Modelos de quadro de horários: como monitorar o progresso da equipe

E se lhe disséssemos que uma planilha de horas é mais do que uma ferramenta de relógio de ponto usada em filmes? Na verdade, as planilhas de horas modernas podem ajudar a monitorar a carga de trabalho da equipe, reduzir o burnout e avaliar o progresso geral da equipe.

Além de monitorar as horas de trabalho, as planilhas de horas ajudam as empresas a atingir os seus objetivos de Business e a permanecer dentro do orçamento. Essas tabelas de dados também ajudam a facilitar o sucesso do projeto e da equipe. Neste artigo, você aprenderá a usar um modelo de planilha de horas. Além disso, explicaremos os benefícios do monitoramento de tempo on-line.

Entendendo os modelos de planilha de horas

Em equipes de trabalho dinâmicas, o monitoramento eficaz do tempo é a chave para aumentar a produtividade e a lucratividade. Seja você um freelancer que lida com vários clientes ou um gerente que supervisiona uma grande equipe, a integração de modelos de quadro de horários pode otimizar significativamente o seu fluxo de trabalho.

O que é um modelo de planilha de horas?

Um modelo de folha de horas é um documento pré-formatado usado para monitorar as horas dos funcionários e gerir os registros de tempo. É uma ferramenta essencial para pequenas empresas e organizações maiores monitorarem as horas de trabalho dos funcionários, calcularem o pagamento total e garantir a conformidade com as leis trabalhistas.

Por exemplo, uma empresa de construção pode usar um modelo de planilha de horas para monitorar as horas gastas em diferentes locais de trabalho, enquanto uma agência de marketing pode usar um para faturar os clientes com precisão pelo trabalho do projeto.

Benefícios de usar um modelo de planilha de horas

Usar um modelo de planilha de horas gratuito pode transformar o seu processo de monitoramento de tempo de uma dor de cabeça demorada em uma operação eficiente e contínua. Veja como:

• Fácil de usar: a maioria dos modelos é fácil de usar e requer treinamento mínimo, tornando-os acessíveis a todos, desde os millennials mais experientes em tecnologia até os funcionários menos experientes em informática.

• Flexibilidade: disponível em vários formatos, como Excel, Word, Planilhas e Documentos Google, atendendo a diferentes preferências e configurações técnicas diferentes.

• Custo-benefício: há muitas opções de modelos de planilhas de horas gratuitas disponíveis on-line, perfeitas para startups e pequenas empresas com orçamento limitado.

• Personalizável: pode ser adaptado para monitorar licenças médicas, férias e horas de projetos específicos, permitindo uma gestão abrangente da força de trabalho.

• Maior precisão: reduz o erro humano associado ao monitoramento manual de tempo, garantindo uma remuneração justa e um faturamento preciso do cliente.

Tipos de modelos de planilhas de horas

O monitoramento de tempo que você usará para a sua equipe provavelmente dependerá de duas coisas: a frequência com que os membros da equipe são pagos e as leis locais ou federais. Alinhar os modelos de folha de ponto dos funcionários com os períodos de pagamento da empresa permite que você visualize o tempo em blocos bem definidos, alinhe as horas de trabalho com os salários dos membros da equipe e compartilhe as folhas de ponto com outros departamentos, conforme necessário. 

Modelo de planilha de horas diária

As planilhas de horas diárias são úteis se a sua equipe tiver horários de trabalho complexos. Os membros da equipe que entram e saem em vários momentos ao longo do dia precisarão monitorar de perto o seu tempo. As planilhas de horas diárias também podem monitorar tarefas diárias específicas, como reuniões internas, tempo gasto em trabalho administrativo e tempo gasto em projetos de clientes. 

• Planilhas de horas em papel: cartões de ponto tradicionais preenchidos manualmente todos os dias.

• Soluções digitais: modelos de planilhas de horas digitais ou software de planilhas de horas para registros diários.

