Seis dicas para uma reunião de retrospectiva de projeto bem sucedida

Concluir um projeto é um dos momentos mais satisfatórios no processo de gestão de projetos. Você e a sua equipe trabalharam tanto para chegarem a este ponto, e, antes de seguir adiante, é importante que dediquem algum tempo para comemorar e refletir sobre todo o grande trabalho que fizeram. 

A reunião de retrospectiva é uma excelente forma de fazer esta reflexão. Neste artigo, discutimos os aspectos principais de uma retrospectiva de projeto e compartilhamos seis dicas para que essa sessão seja bem-sucedida. 

O que é uma reunião de retrospectiva de projeto?

As reuniões de retrospectiva são sessões realizadas ao término de um projeto. Elas são uma oportunidade de a sua equipe de projeto identificar os elementos que correram bem ao longo do processo e aquilo que poderia ter saído diferente. 

As reuniões de retrospectiva de projeto são uma boa oportunidade de comemorar as conquistas, refletir sobre o fluxo de trabalho da sua equipe e iterar os processos para tornar as coisas melhores da próxima vez. 

Essas reuniões são também conhecidas por alguns outros nomes, como:

• Debrief do projeto: este termo de origem militar refere-se ao momento em que as equipes fazem uma recapitulação após uma missão para analisar em detalhe o que aconteceu. 

• Retrospecto: um retrospecto de projeto é comumente usado na gestão de projetos Agile ou ágil. Como a principal meta desta metodologia é a melhoria contínua, as reuniões de retrospecto são comumente realizadas após um ciclo de sprint para a equipe refletir e identificar as possíveis melhorias. 

• Recapitulação do projeto: uma recapitulação tipicamente é uma atualização por escrito que registra todos os pontos-chave de uma reunião. As recapitulações do projeto fazem a mesma coisa, mas destacam os pontos-chave de um projeto inteiro.

• Reunião de encerramento: comumente utilizada ao fim de um projeto para dar conclusão a quaisquer aspectos pendentes.

• Reunião de aprendizados: o Instituto da gestão de projetos (Project Management Institute ou PMI) usa o termo Lessons learned meeting para marcar o término de um projeto. Estas reuniões podem ajudar os líderes de projeto a ganhar insights claros sobre o que funcionou, o que não funcionou e o que pode ser melhorado.

Diferenças entre retrospectiva e análise preliminar

A principal diferença entre a retrospectiva (post mortem ) e a análise preliminar (premortem) é o momento em que se realiza a reunião. As reuniões de análise preliminar ocorrem antes do início do projeto. Nelas, a equipe levanta proativamente todas as coisas que poderiam dar errado com a intenção de atenuar os riscos. 

As reuniões de retrospectiva ocorrem após o projeto terminar. Trata-se de um momento para refletir sobre aquilo que aconteceu durante o projeto. 

Por que realizar uma reunião de retrospectiva de projeto?

A execução de uma retrospectiva de projeto pode dar aos gestores de projeto muitas boas ideias sobre como melhorar o processo. Em particular, estas reuniões ajudam a:

Aprender com as experiências passadas

As reuniões de retrospectiva de projeto são importantes porque podem ajudar os gestores de projeto a otimizarem os processos para projetos futuros. Ao atribuir tempo para refletir sobre o que correu bem durante um projeto, você pode usar esse feedback para pautar os seus planos para o próximo projeto; e, se algo não correu bem durante um projeto, você também pode usar esta oportunidade para adaptar a sua estratégia. 

Aplicar os aprendizados de projetos passados também pode ajudar a evitar erros e atenuar riscos. Caso você execute projetos semelhantes periodicamente, pode criar um modelo com base nos processos de projetos anteriores. Desta forma, a sua equipe de projeto fica sabendo dos itens atuáveis e entregáveis necessários ao plano do projeto. 

As retrospectivas e iterações são pilares importantes, pois se relacionam com a metodologia de gestão de projetos ágil. Os processos ágeis fazem da iteração uma prioridade. Sem tomar tempo para refletir sobre o que correu bem e o que não deu certo, não dá para mudar os ajustar para o sprint seguinte.

Aumentar a comunicação em equipe

Um dos principais benefícios de uma reunião de retrospectiva de projeto é a oportunidade de os gestores de projeto darem um passo atrás e refletirem sobre como os outros membros da equipe se sentiram sobre a sua participação no projeto. 

O êxito de um projeto depende muitas vezes da forma como uma equipe trabalha em conjunto, logo é importante abrir espaço para que todos compartilhem as suas experiências particulares. Esta é uma oportunidade para os indivíduos falarem sobre os seus problemas específicos e trabalharem em conjunto visando encontrar soluções para o próximo projeto, a fim de que esses problemas não voltem a acontecer.

Levantar o ânimo da equipe

Dedicar tempo para refletir sobre as realizações da sua equipe é uma forma fácil de levantar o ânimo da equipe. Embora o mais simples seja encerrar um projeto e saltar imediatamente para o seguinte, é importante para o entrosamento da equipe comemorar as coisas bem feitas. 

A reunião de retrospectiva é uma ótima oportunidade de dar reconhecimento aos membros da equipe que se superaram para garantir o sucesso do projeto. O reconhecimento dos membros da equipe pode beneficiar enormemente o ânimo coletivo.

