O que é a gestão de projetos de TI?

Os gestores de projetos de TI são líderes adaptáveis e engenhosos. Conduzir projetos complexos até a linha de chegada não é uma tarefa fácil, mas o líder certo o faz repetidas vezes. 

Como gestor de projetos de TI, você cria tecnologia flexível e fácil de usar para os consumidores, além de acompanhar o progresso dos membros da sua equipe. Mas como fazer tudo isso? Acreditamos que o seu segredo seja um software de gestão de projetos de TI. 

Ter o software de gestão de TI certo pode ser a chave para o sucesso do projeto. O nosso guia descreve o que é a gestão de projetos de TI e fornece dicas para gerir projetos de TI.  

O que é a gestão de projetos de TI?

A gestão de projetos de TI é o processo de gestão, planejamento e desenvolvimento de projetos de tecnologia da informação. Os projetos de TI existem em uma variedade de setores, incluindo desenvolvimento de software, segurança da informação, sistemas de informação, comunicação, hardware, rede, bancos de dados e aplicativos móveis.

Os desenvolvedores de projetos de TI entregam um produto ou serviço, enquanto os gestores lidam com a gestão de projetos de TI. Os gestores são responsáveis por comunicar as expectativas e manter os projetos dentro do prazo e do orçamento para garantir que os projetos de TI funcionem sem problemas.

Quais são as cinco fases dos projetos de TI?

Como gestor de projetos de TI, você pode realizar tarefas complexas de forma mais eficaz usando as cinco fases da gestão de projetos de TI. Cada fase tem diferentes marcos que impulsionam o ciclo de vida do projeto. Seja gerenciando sprints para um projeto ágil ou implementações de processos, mapeie o seu próximo projeto usando as cinco fases abaixo.

1. Início

Durante a fase inicial, determine a necessidade do projeto e crie uma proposta de projeto. O projeto também deve ser viável para a equipe e para a empresa como um todo. Durante esta fase, certifique-se também de confirmar que o projeto vale o tempo e os recursos alocados antes de prosseguir.

2. Planejamento

A fase de planejamento é um esforço colaborativo entre você, como gestor de projetos de TI, e a sua equipe. O planejamento do projeto envolve a definição de orçamentos, a identificação de riscos e a criação de metas claras para o que se espera alcançar. 

Um modelo de roteiro pode ajudar a planejar metas que podem ser consultadas ao longo do ciclo de vida do projeto. 

3. Execução

A fase de execução é quando a equipe define os entregáveis do projeto. Os gestores de projetos de TI desempenham um papel crucial ao delegar tarefas para atingir os marcos e manter a comunicação aberta entre todos os membros da equipe. 

Use um software de colaboração em equipe para garantir que todos estejam em sintonia sobre quem está fazendo o quê e quais são os prazos. Talvez seja necessário revisitar o plano do projeto durante a execução, pois os projetos geralmente passam por mudanças durante o desenvolvimento. 

4. Monitoramento e controle

Durante a fase de execução, use um software de gestão de projetos de TI para acompanhar o progresso da equipe em tempo real. Isso envolve monitorar o tempo, o custo, o escopo, a qualidade e o risco do projeto em si. Usando o roteiro do projeto, você pode avaliar se o projeto está em dia com a proposta e as metas, ou corrigir o curso, se necessário. 

5. Encerramento

Depois que o projeto é concluído, começa a fase de encerramento. Nesta fase, certifique-se de que todo o trabalho tenha sido concluído, aprovado e transferido para a equipe apropriada. Também é importante reservar algum tempo para revisar as lições aprendidas durante o projeto e determinar o que correu bem e o que não deu certo. A fase de encerramento é crucial porque capacita a equipe a revisar e aprimorar a metodologia futura. 

O que um gestor de projetos de TI faz?

Como gestor de projetos de TI, você deve saber como se comunicar com todos na organização. Você trabalhará em estreita colaboração com os membros do departamento de TI, mas também pode ser responsável por discutir o trabalho da sua equipe com outras equipes.

• Garantir as funções do produto: a meta de todo projeto de TI é entregar um produto funcional que atenda às necessidades do cliente. Os gestores de projetos de TI são o primeiro ponto de contato se as coisas derem errado em um projeto, e é por isso que você deve priorizar a funcionalidade acima de tudo. 

• Atribuir tarefas aos membros da equipe: o gestor de projetos é a pessoa de referência da equipe para determinar quais são as suas funções e responsabilidades no projeto. Como gestor de projetos de TI, dedique algum tempo para entender as equipes de TI e atribuir tarefas de forma eficaz.

• Monitorar o progresso e o desempenho: após o início de cada projeto, os profissionais de gestão de projetos devem monitorar o desempenho da equipe, o cronograma do projeto, o orçamento e o grau de cumprimento das metas do projeto. Os gestores de projetos de TI podem usar um software de gestão de projetos para avaliar as competências e auxiliar no desenvolvimento profissional.