• Opções móveis: aplicativos de planilhas de horas que permitem o registro de horas em tempo real.

Exemplo: uma empresa de construção monitora as horas gastas em diferentes locais de trabalho e tarefas em um único dia.

Modelo de planilha de horas semanal

O modelo de planilha de horas semanal estabelece um equilíbrio entre detalhes e conveniência, fornecendo uma visão abrangente da semana de trabalho de um funcionário e reduzindo a frequência de envio.

• Formato em papel: um cartão de ponto que cobre uma semana inteira, comum no varejo ou na hotelaria.

• Opções digitais: modelo de planilha de horas semanal usando Asana ou Planilhas Google para obter totais semanais com facilidade.

• Sistemas integrados: software de monitoramento de tempo que compila automaticamente os registros diários em uma visualização semanal.

Exemplo: um escritório onde os funcionários monitoram as horas dos funcionários em vários projetos semanalmente, enviando planilhas de horas todas as sextas-feiras.

Modelo de planilha de horas quinzenal

Um modelo de quadro de horários quinzenal abrange um período de duas semanas, alinhando-se aos ciclos de pagamento comuns e reduzindo o trabalho administrativo.

• Método tradicional: planilhas de horas em papel que cobrem um período de duas semanas.

• Abordagem moderna:  modelos de planilhas de horas que calculam automaticamente os totais de duas semanas.

• Soluções Advanced: software de planilhas de horas que alterna entre visualizações semanais e quinzenais.

Exemplo: uma grande corporação que usa modelos de quadro de horários quinzenais para agilizar o processamento da folha de pagamento.

Modelo de planilha de horas mensal

Os modelos mensais fornecem uma visão geral das horas de trabalho dos funcionários durante um período de pagamento mais longo da empresa. Você pode usar esse tipo de modelo de planilha de horas para analisar as taxas de utilização e os padrões de trabalho da equipe.

• Abordagem clássica: calendários de papel ou cartões de ponto mensais para entrada manual.

• Alternativas digitais: modelos de planilhas de horas no Excel projetados para monitoramento mensal, incluindo dias de férias e licenças médicas.

• Ferramentas abrangentes: o software de monitoramento de tempo gera relatórios mensais a partir de entradas diárias ou semanais.

Exemplo: uma empresa de consultoria monitora mensalmente as horas faturáveis de projetos de longo prazo de clientes.

Modelo de planilha de horas de projeto

Os modelos de planilhas de horas de projetos monitoram o tempo gasto em projetos ou tarefas específicos, o que é fundamental para a gestão de projetos e o faturamento dos clientes.

• Versão básica: planilhas de horas em papel com colunas para diferentes projetos ou tarefas.

• Solução de planilha: modelos do Excel ou do Google Sheets com menus suspensos de projeto.

• Opções Advanced: software de gestão de projetos com recursos integrados de monitoramento de tempo para relatórios detalhados e monitoramento do progresso do projeto.

Exemplo: uma agência de marketing que usa as planilhas de horas de projetos da Asana para monitorar as horas gastas em diferentes projetos de clientes, permitindo faturamento preciso e atualizações de progresso de projetos em tempo real. Os registros de tempo da equipe na Asana são sincronizados automaticamente com as tarefas do projeto, proporcionando uma visão abrangente da alocação de tempo em vários projetos e clientes.

Embora as planilhas de horas em papel e os cartões de ponto físicos continuem relevantes em alguns setores, muitas empresas estão adotando soluções digitais. Os aplicativos de planilhas de horas e o software de monitoramento de tempo oferecem maior precisão, atualizações em tempo real e integração contínua com outros sistemas de Business. Essas ferramentas geralmente fornecem várias visualizações em uma plataforma, permitindo que as empresas selecionem a mais apropriada para cada situação.

O modelo de planilha de horas ideal depende das suas necessidades específicas, dos requisitos do setor e das preferências de relatórios de tempo da equipe. Escolher o tipo certo pode simplificar o processo de monitoramento do tempo, minimizar o erro humano e fornecer insights valiosos sobre a utilização do tempo pela equipe.

