D.C. United gagne 697 jours de travail par an grâce à Asana

L'essentiel

Difficultés

• La collaboration interfonctionnelle, en particulier en ce qui concerne l'exécution le jour J et les initiatives interservices, a été entravée par une communication en vase clos et un manque de clarté quant à la responsabilité.

• Le manque de cohérence entre les opérations de Business et celles des services entraînait l'inefficacité des processus.

• La visibilité limitée sur l'ensemble des projets et des services compliquait le suivi de la progression et l'alignement sur les priorités de l'organisation.

Solutions

• Mise en œuvre d'Asana en tant que plateforme centralisée de gestion du travail pour toutes les opérations commerciales, remplaçant les feuilles de calcul et les fils de discussion fragmentés par un système unifié qui favorise la clarté, la responsabilisation et l'efficacité.

• Création de modèles standardisés et de processus automatisés pour l'exécution le jour J et les demandes des services, modernisant les processus existants tout en réduisant le travail manuel et les changements de contexte.

• Responsabilités et visibilité clairement établies grâce aux Formulaires personnalisés et au suivi de projet, ce qui a permis d'éliminer les doublons, de simplifier les transferts et de favoriser une exécution plus rapide et mieux coordonnée.

Résultats

• 697 jours de travail récupérés chaque année grâce à Asana, soit une économie estimée à 195 600 $

• Augmentation des gains de temps de 488 % d'une année sur l'autre, grâce à l'automatisation et à la simplification des processus

• Livraison des projets accélérée, avec moins d'échéances manquées et une exécution plus prévisible

• 100 % du personnel Business utilise activement Asana, créant ainsi une approche cohérente du travail à l'échelle de l'organisation

• Les réunions d'avancée de projets récurrentes ont diminué de 25 %, libérant des centaines d'heures pour un travail à plus forte valeur

• La collaboration interfonctionnelle a considérablement augmenté, favorisant l'alignement et renforçant l'engagement au sein des équipes

Lauréat du Work Innovation Award 2025

D.C. United a remporté le prix Best in Class Work Innovation d’Asana (région AMER) pour avoir transformé la façon dont le travail est effectué dans tous les aspects des opérations du club. En remplaçant les listes de contrôle papier et les fils de discussion fragmentés par des processus standardisés et automatisés, le club a redéfini la collaboration dans un secteur analogique. Résultat : des centaines de jours de travail économisés, des gains de temps spectaculaires d'une année sur l'autre et une diminution significative des réunions récurrentes. De l'exécution des journées de match à la gestion des sponsors, chaque service travaille désormais à partir d'un système partagé, ce qui accélère la livraison, renforce l'engagement et crée une organisation plus agile et mieux coordonnée.

Asana a transformé notre façon de travailler et de collaborer dans tous les services du D.C. United et de l'Audi Field. Nous avons constaté un nouveau niveau de coordination interne, de transparence et de responsabilisation, ce qui a directement amélioré nos niveaux de productivité et de collaboration interfonctionnelle entre les unités commerciales du club.”

Asana pour l'organisation d'événements

Une exécution irréprochable le jour du match, sans le chaos de dernière minute

Les opérations du jour de match sont au cœur de l’expérience des supporters et de la présence de la marque D.C. United. De la répartition des ressources aux promotions, en passant par la billetterie, les initiatives d'engagement des fans et les activations de parrainage, une exécution sans faille est essentielle. Mais avant Asana, ces efforts reposaient sur des e-mails isolés et des listes de contrôle papier, ce qui augmentait le risque d'omissions et de problèmes de dernière minute.

Pour améliorer l'exécution des journées de match et atteindre les objectifs stratégiques, D.C. United a mis en place un système unifié et automatisé sur Asana. Chaque détail est désormais planifié à l'avance à l'aide de modèles de projets de déroulement de match et de processus automatisés qui signalent les risques en amont et garantissent que chaque équipe est sur la même longueur d'onde.

Les modèles hébergés dans plusieurs projets permettent de créer un programme complet

• Chaque match à domicile est créé à partir d'un modèle de projet standardisé qui comprend des tâches reproductibles telles que le programme, les liens vers les billets, les événements spéciaux et les activations, ainsi que les ressources créatives.

• Dans chaque projet de match, tous les aspects du jour du match, de l'ouverture des portes au nettoyage après le match, sont planifiés, avec des tâches attribuées aux services des installations, de l'analyse, de la billetterie, du divertissement, de la sécurité, du marketing et des invités, entre autres.

• Chaque projet de match se trouve dans un portefeuille global, ce qui donne à l'équipe une visibilité sur l'ensemble de la saison et garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.

• L'hébergement multiple rend les responsabilités qui se chevauchent visibles pour tous les services concernés, ce qui réduit les zones d'ombre et élimine les surprises de dernière minute.

Les automatisations réduisent les risques et accélèrent les temps de réponse

• Les règles signalent automatiquement les tâches en retard ou non terminées, déclenchant des notifications en temps réel avant que les problèmes ne s'aggravent.

