Prozesslandkarte erstellen: Aufbau, Typen & Beispiele

Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Darstellung aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens und ihrer Wechselwirkungen. Sie bildet die Ablauforganisation übersichtlich ab, unabhängig von Abteilungsgrenzen, und zeigt auf einen Blick, wie die einzelnen Prozesse miteinander zusammenhängen.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Bei diesem Tool werden die jeweiligen Prozesse im Unternehmen unabhängig von den Bereichen und Abteilungen integriert. Diese werden in einer logischen Reihenfolge gegliedert, sodass leicht erkenntlich ist, wie die Prozesse voneinander abhängig sind.

Das Konzept geht auf den amerikanischen Professor Michael Porter zurück, der in den 1980er Jahren das Instrument der Wertkette entwickelte.

Die Prozesslandkarte als Teil des Prozessmanagements

Tatsächlich stellt die Prozesslandschaft die erste und oberste Ebene im Prozessmanagement dar. Dieser Bereich befasst sich allgemein mit allem rund um die Geschäftsprozesse. Dazu zählt nicht nur die Identifikation und grafische Abbildung mithilfe der Prozesslandkarte. Auch die Steuerung und Optimierung von allen Prozessen gehört in diesen Bereich.

Das Ziel im Prozessmanagement ist es dabei, ein besseres Verständnis über die Ablauforganisation eines Unternehmens zu bekommen und mittels gezielter Maßnahmen die Effizienz zu erhöhen. Dabei ist es auch wichtig, flexibel und agil reagieren zu können, damit man sich immer an den Kundenbedürfnissen orientieren kann.

Die Prozesslandkarte als Teil des Qualitätsmanagements

Auch im Bereich des Qualitätsmanagements ist die Prozesslandkarte wirklich wichtig. So können Sie damit nämlich die Wechselwirkungen zwischen Prozessen darstellen, womit Sie einen Teil der ISO 9001 erfüllen.

Die ISO 9001 ist eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme, welche national und international sehr stark verbreitet ist. Diese Norm legt Mindestanforderungen für QMS fest, wodurch im Umkehrschluss die Transparenz erhöht und die Fehlerquote verringert wird.

Gerade in der neueren Version der ISO 9001 ist es wichtig, die Prozesse im Unternehmen richtig darzustellen. Ein hilfreiches Tool kann hierfür eben die Prozesslandkarte sein.

Warum ist eine Prozesslandkarte notwendig?

Eine Prozesslandkarte zu erstellen kann viele Vorteile für Unternehmen bieten. Die wichtigsten Punkte von der Prozessorientierung im Gegensatz zur Aufgabenorientierung möchten wir Ihnen hier kurz näher erklären:

1. Vermeidung von Silodenken

Eine Prozesslandkarte hilft dabei, das Gesamtbild eines Unternehmens zu betrachten, anstatt nur in Abteilungen zu denken. Sie macht die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Aufgaben und Tätigkeiten sichtbar. So lassen sich Probleme leichter zurückverfolgen und beheben.

2. Abbildung der Wertschöpfungskette

Gerade in großen Unternehmen kann es schwierig sein, den Gesamtprozess schnell und einfach zu erklären. Immerhin gibt es so viele Faktoren, die zur Wertschöpfung beitragen. Mit einem Prozessmodell lassen sich alle Prozess übersichtlich in Kategorien einteilen und grafisch darstellen.

Gerade bei der Nutzung von digitalen Tools wie Asana zur Abbildung kann man die Prozesse sehr übersichtlich und einfach abbilden.

3. Der Start zum Prozessmanagement

Bei der Prozesslandkarte werden alle wertschöpfenden Prozesse innerhalb eines Unternehmens identifiziert und anschließend in die verschiedensten Kategorien geordnet. Dies ist natürlich sehr vorteilhaft, da dies den Start zum Prozessmanagement bildet.

Im weiteren Verlauf lassen sich die Prozessketten eindeutig identifizieren und damit auch optimieren. Man entwickelt sich somit zu einer Prozessorganisation, in welcher man agiler auf Probleme reagieren kann, da diese schneller identifiziert werden.

Welche verschiedenen Prozesse gibt es?

