Buat rencana tindakan yang mendorong hasil

Menetapkan gol bisa terasa menyenangkan. Bagaimanapun, Anda menentukan hal yang ingin dicapai. Namun, gol tidak akan terlalu berguna tanpa langkah tindakan yang jelas. ​​Rencana tindakan adalah teknik manajemen proyek populer yang mencantumkan langkah-langkah tindakan Anda sehingga Anda tahu persis cara mencapai gol. 

Kami akan menunjukkan cara membuat peta jalan yang jelas ini langkah demi langkah dan alat lain yang harus Anda gunakan untuk mendapatkan hasil maksimal dari rencana tindakan Anda. Mari kita mulai.

Apa itu rencana tindakan?

Rencana tindakan adalah daftar tugas atau langkah yang perlu diselesaikan untuk mencapai gol. Rencana tindakan yang efektif berfungsi seperti rencana manajemen untuk inisiatif perusahaan Anda, yang menguraikan langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk mencapai gol yang lebih besar ini. Setelah Anda melalui proses penetapan gol, buat rencana tindakan dengan tugas dan kerangka waktu spesifik untuk mencapai setiap gol. 

Siapa yang membutuhkan rencana tindakan?

Rencana tindakan berguna bagi siapa saja yang membutuhkan proses perencanaan langkah demi langkah. Saat membuat rencana tindakan, Anda membuat detail tindakan yang akan diambil untuk mencapai gol proyek. Rencana ini dapat membantu Anda mengatur daftar tugas dan memastikan Anda memiliki informasi dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai gol.

Rencana tindakan sering digunakan dalam perencanaan strategis. Rencana strategis adalah gol tiga hingga lima tahun yang sedang dikerjakan seluruh organisasi Anda. Setelah membuat rencana strategis, Anda dapat menggunakan rencana tindakan untuk menguraikan cara mengeksekusi gol strategis. Dengan demikian, Anda memberikan kerangka kerja kepada tim untuk melacak semua tugas individu yang perlu diselesaikan untuk mencapai gol strategis yang lebih besar.

Namun, Anda dapat membuat rencana tindakan untuk lebih dari sekadar perencanaan strategis. Gunakan alat ini untuk mencapai gol spesifik secara sistematis. Coba siapkan:

• Rencana tindakan business

• Rencana tindakan pemasaran

• Rencana tindakan korektif

• Rencana tindakan penjualan

• Rencana tindakan proyek

• Rencana tindakan pengembangan pribadi

Terlepas dari jenis rencana tindakan yang dibuat, pastikan Anda membuatnya di perangkat lunak manajemen tugas. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah membagikan item tindakan dan linimasa kepada tim untuk melacak progres. Alih-alih pembaruan status manual dan hasil akhir yang tidak jelas, tim Anda memiliki satu sumber informasi terpusat untuk semua hal yang perlu mereka lakukan guna mencapai gol. 

Sekarang, mari kita bahas cara membuat rencana tindakan yang meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas tim Anda.

6 langkah membuat rencana tindakan

Langkah 1: Tetapkan gol SMART

Dalam hal menetapkan gol, kejelasan adalah hal terpenting. Dengan metode gol SMART, gol Anda ditentukan dengan jelas dan dapat dicapai. Tetapkan gol yang spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu untuk mendapatkan manfaat dari taktik ini.

Misalnya, gol Anda mungkin untuk menyelesaikan proyek saat ini (terukur) dalam empat bulan (terikat waktu) tanpa melebihi anggaran (spesifik). Dengan asumsi gol ini dapat dicapai dan realistis berdasarkan sumber daya yang tersedia, ini adalah gol SMART yang bagus untuk ditetapkan untuk diri Anda sendiri.

Langkah 2: Identifikasi tugas

Setelah gol Anda ditentukan dan ditulis dengan jelas, Anda perlu mengidentifikasi langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya. Identifikasi semua tugas yang perlu diselesaikan Anda dan tim untuk mencapai milestone dan, pada akhirnya, tujuan utama.

Berikut beberapa contoh rencana tindakan beserta tugas untuk berbagai jenis gol:

Gol: Perluas tim dari tujuh menjadi sembilan anggota tim sebelum Juni.

Tugas:

• Bertemu dengan Sumber Daya Manusia untuk membahas kampanye perekrutan.

• Buat proyek templat untuk melacak kandidat.

• Jadwalkan tiga wawancara per minggu.

Gol: Memilih dan menggunakan perangkat lunak manajemen kerja baru untuk seluruh perusahaan di akhir Q2.

Tugas:

• Ajukan permohonan anggaran.

• Buat rencana peluncuran untuk Q2.

