Baca ini jika Anda masih mengelola pekerjaan di spreadsheet

Pernah merasa seperti mencoba menebang pohon dengan pisau Swiss Army? Selamat datang di dunia mengelola pekerjaan modern dengan spreadsheet. Tentu, spreadsheet kecil yang andal itu memiliki alat yang berguna, tetapi dalam hal pekerjaan berat kolaboratif modern, Anda membutuhkan sesuatu dengan tenaga yang nyata.

Kita semua menderita karena terlalu banyak spreadsheet

Banyak dari kita telah membentuk keterikatan yang tidak sehat dengan spreadsheet. Kita meyakinkan diri sendiri bahwa keterbatasannya hanyalah "cara kerjanya", gagal melihat bagaimana hal itu membatasi pekerjaan dan kreativitas kita.

Kami mengerti. Tidak ada yang lebih seru dari VLOOKUP pertama Anda. Kami juga terkadang menatap Alkitab Excel 2010 di rak buku kami dengan penuh nostalgia. Anda benar-benar tidak akan menemukan 900 halaman kiat, trik, dan teknik Excel di tempat lain!

Hanya saja, itu dulu dan ini sekarang.

Pekerjaan telah berubah secara dramatis dan sel-sel itu tidak dapat mengikuti perubahan tersebut. Dan mengubahnya menjadi "cerdas" juga tidak membuat perbedaan.

Namun, jika Anda membutuhkan lebih banyak inspirasi untuk meninggalkan spreadsheet, kami telah mengumpulkan lima alasan spreadsheet gagal dalam pekerjaan modern dan lima alasan alat seperti Asana adalah jalan ke depan.

5 alasan spreadsheet gagal membantu kita semua

1. Kolaborasi real-time adalah hal yang menakutkan

Mengelola pekerjaan kolaboratif dalam spreadsheet adalah mimpi buruk. Komentar di sel masih sederhana dan sulit dinavigasi sehingga percakapan penting sering kali hilang di utas email atau aplikasi obrolan. Selain itu, spreadsheet membuatnya tidak mungkin untuk menilai progres proyek secara keseluruhan kecuali seseorang menghabiskan banyak waktu untuk membuat bagan kustom. Dan bahkan saat itu, satu langkah yang salah oleh kolaborator—penghapusan yang tidak disengaja atau rumus yang ditimpa—dan seluruh struktur dapat runtuh.

2. Kustomisasi yang rumit dan automasi yang kurang memuaskan 

Setiap tim memiliki cara kerja yang unik, tetapi spreadsheet tidak dapat beradaptasi dengan berbagai alur kerja tanpa penyesuaian yang ekstensif. Jika ingin melihat data Anda sebagai kalender atau Bagan Gantt, bersiaplah untuk menghabiskan akhir pekan Anda untuk membuatnya. Spreadsheet memerlukan input manual untuk segala hal, mulai dari memperbarui status hingga membuat ulang linimasa dan memberikan tugas. Alur Kerja tanpa kode, aturan dan automasi, umpan komentar—dasar-dasar kolaborasi yang efisien—tidak dapat ditemukan.

3. Kompleksitas menjadi kekacauan

Spreadsheet mungkin berfungsi dengan baik untuk proyek yang sangat kecil, tetapi seiring pertumbuhan tim dan proyek yang menjadi lebih kompleks, spreadsheet dengan cepat kehilangan efektivitasnya. Menambahkan tugas baru, status kode warna, dan membuat formula dapat membuat sistem yang tadinya tertata menjadi kacau. Tak lama kemudian, Anda memerlukan pembuat spreadsheet bersertifikat hanya untuk mempertahankan sistem yang rumit ini.

4. Silo data tetap ada

Menggunakan spreadsheet untuk mengelola pekerjaan sering kali menyebabkan dokumen terputus dan informasi terfragmentasi—setiap lembar dan buku kerja adalah sebuah pulau. Menjaga agar semuanya tetap sinkron harus dilakukan secara manual, melelahkan, dan praktis tidak mungkin dilakukan. Jika seseorang meninggalkan organisasi, semoga Anda berhasil mencari tahu di mana semuanya berada. Jika ada orang baru yang bergabung, ia harus mencari di drive dan utas email yang terputus hanya untuk memahami semuanya.

5. Tempat gol disembunyikan

Kenyataan yang harus kita hadapi: spreadsheet adalah tempat gol ambisius sering kali terabaikan. Ini seperti keanggotaan gym yang Anda daftar pada bulan Januari—penuh niat baik, tetapi jarang digunakan. Dan gol di spreadsheet tidak hanya berdebu, tetapi juga terisolasi dari pekerjaan aktual yang sedang dikerjakan, sehingga sulit untuk memprioritaskan tugas harian dan melihat cara tugas-tugas itu berkontribusi pada tujuan keseluruhan.

