6 restrições de projeto e como gerenciá-las para o sucesso do projeto

Você já foi ao circo e viu os artistas fazerem um número de malabarismo? De alguma forma, eles conseguem segurar vários pratos no ar com tanta graciosidade que parece que estão usando magia. Mas o equilíbrio não requer magia, apenas foco e habilidade. Se um artista perdesse o controle de um único prato, todos os pratos cairiam. 

Como uma apresentação de circo, a gestão de projetos é um ato de equilíbrio. Durante o ciclo de vida do projeto, você encontrará várias restrições, incluindo tempo, custos e riscos. Parte do seu trabalho como gestor de projetos eficaz é aprender a equilibrar essas restrições para aumentar o desempenho do projeto. Neste artigo, falaremos sobre as restrições do projeto em detalhes e explicaremos como gerenciá-las. 

O que são restrições de projeto?

As restrições do projeto são as limitações gerais que você precisa considerar durante o ciclo de vida do projeto. Por exemplo, uma restrição de custo significa que você está limitado a um orçamento específico do projeto, enquanto uma restrição de tempo significa que você deve concluir o projeto dentro de um prazo especificado. 

A maioria das restrições do projeto afeta as outras, e é por isso que a gestão de restrições é crucial para o sucesso do projeto. Se você decidir que precisa expandir o cronograma do projeto, provavelmente também precisará de mais dinheiro para concluí-lo. O escopo do projeto também se expandirá quando o tempo e o custo do projeto aumentarem. 

Há seis restrições de projeto comuns a considerar à medida que você avança pelas fases da gestão de projetos. Neste artigo, analisaremos cada restrição em detalhes e explicaremos como você pode gerenciá-la. Independentemente do tipo de projeto em que você esteja trabalhando, usar um software de gestão de projetos pode ajudar a visualizar o cronograma do projeto e a gerir todas as suas restrições em um só lugar. 

As restrições triplas da gestão de projetos

As restrições triplas da gestão de projetos, também conhecidas como triângulo da gestão de projetos ou triângulo de ferro, são escopo, custo e tempo. Você precisará equilibrar esses três elementos em cada projeto, e isso pode ser desafiador porque todos eles se afetam mutuamente. 

Há compensações ao equilibrar o escopo, os custos e o tempo, e você deve decidir o que está disposto a sacrificar para manter o alinhamento e a funcionalidade do projeto. 

Por exemplo, o seu projeto só pode permanecer dentro do escopo se o orçamento e as alocações de tempo do projeto permanecerem estáveis. Se você quiser concluir o projeto em menos tempo, o escopo também deve diminuir para equilibrar o projeto, a menos que seja possível fazer ajustes no orçamento.

Escopo

O escopo do projeto refere-se à magnitude de um projeto em termos de qualidade, detalhes e entregáveis. O tempo e o dinheiro são dependências do escopo do projeto, porque, à medida que o escopo do projeto aumenta, o projeto exigirá mais tempo e dinheiro para ser concluído.

Você precisará estar ciente do desvio de escopo em cada fase do projeto e trabalhar duro para evitá-lo. Você pode evitar o desvio de escopo criando planos de projeto detalhados e obtendo a aprovação das partes interessadas do projeto em tudo antes do início da produção.

Custo

As restrições de custo incluem o orçamento do projeto como um todo e qualquer coisa de valor financeiro necessária para o projeto. Os itens que podem ser uma restrição de custo incluem:

• Custo do projeto

• Salários dos membros da equipe

• Custo dos equipamentos

• Custo das instalações

• Custos de reparo

• Custos de materiais

Para manter os orçamentos realistas, muitas equipes usam um modelo de comparação de custos para avaliar fornecedores, opções de preços ou despesas com recursos antes de finalizar as estimativas.

Tempo

A gestão do tempo é essencial para o sucesso do projeto, e há várias restrições de tempo que você enfrentará durante cada fase do projeto. Quando você tenta aumentar o cronograma do projeto, há consequências como prazos estendidos, ajustes no calendário da equipe ou menos tempo para o planejamento.

Os elementos de tempo no seu projeto que podem levar a restrições podem incluir:

• Cronograma do projeto geral

• Horas de trabalho no projeto

• Calendários internos e marcadores

• Tempo dedicado ao planejamento e à estratégia

• Número de fases do projeto

O escopo, os custos e o tempo são chamados de triângulo de ferro porque essas três restrições são difíceis de equilibrar sem comprometer a qualidade do projeto. Por exemplo, se você cortar o orçamento ou aumentar o escopo, provavelmente precisará compensar afrouxando as restrições de tempo. Isso pode ser feito estendendo os prazos, adicionando horas ou ajustando o cronograma do projeto com um modelo de cronograma de eventos para manter os marcos visíveis e as datas de entrega realistas.

Outras restrições comuns de projeto a considerar

Embora o escopo, os custos e o tempo sejam as restrições triplas da gestão de projetos, há outras três restrições que você pode encontrar no ciclo de vida do seu projeto: riscos, recursos e qualidade.

Risco

Os riscos do projeto são quaisquer ocorrências inesperadas que possam afetar o seu projeto. Embora a maioria dos riscos do projeto seja negativa, alguns podem ser positivos. Por exemplo, uma nova tecnologia pode ser lançada enquanto o seu projeto está em andamento. Essa tecnologia pode ajudar a concluir o projeto mais rapidamente, ou pode causar mais concorrência no mercado e reduzir o valor do produto. 