• Jadwalkan pelatihan untuk anggota tim.

Gol: Adakan lari amal 5k pada Mei untuk menggalang $15.000 untuk bank makanan lokal.

Tugas:

• Mencari sukarelawan dan menentukan tanggung jawab

• Siapkan materi pemasaran dan rencana PR

• Mengamankan sponsor

Langkah 3: Alokasikan sumber daya

Setelah menguraikan semua tugas, Anda dapat mengalokasikan sumber daya seperti anggota tim, anggaran proyek, atau peralatan yang diperlukan. Baik itu menugaskan anggota tim ke tugas tertentu, mengajukan permohonan anggaran, atau mengumpulkan alat yang berguna—sekarang saatnya merencanakan dan mempersiapkan.

Terkadang, Anda tidak dapat mengalokasikan semua sumber daya sebelum menjalankan rencana tindakan. Anda mungkin harus mengajukan pendanaan terlebih dahulu atau memerlukan persetujuan eksekutif sebelum dapat melanjutkan tugas. Dalam hal ini, jadikan sumber daya sebagai item tindakan dalam rencana Anda sehingga Anda dapat menanganinya nanti.

Langkah 4: Prioritaskan tugas

Ketika tim memahami prioritasnya, mereka akan tahu pekerjaan yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan yang harus dijadwalkan ulang jika perlu. Tidak ada rencana tindakan yang bersifat permanen, jadi cara terbaik untuk memberdayakan tim adalah memberi tahu mereka tugas yang memiliki prioritas tinggi dan yang sedikit lebih fleksibel.

Untuk memperjelas hal ini, urutkan semua item tindakan Anda berdasarkan prioritas dan urutan:

• Prioritas: Tugas penting dan kurang penting.

• Urutan: Urutan tugas yang harus selesai agar tugas lainnya dapat dimulai.

Saat menata dan memprioritaskan item tindakan, Anda akan melihat bahwa beberapa item tindakan saling bergantung. Dengan kata lain, satu tugas tidak dapat dimulai sebelum tugas sebelumnya selesai. Soroti dependensi ini dan pertimbangkan urutannya ke dalam prioritas Anda. Ini mengurangi kemacetan, menghilangkan hambatan yang akan membuat item tindakan yang kurang penting menunda item prioritas tinggi.  

Langkah 5: Tetapkan batas waktu dan milestone

Ketika tim Anda tahu apa yang sedang mereka kerjakan, mereka memiliki konteks untuk memprioritaskan pekerjaan secara efektif dan motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Anggota tim cenderung lebih termotivasi saat mereka secara langsung memahami cara pekerjaan mereka berkontribusi pada gol yang lebih besar.

Untuk melibatkan rekan tim sejak awal, tetapkan batas waktu untuk semua item tindakan dan tentukan milestone. Milestone menandai titik-titik tertentu di linimasa proyek yang mengidentifikasi kapan aktivitas selesai atau kapan fase baru dimulai

Buat linimasa atau Bagan Gantt untuk mendapatkan ikhtisar yang lebih baik tentang tugas, milestone, dan batas waktu yang diprioritaskan. Linimasa Anda juga berfungsi sebagai cara visual untuk melacak tanggal mulai dan akhir setiap tugas dalam rencana tindakan. Anda dapat menggunakannya sebagai dasar untuk memastikan tim tetap bekerja sesuai rencana.

Langkah 6: Pantau dan revisi rencana tindakan Anda

Kemampuan Anda untuk terus memegang kendali dan beradaptasi dengan perubahan adalah hal yang menjadikan Anda manajer proyek yang hebat. Anda harus memantau progres tim dan merevisi rencana saat diperlukan. Jika Anda menemukan masalah berulang yang memperlambat tim, templat rencana tindakan korektif dapat membantu Anda menentukan akar penyebab dan mengubah masalah menjadi peningkatan.

Untungnya, rencana tindakan Anda tidak permanen. Cara terbaik untuk melacak prioritas atau batas waktu yang berpotensi berubah adalah dengan menggunakan alat dinamis, seperti perangkat lunak manajemen kerja. Dengan begitu, Anda dapat memperbarui daftar tugas dan dependensi secara real time, menjaga keselarasan tim, dan menjaga rencana tindakan Anda tetap berjalan. Anda juga dapat menggunakan templat log tindakan untuk menyimpan catatan berjalan tentang hal yang telah selesai, yang tertunda, dan item tindak lanjut dari tinjauan Anda. Templat log membantu tim melacak akuntabilitas dari waktu ke waktu dan membuat pembaruan yang didukung data ke dalam rencana.