Alle Teilprozesse werden innerhalb der Prozesslandkarte in eine Kategorie eingeteilt. Dabei ist allerdings zu beachten, dass es insgesamt drei verschiedene Arten von Prozesslandkarten gibt, welche entweder zwei, drei oder vier verschiedene Kategorien enthalten.

Das erste Modell von Porter beinhaltete zu der damaligen Zeit nur zwei verschiedene Stufen. Hierbei wurde unterschieden zwischen Primärprozessen und Unterstützungsprozessen. Die Definition war hier sehr einfach gestaltet:

• Primärprozesse haben einen direkten Einfluss auf die Wertschöpfung in einem Unternehmen und sind meist mit der Produktion von einem Produkt oder einer Dienstleistung verbunden.

• Unterstützungsprozesse hingegen sind Aktivitäten und Aufgaben, die eine notwendige Voraussetzung darstellen, damit überhaupt die Primärprozesse ausgeführt werden können.

Welche 4 Kernprozesse gibt es?

In der Zeit der 80er Jahre war dieses Modell auf jeden Fall ausreichend. Es wurde jedoch mit den Jahren weiterentwickelt, um sich den aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Heute sprechen wir daher meist von drei- bzw. vierstufigen Karten. Diese werden unterteilt in folgende Prozesse:

• Managementprozesse: Ganz oben steht bei allen heutigen Prozesslandkarten der Managementprozess. Damit ist die strategische Steuerung eines Unternehmens gemeint. Hier werden alle wichtigen Aufgabenbereiche definiert und an die entsprechenden Abteilungen und Mitarbeiter verteilt. Zudem werden hier auch die wichtigsten strategischen und operativen Planungs- und Controllingmaßnahmen durchgeführt. Die Führungsprozesse bzw. auch Hauptprozesse genannt sind langfristig ausgerichtet und konzentrieren sich darauf, die Vision und Richtung vorzugeben, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

• Kernprozesse: Mit einem Kernprozess ist eine Aktivität gemeint, die direkt im Zusammenhang mit der Produktion oder dem Kundenkontakt steht. Ein Prozesslandkarte Beispiel wäre etwa die Produktion verschiedener Einzelteile sein oder das Vermarkten einer Dienstleistung. Diese essentiellen Wertschöpfungsprozesse laufen oft in einer gewissen Reihenfolge ab, dies ist die sogenannte Kernprozesskette. Eine solche Prozesskette bezeichnet man auch allgemein als End to End Prozesslandkarte. Dies ist im Grunde genommen das Hauptgeschäft eines Unternehmens.

• Unterstützungsprozesse: Ähnlich wie beim Vorgängermodell von Porter sind auch hier alle jene Aktivitäten gemeint, die in einem indirekten Zusammenhang zu der Wertschöpfungskette stehen. Diese sind trotzdem sehr wichtig für den Unternehmenserfolg, das sollte man nie vergessen. Die Buchhaltung wäre ein Beispiel für eine unterstützende Abteilung.

Dies wäre das dreistufige Modell der Prozesslandkarte. Das vierstufige Modell findet dann Anwendung, wenn sich manche Prozesse nicht genau in Kernprozesse oder Unterstützungsprozesse einteilen lassen. In diesem Fall gibt es noch eine vierte Kategorie, die "Auftragsunterstützenden Prozesse". Dies sind Supportprozesse, die sehr stark in Verbindung mit der Kernprozesskette stehen. Das Kundenmanagement oder die Logistik wäre ein Beispiel hierfür.

Prozesslandkarte vs. Prozessmodell: Was ist der Unterschied?

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, erfüllen eine Prozesslandkarte und ein Prozessmodell unterschiedliche Zwecke. Das Verständnis der Abgrenzung hilft Ihnen, beide Werkzeuge richtig einzusetzen.

Stellen Sie sich die Prozesslandkarte als eine Weltkarte vor, die die Kontinente und ihre Verbindungen zeigt. Das Prozessmodell wäre dann der detaillierte Stadtplan einer einzelnen Metropole.

Typen von Prozesslandkarten im Überblick

Je nach strategischem Fokus Ihres Unternehmens können Prozesslandkarten unterschiedlich aufgebaut sein. Die gängigsten Typen orientieren sich an folgenden Perspektiven:

• Funktionale Prozesslandkarte: Diese klassische Darstellung gruppiert Prozesse nach Abteilungen oder Funktionsbereichen wie Marketing, Vertrieb oder Personalwesen. Sie ist nützlich, um die Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen.

