O que é a gestão de projetos lean? Explicação dos cinco princípios

Quando você pensa na palavra "lean" (magro), pode pensar em comida. Carnes magras, como aves e peixes, são mais saudáveis do que carnes vermelhas, como bife e carne de porco, porque têm menos gordura. Em outras palavras, a carne vermelha tem um excedente de gordura em oposição à carne magra. Quando se trata de gestão de projetos, o excedente aparece como defeitos do projeto, o que pode causar desvios de escopo e reduzir o valor do projeto. Assim como as diferenças entre os tipos de carne, a gestão enxuta de projetos resulta em menos excedentes, o que pode manter o seu projeto mais saudável.

Ao adotar a abordagem lean, a sua meta é reduzir o desperdício e agregar valor durante cada fase do projeto. Neste artigo, explicaremos o que é a gestão enxuta de projetos e descreveremos como usar essa metodologia ágil para melhorar a sua produtividade. 

Como foi criada a metodologia de gestão otimizada de projetos?

Os engenheiros japoneses da Toyota inventaram o Sistema Toyota de Produção (TPS) entre 1948 e 1975, que serviu de inspiração para o que hoje conhecemos como metodologia lean. O TPS foi usado para melhorar a fabricação e aprimorar as interações com fornecedores e clientes, além de eliminar o desperdício. 

O Dr. Jeffrey K. Liker, autor de “The Toyota Way”, descreve os princípios da gestão lean no seu livro e explica como as empresas podem aplicar o TPS a outros setores. Liker também explica como o TPS — e a gestão lean como um todo — pode eliminar vários tipos de desperdício corporativo. 

John Krafcik foi quem introduziu a abordagem lean à gestão de projetos no seu artigo de 1988 intitulado “Triumph of the Lean Production System” (O triunfo do sistema de produção lean). Krafcik escreveu este artigo para a sua tese de mestrado na MIT Sloan School of Management, e a sua pesquisa resultou no livro best-seller,  “The Machine That Changed the World” (A máquina que mudou o mundo). A gestão de projetos lean influenciou todo um subconjunto de metodologias, incluindo Agile, Kanban e Scrum.

Cinco princípios da gestão de projetos lean

Os cinco princípios da gestão de projetos lean servem como etapas para alcançar a satisfação do cliente. Use essas etapas se quiser ter a melhor chance de reduzir o desperdício de produtos, permanecer dentro do escopo do projeto e atender aos fatores cruciais ao sucesso.

1. Identifique o valor

O primeiro princípio fundamental no processo de gestão de projetos lean é identificar o valor do seu produto. Para isso, é necessário conhecer as partes interessadas. Às vezes, você criará entregáveis de projeto para partes interessadas internas, enquanto outras vezes terá um cliente que é uma parte interessada externa.

• Uma parte interessada interna é um acionista do projeto que monitora o desenvolvimento de um produto porque tem interesse no seu sucesso.

• Uma parte interessada externa é um cliente que compra o produto ou serviço e é afetado pela sua qualidade.

Depois de saber para quem você está construindo o seu produto, você pode determinar melhor como torná-lo valioso. Por exemplo, o valor do produto para uma parte interessada interna pode significar atender a uma necessidade de operações internas. O valor do produto para um cliente pode significar resolver um problema do cliente ou facilitar a vida do cliente. 

2. Mapeie o fluxo de valor

O mapeamento do fluxo de valor (VSM) é o próximo princípio na gestão de projetos lean. O VSM é uma ferramenta visual que envolve a diagramação do seu fluxo de trabalho e do seu fluxo de trabalho ideal, desde o início até a finalização do projeto. 

Ao comparar os dois fluxos de trabalho, é possível identificar desperdícios em cada fase da gestão de projetos para maximizar a eficiência. 

A Toyota identificou os tipos de desperdício que você pode encontrar por meio do VSM na manufatura enxuta, mas, entre parênteses, você pode ver como esses itens podem se traduzir em outros setores:

• Superprodução (recursos desnecessários): a superprodução e os recursos desnecessários do software podem levar a custos adicionais, como armazenamento extra, desperdício de materiais e estoque inútil.

• Inventário (backlog mal administrado): o desperdício de inventário, o desperdício de trabalho incompleto e os backlogs mal administrados incorrem em custos desnecessários para armazenar inventário, custos de transporte e custos adicionais gastos para concluir o trabalho.

