akan memperbaiki keterlibatan pegawai, memperkuat hubungan, dan membantu individu merasa dihargai. Semangat kerja tim yang lebih tinggi menghasilkan kualitas kerja yang lebih baik dan kesuksesan jangka panjang.
Keselarasan di seluruh tim yang tersebar: Tim jarak jauh membutuhkan alat kolaborasi tim untuk terus terhubung. Pesan instan, alat pengelolaan proyek, dan konferensi video akan membantu suatu tim berbagi ide dan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan, meskipun tidak bekerja secara langsung.
Pengetahuan bersama anggota tim: Strategi kolaborasi mendorong berbagi pengetahuan dan mencegah hilangnya wawasan kritis dalam sekat. Ruang kerja yang transparan membantu tim terus mendapat informasi baru dan selaras pada gol bersama.
Alur kerja optimal: Budaya kolaboratif menyederhanakan proses, meningkatkan efisiensi, dan membantu tim merespons tantangan lebih cepat. Dengan mengintegrasikan perangkat lunak kolaborasi tim, tim dapat mengotomatisasi tugas, mengurangi kemacetan, dan fokus pada pekerjaan berdampak tinggi.
Bahkan dengan manfaat ini, banyak tim kesulitan berkolaborasi karena adanya sekat, miskomunikasi, atau alur kerja yang tidak efisien. Memahami cara meningkatkan kolaborasi tim dapat membantu Anda mengatasi tantangan ini dan membangun kolaborasi yang lebih baik.
Tantangan kolaborasi umum
Kolaborasi tim yang efektif memiliki rintangannya tersendiri. Pemimpin tim yang mengantisipasi tujuh tantangan kolaborasi umum ini dapat membantu anggota timnya menavigasi tantangan tersebut dengan lebih mudah.
Penerapan lambat: Beberapa anggota tim menolak perubahan saat mengadopsi alat kolaborasi atau alur kerja baru. Mulailah dengan satu proses kecil satu per satu dan beri tugas kepada juara internal untuk memandu adopsi.
Membuat ruang untuk semua orang: Anggota tim yang pendiam mungkin kesulitan berkontribusi. Tetapkan pedoman rapat yang mendukung berbagai perspektif dan tegaskan bahwa kegagalan adalah bagian dari pertumbuhan.
Terlalu banyak informasi: File yang tersebar dan pembaruan terpisah-pisah mempersulit berbagi informasi. Gunakan perangkat lunak kolaborasi tim untuk memusatkan file dan diskusi.
Terlalu banyak pemberitahuan: Peringatan yang terus menerus mengganggu fokus. Sesuaikan pengaturan di aplikasi kolaborasi Anda untuk membatasi pemberitahuan yang tidak perlu dan membantu tim berkonsentrasi pada pekerjaannya.
Pengambilan keputusan yang kompleks: Tim besar menghasilkan lebih banyak masukan tetapi memperlambat pengambilan keputusan. Beri tugas peran pengambilan keputusan yang jelas dan dorong kolaborasi untuk menjaga proyek terus berjalan.
Gesekan antara dua kepribadian yang kuat: Tim kolaboratif dengan suara yang dominan dapat menciptakan ketegangan. Bangun tim yang beragam dengan keahlian yang saling melengkapi dan lakukan pemantauan secara teratur untuk menjaga keseimbangan kerja tim.
Hasil yang lambat: Kolaborasi antar tim membutuhkan waktu. Tetapkan gol yang jelas sejak awal agar seluruh tim dapat melacak progres dan menyesuaikan dengan kebutuhan.
Tidak semua tim menghadapi hambatan yang sama, tetapi mempelajari cara meningkatkan kerja tim dan kolaborasi dapat membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif.
4 alat penting untuk kolaborasi tim
Perangkat lunak kolaborasi tim dapat membantu tim berkomunikasi, membagikan file, dan mengoordinasikan pekerjaan dengan lebih mudah. Cobalah aplikasi kolaborasi ini untuk membantu tim mendorong kolaborasi yang efektif:
1. Alat berbagi file
Salah satu hambatan terbesar dalam kolaborasi tim adalah harus mencari dokumen yang tidak ada habisnya atau menunggu balasan email agar dapat mengakses file. Dengan alat berbagi file terpusat, seperti Google Workspace, Microsoft Office, atau Dropbox, tim Anda memiliki basis pengetahuan dan penyimpanan file bersama yang dapat mereka akses.
2. Alat komunikasi
Bagaimana tim Anda berkomunikasi saat ini? Komunikasi cepat untuk tugas sederhana atau momen seru dalam kebersamaan tim dapat meningkatkan kolaborasi tim. Tim yang baik selalu berkomunikasi, meskipun tidak selalu berbincang. Hal ini sangat penting jika tim Anda bekerja jarak jauh. Meski rapat atau kumpul tim adalah cara yang baik untuk berkomunikasi, alat komunikasi, seperti Slack atau Microsoft Teams, memberi akses mudah ke semua anggota tim.
3. Alat kolaborasi video
Bagi tim jarak jauh, konferensi video dengan Zoom atau Google Meet sangatlah penting bagi kolaborasi tim. Menambah interaksi langsung dengan tim dapat membantu menciptakan lingkungan kolaboratif, meskipun saat Anda bekerja jarak jauh. Pastikan semua orang di tim memiliki akses untuk membuat dan berbagi panggilan video serta mengetahui cara menggunakan alat Anda.
4. Platform pengelolaan kerja
Pengelolaan kerja adalah hal penting dari strategi kolaborasi tim Anda. Dengan alat pengelolaan kerja seperti Asana, Anda dapat dengan mudah terselaraskan dengan kebutuhan tim, memvisualisasikan pekerjaan secara real-time, dan gol menjadi lebih jelas. Perangkat lunak pengelolaan kerja adalah alat yang baik untuk membantu tim melakukannya. Alat ini membantu tim mengatur dan menyederhanakan pekerjaan, mempertahankan sinkronisasi, dan mencapai gol Anda.
Untuk membatasi kelelahan beralih sistem, Anda perlu untuk mengintegrasikan semua alat kolaborasi Anda. Para pegawai rata-rata beralih antara 10 alat per hari. Tetapi, dengan integrasi Asana, semua alat favorit Anda dapat diakses di satu tempat.
Kolaborasi membuat kerja tim berjalan dengan baik
Saat tim Anda berkolaborasi, Anda dapat melakukan hal luar biasa. Meskipun kerja tim tidak selalu mudah, keuntungan dalam inovasi, efisiensi, dan dinamika tim akan sangat berharga. Jadi, pesan tim kolaboratif kami kepada tim Anda: Anda pasti bisa.