• Wertstromorientierte Prozesslandkarte: Hier stehen die Kernprozesse im Mittelpunkt, die direkt zur Wertschöpfung für den Kunden beitragen. Die Darstellung folgt dem Weg von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung des Produkts oder der Dienstleistung.

• Kundenorientierte Prozesslandkarte: Diese Variante stellt die Interaktionen des Kunden mit dem Unternehmen in den Vordergrund. Sie bildet die «Customer Journey» ab und hilft, alle Berührungspunkte zu verstehen und zu verbessern.

Wie macht man eine Prozesslandkarte?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten bei der Erstellung der Prozesslandkarte. Jedes Unternehmen sollte dabei die Methode wählen, die für sie am besten funktioniert. Es gibt jedoch einige grundlegende Schritte, die immer eingehalten werden sollten:

1. Identifikation der Prozesse

Im ersten Schritt ist es natürlich unabdingbar, dass die Prozesse identifiziert werden. Denn ohne eine Auflistung aller Prozesse in einem Unternehmen können Sie natürlich auch keine Prozesslandkarte erstellen.

Hierbei gibt es zwei grundlegende Varianten, nämlich die Top-Down und die Bottom-Up Methode:

• Top-Down: Bei der Top-Down Vorgehensweise wird bei der Führungsebene gestartet. In diesem Fall halten Sie Gespräche mit den wichtigsten Führungskräften und erarbeiten aus diesen Interviews die wichtigsten Haupttätigkeiten in der Organisation. Dazu können Sie sich auch das Organigramm zu Hilfe nehmen. Von diesen Haupttätigkeiten aus identifizieren Sie die einzelnen Prozesse.

• Bottom-Up: Bei der Bottom-Up Variante hingegen starten Sie bei den einzelnen Abteilungen und befragen die Abteilungsleiter bzw. die Mitarbeiter nach den einzelnen Prozessen. Während diese Möglichkeit länger dauert und wesentlich zeitaufwendiger ist, ist das Ergebnis dennoch sehr genauer und realitätsnaher.

2. Detailbeschreibung der Prozesse

Ein genaue Prozessbeschreibung steht im nächsten Schritt an. Dazu sollten Sie idealerweise mit den entsprechenden Abteilungen und Prozessverantwortlichen Gespräche führen, um die Vorgaben dieser Prozesse zu identifizieren. Dazu kann auch die Messgröße, der Input, der Output und die Prozessdokumentation wichtig sein.

3. Einteilung in die verschiedenen Kategorien

In diesem Schritt zählt es nun, die Prozesse in die verschiedenen Prozessarten einzuteilen. Sie müssen also alle Prozesse nun in Managementprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse unterteilen, beim vierstufigen Modell noch einmal genauer.

Fragen Sie sich zunächst einmal, ob der Prozess in direktem Zusammenhang mit dem Kunden steht? Wenn ja, ist dieser Prozess ein Kernprozess. Wenn nicht, ist es entweder ein unterstützender Prozess oder ein strategischer, richtungsgebender Prozess.

4. Zeichnen der Prozesslandkarte

Im nächsten Schritt gilt es, die Karte zu zeichnen. Dabei kann es für Sie als Prozessmanager sehr hilfreich sein, auf eine Prozessmanagement-Software zurückzugreifen. Ein mögliches Tool dazu wäre Asana. Mit diesem Produkt lassen sich Werketten und Workflows übersichtlich darstellen und in verschiedene Kategorien einordnen.

Für welche BPM-Software Sie sich entscheiden, bleibt aber Ihnen überlassen. Wichtig ist es aber, dass Sie ein digitales Tool nutzen, denn mit diesen können Sie die Prozesslandkarte besser abbilden und auch eventuell Analysen durchführen lassen.

5. Abbilden von "Heat Maps"

Mit dieser von Ihnen generierten Darstellung haben Sie nun eine bessere Übersicht über die wichtigsten Prozesse in Ihrer Wertschöpfungskette. Darüber hinaus können Sie diese Landkarte noch für weitere Bereiche nutzen.

