COS a accéléré la production de campagnes de 90 % avec un processus alimenté par l'IA sur Asana

L'essentiel

Difficultés

• Configuration chronophage des campagnes : chaque nouvelle campagne saisonnière nécessitait 12 à 14 heures de configuration manuelle, les responsables créant des outils de suivi de A à Z sur Excel.

• Complexité de la coordination interfonctionnelle : les briefs arrivaient par e-mail avec des informations manquantes, ce qui entraînait des cycles de clarification supplémentaires et un taux de correction d'erreurs de 60 %.

• Inefficacités dans la planification des ressources : en raison d'un manque de standardisation, les équipes demandaient et produisaient souvent des ressources qui n'étaient finalement pas nécessaires.

Solutions

• Réception alimentée par l'IA : le Studio IA analyse les Formulaires soumis pour vérifier qu'ils sont complets, signalant les lacunes avant même la création d'un projet.

• Structuration automatisée du projet : un seul envoi déclenche la génération automatique de plus de 50 sous-tâches structurées avec des responsables attribués et des échéances en cascade.

• Contrôles qualité intelligents : les AI Teammates d'Asana examinent les ressources de manière proactive, détectant les problèmes avant qu'ils n'atteignent la production.

Résultats

• 84 100 £ de capacité annuelle libérée, ce qui équivaut à permettre à 1,53 collaborateur à temps plein de se consacrer à nouveau au travail stratégique.

• 90 % de temps de configuration en moins sur les campagnes, passant de près de deux jours de travail à quelques minutes seulement.

• Multiplication par 2 de la production de ressources, ce qui permet à l'équipe de livrer plus de 1 000 ressources par campagne, contre 500 à 600 auparavant.

Nos équipes s'efforcent de repenser la façon dont le travail circule dans l'ensemble de l'organisation afin de nous assurer que nous donnons la priorité aux initiatives à fort impact qui apportent une réelle valeur ajoutée à nos clients. En créant des processus évolutifs et en tirant parti de l’IA de manière réfléchie, nous avons pu gagner en visibilité et en rapidité tout en concentrant notre énergie sur la mise en œuvre stratégique. L'innovation se produit lorsque les équipes collaborent, expérimentent et s'engagent à travailler plus intelligemment.”

Lauréat : 2026 Work Innovation Leader, EMEA

Ce prix a récompensé COS pour son utilisation pionnière de processus alimentés par l'IA afin de résoudre des défis complexes de production créative dans le secteur de la mode, qui évolue rapidement. En intégrant l'IA directement dans l'architecture du travail, COS a établi un nouveau benchmark mondial pour l'exécution de la vente au détail à l'échelle de l'entreprise.

Étape 1 : réception intelligente et validation du brief

Auparavant, le processus de demande de création impliquait plusieurs outils et des processus régionaux, et les responsables de campagne passaient des jours à rechercher des briefs dans tous les services et à acheminer manuellement les ressources vers les équipes régionales. COS a résolu ce problème en mettant en place un système de réception centralisé qui utilise l'IA comme contrôle de qualité. Ce nouveau processus garantit que la conformité de chaque brief créatif est validée au point d'entrée, ce qui réduit la coordination en aval causée par des informations incomplètes.

• Validation pilotée par l'IA : le Studio IA analyse les Formulaires de réception pour vérifier qu'ils sont complets et signale de manière proactive les lacunes avant même qu'un projet ne soit vu par un être humain.

• Clarification proactive : si une demande n'est pas claire, le système demande des éclaircissements immédiats, éliminant ainsi les allers-retours qui prenaient auparavant des heures par campagne.

• Cadre standardisé : en exigeant un ensemble rigoureux d'entrées, COS veille à ce que les équipes ne demandent que les ressources strictement nécessaires, réduisant ainsi le gaspillage de ressources.

• Validation « Human-in-the-loop » : les chefs de projet mondiaux seniors supervisent la file d'attente de réception des demandes pour s'assurer que toutes les demandes validées sont en adéquation avec les priorités saisonnières actuelles.

Asana a fourni un point d'entrée unique et structuré pour le travail. En garantissant la qualité dès la réception, nous avons éliminé la complexité en aval et fait évoluer nos équipes d'une approche réactive vers un travail proactif et stratégique.”

Étape 2 : génération et attribution automatisées des projets

Avant Asana, les équipes de projet passaient jusqu'à 8 heures à configurer manuellement des outils de suivi et des listes de tâches pour chaque nouvelle campagne. COS a remplacé ces tâches administratives par un moteur de projet automatisé qui construit instantanément l'ensemble de la structure de travail. Ce processus s'adapte aux exigences spécifiques de la campagne, garantissant que les équipes de création et de contenu disposent d'un chemin d'exécution clair et pré-structuré dès qu'un brief est approuvé.

