Projektreferenzen erstellen: Zeitplan, Kosten & Umfang

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie befinden sich auf einem Bogenschießplatz, haben einen Bogen in der Hand und zielen auf eine große leere Wand. Sie lassen los und schießen Ihren Pfeil direkt in die Wand. Sie beginnen einen Siegestanz, aber fragen sich dann, ob Sie wirklich das Ziel getroffen haben, da jeder Teil der Wand gleich aussieht.

Sie beschließen, stattdessen auf eine Zielscheibe zu schießen und der Pfeil trifft genau ins Schwarze. Dieses Mal wissen Sie, dass Ihr Schuss ein Erfolg war.

Wenn Sie sich ein Ziel setzen und es treffen, fühlen Sie sich nicht nur wie Robin Hood (aber ohne Strumpfhosen). Ein Ziel zu haben, gibt Ihnen auch einen Bezugspunkt, an dem Sie Ihre Fähigkeiten messen können. Genauso wie Projektreferenzen Ihnen einen Maßstab geben, an dem Sie die Leistung eines Projekts messen können.

Was sind Projektreferenzen?

Projektreferenzen (auch Projekt-Baselines genannt) sind vordefinierte Referenzpunkte für den Zeitplan, die Kosten und den Umfang Ihres Projekts, anhand derer Sie die tatsächliche Leistung messen und Abweichungen frühzeitig erkennen. Indem Sie diese Referenzpunkte bei Ihrer Projektplanung festlegen, schaffen Sie eine verbindliche Vergleichsbasis für den gesamten Projektverlauf.

Es gibt drei Arten von Projektreferenzen:

• Ein Referenzpunkt über den Umfang legt fest, welche Ergebnisse und Leistungen Ihr Projekt umfassen soll. Dieser Projektumfang bildet die Grundlage für Zeitplan und Budget.

• Ein Referenzpunkt über den Zeitplan gibt vor, wie lange Ihr Projekt dauern soll. Dieser Projektzeitplan sollte klar definierte Fristen für jede zu erbringende Leistung sowie einen Endtermin für Ihr Projekt enthalten.

• Ein Referenzpunkt über die Kosten ist Ihr geschätztes Projektbudget, das die für jede Leistung erforderlichen Ressourcen aufschlüsselt und diese dann summiert. So können Sie die geschätzten Gesamtkosten des Projekts ermitteln.

Warum sind Projektreferenzen wichtig?

Projektreferenzen sind für jedes erfolgreiche Projekt unerlässlich. Hier erfahren Sie, wie sie Ihnen und Ihrem Team helfen können:

Überwachung und Anpassung der Projektleistung

Referenzpunkte legen einen Maßstab dafür fest, wie Ihr Projekt ablaufen sollte. Im Laufe des Projekts können Sie die tatsächliche Leistung mit den bei der Planung festgelegten Referenzpunkten vergleichen. So können Sie überprüfen, ob Umfang, Zeitplan und Budget Ihres Projekts auf Kurs sind. Ist dies nicht der Fall, können Sie den Kurs korrigieren, bevor es zu größeren Problemen kommt.

Die drei Referenzpunkte (Umfang, Zeitplan und Budget) bilden zusammen die Referenz für die Leistungsmessung (Performance Measurement Baseline, PMB). Wenn Sie die tatsächliche Leistung mit den geplanten Referenzpunkten in allen drei Bereichen vergleichen, erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Ihr Projekt läuft.

Die drei Referenzpunkte sollten immer nebeneinander betrachtet werden. So können Sie sehen, wie sich die Änderung einer Komponente auf die anderen auswirkt, z. B. wie sich ein erweiterter Umfang auf Zeitplan und Kosten auswirkt. So können Sie herausfinden, welche Anpassungen Sie bei geändertem Umfang, Zeitplan oder das Budget vornehmen müssen. Und wenn die tatsächliche Leistung zu sehr von Ihren Referenzpunkten abweicht, können Sie entscheiden, ob Sie die Referenzpunkte neu festlegen und Ihre Projektziele ändern, um sie leichter erreichen zu können.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie arbeiten an einer Blogserie und haben gerade den Umfang von 10 auf 11 Artikel erhöht. Dementsprechend wird Ihr Projekt mehr Geld kosten und länger dauern, was dazu führt, dass Ihr Budget und Ihr Zeitplan vom Referenzpunkt abweichen. Wenn Sie in Ihrem Projektplan keine Pufferzeit oder zusätzliches Budget vorgesehen haben, müssen Sie Ihre Projektziele möglicherweise anpassen.