Estas são algumas formas de levantar o ânimo durante a reunião de retrospectiva:

• Inclua uma seção no seu modelo de projeto de retrospectiva dedicada às conquistas. 

• Proponha a cada membro da equipe fazer pelo menos um elogio ou reconhecimento a outro colega no projeto.

• Identifique algumas das principais conquistas antes do início da reunião.

Seis dicas para realizar uma reunião de retrospectiva bem-sucedida

O processo de retrospectiva não precisa ser complicado. Confira algumas dicas simples para conduzir uma reunião de retrospectiva bem-sucedida.

1. Reúna-se com a equipe alguns dias após a conclusão do projeto

Uma análise de retrospectiva tem máxima eficácia quando a experiência do projeto ainda está fresca na mente dos participantes. Para assegurar-se de que a retrospectiva seja feita em um período razoável, agende a reunião logo no início do projeto. Incorporar o processo de retrospectiva ao fluxo de trabalho assegura que esta etapa não seja esquecida.

Em geral, o melhor momento para uma retrospectiva é dentro de alguns dias após a conclusão do projeto. Isto dá à sua equipe uma pequena pausa após o projeto, para que os membros possam refletir ao ritmo de cada um antes de se aprofundarem em uma retrospectiva coletiva.

2. Envie um questionário antes da reunião

Durante o hiato entre o fim do projeto e a reunião de retrospectiva, vale a pena enviar um questionário à equipe para compilar com tempo algumas ideias sobre o que a equipe achou do projeto. Se vários membros da equipe mencionarem a mesma questão, certifique-se de que o assunto seja um ponto central de discussão durante a reunião de retrospectiva. 

Exemplo de perguntas pré-reunião:

• Quais são três coisas que correram bem durante este projeto?

• Quais são três coisas que não correram bem durante este projeto?

• Você tem alguma sugestão sobre como podemos melhorar para o próximo projeto?

Após identificar estes pontos de discussão, crie uma pauta e a envie para a equipe antes da reunião.

3. Compartilhe uma pauta de reunião de retrospectiva

É recomendável compartilhar a pauta antes de qualquer reunião, e não apenas antes da retrospectiva. Atualizar a equipe previamente é uma forma de avisar sobre os assuntos principais, para que possam preparar algumas ideias antecipadamente.

Pauta de exemplo:

• Introdução (2,5 minutos)

• Agradecimentos e comunicados gerais (5 minutos)

• O que deu certo (5 minutos)

• O que poderia ter saído melhor (5 minutos)

• Sugestões para o projeto seguinte (5 minutos)

• Encerramento (2,5 minutos)

4. Designe um moderador e um tomador de notas

Antes do início de uma reunião, identifique um moderador e quem vai tomar notas. O ideal é que essas funções sejam desempenhadas por pessoas diferentes, pois fazer as duas coisas ao mesmo tempo pode levar à interrupção da conversa. Com frequência, o gestor principal do projeto assume o papel de moderador da discussão, enquanto outra pessoa toma notas. 

Se esta reunião for virtual, é uma boa ideia gravá-la para que os participantes possam refletir sobre ela e tenham o contexto necessário quando for preciso repassar as notas da reunião.

5. Realize a reunião

Durante a reunião, é importante estabelecer algumas regras básicas. O moderador geralmente guia a conversa, seguindo os pontos-chave da pauta. Mas o que acontece se a conversa não flui? 

O trabalho do moderador é continuar a conversa e incentivar mais discussões a respeito do projeto. Estas são algumas perguntas que os moderadores podem fazer aos participantes para estimular a discussão:

• Alguém teve dificuldades para cumprir o cronograma estabelecido pelo plano do projeto? Se não, houve algum obstáculo ou desafio importante?

• Vocês acham que a equipe tinha recursos suficientes para realizar o projeto no prazo? Se não, que outros recursos poderíamos ter providenciado para facilitar o cumprimento do prazo?

• Depois desta experiência, se pudessem refazer o projeto, o que fariam de diferente?

• Gostariam de trabalhar em um projeto como este outra vez? Elaborem a resposta.

• Vocês consideram que este projeto foi bem-sucedido? Elaborem a resposta.

Perguntas abertas como essas podem ajudar a identificar aspectos do processo do projeto que talvez não tenham sido observados durante a sua execução. Você pode usar estes insights da sua equipe para desenvolver um processo melhor para o próximo projeto.

6. Envie uma recapitulação da reunião aos participantes

Ao término da reunião, envie uma recapitulação dos principais resultados para a sua equipe. Não deixe de incluir quaisquer assuntos a dar continuidade identificados durante a reunião e compartilhe as ideias iniciais sobre o que a sua equipe pode esperar para o próximo projeto.

Saiba mais sobre as habilidades essenciais à gestão de projetos

Além de aprender com a reunião de retrospectiva do projeto, você pode preparar-se eficazmente para um projeto bem-sucedido com certas habilidades essenciais à gestão de projetos, como saber estabelecer um plano de projeto e realizar uma reunião de lançamento para o seu próximo projeto.

Tem interesse em aprender como apurar as suas habilidades de gestão de projetos? Saiba mais com a biblioteca de recursos de gestão de projetos da Asana.