Cara membuat item tindakan yang jelas

Rapat perdana proyek yang sukses telah berakhir dan anggota tim Anda siap untuk mengeksekusi semua yang diputuskan dalam rapat. Namun, bagaimana Anda tahu persis apa yang harus dilakukan setelah rapat selesai? 

Di sinilah peran item tindakan yang dikomunikasikan dengan jelas.

Apa itu item tindakan?

Item tindakan adalah tugas yang dibuat dari rapat dengan pemangku kepentingan lain untuk mengarahkan proyek ke golnya. Anggap item tindakan sebagai daftar tugas berorientasi tindakan yang membantu Anda mencapai tujuan proyek. Item tindakan dapat menjadi bagian dari rencana tindakan atau daftar tugas yang lebih besar, dan sama pentingnya dengan manajemen proyek seperti rapat yang efektif. 

Item tindakan dapat membantu Anda melacak keputusan yang dibuat selama rapat. Item tindakan rapat ini dapat berupa hasil akhir atau aset. Item tindakan dapat bervariasi, mulai dari tugas sederhana, seperti mengirim email tindak lanjut, hingga menetapkan rencana untuk seluruh proyek, seperti membuat Bagan Gantt untuk kampanye iklan. Gunakan agenda rapat untuk melacak item tindakan yang perlu dilakukan untuk langkah selanjutnya yang jelas.

Apa saja manfaat menggunakan item tindakan?

Jika Anda seorang manajer proyek yang ingin melacak progres proyek, ada beberapa cara memantau item tindakan yang dapat bermanfaat bagi tim Anda.

Item tindakan membantu menjaga proyek tetap tertata

Manajer proyek yang baik akan mengirimkan daftar item tindakan setelah rapat untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang langkah selanjutnya. Beberapa manajer proyek menata item tindakan berdasarkan risalah rapat atau catatan rapat sebagai cara mengategorikan tugas. Saat menulis item tindakan dengan cara ini, mereka dapat dengan jelas menunjukkan item tindakan yang sesuai dengan poin pembicaraan tertentu pada agenda rapat.

Item tindakan membuat anggota tim tetap akuntabel

Sering kali, ada banyak keputusan yang dibuat selama rapat. Item tindakan dapat membantu Anda menyimpan daftar tugas yang terkait dengan keputusan ini secara real-time saat Anda membahasnya. Menunjuk orang khusus yang bertanggung jawab membuat daftar item tindakan dan menindaklanjuti pemilik tugas setelah rapat memastikan bahwa seluruh tim tahu persis tugas yang menjadi tanggung jawab mereka. Jika menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, Anda juga dapat mengotomatiskan item tindakan, menugaskannya kepada masing-masing anggota tim secara real-time saat rapat berlangsung. 

Item tindakan melacak pekerjaan yang sedang dilakukan

Pelacakan item tindakan adalah alat yang berguna untuk mengelola beban kerja tim. Dengan melacak item tindakan, manajer dapat dengan mudah melihat hal yang sedang dikerjakan tim dan apakah mereka memiliki bandwidth untuk mengambil lebih banyak pekerjaan. Jika tim memiliki pekerja per jam atau memberikan pekerjaan berdasarkan penambahan waktu, seperti pekerjaan agensi, Anda dapat melacak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap item tindakan. Dengan melacak item tindakan yang selesai secara berkala, Anda kemudian dapat menugaskan proyek serupa di masa mendatang, dengan mengetahui jumlah sumber daya yang dibutuhkan.

Pertimbangkan untuk membuat ulang item tindakan dalam templat log tindakan. Ini menyediakan cara sederhana untuk melihat hal yang telah diselesaikan, yang tertunda, dan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tindak lanjut.

Membuat item tindakan: 3 W

Ada tiga komponen utama untuk item tindakan. Ketiga komponen ini memberikan kejelasan tentang siapa yang bertanggung jawab atas item, apa yang sebenarnya perlu dilakukan, dan kapan hal itu perlu dilakukan.

Siapa

Siapa yang bertanggung jawab untuk item tindakan ini? Jika ada yang memiliki pertanyaan seputar tugas khusus ini, siapa yang harus mereka hubungi? Ini kesempatan baik untuk menggunakan Diagram RACI agar Anda tahu persis siapa pemilik tugas dan siapa lagi yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Apa

Tindakan apa yang terjadi berdasarkan deskripsi tugas? Item tindakan yang efektif dimulai dengan kata kerja—tidak ada ambiguitas tentang hal yang perlu dilakukan saat nama tugas dimulai dengan tindakan itu sendiri. Misalnya, alih-alih menuliskan "Kalender konten" sebagai item tindakan, coba tulis "Curahkan ide topik kalender konten". Dalam contoh ini, tidak ada ambiguitas tentang hal yang perlu dilakukan dengan kalender konten karena kata kerja "curah pendapat" dengan jelas menjelaskan hal yang perlu dilakukan. 

Saat menulis tugas, pertimbangkan apakah ada konteks yang dapat Anda berikan kepada pemilik tugas untuk membantunya menyelesaikan item tindakan. Apakah ada dokumen penting atau materi referensi yang dibutuhkan penerima tugas untuk menyelesaikan tugas ini? Memiliki semua informasi penting yang dibutuhkan tugas di satu tempat tidak hanya nyaman, tetapi juga menyederhanakan proses kerja. Ini membatasi komunikasi yang tidak penting yang harus dilakukan anggota tim untuk memastikan tugas selesai.