• Liderar reuniões ágeis com as partes interessadas: uma parte interessada é frequentemente influenciada pelo resultado do projeto. Pode ser a alta administração, um cliente ou um testador de produto. Como gestor de projetos de TI, você se comunicará com as partes interessadas e fornecerá relatórios frequentes sobre o status do projeto.  

Desafios enfrentados pelos gestores de projeto de TI

Você enfrentará um grande número de desafios na sua função de gestor de projetos de TI, mas, com as ferramentas de gestão certas, pode se sentir confiante na sua capacidade de resolver problemas rapidamente. 

Tempo e orçamento

O tempo e o orçamento são alguns dos maiores desafios que você pode enfrentar na gestão de projetos de TI. Sem prazos realistas para um projeto, você corre o risco de entregar um produto ou serviço de qualidade inferior à que poderia ser. 

Não ter os recursos para concluir o projeto também pode prejudicar as equipes e os clientes. Você pode reduzir os desafios de tempo e orçamento priorizando esses itens na fase de planejamento. 

• Situação: a alta administração gostaria que a sua equipe realizasse uma migração de software em toda a empresa dentro de um mês, mas você precisará de um mês adicional porque a sua equipe é muito pequena e inexperiente para concluir a migração no prazo estipulado.

• Solução: use um software de gestão de projetos de TI para manter a alta administração informada sobre a disponibilidade e a experiência da equipe. Dessa forma, a gerência pode preparar um cronograma mais realista ao atribuir projetos de TI.

Desvio de escopo

O desvio de escopo ocorre quando as metas originais do projeto são ofuscadas se as partes interessadas continuarem adicionando novos requisitos e entregas. Isso pode inviabilizar um projeto e requer manobras constantes. 

Para reduzir a frequência do desvio de escopo, defina objetivos de projeto bem definidos desde o início, implemente um processo de controle de mudanças e faça o possível para se comunicar com as partes interessadas em todas as etapas do processo. 

• Cenário: a meta inicial do seu projeto era melhorar o Wi-Fi externo na sede da sua empresa para que funcionários e visitantes pudessem trabalhar de qualquer lugar. Durante a execução do projeto, as partes interessadas pedem que você expanda o alcance do Wi-Fi externo para o centro de operações do outro lado da rua e também permita recursos de download. 

• Solução: a gestão de projetos de TI pode fornecer objetivos claros no início, para que as partes interessadas saibam o que pode ser realizado durante o projeto. Por exemplo, eles entenderiam que solicitar uma extensão do alcance da rede Wi-Fi externa é razoável, enquanto solicitar recursos de download é muito extenso.

Erros de comunicação

Como os gestores de projetos de TI atuam como intermediários entre os membros da equipe, os departamentos e as partes interessadas, a falta de comunicação pode se tornar um desafio se não houver um processo organizado para manter todos informados. Priorize a comunicação usando ferramentas de gestão de projetos de TI para levar a sua equipe ao sucesso. 

• Cenário: a sua empresa concorda em trabalhar com uma escola local e melhorar os espaços de aprendizagem com maior acesso à tecnologia. O projeto envolve a instalação de Wi-Fi e a doação de 100 computadores para a escola, mas o seu gerente sênior pensou que você estava doando apenas 10 computadores.

• Solução: priorize a comunicação no início de um projeto. Compartilhar atualizações frequentes de status do projeto com ferramentas de gestão de TI pode garantir que todos estejam em sintonia durante todo o ciclo de vida do projeto. 

Gestão de riscos

Gerir os riscos de um projeto de tecnologia da informação é uma etapa necessária na fase de início. Durante esta fase, você deve elaborar planos alternativos caso as suas metas iniciais não sejam alcançadas. Se você não gerenciar o risco no início, terá dificuldade em recuperar o atraso quando as coisas derem errado em tempo real. 

• Cenário: a sua equipe cria um portal de agendamento on-line para pacientes em um hospital. Você prevê que tudo funcionará sem problemas, então fica chocado quando um bug no programa faz com que pacientes cardíacos consultem ginecologistas e pacientes neurológicos consultem urologistas.

• Solução: com a gestão de riscos adequada, um plano está em vigor para resolver o bug de forma rápida e eficaz. Corrigir o bug também significa reavaliar e identificar novos riscos potenciais levantados pela correção. A análise de riscos é uma parte essencial da gestão de projetos de TI. Experimente usar um registro de riscos para identificar os riscos antes que eles ocorram. 

Mudança de tecnologia

Projetos complexos de TI podem levar meses ou anos para serem concluídos. Um desafio na gestão de projetos de TI é acompanhar a transformação da tecnologia à medida que um projeto ocorre. O escopo do projeto do seu projeto de TI inicial deve ser flexível, caso as necessidades do seu cliente mudem enquanto o projeto estiver em desenvolvimento. 

