Scrumban: o melhor de duas metodologias Agile

Dramedy. Motel. Colher-garfo. Todas essas coisas começaram como duas entidades separadas que se combinaram para criar algo completamente novo. 

Esta é a ideia básica da mais nova metodologia ágil conhecida como Scrumban. Neste artigo, vamos nos aprofundar no que é o Scrumban e como essa nova estrutura ágil pode ajudar a sua equipe a cumprir prazos e atingir metas. 

O que é o Scrumban?

O Scrumban é uma metodologia de gestão de projetos que combina duas estratégias Agile comuns: o Scrum e o Kanban. O Scrumban foi inicialmente desenvolvido para ajudar as equipes a fazer a transição do Scrum para o Kanban, ou vice-versa. Se as equipes tiverem mais experiência com uma estratégia do que com a outra, esta técnica pode ajudá-las a mudar gradualmente para a outra metodologia. 

Embora o Scrumban tenha sido inicialmente destinado a ajudar as equipes na transição, algumas podem descobrir que essa combinação das duas estratégias funciona melhor para a equipe. O Scrumban é melhor usado por uma equipe que já conhece algumas facetas do Scrum ou do Kanban. A experiência que já possuem lhes dará alguma familiaridade quando começarem a usar a metodologia Scrumban.

Scrum vs. Kanban

O Scrum e o Kanban são duas metodologias Agile populares, mas têm algumas diferenças. O Scrum é uma estrutura ágil que ajuda as equipes a colaborar e realizar trabalho de alto impacto. Tradicionalmente, o Scrum ocorre em sprints que geralmente duram duas semanas. A estrutura do Scrum oferece os valores, funções e diretrizes para executar sprints de forma eficaz. 

Por outro lado, o Kanban é uma estrutura ágil que ajuda as equipes a equilibrar o trabalho que precisam fazer com base na capacidade disponível de cada membro da equipe. A estrutura Kanban baseia-se na filosofia de aprimoramento contínuo, segundo a qual os itens de trabalho são “puxados” de um backlog do produto e colocados em um fluxo de trabalho estável. A metodologia Kanban é mais frequentemente aplicada por meio de quadros Kanban, particularmente por um software de quadro Kanban.

Como funciona o Scrumban?

Como o próprio nome sugere, a estrutura Agile do Scrumban assume algumas características da estrutura Scrum e da metodologia Kanban.

Recursos do Scrum no Scrumban

• A iteração do processo ocorre em intervalos consistentes, geralmente no final dos sprints, quando a equipe realiza retrospectivas de sprint e reuniões de revisão de sprint. 

• O trabalho é priorizado com base na complexidade das tarefas e na demanda do produto.

• Toda a equipe concorda e se alinha com o que significa “concluído”, para que todos saibam o que significa concluir uma tarefa. Isso significa que os resultados finais são claramente delineados e definidos. 

Recursos Kanban no Scrumban

• Usa um backlog claro de itens que precisam ser concluídos. Quando um membro da equipe começa a trabalhar em uma tarefa, ele a “puxa” do backlog para a sua carga de trabalho atual.

• Há limites rígidos para o número de tarefas em andamento para evitar que a equipe fique sobrecarregada.

• As tarefas são representadas visualmente como cartões que passam por diferentes estágios do processo em um quadro Kanban.

Recursos exclusivos do Scrumban

• Não há hierarquia de equipe no Scrumban. Isso significa que todos na equipe de desenvolvimento têm a mesma oportunidade de tomar decisões e fazer escolhas. Isso também significa que não há um líder claro para o grupo, ou seja, a equipe é totalmente autogerida.

• Os projetos Scrumban não precisam necessariamente ter um prazo. Os sprints geralmente são trabalhados em incrementos de duas semanas, para que os membros da equipe possam se concentrar nessas tarefas específicas do sprint até que seja hora de revisar e reiterar. Isso faz do Scrumban uma boa escolha para projetos de longo prazo ou com uma Meta ambígua. 

O processo Scrumban

O processo Scrumban consiste em quatro etapas simples. Como não há um mestre do Scrum no Scrumban, é importante que todos na equipe conheçam essas quatro etapas essenciais. Veja por onde começar.

1. Crie o quadro Scrumban

Um quadro Scrumban é um quadro Kanban que pode incluir um backlog do produto, um backlog de sprint, os estágios do fluxo de trabalho da equipe (como não iniciado, em andamento e em revisão) e uma coluna clara designada para tarefas concluídas. Os estágios que aparecem no quadro Kanban são todos ditados pela sua equipe. Por exemplo, algumas equipes optam por não ter o backlog do produto no quadro Scrumban e, em vez disso, mantêm apenas o backlog de sprint.

O Scrumban segue a natureza cíclica dos sprints. Se não houver mais cartões no quadro, os membros da equipe retirarão cartões do backlog do produto. Idealmente, a equipe revisa os cartões no quadro toda semana e adiciona cartões do backlog do produto com base na meta do sprint.

2. Estabeleça os limites do trabalho em andamento

No Scrumban, não há “story points”, uma estratégia que atribui pontos às tarefas com base no tempo ou esforço estimado que cada tarefa levará. Em vez disso, o quadro Kanban deve ter apenas um número definido de cartões para evitar o excesso de trabalho. Isso é geralmente chamado de limites de trabalho em andamento ou limites de WIP. A equipe Scrumban decide em conjunto quantos cartões podem estar em cada estágio ao mesmo tempo, para que não fiquem sobrecarregados com tarefas.

Um dos principais benefícios do Scrumban é a capacidade de planejar e alterar o fluxo de trabalho a qualquer momento durante o processo. Por exemplo, se a equipe achar que há muitos cartões no quadro ao mesmo tempo, pode facilmente optar por pausar a extração de tarefas até que mais cartões sejam movidos para a categoria “Concluído”.