Umgang mit Erwartungen der Beteiligten

Wenn Sie Referenzpunkte festlegen und diese klar kommunizieren, wissen alle Beteiligten, was Sie bis wann tun werden – und was das Ganze kosten wird. Das hat folgende Vorteile:

• Der Referenzpunkt über den Umfang definiert, was Teil der Projektleistung ist und was nicht. So wissen alle Beteiligten genau, welche Ergebnisse sie erwarten können.

• Der Referenzpunkt über den Zeitplan verdeutlicht, wann Sie die einzelnen Leistungen erbringen werden. Wenn Beteiligte den Projektumfang erweitern möchten, können Sie klar darlegen, wie sich dies auf Zeitplan und Budget auswirkt.

• Der Referenzpunkt über die Kosten legt die für jede Leistung erforderlichen Ressourcen fest. Anhand Ihres Budgets können Sie darlegen, was zusätzliche Anforderungen kosten würden.

Anhand dieser Referenzpunkte können die Projektbeteiligten verstehen, wie sich Änderungen des Umfangs, des Zeitplans oder des Budgets auf den Projekterfolg auswirken. Sie können sie nutzen, um zusätzliche Anforderungen abzulehnen und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs (Scope Creep) zu verhindern. Außerdem können Sie die Auswirkungen von Änderungen des Zeitplans und der Kosten auf die Gesamtziele des Projekts leichter kommunizieren.

Verbesserung zukünftiger Schätzungen

Wenn Ihr Projekt abgeschlossen ist, können Sie die tatsächliche Leistung mit Ihren Referenzpunkten vergleichen, um festzustellen, wie akkurat Ihre anfänglichen Schätzungen waren. Auf diese Weise können Sie Bereiche ermitteln, in denen Sie Ihren Referenzprozess verbessern können. Dazu können Faktoren gehören, die Sie bei der Berechnung des Projektbudgets nicht berücksichtigt haben, Leistungen, die länger als erwartet gedauert haben, oder Aufgaben, die eigentlich außerhalb des Projektumfangs lagen.

Wenn Sie bei jedem Projekt die tatsächliche Leistung mit den Referenzpunkten vergleichen, können Sie feststellen, in welchen Bereichen die Leistung in der Regel besser oder schlechter ist als erwartet. Dieses Wissen können Sie dann nutzen, um bessere Schätzungen für zukünftige Projekte vorzunehmen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass drei von fünf Ihrer Projekte in diesem Quartal den Zeitplan um eine Woche überschritten haben, weil Teammitglieder krank wurden. In Zukunft könnten Sie in jeden Projektplan zusätzliche Pufferzeit einbauen, um eventuelle Abwesenheiten auszugleichen.

5 Schritte zum Erstellen von Projektreferenzen

Die Festlegung von Projektreferenzen ist für jeden Projektmanagementplan unerlässlich. Befolgen Sie bei der Planung Ihres nächsten Projekts diese Schritte, um Referenzpunkte zu erstellen und sie Ihren funktionsübergreifenden Partnern mitzuteilen.

1. Bestimmung des Umfangs

Legen Sie zunächst Ihren Projektumfang fest, da dieser sich sowohl auf Ihren Zeitplan als auch auf Ihr Budget auswirkt. Der Projektumfang legt genau fest, welche Ergebnisse mit dem Projekt verfolgt werden. Sie können den Umfang Ihres Projekts in Form einer Projektumfangserklärung oder einer Arbeitsanweisung dokumentieren.

