La NCAA cuadruplica el consumo de contenido con Asana

Destacados

Desafíos

• Las ineficiencias en la gestión de proyectos complejos a gran escala abrumaron a los equipos y afectaron la productividad, las fechas límite y la calidad del trabajo.

• La dependencia de sistemas obsoletos y herramientas desconectadas hizo que la información quedara dispersa y ralentizó el progreso. 

• La visibilidad insuficiente obstaculizó la capacidad del liderazgo para dar seguimiento al progreso y asignar recursos de manera efectiva, lo que ralentizó la toma de decisiones.

• Una estructura operativa aislada dificultaba la colaboración entre equipos, lo que creaba obstáculos para el crecimiento a medida que los proyectos se volvían más complejos.

• Las brechas en la documentación de los procesos dificultaban la retención del conocimiento institucional, lo que creaba desafíos para la continuidad del negocio y la incorporación.

Soluciones

• La gestión centralizada del trabajo proporciona una plataforma única y unificada para la colaboración interdisciplinaria en toda la NCAA.

• La integración de herramientas como Google Drive, Slack, Teams y SharePoint crea un flujo de trabajo sin problemas, lo que facilita el intercambio de datos entre plataformas.

• Las funciones de definición y seguimiento de objetivos mejoran la visibilidad y la toma de decisiones basada en datos.

• La estandarización de procesos y la automatización del flujo de trabajo optimizan el trabajo en todos los departamentos, lo que garantiza la coherencia y la escalabilidad.

• Una fuente única de referencias para toda la documentación simplifica el intercambio de conocimientos y la incorporación, lo que facilita los traspasos y ayuda a los empleados nuevos a ponerse al día más rápido.

Resultados

• Mejora de la eficiencia en la planificación y ejecución de proyectos complejos a gran escala.

• Aceleración de la realización de más de 80 campeonatos universitarios al año.

• Se amplió la campaña de los Juegos Olímpicos de París 2024 4 veces más que la de los Juegos Olímpicos de Tokio 2020, superando los objetivos de rendimiento.

• La producción de contenido aumentó un 2770 %, lo que generó un aumento del 1440 % en las impresiones de la audiencia.

• Se proporcionó al liderazgo un análisis de datos en tiempo real para alinear el trabajo con los objetivos organizacionales más generales.

• Se resolvieron los problemas más rápido y se mejoró la toma de decisiones en los equipos.

• Mejoró la colaboración interdisciplinaria, lo que garantizó una ejecución más fluida de los proyectos.

• Se redujo el incumplimiento de las fechas límite y se mejoró la transparencia en todos los departamentos.

• Centralizó el conocimiento institucional para garantizar la continuidad y acelerar la incorporación.

Una transformación revolucionaria para la NCAA

Cuando el nuevo liderazgo se propuso modernizar la forma en que la NCAA colaboraba, la organización sabía que necesitaba una solución para conectar a sus equipos y simplificar los procesos complejos. En ese momento, los departamentos dentro de la NCAA operaban más como entidades separadas que como una unidad cohesionada, y los proyectos más grandes e interdisciplinarios enfrentaban cuellos de botella debido a herramientas desconectadas y procesos inconsistentes. 

Para respaldar la transición, los líderes destacaron cómo Asana podría conectar las tareas diarias con los objetivos organizacionales más generales, integrarse sin inconvenientes con las herramientas existentes y estandarizar los procesos. El Equipo de Campeonatos fue uno de los primeros en adoptar Asana y demostró su potencial al crear plantillas para gestionar 84 campeonatos con diversas tareas y equipos. Su éxito inicial inspiró una adopción más amplia en toda la NCAA. El equipo compartió sus flujos de trabajo, y su éxito, con toda la organización, lo que ayudó a establecer a Asana como una herramienta fundamental para la colaboración.

Ahora, Asana sirve como una central para los equipos de toda la organización, rompiendo con el aislamiento de la información y permitiendo una gestión fluida de los proyectos entre departamentos. Esta transformación estableció un nuevo estándar para la colaboración interdisciplinaria y proporcionó una base sólida para el Equipo de Comunicación a medida que ampliaba sus esfuerzos para su campaña olímpica de 2024.

Cuando me uní a la NCAA, la colaboración interdisciplinaria no funcionaba, en particular cuando diferentes departamentos necesitaban compartir conocimientos. Los equipos no estaban acostumbrados a trabajar juntos, lo que provocó importantes brechas de coordinación. La implementación de Asana nos ayudó a cerrar esas brechas.”