3. Trabalhe com a equipe para priorizar as tarefas

O Scrumban é uma das metodologias ágeis mais flexíveis. Não há hierarquia de equipe no Scrumban, o que dá a todos a capacidade de escolher no que a equipe trabalhará. A maneira mais fácil de priorizar tarefas no Scrumban é observar o que o produto mais precisa. Como o processo de priorização é contínuo, os membros da equipe podem escolher o que consideram mais importante para o produto. Como não há um mestre do Scrum ou gerente de produto, cada membro da equipe tem a liberdade de decidir o que considera melhor. 

4. Realize reuniões diárias em pé

As reuniões diárias ajudam todos na equipe a entender no que se está trabalhando. Os membros da equipe podem decidir em quais tarefas querem trabalhar com base nos cartões do quadro. Quando todos participam de reuniões diárias em pé, a equipe de desenvolvimento pode priorizar melhor cada tarefa porque conhecendo a carga de trabalho dos membros da equipe. Como não há um líder designado no método Scrumban, os membros da equipe podem alternar quem lidera as reuniões diárias em pé.

Quando usar o método Scrumban

Uma das maiores vantagens de usar a metodologia Scrumban é que ela é uma forma extremamente flexível de gestão de projetos. Aqui estão algumas maneiras de usar o método Scrumban para criar processos mais eficientes para a sua equipe.

Quando você precisa manter projetos de longo prazo

Se a sua equipe tem um projeto de longo prazo ou em andamento sem prazo definido, o Scrumban pode ser um bom método para garantir que haja um fluxo de trabalho consistente. O Scrumban ajuda a estabelecer verificações incrementais. Como o Scrumban funciona em sprints, a equipe pode monitorar se o trabalho continua a fluir durante os períodos de revisão ou planejamento. Portanto, mesmo que não haja prazo para um projeto em andamento, o uso do método Scrumban pode manter o fluxo de cartões no quadro de tarefas. 

Quando o Scrum não está funcionando bem

Para algumas equipes de desenvolvimento, a estrutura rígida da plataforma Scrum pode, na verdade, atrapalhar o fluxo de trabalho da equipe. Se a sua equipe está com dificuldades com a estrutura do Scrum, o Scrumban é uma abordagem Agile que pode ajudar a facilitar a sua integração na estrutura. Como o Scrumban é um híbrido do Scrum e do Kanban, a equipe pode aprender os principais elementos da estrutura do Scrum, mantendo a flexibilidade do método Kanban.

Se a sua equipe quiser dominar os fundamentos antes de adotar o Scrumban, um modelo de Scrum ajudará a organizar os backlogs, executar sprints e experimentar as melhores práticas da metodologia Agile.

Vantagens e desvantagens da metodologia Scrumban

Toda metodologia de gestão de projetos tem prós e contras. Aqui estão alguns aspectos do Scrumban que podem ajudar a decidir se esta metodologia funcionará para a sua equipe. 

Vantagens do uso do Scrumban

• Pode ajudar a poupar tempo: se a sua equipe não estiver usando nenhuma forma de gestão de projetos, usar o método Scrumban é uma boa maneira de começar a monitorar o trabalho que está sendo feito. Ao usar o método Scrumban, você pode evitar que a equipe realize trabalhos duplicados ou gaste tempo em tarefas que não atendem à meta de um sprint específico. 

• Ótimo para projetos de longo prazo ou de grande escala: por ser um método Agile iterativo, o Scrumban permite pequenas mudanças em grandes incrementos de tempo. Isso o torna uma ótima estrutura para projetos de longo prazo, porque as necessidades do projeto mudarão com o passar do tempo. À medida que as necessidades mudam, o Scrumban ajuda a iterar e aprimorar os processos para acompanhar essas mudanças. 

• Os membros individuais da equipe têm mais independência: se a sua equipe busca mais autonomia, a metodologia Scrumban pode ser um bom ponto de partida. O método Scrumban dá aos membros da equipe a oportunidade de tomar decisões e priorizar o trabalho como acharem melhor, em vez de apenas concluir o trabalho atribuído por um mestre do Scrum ou responsável pelo produto.

Desvantagens do uso do Scrumban

• A falta de gestão pode causar confusão: embora a independência e a autonomia possam ser motivadoras para uma equipe, a falta de supervisão pode causar confusão e desorganização em outra. Lembre-se de que o que funciona para uma equipe pode não funcionar para outra. Encontrar a metodologia de gestão de projetos certa tem tudo a ver com descobrir o que funciona para a sua equipe específica.

• O Scrumban é uma metodologia relativamente nova: por ser uma metodologia mais recente, não há muitos processos estabelecidos. O processo de uma equipe Scrumban pode parecer muito diferente do processo de outra equipe, e parte disso se deve à ausência de uma estrutura padronizada, como no Scrum ou na gestão de projetos lean.

• Os gestores de projeto têm menos controle: se você tem um gestor de produto ou gestor de projeto muito participativo, esta metodologia pode não funcionar tão bem. No Scrumban, não há funções específicas na equipe de desenvolvimento. Isso significa que todos têm a mesma liberdade para escolher o que consideram ser a decisão certa para o sprint.

Use ferramentas de gestão do trabalho para o Scrumban

O planejamento de longo prazo para um projeto Scrumban funciona melhor com ferramentas de gestão do trabalho. A visualização em quadro da Asana permite que a sua equipe Scrumban veja no que cada um está trabalhando e em que estágio do processo se encontra. Chegou a hora de experimentar um quadro Scrumban com a sua equipe?