• Des processus dédiés aux expériences d'exception, comme les spectacles à la mi-temps ou les activations VIP, garantissent que ces moments à forte visibilité sont suivis, pris en charge et exécutés sans erreur, le leadership étant impliqué à chaque étape.

Les activations de parrainage sont rationalisées et exemptes d'erreurs

• L'exécution et les activations des parrainages, qui sont des générateurs de revenus essentiels avec des exigences complexes, sont gérées de bout en bout sur Asana, ce qui garantit que chaque livrable est suivi et que rien ne passe entre les mailles du filet.

• Les partenaires envoient des demandes d'activation via des formulaires, qui acheminent automatiquement les tâches vers la bonne équipe et déclenchent les processus d'approbation.

• Des modèles personnalisés guident chaque activation, des listes de contrôle du jour du match au suivi des participants VIP et à la logistique, garantissant que chaque étape est terminée dans l'ordre, avec des notifications automatisées pour chaque transfert.

• Les tableaux de bord en temps réel offrent aux équipes chargées des partenariats et aux sponsors une visibilité sur les livrables, les échéances et les freins, permettant ainsi un traitement plus rapide.

• Cette approche structurée a permis de réduire à presque zéro le nombre d'activations manquées, d'accélérer l'exécution et de gérer un volume accru sans augmenter les effectifs.

Le déploiement d'Asana à l'échelle de l'organisation a amélioré la collaboration lors d'initiatives majeures telles que les jours de match, où chaque service a désormais une visibilité sur la façon dont son travail est lié à la vision d'ensemble, garantissant ainsi une expérience optimale pour les supporters. ”

Asana pour les demandes de travail et la réception de travail

Transformer les demandes ponctuelles en actions structurées

Au fur et à mesure du développement de D.C. United, le volume et l'urgence des demandes entrantes au sein des équipes ont augmenté. De la conception graphique aux campagnes par e-mail, en passant par les publications sur les réseaux sociaux et l'aide pour les événements, le travail était souvent demandé séparément, avec peu de contexte ou de visibilité. Sans processus de réception standardisé, les équipes étaient confrontées à des doublons, des retards et des livrables manqués.

Aujourd'hui, Asana permet de rationaliser le système de demandes dans l'ensemble des services. Les Formulaires standardisés garantissent la clarté dès le départ, tandis que les processus automatisés de triage et d'approbation permettent d'attribuer rapidement le travail aux bonnes équipes. Les équipes marketing, partenariats et engagement communautaire gèrent également les calendriers de campagnes et de contenu directement sur Asana, ce qui facilite l'alignement sur les priorités pour les événements à forte visibilité et les promotions ponctuelles.

Les formulaires garantissent la clarté dès le départ

• Les Formulaires spécifiques aux services recueillent le contexte essentiel dès le départ, réduisant ainsi les allers-retours et permettant un traitement plus rapide.

• Les formulaires terminés génèrent automatiquement des tâches et informent les bonnes équipes, ce qui garantit qu'aucune demande ne passe entre les mailles du filet.

• Les campagnes liées à des initiatives à l'échelle de l'organisation, comme les événements de match à grande échelle, sont planifiées sur Asana avec une visibilité totale entre les différents services.

• Grâce aux tableaux de bord, chaque service peut voir en quoi son travail contribue aux initiatives de la marque à plus grande échelle, ce qui améliore la coordination et la responsabilisation.

Un exemple frappant de la façon dont Asana a transformé notre organisation est la manière dont nous avons simplifié notre processus de demandes marketing. Auparavant, des tâches telles que la conception graphique, les campagnes par e-mail et les publications sur les réseaux sociaux étaient demandées séparément, ce qui nécessitait souvent de multiples relances en raison d'un manque de clarté quant à la personne responsable. Avec Asana, nous centralisons ces demandes dans un processus unique qui identifie automatiquement toutes les parties prenantes concernées, ce qui crée de la visibilité et réduit considérablement le délai d'exécution. ”

Conclusion

Élaborer une stratégie pour un succès évolutif

Le D.C. United ne se contente pas de gérer ses opérations avec Asana, il les redéfinit. À mesure que l'adoption se renforce dans tous les services, l'équipe envisage un avenir où les portefeuilles et les cadres stratégiques aideront à aligner le travail individuel sur les objectifs de l'entreprise, offrant à chaque collaborateur une orientation plus claire, une visibilité en temps réel et un plus grand sentiment de responsabilité. En continuant à étendre son utilisation d'Asana, le D.C. United jette les bases d'une organisation plus agile, mieux coordonnée et plus responsable, prête à gagner sur le terrain et à tous les niveaux de l'entreprise.

En fin de compte, Asana n’a pas seulement amélioré notre produit final : cet outil nous a aidés à mieux comprendre ce que nous faisons, pourquoi nous le faisons et ce que nous pouvons accomplir ensemble lorsque nous sommes sur la même longueur d’onde. ”