Um den Referenzpunkt für den Umfang Ihres Projekts zu bestimmen, sollten Sie alle Ergebnisse auflisten, die Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen. Unterteilen Sie dann jeden Punkt in umsetzbare Aufgaben oder Teilleistungen. Wenn eine Ihrer Leistungen beispielsweise die Durchführung einer Rekrutierungsveranstaltung ist, können Sie diese in die folgenden Teilleistungen untergliedern:

• Reservierung von Veranstaltungsräumen

• Buchung eines Cateringunternehmens

• Festlegung der Gastredner

• Versenden von Erinnerungs-E-Mails

Mit einem Projektstrukturplan können Sie außerdem alle Leistungen und Teilleistungen Ihres Projekts visuell darstellen. Mit diesem visuellen Hilfsmittel schlüsseln Sie die verschiedenen Ebenen Ihrer Arbeit auf. Sie beginnen dabei mit Ihren wichtigsten Zielen ganz oben und stellen von da ausgehend Ergebnisse und Unterabhängigkeiten nach unten hin als Verzweigungen dar.

2. Erstellung eines Projektzeitplans

Nach der Festlegung des Projektumfangs müssen Sie nun Ihren Projektzeitplan und einen entsprechenden referenzpunkt erstellen. Legen Sie hierfür klare Fristen für jede Leistung und Teilleistung sowie einen Endtermin für Ihr gesamtes Projekt fest. Die Fristen müssen realistisch sein und die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben sollten dargestellt werden. So müssen Sie beispielsweise erst die Liste der Gastredner für Ihre Rekrutierungsveranstaltung fertigstellen, bevor Sie Erinnerungs-E-Mails versenden können.

Einige Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Abhängigkeiten innerhalb Ihres Projektzeitplans zu sehen, sodass Sie entsprechend planen und Endtermine festlegen können. Die Zeitleistenansicht von Asana beispielsweise zeigt Aufgaben und Meilensteine innerhalb Ihres Projekts an und visualisiert Abhängigkeiten, ähnlich wie ein Gantt-Diagramm. Sie können auch sehen, welche Aufgaben abgeschlossen wurden und wem sie zugewiesen wurden, sodass Sie Ihren Projektzeitplan in Echtzeit überwachen und teilen können.

3. Erstellung eines Projektbudgets

Nachdem Sie nun den Umfang und den Zeitplan festgelegt haben, können Sie den Referenzpunkt für Ihr Projektbudget erstellen. Listen Sie hierfür alle Ressourcen auf, die für die einzelnen Leistungen und Teilleistungen Ihres Projekts erforderlich sind. Schätzen Sie dann, wie viel jede Ressource kosten wird.

Ihr endgültiges Budget sollte Einzelposten für jede zu erbringende Leistung, Teilleistung und erforderliche Ressource sowie deren voraussichtliche Kosten enthalten. Sie sollten auch den Zeitplan angeben, wann Sie die einzelnen Ressourcen benötigen und wann Sie die Mittel voraussichtlich ausgeben werden. Darüber hinaus ist es hilfreich, die für jede Budgetkomponente verantwortliche Person und eine Gesamtsumme der Ausgaben für Ihr Projekt anzugeben.

Im folgenden Beispiel stellt die Spalte mit den geschätzten Ausgaben den Referenzpunkt für das Projektbudget dar. Im Laufe des Projekts können Sie dann die tatsächlichen Ausgaben verfolgen und mit Ihrem Referenzpunkt vergleichen.

4. Skizzierung eines Änderungsverfahrens

Die festgelegten Referenzpunkte bedeuten nicht, dass Ihr Projekt scheitert, wenn Umfang, Zeitplan oder Budget aus dem Ruder laufen. Die Einplanung von Änderungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektrefenzierung.

Nachdem Sie Ihre drei Projektreferenzen festgelegt haben, sollten Sie einen Änderungsverfahren erstellen, um zu skizzieren, wie Sie mit Änderungswünschen Ihres Teams und der Projektbeteiligten umgehen werden. Ein Änderungsverfahren ermöglicht Ihnen, flexibel zu bleiben, und gibt den Beteiligten die Möglichkeit, während des Projektverlaufs Änderungen anzufordern. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Umfang, Zeitplan und Budget Ihres Projekts außer Kontrolle geraten. In diesem Zusammenhang können Änderungswünsche zusätzliche Leistungen, Aktualisierungen des Zeitplans oder Budgetanpassungen beinhalten.