Como usar um modelo de planilha de horas

As planilhas de horas não são difíceis de usar, mas, se os membros da equipe não as preencherem corretamente, isso pode resultar em pagamentos imprecisos e ser complicado de corrigir. Explicar esse processo à equipe pode evitar riscos ou imprecisões no projeto.

1. Selecione um modelo

O primeiro passo do monitoramento de tempo é selecionar um modelo de planilha de horas. Dessa forma, você terá um cronograma predefinido para trabalhar. Trabalhe com as equipes jurídica e de RH internas para escolher um modelo que se encaixe no período de pagamento da sua equipe. Por exemplo, você pode alinhá-lo para que o total de horas na parte inferior de cada planilha de horas corresponda aos salários do membro da equipe. Seja para se concentrar na produtividade da equipe ou no faturamento dos clientes, você pode personalizar uma planilha de horas para atender às necessidades da sua equipe.

Por exemplo, uma planilha de horas de um projeto pode monitorar as horas dos membros da equipe em relação às tarefas do projeto. Os membros da equipe também podem monitorar o tempo de acordo com o número de horas que dedicaram a vários projetos de clientes ao longo do dia.

Dica: se a sua equipe tiver um cronograma de trabalho único por causa do trabalho remoto ou freelance, trabalhe com as equipes jurídicas e de RH internas para criar um modelo de planilha de horas personalizado, criando uma tabela de dados com “horas” como colunas e “dias” como linhas. Ajuste a tabela para atender às necessidades individuais da equipe.

2. Adicione os detalhes dos membros da equipe

Você precisará de um modelo de planilha de horas separado para cada membro da equipe, por isso é importante identificá-los. Na parte superior de cada planilha de horas, crie uma seção para informações como:

• Nome do membro da equipe

• Nome do gerente

• Departamento

• Datas do período de pagamento

• Taxa de pagamento

Essas informações manterão a sua equipe organizada e fornecerão uma maneira padronizada de monitorar as planilhas de horas ao longo do tempo. 

Dica: o monitoramento de tempo on-line pode simplificar a organização das planilhas de horas. Com o software de gestão de recursos da Asana, você pode integrar uma ferramenta de monitoramento de tempo e consultar planilhas de horas anteriores sempre que precisar, seja para compartilhar com outros departamentos, preparar avaliações de desempenho ou faturar clientes.

3. Inclua categorias personalizadas

Adicionar categorias personalizadas aos modelos de planilhas de horas pode dar uma visão mais precisa das horas de trabalho da equipe. Algumas categorias que você pode incluir são:

• Horas extras

• Horas de férias

• Horas de licença médica

Dependendo da planilha de horas que você estiver usando, pode incluir também:

• Horas por projeto

• Horas faturáveis

• Tempo total em reuniões

• Tempo de viagem

• Tarefas administrativas (e-mails, gestão de tarefas, relatórios semanais, etc.)

Sem categorias personalizadas, os membros da equipe podem não contabilizar as horas que passaram longe das suas mesas. Eles também podem perder o controle das suas horas e esquecer de registrá-las. 

Dica: adicionar muitas categorias ao seu modelo de planilha de horas pode ter um efeito semelhante e dificultar que os membros da equipe insiram as horas com precisão. Para manter um bom equilíbrio, não adicione categorias que se sobreponham (ou seja, horas faturáveis e horas por cliente), ou a equipe pode esquecer de relatar as horas em ambos os lugares.

4. Treine os membros da equipe para usar as planilhas de horas

Antes de usar as novas planilhas de horas, peça às equipes jurídicas ou de RH que realizem uma sessão de treinamento sobre como preenchê-las corretamente. Durante esta sessão, eles também podem analisar quaisquer outras restrições da empresa que possam ser aplicadas, como:

• Quando a planilha de horas deve ser entregue

• Como lidar com horas extras

• O que acontece se uma planilha de horas atrasar.