Kapan

Kapan item tindakan dari rapat perlu selesai? Saat menetapkan batas waktu, pastikan untuk mempertimbangkan dependensi proyek lainnya dan beban kerja pemilik tugas saat ini. Apakah batas waktu yang Anda tetapkan merupakan linimasa yang realistis untuk tim dan proyek?

Contoh item tindakan yang jelas

Item tindakan sangat penting, tetapi mempelajari cara mengartikulasikan dengan jelas hal yang perlu dilakukan setelah rapat membutuhkan latihan. Berikut beberapa contoh cara tim membuat item tindakan:

Contoh item tindakan Teknik

Tim pengembangan menemukan bug kritis. Setelah membahas solusi potensial dalam rapat tim, tim memutuskan bahwa Daniela akan memperbaiki bug tersebut, karena dia memperbaiki bug serupa beberapa bulan lalu dan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang masalah ini. Dia akan menyelesaikan perbaikan sebelum pembaruan produk berikutnya, yang akan dilakukan dalam dua minggu.

Item tindakan: Perbaiki bug.

• Pemilik tugas: Daniela

• Batas waktu: Dua minggu dari sekarang.

Contoh item tindakan SDM

Tim SDM ingin menstandarkan proses onboarding sebelum lebih banyak anggota tim bergabung dalam beberapa bulan ke depan. Tim memutuskan untuk secara kolaboratif menyelesaikan garis besar presentasi onboarding. Mereka menetapkan tenggat dua minggu sebelum pegawai baru mulai bekerja. Dari sana, Kabir akan menyelesaikan slide presentasi berdasarkan garis besar tersebut seminggu sebelum pegawai baru mulai bekerja.

Item tindakan #1: Buat garis besar presentasi proses onboarding. 

• Pemilik tugas: Tim SDM

• Batas waktu: Dua minggu sebelum pegawai baru mulai bekerja

Item tindakan #2: Selesaikan dek presentasi onboarding baru berdasarkan kerangka yang dibuat tim

• Pemilik tugas: Kabir

• Batas waktu: Satu minggu sebelum pegawai baru mulai bekerja

Contoh item tindakan desain

Tim pemasaran dan desain mengadakan rapat untuk membagikan umpan balik tentang desain ulang merek tahap pertama. Tim pemasaran memberikan umpan balik tentang desain awal, dan tim desain kemudian memiliki waktu dua minggu untuk memasukkan umpan balik yang dibahas dalam rapat.

Item tindakan: Edit desain ulang merek putaran pertama.

• Pemilik tugas: Tim desain ulang merek

• Batas waktu: 10 Agustus—tanggal rapat berikutnya

Kesalahan umum saat membuat item tindakan

Jika dilakukan dengan baik, item tindakan dapat membantu alur kerja tim, menyelesaikan daftar tugas, dan mempercepat progres proyek. Namun, jika item tindakan tidak ditentukan dengan jelas, hal ini dapat menyebabkan masalah besar. 

Berikut beberapa kesalahan umum yang harus dihindari saat membuat item tindakan:

Item tindakan yang tidak jelas

Jika tugas tidak memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, Anda tidak dapat memulai pekerjaan itu. Sebaliknya, Anda perlu mencari informasi atau menindaklanjuti dengan pemangku kepentingan, yang menghabiskan waktu berharga.  Menurut riset kami, pekerja intelektual menghabiskan 60% waktu mereka untuk kerja tentang kerja, seperti ini—rapat, pemeriksaan status, dan mencari info. Memiliki "apa" yang jelas dalam tugas akan menghilangkan kebingungan tentang hal yang perlu dilakukan, jadi Anda dapat mencegah komunikasi yang tidak perlu antara pemangku kepentingan.

Tidak menetapkan batas waktu

Jika Anda tidak menetapkan batas waktu, tugas dapat ditunda tanpa batas waktu hingga terlupakan. Jika item tindakan sangat penting untuk menyelesaikan proyek, Anda harus menetapkan tenggat yang tepat. item tindakan dapat dengan cepat terlewatkan tanpa tenggat.

Tidak memberikan tugas kepada anggota tim

Jika Anda tidak menugaskan tugas kepada pemilik yang jelas, tugas tersebut dapat terabaikan. Jika Anda tahu ada hal yang perlu diselesaikan dan tidak ada yang bersedia melakukannya, berikan tugas tersebut kepada orang yang paling memenuhi syarat untuk menyelesaikannya. Jika orang ini tidak memiliki kapasitas untuk melakukan tugas ini, mengetahui beban kerja tim saat ini adalah cara yang baik untuk menemukan seseorang yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan item tindakan ini.

Menentukan "siapa" dapat mencegah tugas tertinggal. Selama tugas diberikan kepada seseorang, setidaknya satu orang tahu bahwa tugas itu harus diselesaikan.

Tata item tindakan dengan Asana

Membuat item tindakan itu mudah, tetapi membagikannya kepada tim Anda bisa menjadi sulit saat pekerjaan tidak berada di satu tempat. Di sinilah peran alat manajemen kerja yang baik.