• Movimento (alternância de tarefas): o desperdício de movimento é o custo desnecessário do movimento interno de pessoas ou máquinas. Isso pode ocorrer na forma de processos redundantes ou uma superabundância de aplicativos de business. De fato, o trabalhador do conhecimento médio alterna entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia, mas 27 % dos trabalhadores afirmam que ações e mensagens são perdidas na troca de aplicativos.

• Defeitos (dívida técnica): os defeitos podem resultar em reparos dispendiosos e perda de materiais. A dívida técnica pode resultar em perda de tempo valioso.

• Excesso de processamento (ferramentas caras): o excesso de processamento pode levar a custos desnecessários, como a atualização de um produto que os usuários não solicitaram ou não precisam. Da mesma forma, o dinheiro gasto em ferramentas caras pode ser um desperdício se as ferramentas não valerem a pena.

• Espera: o desperdício de espera é o custo resultante de atrasos nos cronogramas de entrega do produto final.

• Transporte: o desperdício de transporte é semelhante ao desperdício de movimento e lida com o movimento externo, como o movimento desnecessário de produtos e materiais. 

• Equipes fragmentadas: equipes fragmentadas podem resultar em custos desperdiçados devido a falhas de comunicação, reuniões desnecessárias e falta de colaboração sólida.

O mapeamento do fluxo de valor é a etapa mais importante na gestão de projetos enxuta. Sem ela, você não terá a visualização necessária para perceber falhas no ciclo de vida do seu projeto e melhorar a qualidade do produto para os clientes. 

3. Crie fluxo

Nesta etapa, você reformulará o seu plano de gestão de projetos para ser mais eficiente, removendo o desperdício identificado na etapa dois. Para isso, detalhe cada estágio do desenvolvimento do produto e reconfigure as etapas conforme necessário. Use os marcos do projeto como pontos de verificação para garantir que novos desperdícios não se desenvolvam à medida que o projeto avança. 

Por exemplo, imagine que você identificou na etapa dois que há um backlog mal administrado e um cronograma atrasado devido a um gargalo no agendamento dos membros da equipe. É aqui que você determinará como remover esses pontos problemáticos e reorganizar o seu plano de projeto. 

Estabelecer uma comunicação aberta com os membros da equipe é a melhor maneira de garantir que o seu MFV valeu o esforço. Depois de identificar e remover o desperdício, a equipe pode trabalhar em conjunto para evitar futuras ineficiências e impedir que o desperdício se acumule novamente. 

4. Estabeleça o sistema pull

Estabelecer a atração significa puxar o trabalho do estágio anterior do processo à medida que o trabalho é concluído. Este conceito se originou na indústria de manufatura para ajudar as fábricas a atender às demandas exatas dos seus clientes com um sistema de estoque “just-in-time”. No entanto, um sistema pull também é útil em outros setores porque mantém o fluxo de trabalho em movimento de forma eficiente. 

Exemplo de um sistema pull no desenvolvimento de software:

1. O designer de tecnologia conclui as suas tarefas e sinaliza o produto para revisão.

2. A sinalização de revisão indica que a etapa de codificação pode começar.

3. O programador conclui as suas tarefas e sinaliza o produto para revisão.

4. A sinalização de revisão indica que a fase de teste pode começar.

5. O testador do produto conclui as suas tarefas e sinaliza que o produto está pronto para a revisão final.

6. Você realiza uma revisão final do produto.

Estabelecer o sistema pull pode ajudar as equipes em vários setores, porque mantém o trabalho em movimento sem problemas durante o ciclo de vida do projeto. Os setores que produzem produtos voltados para o cliente se beneficiarão desse sistema se usarem sinais pull para trabalhar de trás para frente. Dessa forma, a equipe só produzirá estoque quando os clientes precisarem. 

5. Melhoria contínua

A gestão de projetos Lean não é algo pontual, mas sim um processo iterativo. O quinto princípio é buscar a perfeição, o que envolve fazer melhorias contínuas no seu fluxo de trabalho. 

Quer o seu cliente seja uma parte interessada interna ou externa, as suas demandas estarão sempre mudando. Isso significa que você precisará avaliar o valor do seu produto de forma intermitente e analisar regularmente o seu fluxo de trabalho em busca de desperdícios.

Ferramentas de gestão de projetos Lean

Você pode usar as ferramentas abaixo para melhorar o seu fluxo de trabalho de desenvolvimento de produtos. Ao buscar a melhoria contínua, essas ferramentas ajudarão você e a sua equipe a reduzir o desperdício, melhorar a produtividade e aumentar o valor para o cliente. 

