Gestão de projetos de marketing: como estruturar a sua estratégia

As iniciativas de marketing podem ser cruciais para o seu plano de negócios, porque lhe dão a oportunidade de contar a história da sua marca e enviar leads para o funil de vendas. Sem um marketing eficaz, você pode ter dificuldade em gerar receita e garantir clientes fiéis. Um plano de marketing focado garante que a sua mensagem ressoe com o público, para que você possa sair de cada campanha sentindo orgulho do trabalho que a sua equipe realizou.

Neste artigo, explicaremos o que é a gestão de projetos de marketing e como você pode usá-la para promover a colaboração em equipe, produzir entregas de alta qualidade e implementar um fluxo de trabalho estruturado.

O que é a gestão de projetos de marketing?

A gestão de projetos de marketing é uma metodologia usada para manter as campanhas de marketing em dia e as partes interessadas informadas durante todo o ciclo de vida do projeto. Ela proporciona clareza entre as equipes, mantém os projetos dentro do escopo e ajuda a atender às necessidades dos clientes.

Para gerir projetos de marketing, você começará com os mesmos princípios de gestão de projetos que outras equipes e setores usam. Mas a gestão de projetos de marketing difere da abordagem tradicional de gestão de projetos em alguns aspectos, que abordaremos a seguir. 

As cinco fases da gestão de projetos são:

1. Início

2. Planejamento

3. Execução

4. Desempenho

5. Encerramento 

Na gestão de projetos de marketing, você adicionará uma fase de estratégia de marketing na qual reunirá pesquisas e dados de mercado e usará suas descobertas para colocar o plano do projeto em ação.

Por que a gestão de projetos de marketing é importante?

A gestão de projetos de marketing é importante porque a forma como você gerencia um projeto afeta todos os envolvidos na campanha de marketing. Quando você usa a metodologia certa, os outros seguem a sua liderança e colhem os benefícios dela. 

Imagine-se no centro do projeto. À medida que o círculo se expande, mais pessoas se envolvem no projeto. Quando você percebe que é apenas a primeira pessoa no ciclo de vida do projeto, fica mais fácil entender por que a gestão de projetos é tão importante.

É preciso uma pequena multidão para gerir um projeto de marketing. Os três grupos de partes interessadas mais importantes são:

• O gestor de projetos de marketing:  como líder e facilitador de campanhas de marketing, você está no centro de tudo o que acontece durante um projeto de marketing. Isso inclui coisas como atrasos no cronograma do projeto, solução de problemas de marketing por e-mail e monitoramento de KPI. 

• Partes interessadas internas: são membros da equipe dentro da sua organização que têm interesse no projeto. Essas pessoas podem incluir executivos, representantes de vendas, criativos ou técnicos. A forma como você gerencia a sua campanha de marketing afeta as partes interessadas internas. Elas geralmente estão envolvidas na campanha de marketing, são afetadas pelos entregáveis da campanha ou são informadas sobre as suas metas gerais.

• Partes interessadas externas: são pessoas de fora da sua organização que têm interesse no seu projeto. Essas pessoas podem incluir fornecedores, usuários finais, clientes ou investidores. Você precisará de habilidades de gestão de projetos para manter as partes interessadas externas informadas e satisfeitas com os entregáveis do projeto.

As 10 etapas do processo de gestão de projetos de marketing

A metodologia de gestão de projetos de marketing tem 10 etapas principais. Embora a sua agência de marketing possa lidar com projetos complexos em áreas de nicho, como SEO ou mídias sociais, você pode usar essas etapas como uma estrutura geral para a maioria das campanhas de marketing.

Você pode dividir as 10 etapas abaixo em cinco fases do projeto. Essas cinco fases se assemelham às fases tradicionais da gestão de projetos, mas também incluem estratégias de marketing adicionais para garantir que você e o seu projeto de marketing tenham sucesso. 

Objetivos e análise

A meta da fase de objetivos e análise da gestão de projetos de marketing é focar no planejamento da sua campanha de marketing. Isso envolve definir as metas finais do projeto e delinear as métricas de sucesso.

1. Defina as metas finais: deixe as suas metas finais claras no início de cada projeto em que você trabalha. Dessa forma, os membros da equipe sabem o que fazer durante a execução do projeto e as partes interessadas sabem o que esperar. 