Você pode determinar os riscos do projeto usando estratégias de análise e gestão de riscos para mantê-los sob controle. Alguns riscos que você pode enfrentar são:

• Recursos escassos

• Incidentes operacionais

• Baixo desempenho

• Falta de clareza

• Desvio de escopo

• Custos elevados

• Prazos muito curtos

Use um registro de riscos para avaliar a probabilidade e a gravidade de cada risco do projeto e, em seguida, mitigue os riscos mais prováveis e graves primeiro.

Recursos

Os recursos estão intimamente ligados às restrições de custo do seu projeto porque esses requisitos do projeto custam dinheiro. Sem a alocação adequada de recursos, a qualidade do projeto pode ser prejudicada, o orçamento pode aumentar e o cronograma pode atrasar. 

Alguns recursos a considerar incluem:

• Pessoas

• Equipamentos ou materiais

• Instalações

• Software

Use um plano de gestão de recursos para garantir que você tenha os recursos necessários para cada elemento do seu projeto, de modo que essa restrição não afete negativamente outras áreas do projeto.

Qualidade

A qualidade do projeto é a medida em que os entregáveis do projeto atendem às expectativas iniciais. Cada restrição do projeto afeta a qualidade do projeto, porque a qualidade do projeto é o resultado final do seu projeto. No entanto, a qualidade do projeto também é uma restrição em si mesma, porque há aspectos do projeto que podem resultar em má qualidade e que não estão necessariamente relacionados a custo, tempo, recursos, risco ou escopo. Por exemplo:

• Falta de comunicação

• Habilidades de design ou desenvolvimento insuficientes

• Mudanças excessivas no projeto

Você deve gerir a qualidade do projeto como uma entidade própria, equilibrando as outras cinco restrições do projeto se quiser alcançar um alto desempenho. Se você não conseguir gerir as suas restrições, o resultado pode ser baixa qualidade do projeto e baixa satisfação do cliente.

Como gerir as restrições do projeto

Há estratégias que você pode usar para gerir e equilibrar as restrições do projeto à medida que surgem. O uso de metodologias de gestão de projetos, como as fases de gestão de projetos do Guia PMBOK e as práticas ágeis, que incentivam a flexibilidade e a colaboração, são algumas maneiras de controlar as restrições do projeto.

Você também pode usar as seguintes dicas para fortalecer o seu plano de gestão de projetos: 

1. Entenda as suas restrições: você não pode gerir as restrições do seu projeto se não as conhece. Depois de conhecer as restrições do seu projeto, você pode planejar em torno delas. Por exemplo, durante o planejamento do projeto, avalie os riscos que você pode enfrentar, bem como os recursos necessários e o custo desses recursos.

2. Planejar e criar estratégias: ao considerar todas as seis restrições mais comuns no seu plano de projeto, você pode avançar com uma perspectiva melhor do que está por vir. O seu plano de projeto deve incluir estratégias para mitigar as restrições e equilibrar as restrições triplas de escopo, custo e tempo. Você também pode implementar estratégias para lidar com restrições adicionais do projeto, como evitar que os riscos do projeto ocorram.

3. Controle a qualidade do projeto: você pode controlar a qualidade do projeto monitorando regularmente o plano e os processos do projeto. À medida que a sua equipe lida várias tarefas durante a execução do projeto, use um software de gestão do trabalho para garantir que todos permaneçam no caminho certo. Estabeleça um processo de controle de mudanças para evitar desvios de escopo caso ocorram alterações.

4. Gerir riscos: use a análise de riscos para identificar, avaliar e se preparar para possíveis riscos do projeto. Com um plano de gestão de riscos robusto, você pode evitar os riscos mais prejudiciais ao projeto e se preparar para os riscos inesperados.

5. Comunicar-se de forma eficaz: a comunicação da equipe é essencial para gerir com sucesso as restrições do projeto. Sem uma comunicação robusta, você pode pensar que está equilibrando as restrições enquanto outro membro da equipe está, sem saber, atrapalhando o seu trabalho. Quando você discute todos os aspectos do projeto com a equipe, todos podem trabalhar em conjunto para alcançar as metas do projeto. 

6. Adotar a flexibilidade: você deve ser flexível para equilibrar efetivamente as restrições do projeto. Haverá momentos em que será necessário comprometer os elementos do projeto para permanecer dentro do escopo. Se você não for flexível, acabará sacrificando a qualidade do projeto. Manter os clientes ou as partes interessadas satisfeitos deve ser a sua principal prioridade, o que significa aceitar concessões quando necessário. 

Veja as restrições em tempo real com ferramentas de gestão de projetos

Acompanhe as restrições do seu projeto em todas as fases do ciclo de vida para garantir que a qualidade do projeto atenda às expectativas das partes interessadas. Quando você se deparar com uma situação em que deve ajustar uma restrição do projeto, como o cronograma do projeto, considere como isso afetará outras áreas do projeto, como custo e escopo, e equilibre as restrições conforme necessário. 

Um software de gestão de projetos pode ajudar a visualizar as restrições do projeto em tempo real. Quando você precisa de uma maneira eficiente de controlar os elementos do projeto e compartilhar informações com outras pessoas, as ferramentas disponíveis em um sistema de gestão de projetos como a Asana facilitam isso.