Mithilfe sogenannter "Heat Maps" könnten Sie nun jene Prozesse hervorheben, die noch weiter optimiert werden müssen. Wie genau Sie das umsetzen, bleibt Ihnen überlassen. In Asana beispielsweise können Sie benutzerdefinierte Tags mit eigenen Farben erstellen. Hier könnten Sie ein Ampel-System nutzen:

• Gut funktionierende Prozesse werden mit grün markiert.

• Prozesse, bei denen kleine Aspekte verbessert werden könnten, werden mit gelb markiert.

• Prozesse, die unbedingt optimiert werden müssen, werden mit rot markiert.

Dadurch ergibt sich für Sie auch eine klare Priorisierung, um die dringlichen Probleme zu lösen und mehr Effizienz in Ihrem Arbeitsalltag zu erreichen.

Tools und Software für die Erstellung einer Prozesslandkarte

Für die Visualisierung Ihrer Prozesslandkarte gibt es zahlreiche Werkzeuge. Programme wie Microsoft Visio oder Lucidchart eignen sich gut für die rein grafische Darstellung.

Eine moderne Arbeitsmanagement-Plattform wie Asana geht jedoch einen entscheidenden Schritt weiter. Anstatt Prozesse nur zu zeichnen, können Sie sie direkt mit der täglichen Arbeit verknüpfen:

• Workflow-Builder: Visualisieren und automatisieren Sie Ihre Abläufe

• Automatisierte Regeln: Leiten Sie Aufgaben automatisch an die richtigen Verantwortlichen weiter

• Projektvorlagen: Standardisieren Sie wiederkehrende Prozesse für konsistente Ergebnisse

So wird Ihre Prozesslandkarte zu einem lebendigen System, das nicht nur dokumentiert, sondern auch ausgeführt und kontinuierlich verbessert wird.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel von Cardinal Financial. Das Hypothekenunternehmen nutzt Asana, um komplexe Workflows zu standardisieren und zu automatisieren. Vor der Einführung von Asana erschwerten unzusammenhängende Tools die Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten. Heute verwaltet das Team Broker-Onboarding, Produktentwicklung und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit über eine einzige, zentrale Plattform. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse mit Asana zum Leben erwecken können: Alle Funktionen entdecken.

Prozesslandkarte in der Praxis: So setzt Cardinal Financial Prozesse mit Asana um

Die Theorie in die Praxis umzusetzen, ist der entscheidende Schritt. Das Hypothekenunternehmen Cardinal Financial vertraut seit über einem Jahrzehnt auf Asana als zentrale Plattform und hat damit komplexe Abläufe im Broker- und Lieferantenmanagement standardisiert und automatisiert.

Bevor Cardinal Financial auf Asana setzte, erschwerten unzusammenhängende Tools und inkonsistente Prozesse die Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten. Die begrenzte Sichtbarkeit in Projektstatus verlangsamte Entscheidungen über Teams hinweg. Zudem war das Unternehmen auf das Wissen einzelner Mitarbeiter angewiesen, was dazu führte, dass Teams wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen verschwendeten.

Heute setzt das Unternehmen auf folgende Lösungen:

• Standardisierte Projektvorlagen: Jeder neue Broker durchläuft einen identischen, konformen Onboarding-Prozess

• Automatisierte Regeln: Aufgaben werden automatisch an die richtigen Prüfer weitergeleitet

• Dashboards und Portfolios: Führungskräfte erhalten Echtzeit-Einblicke in strategische Initiativen

• Klare Verantwortlichkeiten: Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum

• Zentralisierte Kommunikation: Alle Updates und Fortschritte werden direkt in Asana erfasst, wodurch internes Email entfällt

Das Ergebnis:

• Beschleunigte Innovation: Durch Automatisierung manueller Arbeit bleibt mehr Zeit für die Weiterentwicklung von Octane, dem hauseigenen Kreditvergabesystem

• Verbesserte Sichtbarkeit: Teams halten kritische Lieferfristen konsistent ein

• Höhere Effizienz: Reibungslosere Produkteinführungen und schnelleres Broker-Onboarding über alle Abteilungen hinweg

• Weniger Zeitverlust: Zentralisierte Dokumentation erfasst Entscheidungsverläufe und reduziert die Suche nach Informationen

Das Beispiel von Cardinal Financial zeigt: Eine Prozesslandkarte entfaltet ihren vollen Wert erst, wenn sie in einer zentralen Plattform mit automatisierten Workflows zum Leben erweckt wird.