• Cenário: a sua equipe assume um projeto de longo prazo para melhorar os sistemas de GPS nos carros. Enquanto trabalha neste projeto, surgem aplicativos de GPS para celular que permitem aos motoristas ver o tráfego em tempo real. O seu sistema de GPS não inclui tráfego, e incluir esse recurso aumentaria consideravelmente a duração do seu projeto. 

• Solução: a mudança tecnológica não pode ser interrompida, portanto, o seu projeto de TI deve ser flexível. Neste exemplo, a sua equipe precisaria decidir se dinamizar o projeto é uma boa estratégia de negócios para competir com a tecnologia avançada de GPS para telefones.

Tipos de ferramentas de gestão de projetos de TI

As ferramentas de gestão de projetos de TI podem manter a equipe do projeto organizada e informada do início ao fim do projeto. Essas ferramentas ajudam a visualizar a função de cada membro da equipe no projeto e mostram o progresso do projeto em tempo real.

Para todos os tipos de projetos de TI:

• Gráfico RACI: RACI significa Responsável, Prestador de contas, Consultado e Informado. Com um gráfico RACI, você pode esclarecer as funções e responsabilidades dos membros da equipe ao trabalhar em projetos. Para cada tarefa ou entregável, designe quais membros da equipe ou partes interessadas são responsáveis, prestadores de contas, consultados ou informados. Esses gráficos podem ser úteis em todos os tipos de projetos de TI, pois sempre há necessidade de esclarecimento entre as responsabilidades dos membros da equipe.  

Para projetos com dependências de tarefas:

• Diagrama de Gantt: o diagrama de Gantt, que leva o nome de Henry Gantt, é um gráfico horizontal utilizado para ilustrar o cronograma de um projeto. Cada barra do gráfico representa tarefas no projeto, e o comprimento de cada barra representa o tempo. Os diagramas de Gantt ajudam as equipes a visualizar o trabalho que precisa ser feito e como as tarefas se afetam mutuamente, como uma cascata. Se o seu projeto envolve muitas tarefas dependentes (ou seja, tarefas que dependem umas das outras), esta é uma ótima ferramenta porque os membros da equipe podem ver se e onde as tarefas se sobrepõem. 

Para projetos que exigem tarefas com pequenas alterações incrementais:

• Quadros Kanban: os quadros Kanban mostram a estrutura analítica do projeto em que estágio cada tarefa se encontra. Usar quadros Kanban na gestão de projetos de TI pode ajudar a sua equipe a equilibrar as responsabilidades de trabalho e ver a capacidade disponível de outros membros da equipe. Os quadros Kanban funcionam bem quando o projeto exige tarefas com pequenas alterações incrementais. Esses quadros de tarefas permitem que as equipes dividam as tarefas em listas de verificação e estágios de progresso. 

Qual seria um exemplo de gestão de projetos de TI?

Uma equipe de tecnologia da informação está desenvolvendo um novo aplicativo para iPhone para ajudar os funcionários a bater ponto no trabalho. Ao elaborar a proposta de projeto para o aplicativo do iPhone, o gestor de projetos de TI consulta o criador do aplicativo e, ao mesmo tempo, considera as necessidades do usuário final. 

Neste exemplo de projeto de TI, usaremos as cinco fases da gestão de projetos para levar o aplicativo para iPhone ao desenvolvimento.

• Fase de início: o primeiro passo é fazer perguntas. Analise em profundidade como o aplicativo ajudará a resolver um problema. Considere como este aplicativo para iPhone pode fornecer uma solução para funcionários e empregadores. A criação deste aplicativo é viável para a equipe, considerando o tempo e o orçamento designados?

• Fase de planejamento: em seguida, você inicia a fase de planejamento. Para isso, determine o orçamento necessário para criar o aplicativo e avalie quem na sua equipe pode lidar com a codificação do aplicativo.

• Fase de execução: a parte mais importante da execução do plano para o seu aplicativo para iPhone é identificar os objetivos gerais do projeto. Neste exemplo, o objetivo do seu projeto é: “A meta deste aplicativo de monitoramento de tempo é fornecer uma maneira facilmente acessível para os funcionários registrarem suas horas de trabalho e ajudar os empregadores a acompanhar a produtividade da equipe.”

• Fases de monitoramento, controle e encerramento: use ferramentas de gestão de projetos de TI para monitorar o progresso da sua equipe. Com um software de gestão de projetos eficaz, você pode analisar os dados durante a fase de encerramento. 

Simplifique os projetos de TI com um software de gestão de projetos

Um gerente de TI forte garantirá que os seus projetos de TI funcionem sem problemas, permaneçam no caminho certo e dentro do orçamento. Está procurando uma maneira de automatizar tarefas como gerente de TI?