Social Factor entretient sa croissance rapide avec Asana

Une croissance exponentielle est un motif de célébrations. Mais que se passe-t-il lorsque les outils que vous utilisez ne sont plus adaptés ? C’est précisément ce à quoi l’agence de médias sociaux Social Factor s’attendait alors que les vannes s’ouvraient avec une multitude de nouveaux projets et clients.

Basée à Fort Worth, au Texas, Social Factor compte plus de 50 collaborateurs qui travaillent à la fois sur site et à distance dans tout le pays. De la stratégie et de la création de contenu à la publication, aux campagnes payantes et à la gestion de la communauté, aux rapports de données et aux indicateurs, à la formation sur les réseaux sociaux et au soutien aux événements en direct, Social Factor soutient la croissance numérique d'entreprises telles que Toyota, Smith and Nephew et Fender Guitars.

Quand la croissance implique de dépasser les limites

L'équipe des opérations de Social Factor a pris conscience de l'attrait que Social Factor exerçait dans l'espace social et a procédé à un examen des outils qu'elle utilisait. Il est rapidement devenu évident qu'il était impératif de trouver une solution pour aider l'ensemble de l'organisation à gérer le travail et à évoluer avec elle.

Voici les défis auxquels Social Factor était confrontée :

• Leurs outils de gestion de projet actuels n’étaient pas suffisamment sophistiqués pour leurs processus en constante évolution et étaient difficiles à mettre en œuvre dans l’ensemble de l’organisation.

• L'entreprise souhaitait une plateforme qui s'intègre à ses outils d'agence existants, ainsi qu'à d'autres applications qu'elle envisageait d'utiliser, comme Everhour.

• Les membres de l'équipe avaient de plus en plus de mal à rester sur la même longueur d'onde, car les informations étaient dispersées entre les e-mails, le tchat et les fichiers.

Nous avions besoin d'une source unique de référence pour gérer notre entreprise aussi efficacement que possible, tant en interne qu'en externe.”

Évoluer en toute sérénité

Jeana Abboud, directrice des opérations, et Jessica Pramanik, chef de projet, recherchaient un outil qui évoluerait avec elles. Celui-ci devait permettre une planification facile tout en assurant le suivi de chaque détail par client, projet et rôle. Quel que soit l'outil choisi par Social Factor, il devait s'intégrer de manière fluide aux autres ressources utilisées pour gérer les activités de l'entreprise, telles que Google Suite et Slack. La capacité à collaborer était essentielle, notamment en permettant de mentionner les membres de l'équipe dans les commentaires et de laisser des notes de manière intuitive.

Jeana et Jessica ont rapidement réalisé qu'Asana était une solution de gestion du travail que toute l'entreprise pouvait adopter. En consultant la feuille de route d’Asana, elles ont pu s’assurer qu’Asana lancerait constamment de nouvelles fonctionnalités dont Social Factor pourrait se servir au fur et à mesure de son développement.

Elles ont apprécié le fait qu'il existe des processus utiles spécifiques aux agences. En définissant et en optimisant les échéanciers et les plans de projet pour les adapter à leur modèle économique, elles créeraient un espace plus centralisé permettant à leur équipe de gérer son travail quotidien et au leadership de gérer l'efficacité de l'agence.

De plus, l'équipe souhaitait procéder rapidement à l'adoption et à la mise en œuvre. Elle a tiré parti des ressources pédagogiques d’Asana, notamment l’Academy et le Guide, pour élaborer un projet d’intégration qui présentait clairement les étapes de formation pour chaque collègue. Cela a permis à l'équipe d'apprendre par la pratique, et Jeana et Jessica pouvaient voir qui avait terminé sa formation et avec qui elles devaient effectuer un suivi. Elles ont également collaboré avec l’un des responsables de la réussite client d’Asana pour optimiser leurs processus clés afin de s’assurer qu’elles maximisaient leur utilisation de la plateforme.

L’équipe de direction doit absolument avoir un bon aperçu des projets et pouvoir les superviser de façon à s’informer de la situation en cours à tout moment.”