«Asana verbindet jeden Teil unseres Geschäfts und hilft uns, die Arbeit zu automatisieren, die Teams verlangsamt, damit wir uns auf Innovationen für unsere Broker und Kreditnehmer konzentrieren können», sagt Webb Deneys, Chief Information Security Officer bei Cardinal Financial.

Häufige Fehler beim Erstellen einer Prozesslandkarte vermeiden

Bei der Erstellung Ihrer ersten Prozesslandkarte können einige Hürden auftreten. Achten Sie auf diese typischen Fehler, um sie von Anfang an zu umgehen:

• Zu hohe Detailtiefe: Eine Prozesslandkarte soll einen Überblick geben, kein detailliertes Prozessmodell sein. Verlieren Sie sich nicht in zu vielen Einzelheiten, sondern konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Hauptprozesse.

• Fehlende Einbindung der Teams: Eine Prozesslandkarte, die nur vom Management im stillen Kämmerlein entworfen wird, spiegelt selten die Realität wider. Beziehen Sie die Prozessbeteiligten aus den jeweiligen Abteilungen aktiv mit ein.

• Einmalige Erstellung ohne Pflege: Märkte, Strategien und Teams verändern sich. Eine Prozesslandkarte ist keine statische Zeichnung, sondern ein lebendiges Dokument, das regelmäßig überprüft und angepasst werden muss.

Prozesslandkarte pflegen und kontinuierlich optimieren

Die Erstellung der Prozesslandkarte ist nur der erste Schritt. Ihr wahrer Wert entfaltet sich, wenn sie als lebendiges Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt wird.

Für eine effektive Pflege Ihrer Prozesslandkarte:

• Regelmäßige Überprüfungen planen: Stellen Sie sicher, dass die Karte die aktuelle Realität abbildet

• Klare Verantwortlichkeiten zuweisen: Definieren Sie, wer für die Pflege der Gesamtkarte und einzelner Prozesse zuständig ist

• Feedbackschleifen nutzen: Sammeln Sie Daten aus Ihrer Arbeitsplattform, um Engpässe und Optimierungspotenziale aufzudecken

So wird Ihre Prozesslandkarte zum Motor für die Weiterentwicklung Ihrer Organisation.

Mit der Prozesslandkarte Transparenz und Effizienz gewinnen

Eine Prozesslandkarte ist mehr als nur eine grafische Darstellung. Sie ist das Fundament für unternehmensweite Klarheit, die Vermeidung von Silodenken und eine effiziente Zusammenarbeit. Sie ermöglicht es Ihnen, strategische Ziele mit der täglichen Arbeit zu verbinden und sicherzustellen, dass alle Teams auf die gleichen Ergebnisse hinarbeiten.

Indem Sie Ihre Prozesse nicht nur abbilden, sondern sie in einer zentralen Plattform zum Leben erwecken, schaffen Sie die Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Verwandeln Sie Ihre Prozesslandkarte in den Motor für die Effizienz Ihres Teams. Legen Sie noch heute los.

Häufig gestellte Fragen zur Prozesslandkarte

Was sind L1-, L2-, L3- und L4-Prozesse?

Diese Bezeichnungen beschreiben die Hierarchieebenen von Prozessen: L1 zeigt die Hauptprozessgruppen (Prozesslandkarte), L2 detailliert einzelne Gruppen, und L3/L4 beschreiben Teilprozesse und Aktivitäten.

Ist eine Prozesslandkarte Pflicht nach ISO 9001?

Die Norm ISO 9001 fordert nicht explizit eine «Prozesslandkarte». Sie verlangt jedoch, dass eine Organisation ihre Prozesse und deren Wechselwirkungen bestimmt und darstellt. Eine Prozesslandkarte ist das gängigste und effektivste Mittel, um diese Anforderung zu erfüllen und den Auditoren einen schnellen Überblick zu verschaffen.

Kann man eine Prozesslandkarte mit KI erstellen?

Ja, KI-gestützte Werkzeuge können Prozessdaten analysieren, Engpässe aufdecken und Optimierungsvorschläge generieren. In Asana hilft KI dabei, Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Prozesseffizienz zu steigern.