2. Identifique as métricas de sucesso: é fundamental identificar os indicadores-chave de desempenho no início da sua campanha para que você possa usar essas métricas para monitorar o seu progresso ao longo do ciclo de vida do projeto. 

Estratégia de marketing

Use os objetivos do seu projeto da primeira fase para impulsionar a sua estratégia de marketing. Durante esta fase, você também usará pesquisas de mercado e dados para encontrar a maneira mais eficaz de atingir as suas metas estratégicas.

1. Identifique o seu público: identificar o seu público-alvo é o primeiro passo para alcançar um alto ROI. O seu público-alvo é o grupo de pessoas com maior probabilidade de se identificar com a sua marca. Se você conseguir alcançar esse público, aumentará as chances de vender o seu produto ou serviço. 

2. Defina a mensagem e os CTAs: determine a mensagem que você deseja enviar ao seu público-alvo. A mensagem deve incluir chamadas estratégicas para ação relacionadas ao seu produto ou serviço. 

Agendamento de projetos

A sua campanha de marketing pode exigir ativos criativos e um plano detalhado de como e onde distribuir esses ativos. Durante a fase de agendamento do projeto, estabeleça uma equipe para ajudar na criação de ativos. 

1. Esclareça o escopo do projeto: esclareça o escopo do projeto para que todos conheçam as limitações do cronograma, dos recursos e do orçamento. Também é importante garantir que as partes interessadas estejam cientes do escopo do projeto para limitar as solicitações de mudança.

2. Delegue tarefas: delegar o trabalho é crucial se você espera manter a organização e evitar a duplicação de trabalho. Crie um cronograma do projeto e atribua tarefas aos membros da equipe. Use um diagrama de Gantt ou outra ferramenta de gestão de tarefas para que os membros da equipe possam visualizar os marcos do projeto e as dependências entre as tarefas. 

Lançamento da campanha

Depois de agendar a campanha, a ação começa. Esta é a fase em que a equipe desenvolve os ativos criativos e os envia para o público. Esta parte da gestão de projetos de marketing é emocionante porque você pode ver a sua estratégia em ação. 

1. Criar entregáveis do projeto: produza entregáveis que superem os dos seus concorrentes e impressionem o seu público. Conte com uma equipe de redatores e designers gráficos que possam transmitir a sua mensagem usando textos fortes e recursos visuais impressionantes. 

2. Distribua pelos canais de marketing: determine quais canais de marketing ajudarão a alcançar o seu público-alvo e quando eles estão neles. Coloque os seus entregáveis nesses canais para que o maior número possível de pessoas os veja.

Monitorar e revisar

Use as métricas de sucesso definidas durante a fase de planejamento do projeto para monitorar o progresso do projeto. Depois de monitorar o progresso, você também pode usar os resultados de desempenho para aprender lições para projetos futuros. 

1. Monitore os resultados: use um software de gestão de projetos para monitorar os seus indicadores-chave de desempenho em tempo real. Depois de lançar a sua campanha de marketing, você pode avaliar o desempenho da campanha e quais ajustes devem ser feitos na sua futura estratégia de marketing.

2. Defina padrões futuros: use as lições aprendidas com o monitoramento da sua campanha para definir padrões para projetos futuros. Por exemplo, se a sua campanha teve um desempenho ruim com uma faixa etária específica, defina limitações de público nesse grupo para campanhas futuras.  

Desafios comuns em campanhas de marketing

Muitas equipes de marketing enfrentam desafios ao implementar as suas campanhas de marketing. Felizmente, os desafios mais comuns são evitáveis ou facilmente mitigados com a gestão de projetos de marketing. 

Use as soluções para os desafios abaixo como parte do seu fluxo de trabalho de gestão de projetos de marketing.

1. Riscos do projeto

As campanhas de marketing enfrentam riscos em muitas áreas, e é difícil prever quais serão esses riscos ou quando eles ocorrerão. Mas, se você não estiver preparado para mitigar um risco do projeto quando ele se concretizar, o problema pode afetar a qualidade do projeto. Algumas áreas comuns de riscos do projeto incluem:

• Risco técnico: o risco técnico pode afetar particularmente as campanhas de e-mail ou de marketing digital. Incidentes de segurança, ataques cibernéticos, roubo de senhas ou interrupções de serviço podem atrasar uma campanha de marketing ou inviabilizá-la completamente. 