Des résultats prometteurs dans les quatre semaines suivant l'adoption

Après avoir testé Asana, l'équipe de direction a été inébranlable dans son choix d'adopter et de mettre en œuvre la plateforme dans l'ensemble de son organisation. Elle n’a pas perdu de temps pour se familiariser avec l’outil et apprendre par la pratique, tirant pleinement parti des outils de formation de l’Asana Academy.

Pour le déploiement à l'ensemble de l'équipe, un projet d'intégration a été attribué à chaque membre de l'équipe. Des tâches ont été attribuées, notamment regarder des vidéos de formation Asana et essayer chaque fonctionnalité. Jeana et Jessica pouvaient facilement évaluer la progression de chaque personne.

Nous ne connaissions pas Asana. Cela dit, nous sommes passés du choix de l'outil à sa mise en œuvre en à peine quatre semaines, preuve que l'outil est intuitif.”

Aujourd’hui, Social Factor attribue sa capacité à rester efficace et à conserver une structure légère, tout en continuant de croître rapidement, aux processus qu’elle a rationalisés sur Asana. L’entreprise a pu réduire le nombre de points de contact internes pour les comptes clients et éliminer la documentation disparate, car tout le monde a accès aux mêmes informations sur les clients. Tout le monde peut facilement faire le point sur le statut des projets sans avoir à planifier de réunions de suivi ou à répéter les mêmes discussions. De plus, l’équipe a standardisé la gestion des comptes afin que personne ne perde de temps à apprendre des processus uniques en passant d’un client à l’autre. Ainsi, l'entreprise est en mesure de s'adapter rapidement à ses clients tout en continuant à fournir un travail de haute qualité dans les délais, ce qui est essentiel dans le secteur en constante évolution du marketing social.

Asana a également influencé la façon dont l'entreprise gère ses besoins en matière de planification et de dotation en personnel. Par exemple, l'équipe utilise la Gestion des ressources pour suivre les estimations de durée pour les tâches à venir, identifier les éventuels problèmes de disponibilité et anticiper les besoins en recrutement au sein de l'équipe. Désormais, Social Factor est en mesure d'équilibrer plus précisément la charge de travail entre les ressources et de continuer à fournir un travail efficace et dans les délais à ses clients, à grande échelle.

Une assistance cohérente en interne et en externe

Sur le plan opérationnel, Asana est utilisé pour la collaboration d'équipe, l'intégration des nouveaux employés et le suivi des performances de l'équipe et de chaque individu pour favoriser le développement de carrière. Les équipes utilisent également les Formulaires Asana pour tout consigner, des avis d'absence aux demandes informatiques, en passant par les demandes de ressources pour les comptes. Auparavant, cela se faisait par le biais de demandes directes adressées à une seule ressource, ce qui compliquait la mention des membres de l'équipe et la gestion à grande échelle.

Social Factor utilise également Asana pour gérer tous les aspects du travail avec ses clients, de l'intégration des nouveaux clients à la gestion des livrables tels que la création et l'optimisation de contenu, l'idéation et la stratégie, la gestion des réseaux sociaux, les rapports et indicateurs relatifs à la publicité payante sur les réseaux sociaux, et l'assurance qualité. Avec autant d'étapes différentes dans chaque processus et de membres de l'équipe avec lesquels collaborer, Asana aide à tout organiser sans rien laisser passer entre les mailles du filet.

Asana aide notre équipe à gérer les tâches et à savoir ce qu’il faut faire, quand le faire et à quel projet cela est associé.”

À l'avenir, Social Factor prévoit d'utiliser Asana pour automatiser et intégrer davantage de fonctions opérationnelles, notamment l'embauche et le recrutement, et éventuellement la collaboration d'équipe sur les aspects financiers. Toute l'équipe est enthousiaste à l'idée de poursuivre le développement de Social Factor avec Asana au premier plan.

Asana est le premier outil de gestion de projet que nous avons mis en place chez Social Factor et qui, selon nous, peut vraiment évoluer avec nous. Nous espérons qu'il nous aidera à attirer davantage de clients tout en utilisant moins de ressources.”