Centralize as solicitações para priorizar, alocar recursos e iniciar o trabalho certo

O modelo de fluxo de trabalho de recebimento de trabalhos da Asana oferece às equipes uma maneira simples de receber, revisar e encaminhar o trabalho recebido sem precisar classificar os envios manualmente. Cada solicitação entra no mesmo fluxo de trabalho, para que as equipes possam ver o que precisa de atenção, quem é responsável por cada etapa e como o trabalho está progredindo. Com a automatização integrada e o suporte de IA, você gasta menos tempo reunindo informações e mais tempo concluindo o trabalho que realmente importa.

• Reúna todo o trabalho recebido em um único e consistente fluxo de trabalho de recebimento.

  O modelo captura os principais detalhes por meio de um formulário integrado e atribui um ID a cada solicitação, permitindo que as equipes acompanhem facilmente os itens de trabalho. As equipes podem iniciar acompanhamentos por e-mail e deixar comentários apenas para a equipe para colaborar antes de iniciar o trabalho.

• Analise e qualifique as solicitações rapidamente com a IA.

  A IA nomeia os novos envios, solicita aos solicitantes informações ausentes e elabora respostas para reduzir as idas e vindas no início do processo de recebimento.

• Organize as solicitações usando etapas de status personalizadas.

  O modelo de recebimento classifica as solicitações de trabalho em tipos de status personalizados para ver o que há de novo, em andamento, bloqueado ou concluído.

• Aplique as datas de conclusão automaticamente.

  As regras definem prazos com base no tipo de solicitação, o que ajuda as equipes a planejar o trabalho sem agendamento manual.

• Analise e gere relatórios de desempenho a partir de um único painel.

  Os painéis mostram o volume de solicitações, a velocidade de processamento e os atrasos em diferentes estágios. O modelo de recebimento fornece às equipes métricas, insights, diagramas e gráficos em tempo real para aprimorar os fluxos de trabalho e evitar atrasos.

Quando usar um modelo de fluxo de trabalho de recebimento de trabalhos

Os modelos de recebimento de trabalho são mais úteis quando a equipe precisa de uma maneira confiável de lidar com o trabalho recebido de várias fontes. Eles oferecem um local único para os solicitantes especificarem as suas necessidades, incluírem detalhes importantes e acompanharem o progresso sem precisar de acompanhamento adicional. Um modelo de fluxo de trabalho ajuda os revisores a obter as informações necessárias para decidir o que fazer a seguir e levar o trabalho adiante com menos atrasos.

Use os modelos de formulário de recebimento de trabalho da Asana quando a sua equipe quiser:

• Organizar as solicitações recebidas à medida que chegam ao longo do dia.

• Substituir e-mails, chats ou planilhas isolados por um único fluxo de recebimento.

• Planejar as cargas de trabalho atribuindo e agendando solicitações em um único sistema.

• Apoiar as necessidades de serviços recorrentes, como reparos nas instalações, suporte de TI ou tarefas de integração.

• Dar aos solicitantes visibilidade sobre o status das suas solicitações.

Um modelo de fluxo de trabalho para solicitações de trabalho funciona bem para qualquer equipe que gerencie solicitações recorrentes e precise de um processo de recebimento confiável para manter todos em sintonia.

Como usar um modelo de recebimento de trabalhos

O modelo de fluxo de trabalho de recebimento de trabalhos da Asana oferece à sua equipe um único lugar para coletar, revisar e gerir as ordens de serviço recebidas. Você percorre cada etapa do fluxo de trabalho em uma ordem consistente, para que sempre saiba como as novas solicitações progridem.

Receba pedidos de trabalho por meio de um formulário

Você captura novos envios por meio do formulário integrado e cria uma entrada padronizada para cada solicitação. É possível personalizar o formulário de solicitação de ordem de serviço para incluir uma descrição do trabalho, informações de contato ou quaisquer outros detalhes que a equipe precise. O modelo atribui a cada item o seu próprio ID, e a sua equipe adiciona acompanhamentos por e-mail ou comentários apenas para a equipe quando a colaboração é necessária. Se um gerente de instalações enviar uma solicitação de reparo de HVAC, o formulário registrará todas as informações necessárias no início.

Analise os pedidos de trabalho com IA

A IA atribui um nome a cada solicitação recebida, solicita aos solicitantes os detalhes ausentes e elabora respostas para minimizar as idas e vindas iniciais. Se um solicitante omitir detalhes da localização, a IA fará uma pergunta de acompanhamento antes de continuar.

Organize os pedidos de trabalho por status

As equipes usam campos de status para colocar cada item no estágio correto, como Nova solicitação, Necessita de informações, Avaliação, Aprovado, Recusado ou Implementado. Se uma solicitação interdisciplinar de integração estiver em “Precisa de informações”, o status informa aos revisores exatamente o que fazer a seguir.

Defina automaticamente as datas de conclusão para as solicitações

As regras atribuem prazos com base no tipo de solicitação, para que as equipes não precisem agendar o trabalho manualmente. A Automatização mantém o trabalho dentro do prazo quando o volume aumenta. Se a sua equipe sempre resolve solicitações de serviço básicas em até quatro dias, a regra aplica a data de conclusão imediatamente.

Acompanhe o progresso com os painéis

Os painéis exibem o volume de solicitações, a velocidade de movimentação e os gargalos do fluxo de trabalho. Esses gráficos ajudam as equipes a reconhecer padrões e modificar o processo de solicitação de trabalho quando necessário. Se ocorrer um pico mensal nas solicitações de manutenção, o painel o destacará e orientará o planejamento de recursos.

O modelo de recebimento da Asana funciona como um membro da equipe que organiza cada envio, solicita os próximos passos e orienta os itens durante a revisão e a execução. A IA ajuda nas tarefas de recebimento, as regras mantêm o trabalho fluindo e os painéis informam sobre o progresso em cada etapa.

Transforme a forma como você administra as solicitações de trabalho com a IA Asana. Analise as solicitações com a IA.

Deixe a IA cuidar do trabalho repetitivo para que a equipe possa se concentrar nas decisões, não na entrada de dados. À medida que as solicitações de trabalho chegam, a IA ajuda a organizar, definir e concluir o processo de recebimento, sem alterar o seu fluxo de trabalho.

• A IA nomeia automaticamente cada solicitação. A IA lê cada envio e atribui um título detalhado, para que o seu quadro de recebimento nunca mais seja preenchido com “Pergunta rápida” ou “Preciso de ajuda”.

• A IA faz o acompanhamento para obter informações ausentes. Quando faltam detalhes importantes, como escopo, prazo ou proprietário, a IA pede mais informações ao solicitante. Você recebe solicitações completas na primeira revisão, com menos mensagens de ida e volta.

• A IA elabora respostas. A IA sugere um texto de resposta com base nos detalhes e no status da solicitação, quer você esteja aprovando, recusando ou solicitando alterações. A sua equipe pode revisar, personalizar e enviar a resposta com apenas alguns cliques.