Um membro qualificado da equipe deve realizar este treinamento para que possa falar sobre quaisquer leis locais ou federais sobre pagamento.

5. Monitore o tempo trabalhado

Depois que a sua equipe tiver sido treinada sobre como usar as planilhas de horas de forma eficaz, é responsabilidade dela preenchê-las adequadamente. O monitoramento do tempo é uma etapa que você deve delegar aos membros da equipe, porque seria difícil saber onde cada um deles está e o que está fazendo. Enquanto os membros da equipe registram as horas, você pode oferecer ajuda quando necessário.

Você também pode dar dicas úteis aos membros da equipe para aumentar a eficiência do monitoramento de tempo. Algumas ideias incluem:

• Usar um temporizador para monitorar o tempo do projeto.

• Registrar o tempo ao iniciar ou marcar o progresso de um projeto.

• Registrar a entrada e a saída assim que começar ou terminar cada dia.

• Experimente soluções de gestão de tempo, como timeboxing ou time blocking.

Ter um processo de monitoramento de tempo pode evitar que os membros da equipe se sintam interrompidos ao longo do dia.

Dica: quando o monitoramento do tempo é integrado ao processo de trabalho, ele se torna algo natural para a equipe. Em vez de usar um modelo de planilha de horas estático, considere colocar as tarefas em uma ferramenta on-line para facilitar o monitoramento.

6. Calcule o tempo total

Modelos de planilhas de horas simples fornecem uma visão clara do tempo total trabalhado, mas você ainda precisa calcular o tempo total somando as horas totais de cada dia de trabalho. A vantagem de usar uma planilha de horas que se alinha ao período de pagamento da empresa é que o tempo total trabalhado na planilha mostrará aos membros da equipe quanto a empresa pagará a eles nesse período. 

Calcular o tempo total nas planilhas de horas também pode ajudar a avaliar a disponibilidade da equipe e a planejar projetos futuros. Se você notar áreas com excesso de trabalho, use essas informações para ajustar os cronogramas de trabalho da equipe.

Dica: a maneira mais simples de calcular o tempo total trabalhado é com um software on-line. Em vez de vasculhar modelos de planilhas de horas, use cálculos automáticos e tabelas de dados para visualizar as horas de trabalho. Assim, você pode notar padrões que talvez não tenha visto de outra forma.

Modelos e exemplos de planilhas de horas

A seguir, você verá um exemplo de uma planilha de horas quinzenal. Neste exemplo, o membro da equipe tem várias opções para preencher cada dia da semana. Essas opções incluem:

• Horário de início

• Horário de início do almoço

• Hora de término do almoço

• Hora de término

• Férias/licença médica

• Horas regulares

• Horas extras

• Total de horas trabalhadas

Este modelo de planilha de horas inclui muitas variáveis, como intervalos para almoço, ausências e horas extras. Desde que os membros da equipe registrem o tempo corretamente, este modelo deve apresentar um relato preciso das horas trabalhadas. Antes de enviar o modelo ao RH, revise-o em busca de erros.

Baixe abaixo uma versão gratuita desta planilha de horas quinzenal. Você também pode usar este modelo como guia ao criar modelos de planilhas de horas diárias, semanais ou mensais para a sua equipe. Antes de usar este modelo, apresente-o às equipes jurídica e de RH internas e modifique-o conforme necessário.

Gestão dos dados do modelo de planilha de horas

A gestão eficaz das planilhas de horas é importante para empresas de todos os portes. De um pequeno estúdio de design gráfico que monitora as horas faturáveis a uma grande fábrica que gerencia as taxas horárias dos trabalhadores por turnos, a forma como você lida com os dados da planilha de horas pode afetar o seu saldo final.

Monitoramento de tempo on-line ou manual?

