Como delegar tarefas de forma eficaz: 10 dicas de delegação para líderes

Às vezes, a coisa mais valiosa que você pode fazer como gestor é delegar o trabalho. Delegar trabalho não apenas lhe dá mais tempo para se concentrar em tarefas de alto impacto, mas também dá aos membros da sua equipe a oportunidade de se envolver em projetos interessantes. 

Mas saber o que e como delegar pode ser assustador para novos gestores. Delegar é uma habilidade de liderança que você pode desenvolver ao longo do tempo. Neste artigo, apresentaremos dez dicas para ajudar você a se tornar um melhor delegador.

O que é delegação?

Delegar é o ato de redirecionar tarefas e iniciativas para outros membros da equipe. Você pode delegar trabalho para distribuir a responsabilidade de forma mais uniforme, ou porque a tarefa ou iniciativa é mais relevante para as prioridades, habilidades ou interesses de outro membro da equipe. 

Saber quando e como delegar torna você um gerente melhor. Delegar não apenas ajuda a realizar o trabalho de alto impacto, mas também dá aos membros da equipe a oportunidade de se envolver em projetos interessantes. A delegação eficaz desenvolve as habilidades da equipe e permite que os membros desenvolvam novos pontos fortes. 

Por que a delegação é importante? 

Saber delegar é importante por duas razões principais: maximizar a produtividade e construir confiança. Com uma delegação eficaz, grupos maiores alcançam mais do que indivíduos. Ela também evita o burnout e o excesso de trabalho: a sua função não é fazer tudo, mas atribuir as tarefas certas às pessoas certas.

Boas habilidades de delegação ajudam você a se concentrar nas metas gerais enquanto desenvolve os pontos fortes da sua equipe. Entender como delegar responsabilidades permite que os membros da equipe assumam a responsabilidade, ganhem confiança e aprimorem seus conhecimentos. Com o tempo, ao oferecer às pessoas oportunidades de desenvolvimento, você fortalecerá o desempenho da equipe, promoverá o crescimento da liderança e impulsionará o sucesso a longo prazo.

10 dicas de delegação para líderes

Aprender a delegar o trabalho torna você um gerente melhor e permite que os membros da equipe se envolvam em projetos empolgantes. Para começar a delegar, experimente pôr estas dez dicas em prática.

1. Identifique o trabalho a ser delegado

Nem tudo pode ser delegado. Alguns trabalhos são estratégicos ou críticos para os negócios e se beneficiariam da sua atenção pessoal. Antes de começar a delegar tarefas, avalie a importância do trabalho e o impacto da delegação. 

Dito isso, você pode delegar tarefas importantes se um membro da equipe tiver o conjunto de habilidades certo. No entanto, delegar de forma eficaz ainda requer supervisão, pois você continua responsável pelo resultado. 

O trabalho ideal para delegar inclui:

• Tarefas recorrentes: se uma tarefa se repete regularmente, delegá-la libera o seu tempo e garante a consistência.

• Tarefas alinhadas aos interesses dos membros da equipe: se alguém quiser desenvolver uma habilidade, delegue o trabalho que apoie o seu crescimento.

• Tarefas relacionadas às metas da equipe: a delegação funciona melhor quando as tarefas atribuídas contribuem para o desenvolvimento profissional de um membro da equipe.

2. Pratique a delegação de responsabilidades

Para os novos líderes, delegar tarefas pode parecer um desafio, pois significa confiar tarefas importantes a outras pessoas. Mas aprender a delegar com eficácia é uma habilidade de liderança essencial.

Comece aos poucos. Delegue tarefas menos importantes antes de passar para projetos maiores. Seja paciente, tanto consigo mesmo quanto com a equipe. Delegar tarefas leva tempo, e os membros da equipe podem inicialmente demorar mais do que você. No entanto, delegar tarefas ajuda a desenvolver habilidades e reduz a sua carga de trabalho.

3. Priorize antes de delegar

Para aprender a delegar, você precisa avaliar a prioridade e a complexidade das tarefas. Se uma tarefa específica for urgente, ela deve ser feita rapidamente, seja por você ou por meio da delegação ao membro certo da equipe. A chave é saber o que requer a sua atenção direta e o que pode ser atribuído a outras pessoas.