Riset kami secara konsisten menunjukkan bahwa ketika pegawai tidak dapat melihat bagaimana pekerjaan mereka selaras dengan gol perusahaan, upaya mereka menjadi tidak berarti. Tim bekerja ke arah yang berbeda, menyebabkan ketidakselarasan dan hasil yang buruk.”

5 cara platform manajemen kerja kolaboratif menjadi unggul

1. Kolaborasi dan pelaporan real-time

Pemikiran kami tentang hal ini di Asana adalah bahwa platform yang tepat untuk Anda memungkinkan kolaborasi real-time yang mulus dalam alur kerja, memastikan semua anggota tim memiliki akses ke informasi terbaru. Dan, mengekstrak wawasan untuk pengambilan keputusan berbasis data sangat mudah tanpa kode, pelaporan siap pakai, dan alat visualisasi data yang dapat digunakan siapa saja.

2. Sesuaikan, sesuaikan, sesuaikan

Tidak ada tim yang bekerja sendiri lagi. Tim pemasaran digital Anda bekerja sama dengan orang-orang dari Teknik dan tim Komunikasi Anda membutuhkan detail rilis fitur terbaru dari Produk. Menyatukan tim-tim tersebut dengan satu cara yang dapat disesuaikan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi pada data bersama yang sama adalah hal yang inovatif. Jadi, baik Anda menginginkan Papan Kanban untuk proyek agile, tampilan linimasa untuk proyek waterfall, atau sesuatu yang sama sekali berbeda, Asana seperti sekotak Lego—mudah disesuaikan dan membangun apa pun yang paling sesuai untuk tim Anda. 

3. Skalabilitas itu penting

Tidak seperti spreadsheet, platform manajemen kerja perusahaan dirancang untuk meningkatkan skalabilitas secara efektif dan aman di seluruh perusahaan. Dengan templat yang dapat digunakan kembali, bidang kustom global, dan model data bersama, Asana memastikan konsistensi dan keselarasan di seluruh tim. Dan dengan pembuat alur kerja visual Asana, siapa pun dapat membuat automasi hemat waktu untuk meningkatkan dampak pribadi mereka. Platform ini berkembang dengan mudah bersama organisasi Anda, sehingga memudahkan untuk mengelola pekerjaan pada skala apa pun, dari tim yang terdiri dari 2 orang hingga organisasi yang terdiri dari 200.000 orang. 

4. Tidak ada lagi silo

Asana menyediakan platform terpusat tempat semua data kerja terhubung dan dapat diakses, memastikan visibilitas dan akuntabilitas di seluruh organisasi. Tidak ada lagi sekat, tidak ada lagi informasi yang terfragmentasi—hanya satu jalur yang jelas ke depan. Berkat model data Grafik Kerja unik Asana, tim, pekerjaan mereka, dan hasil yang mereka dorong saling terhubung, meningkatkan produktivitas dan menciptakan peta dinamis yang membuat AI lebih akurat, andal, dan tepercaya.

5. Strategi bertemu eksekusi

Dengan Asana, gol diintegrasikan ke dalam platform yang sama tempat pekerjaan berlangsung. Dari C-suite hingga kontributor individu, semua orang dapat melihat bagaimana upaya mereka menyokong tujuan perusahaan. Ini juga berarti bahwa saat pekerjaan selesai Di Asana, progres gol diperbarui secara otomatis dalam real-time. Tidak perlu lagi mengejar anggota tim untuk laporan status atau memperbarui spreadsheet secara manual, cukup membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Mengucapkan selamat tinggal pada spreadsheet tidak harus menyakitkan

Beralih dari spreadsheet ke Asana lebih mudah dari yang Anda kira. Melalui sumber daya pembelajaran mandiri, program sertifikasi produk, dan layanan profesional, Asana dapat membantu tim Anda bertransformasi dengan mulus. 

Dan Anda tidak perlu memulai dari awal—data yang ada dapat diimpor, dan alur kerja dapat dikonfigurasi agar sesuai dengan kebutuhan tim Anda. Dengan dukungan onboarding dan panduan komprehensif, meninggalkan spreadsheet adalah perjalanan yang mulus menuju efisiensi dan kolaborasi yang lebih baik.

Saatnya memodernkan alat Anda

Pekerjaan modern membutuhkan alat yang dibuat untuk kolaborasi, visibilitas, automasi, dan skalabilitas—alat seperti Asana. Dengan beralih dari spreadsheet dan menggunakan solusi manajemen kerja yang dibuat khusus, tim dapat mengurangi kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan mengubah cara mereka berkolaborasi, mengubah kekacauan menjadi harmoni dan upaya menjadi hasil.  

Jangan hanya percaya pada apa yang kami katakan, jadwalkan demo dengan Asana hari ini dan lihat perbedaannya sendiri.