Tradicionalmente, as planilhas de horas são impressas no início do dia ou da semana e usadas para monitorar as horas de trabalho de um membro da equipe. E, embora haja algo satisfatório em fazer isso no papel, as planilhas de horas em papel têm várias desvantagens: podem se perder, rapidamente se tornam obsoletas quando algo muda e só pode haver uma fonte de verdade. 

É por isso que as equipes modernas estão migrando para a tecnologia de monitoramento de tempo on-line. As planilhas de horas online aumentam a flexibilidade e permitem que as equipes relatem as horas em tempo real. Ao contrário das planilhas de horas imprimíveis, o monitoramento de tempo on-line permite: 

• Compartilhar planilhas de horas entre os membros da equipe.

• Visualizar as alterações em tempo real

• Editar as planilhas de horas quando necessário

• Criar planilhas de horas para projetos específicos

• Adicionar múltiplas variáveis às planilhas de horas.

Integrar o monitoramento de tempo on-line ao fluxo de trabalho diário da sua equipe pode agilizar o processo de folha de pagamento e ajudar a monitorar aspectos como a disponibilidade e as despesas da equipe. Também pode ajudar a reduzir o excesso de trabalho e o burnout. Mesmo que você use planilhas de horas para acompanhar as horas, pode usar a Asana para coordenar a carga de trabalho da sua equipe.

Automatização do monitoramento das planilhas de horas

A automatização está revolucionando a forma como as empresas lidam com os relatórios de tempo. De um restaurante movimentado que gerencia turnos de garçons a uma empresa de software que monitora as horas dos desenvolvedores em vários projetos, as soluções automatizadas podem poupar tempo e reduzir erros.

Vantagens do software de planilhas de horas automatizadas:

• Maior eficiência: automatiza tarefas demoradas, como entrada de dados e cálculos, liberando a equipe de RH para um trabalho mais estratégico.

• Maior precisão: minimiza o erro humano no registro e cálculo de horas, garantindo uma remuneração justa e um faturamento preciso do cliente.

• Melhores insights: fornece relatórios detalhados sobre as horas de trabalho dos funcionários e o progresso do projeto, permitindo a tomada de decisões baseadas em dados.

Conformidade com modelos de planilhas de horas

Seja você uma pequena loja de varejo ou uma grande corporação, a adesão aos regulamentos trabalhistas e à conformidade com as planilhas de horas não é negociável.

Garantir a conformidade com as leis trabalhistas é vital ao usar planilhas de horas. Confira algumas dicas:

1. Mantenha registros precisos: use um modelo de planilha de horas diário ou semanal para registrar as horas trabalhadas de forma consistente. Isso é especialmente importante para setores com regulamentações rígidas, como saúde ou transporte.

2. Inclua todas as informações necessárias: certifique-se de que os modelos incluam o nome do funcionário, as datas e os registros de tempo detalhados. Esse nível de detalhe pode ser crucial em caso de auditorias ou disputas.

3. Guarde os registros: mantenha os dados da planilha de horas da equipe pelo tempo exigido pelos regulamentos locais. Alguns setores podem exigir que os registros sejam mantidos por vários anos.

4. Use categorias de planilhas de horas apropriadas: diferencie claramente entre horas regulares, horas extras, dias de férias e dias de licença médica. Isso é particularmente importante para calcular o pagamento de horas extras e gerir folgas remuneradas.

Gerencie fluxos de trabalho e monitore o tempo em uma única plataforma

Os modelos de planilhas de horas imprimíveis podem ser um ponto de partida útil para organizar os cronogramas de trabalho da sua equipe, mas se você quiser ter flexibilidade para corrigir erros, monitorar as horas em tempo real e acompanhar o desempenho da equipe, o monitoramento de tempo on-line é ideal. Com uma plataforma de gestão do trabalho como a Asana, você pode dar vida ao trabalho e gerir tudo, desde fluxos de trabalho até monitoramento de tempo, em uma única plataforma.