A melhor maneira de esclarecer as prioridades é conectar tarefas específicas às metas maiores do grupo. Quando a equipe entende a importância do seu trabalho, fica mais fácil priorizar e delegar tarefas com eficiência. Use uma ferramenta de gestão de projetos compartilhada para monitorar as atribuições. Isso cria responsabilidade e melhora a delegação de tarefas em toda a equipe.

4. Entenda os pontos fortes de cada membro da equipe

Parte da delegação é garantir que a pessoa a quem você está entregando o trabalho esteja preparada para o sucesso. A delegação eficaz de trabalho tem dois elementos:

1. Delegar trabalho a membros da equipe que tenham habilidades nessa área.

2. Dar aos membros da equipe oportunidades para desenvolver novas habilidades. 

Compreenda os pontos fortes e os interesses de cada membro da equipe. Na próxima reunião a dois, pergunte quais habilidades eles querem desenvolver e quais novas habilidades gostariam de aprender. Delegar tarefas que se alinham às suas metas melhora a satisfação no trabalho e mantém o envolvimento.

5. Forneça contexto e orientação

Ao delegar tarefas, dê aos membros da equipe o contexto e a orientação necessários para que tenham êxito. Uma delegação clara de responsabilidades inclui:

• Como concluir as tarefas

• Prazos e prioridades

• Documentos e detalhes relevantes

• Ferramentas e recursos necessários

• Metas e resultados esperados

• Trabalhos relacionados

Uma tarefa que parece simples para você pode ser nova para eles. Aprender a delegar como líder começa com uma comunicação clara. Explique a tarefa, responda a perguntas e confirme que eles têm o que precisam antes de começar.

6. Invista em treinamento

Às vezes, a delegação de autoridade parece impossível, mas treinar a equipe pode mudar isso. Em vez de manter o trabalho que só você pode fazer, ensine os membros da equipe a lidar com ele. Esta é uma técnica de delegação essencial que reduz a sua carga de trabalho e desenvolve as habilidades da equipe.

O treinamento leva tempo, mas, se você quiser entender como melhorar a delegação, investir na sua equipe é essencial. Isso também melhora as suas habilidades de gestão do tempo e ajuda a equipe a crescer.

Evite o microgerenciamento: deixe que os membros da equipe resolvam os problemas por conta própria. Se eles ficarem presos, faça perguntas para orientar o pensamento deles, em vez de dar uma solução imediata. Ter habilidades sólidas de tomada de decisão é essencial tanto para o desenvolvimento da equipe quanto para a delegação eficaz. Quanto mais você investir em treinamento, mais fácil será delegar o trabalho.

7. Priorize a comunicação e o feedback

Delegar trabalho é uma ótima oportunidade para feedback e comunicação bidirecionais. Certifique-se de que as pessoas tenham uma maneira de entrar em contato com você para fazer perguntas e agende reuniões regulares para analisar o progresso.

Dê feedback sobre o trabalho delas para melhorar a delegação de tarefas no futuro. Peça também a opinião delas: tiveram as informações de que precisavam? Houve lacunas que dificultaram as tarefas? Aprender a delegar como líder é uma habilidade de longo prazo, e o feedback contínuo ajuda a refinar suas técnicas de delegação ao longo do tempo.

8. Concentre-se nos resultados

A meta de delegar o trabalho não é fazê-lo exatamente como você faria, mas alcançar os resultados certos. Permita que os membros da equipe desenvolvam a própria abordagem, em vez de microgerenciar cada etapa.

Em vez de explicar em excesso como delegar tarefas, concentre-se no resultado e confie no processo deles. Dar autonomia fortalece as habilidades de tomada de decisão e demonstra confiança nas habilidades dos membros da equipe.

9. Confie, mas verifique

Depois de delegar o trabalho, afaste-se e deixe que o membro da equipe assuma a responsabilidade. Verifique periodicamente para oferecer suporte, mas evite o microgerenciamento: eles precisam de espaço para fazer o trabalho.

No entanto, delegar na gestão não significa perder a supervisão. Se você ainda não tem experiência em delegar tarefas, estabeleça um ciclo de revisão para avaliar os resultados e fazer os ajustes necessários. Você ainda é responsável pelo resultado final.