Ein Änderungsverfahren umfasst in der Regel die folgenden Phasen:

1. Initiierung: Ein Beteiligter reicht ein Formular für einen Änderungsantrag ein, in dem er angibt, warum diese Änderung wichtig ist. Dazu gehören in der Regel eine Beschreibung des Antrags, die Priorität des Antrags und wichtige Fristen.

2. Bewertung: Der Projekt- oder Abteilungsleiter prüft die Anfrage im Detail und stellt fest, welche Ressourcen benötigt werden, welche Auswirkungen die Anfrage hat und an wen die Anfrage weitergeleitet werden soll.

3. Analyse: Der zuständige Projektleiter entscheidet, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt werden soll. In dieser Phase prüfen Sie die Anfrage im Kontext Ihrer Projektreferenzen, um festzustellen, wie sie sich auf Umfang, Zeitplan und Budget auswirken wird.

4. Umsetzung: Wenn der Antrag genehmigt wird, arbeiten Sie mit den Beteiligten an der Umsetzung der Änderung. Halten Sie unbedingt fest, welche Änderungen vorgenommen wurden und wie sie sich auf Ihre Projektreferenzen auswirken werden. Wenn die Änderung erheblich ist, müssen Sie möglicherweise Ihre Projektziele anpassen und neue Referenzpunkte erstellen.

5. Abschluss: Schließen Sie die Anfrage ab und speichern Sie alle Unterlagen, Änderungsprotokolle und Mitteilungen in einem gemeinsamen Bereich, auf den die Beteiligten später leicht zugreifen können.

Durch die Einrichtung eines Änderungsverfahrens wird sichergestellt, dass bei potenziellen Änderungen alle drei Referenzpunkte beachtet werden. Wenn Sie beispielsweise eine Anfrage erhalten, eine zusätzliche Leistung zu Ihrem Projektumfang hinzuzufügen, können Sie analysieren, wie sich dies auf Ihren Zeitplan und Ihr Budget auswirken wird. Wenn Ihr Projekt infolgedessen zu weit vom Referenzpunkt abweicht, können Sie die Änderung ablehnen und die Änderungsanfrage abschließen.

5. Einbeziehung des Feedbacks der Projektbeteiligten

Zu guter Letzt sollten Sie Ihre Projektreferenzen den wichtigsten Beteiligten vorstellen, um deren Feedback einzuholen und zu berücksichtigen. So wird sichergesstellt, dass Sie und Ihre Projektbeteiligten in Bezug auf Umfang, Zeitplan und Budget Ihres Projekts dasselbe Verständnis haben. Wenn beispielsweise Aufgaben in Ihrem Projekt von den Ressourcen des Designteams abhängen, hilft der Austausch von Referenzpunkten dem Team zu verstehen, warum die Fristen für die Bereitstellung dieser Ressourcen wichtig sind. Und wenn das Designteam den vorgeschlagenen Termin nicht einhalten kann, können Sie Ihren Zeitplan entsprechend aktualisieren.

Bei dieser Gelegenheit können Sie auch Ihre Referenzpunkte optimieren und verbessern, indem Sie das Fachwissen der Beteiligten zu bestimmten Aspekten Ihres Projekts berücksichtigen. So kann das Finanzteam beispielsweise Auskunft darüber geben, wie viel die zu erbringenden Leistungen kosten oder wann die Zahlungen fällig sind.

Können Projektreferenzen geändert werden?

Kurz gesagt: Ja. Sie sollten Ihre Referenzpunkte aber nicht zu oft ändern. Tun Sie dies nur, wenn es wirklich notwendig ist. Zum Beispiel müssen Sie die Referenzpunkte für Ihr Projekt neu festlegen, wenn eine wesentliche Änderung eintritt, z. B. wenn ein Teammitglied ausscheidet und Sie die Verantwortlichkeiten neu zuweisen müssen.