Asana para la gestión de campañas

Escalando la creación de contenido para los Juegos Olímpicos de París 2024

La campaña 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, organizada para los Juegos Olímpicos de París, marcó un nuevo nivel de escala para los equipos de comunicación de la NCAA. El liderazgo estableció un objetivo ambicioso: triplicar la producción de contenido y el compromiso de la audiencia en comparación con los Juegos Olímpicos de Tokio 2020. La campaña de París requirió la colaboración entre departamentos, ubicaciones y socios externos, un desafío que se complicó por las herramientas desconectadas y los procesos inconsistentes.

Asana sentó las bases para unir a estos equipos. Asana actuó como el punto central de la campaña, estandarizó los flujos de trabajo y conectó a los equipos en las diferentes zonas horarias. La plataforma sirvió como el tejido conectivo de la campaña, manteniendo a todos en la misma sintonía y ayudando a los equipos a trabajar juntos para aumentar drásticamente el alcance y el impacto de la campaña. 

Los resultados fueron notables: la NCAA amplió la campaña de París 4 veces más que la de Tokio, produjo un 2770 % más de contenido e impulsó un aumento del 1440 % en las impresiones de la audiencia. Este éxito estableció un nuevo estándar para la colaboración y la innovación, y le valió a la NCAA el premio Best in Class Work Innovation Award de Asana.

Para la campaña de los Juegos Olímpicos de París 2024, tuvimos que aumentar nuestro esfuerzo exponencialmente. Asana fue el hilo conductor que integró a la perfección a los equipos, los flujos de trabajo y las zonas horarias.”

Los flujos de trabajo estandarizados aumentan la producción de contenido en un 2770 %

• Los responsables de campaña supervisan miles de tareas relacionadas con la creación de contenido en un proyecto compartido, lo que brinda a los líderes una vista general de todo el trabajo en curso.

• Mediante los formularios de recepción, los equipos recopilan los envíos de contenido de las partes interesadas internas y externas en un solo lugar. Toda la información necesaria se recopila desde un principio para simplificar los inicios. 

• Las plantillas de tareas estandarizan el flujo de trabajo de principio a fin para todos los activos de la campaña, desde las publicaciones en redes sociales hasta las infografías. Este proceso repetible reduce los errores, acelera la producción y garantiza una entrega consistente.

• Las subtareas dividen los pasos complejos de la producción entre varios colaboradores, por lo que los roles, los plazos y los entregables siempre son claros.

• Las reglas predeterminadas automatizan los pasos manuales para ayudar a que el trabajo avance sin problemas entre los equipos globales. 

Para los Juegos de Tokio, creamos 12 artículos destacados. Para los Juegos de París, creamos 117. Nos adaptamos a escala con fuerza, porque con Asana estábamos listos.”

La centralización de la gestión de campañas mejora la coordinación y la entrega 

• Asana actúa como la fuente única de referencias para todas las tareas de gestión de campañas, lo que reduce la confusión y facilita la detección de dependencias y la prevención de cuellos de botella.

• Los gerentes usan vistas personalizadas del proyecto para visualizar el trabajo en progreso y mostrar la información más relevante en función de sus necesidades específicas.

• Las integraciones con Slack y Outlook garantizan una comunicación y notificaciones oportunas en toda la tecnología existente, para que nadie se pierda nada. 

• Las conversaciones en tiempo real y las acciones de seguimiento se capturan en las tareas, lo que reduce el cambio de aplicaciones y documenta el contexto que los equipos necesitan.

Con personas en diferentes zonas horarias y países, Asana fue un punto de inflexión: nuestro equipo podía iniciar sesión, ver exactamente en qué estado se encontraban los proyectos y saber al instante qué debía ocurrir a continuación.”

Los informes en tiempo real permiten una toma de decisiones más inteligente y rápida

• Los jefes de campaña usan portafolios para obtener visibilidad de todo el trabajo de la campaña de un vistazo, lo que les permite dar seguimiento rápidamente al progreso, detectar dependencias y priorizar el trabajo.

• Gracias a las vistas más precisas y en tiempo real de los datos de trabajo, el liderazgo toma decisiones informadas y optimiza la asignación de recursos a lo largo de la campaña.

• Los campos personalizados globales estandarizan la recopilación de métricas clave para garantizar la coherencia y permitir un filtrado y generación de informes sencillos en todos los proyectos.

Asana le dio a nuestro Equipo de liderazgo visibilidad en tiempo real de cada faceta de la campaña. Por primera vez, pudimos ver cómo las tareas diarias se conectaban con nuestros objetivos más amplios e identificar de inmediato dónde se necesitaban más recursos. Esta claridad nos permitió tomar decisiones más rápidas basadas en datos.”