Rencana tindakan vs. rencana B vs. rencana proyek vs. daftar tugas

Jadi, apa perbedaan rencana tindakan dengan semua rencana dan daftar lainnya? Untuk memperjelas hal ini, kami akan menjelaskan rencana-rencana ini dan kapan harus menggunakan rencana mana untuk memaksimalkan upaya tim Anda.

Rencana tindakan vs. rencana B

Anda mungkin pernah mendengar istilah rencana tindakan dan rencana B digunakan secara bergantian. Namun, faktanya rencana tindakan dan rencana cadangan adalah dua jenis rencana yang sama sekali berbeda. Berikut cara membedakannya:

• Rencana tindakan menguraikan tindakan secara mendetail sehingga Anda dan tim tahu persis langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai gol.

• Rencana B adalah rencana tindakan sekunder, strategi alternatif, yang dapat diterapkan Tim jika rencana awal gagal. Baik itu karena masalah internal atau faktor eksternal—memiliki rencana B adalah cara terbaik untuk bersiap menghadapi skenario terburuk.

Rencana tindakan vs. rencana proyek

Rencana proyek sedikit lebih rumit daripada rencana tindakan. Rencana proyek adalah cetak biru elemen utama yang dibutuhkan tim untuk mencapai gol proyek. Rencana proyek mencakup tujuh elemen:

1. Gol dan tujuan proyek

2. Metrik keberhasilan

3. Pemangku kepentingan dan peran

4. Ruang lingkup dan anggaran

5. Milestone dan hasil akhir

6. Linimasa dan jadwal

7. Rencana komunikasi

Setelah membuat rencana proyek, gunakan rencana tindakan untuk menguraikan dan mendokumentasikan cara tim akan mengeksekusi tugas dan mencapai gol. Ini akan memastikan bahwa setiap orang di tim Anda mengetahui tanggung jawabnya dan apa yang harus diselesaikan serta tenggatnya.

Rencana tindakan vs. daftar tugas

Daftar tugas biasanya digunakan untuk menuliskan tugas tunggal yang tidak selalu mengarah ke satu gol bersama. Daftar tugas dapat berubah setiap hari dan jauh lebih tidak tertata daripada rencana tindakan. Rencana tindakan akan mengikuti langkah-langkah spesifik dan mencakup tugas-tugas yang semuanya mengarah pada penyelesaian gol bersama.

Cara menerapkan rencana tindakan dengan sukses

Anda tahu cara membuat rencana tindakan, tetapi untuk menerapkannya dengan sukses, Anda perlu menggunakan alat yang tepat dan menggunakannya dengan benar. Berikut lima kiat terbaik kami untuk memastikan rencana tindakan Anda efektif:

Gunakan perangkat lunak manajemen tugas

Sederhanakan rencana tindakan Anda dengan menyimpan semua tugas dan linimasa Anda dalam satu sumber informasi terpusat. Perangkat lunak manajemen tugas, seperti Asana, sangat cocok untuk rencana tindakan Anda karena memungkinkan Anda untuk melacak tugas yang berstatus tunggu, menyatakan kepemilikan tugas, menetapkan dependensi, dan terhubung dengan tim secara real time atau asinkron.

Gunakan atau buat templat

Buat atau gunakan templat yang mencantumkan semua item tindakan beserta catatan, status, prioritas, dan kepemilikan. Saat membuat templat yang sesuai dengan jenis proyek, Anda dapat menggunakannya kembali berkali-kali.

Siapkan peringatan real-time dan tetapkan dependensi

Pastikan semua item tindakan memiliki batas waktu dan Anda menetapkan dependensi. Dengan begitu, tim dapat bereaksi saat item siap untuk mereka dan dengan mudah melacak item lain yang bergantung pada item mereka. 

Centang item tindakan saat Anda menyelesaikannya

Saat item tindakan selesai, beri tanda centang! Pastikan ini terlihat oleh semua orang dan terjadi secara real time sehingga orang yang bertanggung jawab atas item tindakan berikutnya dapat memulai pekerjaannya sesegera mungkin.

Diskusikan tugas yang terlambat atau tertunda

Jika mengalami masalah atau penundaan, bicaralah dengan tim Anda untuk mengungkap potensi kemacetan dan menemukan solusi yang membuat rencana tindakan tetap sesuai rencana. Anda dapat menambahkan catatan langsung ke rencana tindakan atau mengatur panggilan untuk membahas masalah yang lebih kompleks.

Bersedia, siap, rencana tindakan

Seperti yang pernah dikatakan Benjamin Franklin: "Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal." Membuat rencana tindakan membantu Anda tetap fokus dan bekerja sesuai rencana serta mewujudkan gol Anda.