• Risco de mercado: são riscos que afetam todo o mercado. Podem incluir risco de recessão, risco de margem, risco de taxa de juros e risco cambial. Embora esses riscos sejam incontroláveis, a sua equipe pode se preparar para eles, permitindo uma reação rápida caso eles ocorram.

• Risco organizacional: o risco organizacional ocorre devido a problemas com as operações internas. Os eventos que se enquadram nesta categoria incluem danos à reputação, falhas de comunicação, ações judiciais e interrupções na cadeia de suprimentos. 

Solução: use a gestão de riscos do projeto para prevenir e mitigar os riscos nas suas campanhas de marketing. Durante a fase de planejamento, configure uma análise de riscos para avaliar quais riscos do projeto são mais prováveis de ocorrer, bem como quais riscos são de maior prioridade. Em seguida, use insights para moldar a sua campanha e se preparar para possíveis contratempos. 

2. Desvio de escopo

O desvio de escopo ocorre quando a campanha de marketing se expande além das expectativas iniciais definidas. As campanhas de marketing frequentemente sofrem desvios de escopo porque as equipes não estabelecem requisitos claros durante o planejamento do projeto. Se você não comunicar as suas limitações às partes interessadas, elas podem solicitar alterações que a equipe do projeto terá dificuldade em acompanhar. 

Solução: defina os objetivos do projeto durante as etapas iniciais da sua campanha de marketing e compartilhe-os com as partes interessadas. Mantenha linhas de comunicação claras para que as partes interessadas entendam os requisitos do projeto, incluindo os limites do cronograma e do orçamento. Se necessário, você também pode estabelecer um processo de controle de mudanças para regular as solicitações de mudança.  

3. Má comunicação com as partes interessadas

A má comunicação com as partes interessadas é um desafio que muitas equipes de marketing enfrentam. Você pode ver acima que esse desafio tem consequências, sendo o desvio de escopo apenas uma delas. Outras consequências dos problemas de comunicação incluem:

• Expectativas pouco claras do projeto 

• Inconsistências nas metas e nos resultados

• Motivação reduzida da equipe

• Financiamento insuficiente do projeto

• Trabalho duplicado

Solução: use um software de gestão de projetos para estabelecer uma linha de comunicação forte com as partes interessadas. Compartilhe atualizações em tempo real com todos os envolvidos na sua campanha de marketing e incentive as partes interessadas a fornecer feedback ao longo do processo. Defina marcos do projeto como pontos de verificação para a avaliação coletiva da campanha.

4. Ausência de um núcleo de referência

As equipes de marketing que dependem de comunicação presencial, por e-mail, telefone ou videochamada para se comunicar com as partes interessadas enfrentarão desafios ao gerir as campanhas de marketing. Você não deve abandonar essas formas tradicionais de comunicação, mas elas não oferecem recursos essenciais como:

• Compartilhamento de documentos

• Atualizações de status em tempo real

• Integrações de software

• Gestão de tarefas

• Núcleo de referência

A sua estratégia de marketing deve ser transparente para todos os participantes. A transparência fortalece a comunicação da equipe e melhora a qualidade do projeto.

Solução: use um software de gestão de projetos como núcleo de referência. Há muitos tipos de gestão de projetos com diferentes níveis de funcionalidade. Algumas ferramentas compilam as informações do seu projeto, enquanto outras compilam informações de fontes externas. Use uma ferramenta como a Asana para personalizar as visualizações do projeto e manter todos — dos membros da equipe às partes interessadas — em sintonia.

Use um software de gestão de projetos para estruturar a sua estratégia de marketing

A gestão de projetos de marketing pode eliminar alguns dos desafios mais comuns enfrentados pelos departamentos de marketing. Ao usar uma metodologia de gestão estruturada, você aprimora o fluxo de comunicação e agiliza o processo de trabalho. Use um software de gestão de projetos para promover a colaboração entre as partes interessadas e estabelecer um núcleo de referência.