Asana para la planificación de eventos

Aportar estructura y visibilidad a la ejecución del campeonato

El Equipo de Campeonatos de la NCAA gestiona 84 de los 90 campeonatos de la NCAA y coordina cada detalle, desde la selección de la sede y los contratos de las instalaciones hasta la venta de entradas, el marketing y la logística de la transmisión. 

Antes de Asana, el Equipo usaba carpetas físicas y herramientas digitales desconectadas para gestionar la planificación y ejecución de los campeonatos, un proceso que carecía de coherencia. Ahora, Asana actúa como una fuente única de referencias, que conecta las tareas, los cronogramas y la comunicación en un solo lugar, lo que facilita la coordinación del trabajo y mantiene la continuidad del negocio. 

Con Asana, agilizamos la forma en que gestionamos los campeonatos, centralizando todo nuestro trabajo en una sola plataforma. Esto nos permite centrarnos en la ejecución de eventos excepcionales, manteniendo la continuidad a lo largo de los años y entre los miembros del equipo.”

Flujos de trabajo estandarizados que agilizan la ejecución de los campeonatos 

• Cada campeonato comienza con una plantilla de proyecto estructurada, lo que garantiza la coherencia en los 84 eventos. Estas plantillas están diseñadas para los cuatro tipos clave de campeonatos: deportes de equipo, deportes individuales, deportes de interior y deportes de exterior.

• Las tareas esenciales, como realizar visitas al lugar, coordinar con los medios de comunicación y finalizar los planes de señalización, están predefinidas en cada plantilla, lo que proporciona un marco confiable y, al mismo tiempo, permite la flexibilidad para las necesidades únicas de cada evento.

• Cada proyecto está conectado con los objetivos organizacionales más amplios de la NCAA, lo que facilita que los equipos vean cómo su trabajo contribuye a los objetivos más amplios y a las prioridades a largo plazo.

• Dentro de cada proyecto, las tareas se asignan a miembros específicos del equipo, lo que deja en claro quién es responsable de qué y mantiene el trabajo encaminado. 

• Las conversaciones relacionadas con cada tarea se llevan a cabo en la sección de comentarios de la tarea, y todos los archivos relevantes se adjuntan directamente a la tarea, lo que elimina la comunicación dispersa y la pérdida de información.  

• Los campos personalizados capturan detalles clave como las fechas de entrega, el tipo de campeonato y el estado de las tareas, lo que proporciona datos estructurados que se incorporan a los Paneles específicos del proyecto.

• Estos Paneles brindan al liderazgo un análisis de datos en tiempo real sobre el progreso del proyecto, los posibles cuellos de botella y la capacidad productiva, lo que les permite realizar los ajustes necesarios. 

• Al comienzo de una nueva temporada, los equipos duplican los proyectos del año anterior, transfiriendo las tareas, los flujos de trabajo y las asignaciones para mantener la continuidad y, al mismo tiempo, permitir las actualizaciones necesarias. 

La visibilidad en tiempo real impulsa la toma de decisiones informada

• Los paneles brindan una vista rápida del progreso del proyecto, lo que ayuda a los líderes de equipo a abordar los desafíos, tomar decisiones informadas sobre los recursos y mantener los proyectos en el camino correcto. 

• Además, los jefes de equipo pueden visualizar fácilmente el alcance completo del proyecto, como la cantidad de colaboradores involucrados y las tareas en progreso. Esta claridad les ayuda a crear argumentos sólidos para obtener personal adicional o apoyo cuando sea necesario.

La continuidad del negocio garantiza el éxito operativo a largo plazo

• Asana centraliza el conocimiento institucional, lo que facilita la incorporación de nuevos empleados y que continúen sin problemas donde lo dejaron los miembros anteriores del equipo.

• Con todo el trabajo en un solo lugar, los traspasos son fluidos, lo que garantiza que, independientemente de quién se una a un proyecto o lo abandone, los equipos puedan hacer que el trabajo avance sin interrupciones.

• Las agendas para las reuniones de liderazgo y las revisiones de negocios se gestionan en Asana, lo que mantiene todos los temas a tratar, las decisiones y los seguimientos en un lugar de fácil acceso.

