D.C. United ahorra 697 días de trabajo al año con Asana

Destacados

Desafíos

• La colaboración interdisciplinaria, especialmente en lo que respecta a la ejecución el día del lanzamiento y a las iniciativas entre departamentos, se vio obstaculizada por la comunicación aislada y la falta de claridad en la responsabilidad.

• La falta de coherencia entre las operaciones de negocios y de departamento generaba procesos ineficientes.

• La visibilidad limitada entre proyectos y departamentos dificultaba el seguimiento del progreso y la alineación con las prioridades de la organización.

Soluciones

• Se implementó Asana como la plataforma de gestión del trabajo centralizada para todas las operaciones de negocios, lo que reemplazó las hojas de cálculo y las cadenas de email fragmentadas por un sistema unificado que fomenta la claridad, la responsabilidad y la eficiencia.

• Crearon plantillas estandarizadas y flujos de trabajo automatizados para la ejecución del día del partido y las solicitudes de los departamentos, lo que modernizó los procesos heredados y redujo el trabajo manual y los cambios de contexto.

• Se estableció una clara responsabilidad y visibilidad a través de Formularios personalizados y el seguimiento de proyectos, lo que eliminó la duplicación, simplificó los traspasos y permitió una ejecución más rápida y coordinada.

Resultados

• Ahorro de 697 días de trabajo anualmente con Asana, lo que resulta en un ahorro de costos estimado de USD 195 600

• El ahorro de tiempo aumentó un 488 % año tras año, impulsado por la automatización y los flujos de trabajo simplificados

• La entrega de proyectos se aceleró, con menos fechas límite incumplidas y una ejecución más predecible

• El 100 % del personal de Business usa activamente Asana, lo que crea un enfoque de trabajo consistente en toda la organización

• Las reuniones de estado recurrentes disminuyeron en un 25 %, lo que permitió disponer de cientos de horas para el trabajo de mayor valor

• La colaboración interdisciplinaria aumentó significativamente, lo que impulsó la alineación y profundizó el compromiso entre los equipos

Ganador del premio Work Innovation Award, 2025

D.C. United recibió el premio Best in Class Work Innovation Award de la región AMER) de Asana por transformar la forma en que se realiza el trabajo en todas las facetas de las operaciones del club. Al reemplazar las listas de verificación en papel y los hilos de email fragmentados con flujos de trabajo estandarizados y automatizados, el club redefinió la colaboración en una industria analógica. El resultado: cientos de días hábiles ahorrados, un enorme ahorro de tiempo año tras año y una disminución significativa de las reuniones periódicas. Desde la ejecución del día del partido hasta el cumplimiento de los patrocinios, cada departamento ahora trabaja desde un sistema compartido, lo que acelera la entrega, profundiza el compromiso y crea una organización más ágil y alineada.

Asana ha transformado la forma en que operamos y colaboramos en todos los departamentos de D.C. United y Audi Field. Hemos observado un nuevo nivel de alineación interna, transparencia y responsabilidad, lo que mejora directamente nuestros niveles de productividad y colaboración interdisciplinaria en todas las unidades de negocio del club.”

Asana para la planificación de eventos

Ejecución impecable del día del partido, sin el caos de último momento

Las operaciones del día del partido son el corazón de la experiencia de los fanáticos y la presencia de la marca del D.C. United. Desde la asignación de personal y las promociones hasta la venta de entradas, las iniciativas de compromiso de los fanáticos y las activaciones de patrocinio, la ejecución impecable es esencial. Pero antes de Asana, estos esfuerzos dependían de emails inconexos y listas de verificación en papel, lo que aumentaba el riesgo de pasar por alto detalles y de que surgieran problemas de último momento.

Para mejorar la ejecución del día del partido y cumplir con los objetivos estratégicos, D.C. United implementó un sistema unificado y automatizado en Asana Ahora, cada detalle se planifica con anticipación mediante proyectos de plantillas para el desarrollo del evento y flujos de trabajo automatizados que detectan los riesgos a tiempo y garantizan que todos los equipos estén alineados.

Las plantillas con alojamiento de tareas en varios proyectos crean un programa del evento completo

• Cada partido en casa se crea a partir de una plantilla de proyecto estandarizada que incluye tareas repetibles como el programa del evento, enlaces a las entradas, eventos y activaciones especiales, y activos creativos.

• Dentro de cada proyecto de partido, se planifica cada aspecto del día del partido, desde la apertura de las puertas hasta la limpieza posterior al partido, con tareas asignadas a instalaciones, análisis, venta de entradas, entretenimiento, seguridad, marketing y servicios para invitados, entre otros.

• Cada proyecto de partido se encuentra en un portafolio general, lo que brinda al equipo visibilidad de toda la temporada y garantiza que nada se pase por alto.

• El alojamiento de tareas en varios proyectos hace que las responsabilidades superpuestas sean visibles para todos los departamentos relevantes, lo que reduce los puntos ciegos y elimina las sorpresas de último momento.