Wenn Sie Ihr Projekt zu oft neu ausrichten, verlieren Ihre Referenzpunkte an Aussagekraft. Denken Sie daran, dass Ihre Referenzpunkte zu erreichende Ziele darstellen und dass Ihre Endergebnisse nicht exakt mit ihnen übereinstimmen müssen. Es ist in Ordnung, wenn ein Projekt in Bezug auf Umfang, Zeitplan oder Budget vom Referenzpunkt abweicht, solange Sie die Abweichung in anderen Bereichen ausgleichen können. Wenn Sie z. B. den Projektumfang erhöht haben, aber das Budget und den Zeitplan in anderen Bereichen reduzieren können, müssen Sie nicht unbedingt einen neuen Referenzpunkt für Ihr Projekt festlegen.

Best Practices und häufige Fehler bei Projektreferenzen

Projektreferenzen sind nur dann wirksam, wenn Sie bei der Erstellung und Anwendung bewährte Vorgehensweisen beachten. Die folgenden Best Practices helfen Ihnen, typische Stolperfallen zu vermeiden.

Best Practices:

• Alle Beteiligten frühzeitig einbeziehen: Holen Sie Feedback von funktionsübergreifenden Teams ein, bevor Sie Referenzpunkte festlegen. So vermeiden Sie unrealistische Zeitpläne oder Budgets.

• Pufferzeit einplanen: Berücksichtigen Sie bei Zeitplan und Budget einen realistischen Puffer für unvorhergesehene Verzögerungen oder Mehrkosten.

• Referenzpunkte zentral dokumentieren: Nutzen Sie ein zentrales Projektmanagement-Tool, damit alle Teammitglieder und Stakeholder jederzeit auf die aktuellen Referenzpunkte zugreifen können.

• Regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche durchführen: Vergleichen Sie die tatsächliche Leistung mindestens wöchentlich mit Ihren Referenzpunkten, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

• Änderungen formalisieren: Nutzen Sie ein definiertes Änderungsverfahren, um Referenzpunkte nur bei begründeten Anpassungen zu ändern.

Häufige Fehler:

• Zu optimistische Schätzungen: Unrealistische Zeitpläne oder Budgets führen dazu, dass Referenzpunkte von Beginn an verfehlt werden.

• Fehlende Dokumentation: Wenn Referenzpunkte nicht zentral und nachvollziehbar dokumentiert werden, verlieren sie ihren Wert als Vergleichsbasis.

• Referenzpunkte zu häufig anpassen: Wer Baselines bei jeder kleinen Abweichung neu festlegt, untergräbt deren Aussagekraft.

• Isoliertes Arbeiten: Referenzpunkte, die ohne Abstimmung mit anderen Abteilungen erstellt werden, berücksichtigen oft nicht alle Abhängigkeiten.

Ein Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung dieser Best Practices zeigt das US Oncology Network. Das Unternehmen hat seinen Provider-Onboarding-Prozess standardisiert und die Einarbeitungszeit von 120 auf 90 Tage reduziert – eine Verbesserung um 25 %. Durch die Konsolidierung von sechs Systemen auf zwei konnte das Team Versionskonflikte um 75 % reduzieren. Über acht funktionsübergreifende Workstreams – darunter HR, Finanzen und IT – wurden in einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt. Die Besprechungszeit wurde um geschätzte 50 % reduziert, weil Statusupdates zentral und in Echtzeit verfügbar waren.

Projektreferenzen in der Praxis nutzen

Projektreferenzen geben Ihren Projekten die Struktur, die Sie für fundierte Entscheidungen und transparente Kommunikation brauchen. Wenn Sie Umfang, Zeitplan und Budget als Referenzpunkte definieren, schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für Soll-Ist-Vergleiche und können Abweichungen frühzeitig erkennen. Kombiniert mit einem klaren Änderungsverfahren und regelmäßiger Überprüfung werden Ihre Projekte planbarer und erfolgreicher. Jetzt beginnen und Ihre Projektplanung auf das nächste Level bringen.

Häufig gestellte Fragen zu Projektreferenzen