Asana para Recursos Humanos y Operaciones de Personal

Generar claridad y colaboración en Recursos Humanos

El equipo de Recursos Humanos de la NCAA desempeña un papel clave en el apoyo a los empleados de toda la organización, desde la contratación e incorporación de empleados hasta la gestión de su desempeño y beneficios. Históricamente, el departamento operaba de forma aislada, y cada miembro del equipo tenía una función específica. Sin conocimiento compartido ni colaboración, el trabajo se estancaba cuando alguien estaba de licencia, y otros departamentos carecían de visibilidad de los procesos de Recursos Humanos o de su función en ellos.

Para resolver estos desafíos, el Equipo de Recursos Humanos adoptó Asana para mejorar la coordinación y la coherencia de los procesos. Al crear flujos de trabajo claros y compartidos, Asana facilita el trabajo en equipo del equipo de Recursos Humanos, ayuda a otros equipos a comprender su función en los procesos de Recursos Humanos y mantiene el trabajo en marcha sin demoras.

La claridad en las expectativas ha sido un desafío en el pasado. Es frustrante cuando los resultados no cumplen con las expectativas, a menudo porque no se comunicaron con claridad. Asana ayuda a gestionar el elemento humano del trabajo al eliminar las emociones y hacer que las expectativas sean visibles y específicas. Esto hace que sea más fácil para los equipos centrarse en lo que está saliendo bien y celebrarlo.”

Una fuente única de referencias para el proceso de Recursos Humanos brinda transparencia y responsabilidad  

• Los proyectos relacionados con RR. HH. se dividen en etapas y tareas claras, lo que facilita ver quién es responsable de qué y qué trabajo viene a continuación.

• La estructura ayuda a los equipos de toda la empresa a comprender su rol en los procesos de Recursos Humanos, al proporcionar un punto de referencia compartido para las expectativas.

• Con todo en una sola plataforma, es más fácil ver qué funciona bien y dónde se necesita atención, lo que aporta mayor claridad y responsabilidad.

Los flujos de trabajo de adquisición de talentos mejoran la visibilidad de la contratación

• Un portafolio de contratación da seguimiento a los puestos vacantes y muestra cuántos puestos están disponibles y en qué etapa del proceso de contratación se encuentran.

• Una plantilla de adquisición de talento describe cada paso del proceso de contratación, lo que garantiza la alineación entre Recursos Humanos, los jefes de contratación y otras partes interesadas.

• Con un proceso más transparente, la organización en general tiene una comprensión más clara de lo que implica la contratación y de cómo contribuyen los diferentes equipos.

La incorporación estructurada garantiza una experiencia fluida para los empleados

• Una plantilla de incorporación proporciona un proceso estructurado desde el momento en que se contrata a un nuevo empleado hasta sus primeros 90 días.

• Las tareas se dividen por cronograma (dos semanas antes de la fecha de inicio, el primer día y los hitos de 30, 60 y 90 días), lo que ayuda a los gerentes y a los empleados nuevos a mantener el rumbo.

• Las tareas clave de la incorporación, como proporcionar una computadora portátil, preparar los suministros, hacer un recorrido por la oficina y presentar a los compañeros, están integradas en el flujo de trabajo y asignadas a los miembros del equipo de Recursos Humanos, a los jefes de contratación y al equipo del empleado nuevo, lo que deja claras las responsabilidades.

Conclusión

Sentar las bases para el éxito a largo plazo

A medida que la NCAA mira hacia futuras campañas e iniciativas, incluidos los Juegos Olímpicos de 2028, se compromete a expandir el uso de Asana en todos los departamentos. En el futuro, la organización planea ampliar el uso de la automatización para mejorar los flujos de trabajo, aprovechar las funciones de informes de Asana para fundamentar la estrategia y explorar formas de integrar la IA en sus proyectos interdisciplinarios a gran escala.

Asana seguirá desempeñando un papel fundamental para garantizar la continuidad del negocio de la NCAA. Al documentar los procesos y crear plantillas basadas en los flujos de trabajo de la organización, la NCAA fomenta la colaboración y reduce la dependencia de la experiencia aislada, lo que garantiza que los equipos puedan avanzar sin problemas con el trabajo.

Al posicionar a Asana como el centro del trabajo, una “ciudad de Asana” donde cada departamento y proyecto están conectados, la NCAA está construyendo una organización preparada para el futuro, lista para empoderar a los estudiantes atletas y apoyar sus trayectorias tanto dentro como fuera del campo.

Asana se convirtió en nuestra base de operaciones durante la campaña: todo estaba allí. Ahora, la estamos convirtiendo en lo que llamamos nuestra “Asana City”, con vecindarios y hogares para cada parte de nuestro flujo de trabajo. Es donde todo se conecta.”