Las automatizaciones reducen el riesgo y aceleran los tiempos de respuesta

• Las reglas marcan automáticamente las tareas atrasadas o sin finalizar, lo que activa notificaciones en tiempo real antes de que los problemas se agraven.

• Los flujos de trabajo dedicados a experiencias prémium, como los espectáculos del medio tiempo o las activaciones VIP, garantizan que estos momentos de alta visibilidad se monitoreen, se asuman y se ejecuten sin errores, con el liderazgo involucrado en cada paso.

Las activaciones de patrocinios son ágiles y no tienen errores

• El cumplimiento y las activaciones de los patrocinios, que son generadores de ingresos críticos con requisitos complejos, se gestionan de principio a fin en Asana, lo que garantiza que se dé seguimiento a cada entregable y que nada se pase por alto.

• Los socios envían solicitudes de activación a través de Formularios, que asignan automáticamente las tareas al Equipo adecuado y activan los flujos de trabajo de aprobación.

• Las plantillas personalizadas guían cada activación, desde las listas de verificación del día del partido hasta el seguimiento de los asistentes VIP y la logística, lo que garantiza que cada paso se finalice en orden, con notificaciones automáticas para cada traspaso.

• Los paneles en tiempo real brindan a los equipos de asociaciones y a los patrocinadores visibilidad de los entregables, los cronogramas y los obstáculos, lo que permite un tiempo de respuesta más rápido.

• Este enfoque estructurado ha dado como resultado casi cero activaciones perdidas, una ejecución más rápida y la capacidad de manejar un mayor volumen sin agregar personal.

La implementación de Asana en toda la organización ha mejorado la colaboración durante iniciativas importantes como los días de partido, en los que cada departamento ahora tiene visibilidad de cómo su trabajo se conecta con el panorama general, lo que garantiza una experiencia excepcional para los fanáticos. ”

Asana para las solicitudes de trabajo y la recepción

Transformar las solicitudes ad hoc en acciones estructuradas

A medida que D.C. United creció, también aumentó el volumen y la urgencia de las solicitudes entrantes en todos los Equipos. Desde el diseño gráfico y las campañas de email hasta las publicaciones en redes sociales y la asistencia para eventos, el trabajo a menudo se solicitaba por separado, con poco contexto o visibilidad. Sin un proceso de recepción de solicitudes estandarizado, los equipos se enfrentaban a la duplicación, los retrasos y la omisión de entregables.

Hoy en día, Asana impulsa un sistema de solicitudes simplificado en todos los departamentos. Los Formularios estandarizados garantizan la claridad desde el principio, mientras que los flujos de trabajo automatizados de clasificación y aprobación dirigen el trabajo a los equipos correctos rápidamente. Los equipos de Marketing, Sociedades y Compromiso de la comunidad también gestionan los calendarios de campañas y de contenido directamente en Asana, lo que facilita la alineación de las prioridades para eventos de alta visibilidad y promociones puntuales.

Los Formularios garantizan la claridad desde el principio

• Los Formularios específicos de cada departamento capturan el contexto esencial desde el principio, lo que reduce las idas y venidas y permite un proceso más rápido.

• Los Formularios finalizados generan automáticamente tareas y notifican a los Equipos correctos, lo que garantiza que ninguna solicitud se pase por alto.

• Las campañas vinculadas a iniciativas de toda la organización, como los eventos de partidos a gran escala, se planifican en Asana con visibilidad completa en todos los departamentos.

• Con los Paneles, cada departamento puede ver cómo su trabajo contribuye a las iniciativas más amplias de la marca, lo que mejora la coordinación y la responsabilidad.

Un ejemplo destacado de cómo Asana ha transformado nuestra organización es la manera en que hemos simplificado nuestro proceso de solicitudes de marketing. Antes, las tareas como el diseño gráfico, las campañas de email y las publicaciones en redes sociales se solicitaban por separado, lo que a menudo requería múltiples seguimientos debido a la falta de claridad en la responsabilidad. Con Asana, centralizamos estas solicitudes en un solo flujo de trabajo que etiqueta automáticamente a todos los involucrados relevantes, lo que crea visibilidad y reduce significativamente el tiempo de entrega. ”

Conclusión

Crear un plan de acción para un éxito escalable

D.C. United no solo gestiona las operaciones con Asana, sino que las redefine. A medida que la adopción se profundiza en todos los departamentos, visualizan un futuro en el que los portafolios y los marcos estratégicos ayuden a alinear el trabajo individual con los objetivos de toda la empresa, lo que brinda a cada empleado una dirección más clara, visibilidad en tiempo real y un mayor sentido de responsabilidad. Al continuar ampliando su uso de Asana, el D.C. United está sentando las bases para una organización más ágil, alineada y responsable, lista para ganar en el campo de juego y en toda la empresa.

En última instancia, Asana no solo ha mejorado nuestro producto final, sino que nos ha ayudado a comprender mejor lo que hacemos, por qué lo hacemos y lo que podemos lograr juntos cuando estamos alineados. ”