Ciclo de Deming (PDCA)

O Dr. W. Edwards Deming desenvolveu o ciclo de Deming na década de 1950. O método, também conhecido como ciclo Planejar, Realizar, Verificar e Agir (PDCA, na sigla em inglês), foi uma revisão de um método anterior de resolução de problemas em três etapas criado na década de 1920 pelo Dr. Walter Shewhart. 

O ciclo PDCA tem quatro etapas:

• Planejar: investigue o seu fluxo de trabalho e identifique quaisquer problemas que precisem ser resolvidos.

• Fazer: encontrar soluções para o problema analisando dados ou colaborando com os membros da equipe. 

• Verificar: monitore se as suas soluções são eficazes e faça melhorias no seu plano, se necessário.

• Agir: aplique as soluções revisadas e avalie o que você aprendeu.

O ciclo de Deming é um processo simples que pode ser aplicado a vários processos organizacionais. Quando implementado corretamente, esse processo pode causar um impacto significativo no valor do seu produto. 

Gestão de projetos Lean Six Sigma (DMEDI)

Lean Six Sigma é uma ferramenta de gestão otimizada que você pode usar para identificar problemas no seu fluxo de trabalho. Esta ferramenta tem etapas como o ciclo de Deming, mas também tem métodos de análise que você pode usar em conjunto. As etapas do Lean Six Sigma, também conhecidas como DMEDI, são as seguintes:

• Definir: defina o escopo do projeto e as metas do plano

• Medir: determine como você medirá o sucesso no seu projeto

• Explorar: explore novas maneiras de melhorar o processo do projeto

• Desenvolver: desenvolver um plano de projeto infalível

• Implementar: implemente o plano do projeto

Os métodos de análise que podem ser usados com o Lean Six Sigma incluem:

• Mapeamento do fluxo de valor: como mencionado acima, o VSM pode ajudar a visualizar as fases do seu plano de gestão de projetos e identificar áreas de desperdício.

• Pesquisas de feedback dos clientes: obter feedback dos clientes é uma ótima maneira de avaliar os problemas do projeto e aumentar o valor do produto.

• Diagramas de Gantt: são como gráficos de barras que podem ajudar a visualizar os marcos do projeto.

• Análise de causa raiz (RCA): use a RCA para descobrir as causas principais dos problemas e encontrar soluções.

• Kanban: ao visualizar as tarefas e limitar o trabalho em andamento, os quadros Kanban ajudam a ver como o trabalho flui. 

Você pode decidir qual método de gestão enxuta experimentar com base no seu setor, produto e equipe. Você também pode experimentar vários métodos de gestão lean em diferentes iniciativas de projeto e ver qual funciona melhor. Independentemente do método implementado, use um software de gestão de projetos para implementar facilmente esses métodos de análise. 

Por que a gestão lean é importante

Setores como TI, construção e educação adotaram a metodologia lean por causa dos muitos benefícios que ela proporciona. A gestão lean de projetos pode melhorar o valor do produto ao simplificar os processos. 

Outros benefícios da gestão lean incluem:

• Maior inovação: melhora o projeto ao despertar a criatividade

• Redução do desperdício: reduz o desperdício físico e os tempos de espera entre as etapas de produção, além de minimizar a superprodução e o superprocessamento

• Atendimento aprimorado ao cliente: fornece o que o cliente precisa, nada mais, nada menos

• Melhores tempos de execução: resulta em tempos de resposta mais rápidos e menos atrasos

• Produtos de maior qualidade: minimiza os defeitos do produto ao adicionar verificações de qualidade

• Melhor gestão de estoque: evita contratempos ao monitorar o estoque.

Independentemente de a sua empresa atender a partes interessadas internas ou externas, a mudança para o pensamento lean pode simplificar os processos de trabalho e criar uma equipe de projeto mais eficiente. 

Aprimore o seu fluxo de trabalho com a gestão de projetos lean

Muitas empresas trabalham duro para produzir produtos de alta qualidade e deixar seus clientes satisfeitos, mas a metodologia lean facilita o alcance dessas metas, removendo gargalos e limpando a produção.

Independentemente do sistema de gestão de projetos que você usa, um software de gestão de projetos pode ajudar a aprimorar os processos. Quando você usa um software para agilizar os processos, pode visualizar melhor o cronograma do projeto, comunicar-se com os membros da equipe e atender aos requisitos do cliente.