10. Reconheça o mérito quando o trabalho for concluído

Delegar o trabalho de forma eficaz dá aos membros da equipe a oportunidade de desenvolver novas habilidades, mas o reconhecimento também é importante. Quando o trabalho estiver concluído, certifique-se de que eles recebam crédito pela contribuição.

Se outras pessoas presumirem que você concluiu as tarefas, corrija-as. Reconhecer as contribuições reforça a confiança nas suas habilidades de delegação. Aprender a tarefas de forma eficaz não se trata apenas de atribuir trabalho, mas de capacitar a equipe e reconhecer o seu sucesso.

Exemplos de delegação

Delegar tarefas não significa simplesmente atribuir o trabalho a outra pessoa, mas sim designar a tarefa certa ao membro da equipe mais adequado para ela. Aqui estão alguns exemplos de delegação que demonstram como líderes eficazes podem distribuir responsabilidades e, ao mesmo tempo, promover a satisfação no trabalho e o crescimento profissional:

• Gestão de projetos: um bom gerente designa um colega de trabalho para liderar uma fase específica do projeto, permitindo que ele desenvolva novas habilidades de coordenação e planejamento. O gerente ainda faz verificações periódicas, mas evita o microgerenciamento de cada detalhe.

• Comunicação com o cliente: um líder de equipe delega acompanhamentos de rotina do cliente a um associado júnior, liberando tempo para a tomada de decisões de nível superior e, ao mesmo tempo, proporcionando ao associado uma experiência valiosa na gestão de relacionamentos.

• Suporte administrativo: um gerente de departamento delega a entrada de dados e o agendamento a um assistente, permitindo mais foco em iniciativas estratégicas e garantindo que as tarefas sejam tratadas com eficiência.

• Treinamento e mentoria: um funcionário sênior assume o papel de treinar novos contratados, reforçando sua própria experiência e dando aos novos membros da equipe uma orientação estruturada.

• Colaboração interdisciplinar: em vez de lidar com um relatório sozinho, um gerente atribui seções a diferentes membros da equipe, garantindo que a experiência de vários departamentos contribua para o produto final.

Essas técnicas de delegação aprimoram as habilidades de gestão do tempo, proporcionam oportunidades de desenvolvimento e ajudam os líderes a se tornarem mais eficazes em suas funções. O segredo? Atribuir tarefas específicas com base em conjuntos de habilidades, oferecer suporte sem envolvimento excessivo e confiar no processo.

Quando delegar o trabalho

Não há apenas um cenário simples para quando você deve delegar o trabalho. Mas, em geral, faça a si mesmo estas perguntas para determinar quando a delegação de tarefas seria benéfica. 

Perguntas a fazer antes de delegar tarefas: 

• Este trabalho está mais alinhado com as prioridades de outro membro da equipe?

• Há alguém que tenha as informações e o contexto para fazer este trabalho? 

• Este trabalho é uma oportunidade para outra pessoa crescer e desenvolver as suas habilidades? 

• Esse trabalho se repetirá no futuro? 

• Tenho tempo para delegar efetivamente esse trabalho, incluindo treinar a outra pessoa, responder às suas perguntas e revisar seu trabalho? 

• Isso é algo em que eu deveria trabalhar pessoalmente (porque é de alto impacto ou crítico para os Business)?

• O fracasso afetaria o sucesso do projeto? 

• Temos tempo para refazer o trabalho, se necessário?  

Aprender a melhorar as habilidades de delegação começa por fazer as perguntas certas. Não é necessário responder “sim” a todas elas, mas considerar esses fatores ajuda a identificar as melhores tarefas para delegar.

Simplifique a delegação com ferramentas de gestão do trabalho

Delegar trabalho é uma ótima maneira não apenas de desenvolver as suas habilidades de gestão, mas também de apoiar o desenvolvimento profissional em toda a equipe. Para preparar os seus colegas de trabalho para o sucesso, certifique-se de que eles tenham todas as informações necessárias para realizar a tarefa delegada corretamente. 

Se ainda não o fez, faça isso com uma ferramenta de gestão de projetos. Um núcleo central de referência, como uma ferramenta de gestão de projetos, dá aos membros da equipe maior visibilidade e acesso ilimitado ao contexto de que precisam para realizar um bom trabalho.

Perguntas frequentes sobre o significado e os métodos de delegação