• Génération instantanée de projet : après validation du formulaire, le Studio IA génère automatiquement un projet de campagne complet avec plus de 50 sous-tâches structurées.

• Attribution dynamique : à l'aide du Studio IA, les règles basées sur l'IA attribuent intelligemment les tâches aux membres de l'équipe concernés en fonction du type de ressource, de la région et de la capacité actuelle de l'équipe.

• Échéances en cascade : le système définit automatiquement les échéances tout au long du cycle de vie du projet en fonction de la date de lancement finale de la campagne.

• Transferts contextuels : chaque tâche contient l'historique complet et le contexte du formulaire de réception, garantissant ainsi l'absence de perte d'informations lorsque le travail passe d'un service à l'autre.

Le processus est désormais parfaitement intégré à nos activités quotidiennes, ce qui élimine le travail de configuration manuelle et crée un processus plus évolutif pour les campagnes.”

Étape 3 : production et contrôle de la qualité supervisés par l'IA

Au fur et à mesure que COS étendait son utilisation d'Asana, l'entreprise est passée au-delà de la gestion standardisée des tâches pour traiter ses processus comme un système stratégique pouvant être conçu et optimisé. La marque étend désormais son utilisation d'AI Teammates Asana pour prendre en charge d'autres processus complexes qui nécessitent des capacités d'IA plus personnalisées. Ces cas d'utilisation permettront en outre aux équipes d'aller au-delà de leurs méthodes de travail quotidiennes et de libérer davantage de temps pour le travail de création et de stratégie.

Détection proactive des erreurs : le Studio IA surveille le travail en cours pour signaler les problèmes potentiels avant qu'ils ne se multiplient, réduisant ainsi le temps de correction des erreurs de 60 %.

• Gestion automatisée du statut : les règles gèrent les transitions entre les étapes de production et déclenchent des notifications aux parties prenantes dès que des obstacles sont identifiés.

• Contrôles de qualité intelligents : les AI Teammates d'Asana examinent les ressources terminées pour s'assurer qu'elles répondent aux exigences définies dans le brief initial.

• Alignement mondial : les règles d'automatisation permettent aux équipes marketing régionales et aux parties prenantes de l'e-commerce de rester informées de l'état de préparation des assets, évitant ainsi les retards de livraison sur le marché local.

Nous avons constaté beaucoup moins d’allers-retours entre les équipes. Le processus est désormais beaucoup plus fluide avec les équipes régionales, qui détectent les problèmes de manière proactive plutôt que réactive.”

Étape 4 : rapports stratégiques et visibilité mondiale

Auparavant, le leadership s'appuyait sur de multiples sources de rapports provenant de différentes équipes et régions, qui étaient souvent obsolètes au moment de leur examen. COS a mis en place un niveau de reporting en temps réel à l'aide des portefeuilles afin de fournir une source unique de référence pour toutes les campagnes actives. Ce processus permet aux responsables de suivre la livraison à l'échelle mondiale et de prendre des décisions éclairées par les données concernant l'allocation des ressources et la croissance.

• Tableaux de bord au niveau des portefeuilles : le leadership utilise les portefeuilles pour suivre la progression de la marque, de l'e-commerce et du développement durable dans une vue unifiée.

• Mises à jour de statut en direct : le système remplace les rapports manuels par des résumés de statut automatisés, offrant une vue toujours à jour de la santé et des échéanciers des projets.

• Prise de décision axée sur les données : en centralisant tout le travail dans un seul écosystème, COS peut désormais analyser le rendement et la performance des ressources pour optimiser la planification des futures campagnes.

• Évolutivité inter-marques : la visibilité et l'efficacité de ce modèle étaient si évidentes que la marque sœur Weekday a acheté Asana spécifiquement pour reproduire le processus de COS.

Asana n’a pas seulement amélioré nos processus, elle a redéfini notre façon de travailler. Nous avons mis en place un écosystème unifié et transparent où tout le travail est parfaitement visible.”

Conclusion

Avant cette transformation, COS gérait la production de campagnes grâce à une combinaison d’outils et de processus existants qui soutenaient la croissance de la marque. En créant un moteur natif de l'IA sur Asana, COS a pu simplifier la collaboration, réduire la coordination manuelle et offrir aux équipes plus de temps pour se concentrer sur une stratégie créative à forte valeur ajoutée. L'impact a été si important que d'autres équipes adoptent désormais le modèle de manière organique, positionnant COS comme un innovateur opérationnel dans l'ensemble de l'entreprise. Alors que la marque continue de se développer, son infrastructure alimentée par l’IA garantit que la rapidité et la qualité peuvent évoluer de pair, et non l’une au détriment de l’autre.