Gestão corporativa de projetos: o que é?

Projetos são como tijolos usados na construção do sucesso de uma empresa. As empresas contam com a gestão de projetos para uma operação fluida e eficiente. 

Nas grandes empresas que executam diversos projetos ao mesmo tempo, a gestão de projetos pode ser redimensionada e se transformar numa gestão corporativa de projetos (GCP).

Um gestor corporativo de projetos supervisiona os diversos projetos em execução simultânea nos diversos departamentos para assegurar que estão atendendo às expectativas e metas da empresa. 

Sob uma perspectiva estratégica, a aplicação desta prática pode gerar maior lucro, mais produtividade e melhores práticas de gestão de projetos. 

A transição para a GCP pode ser um grande empreendimento. Portanto, para ajudar a compreender melhor este processo, elaboramos este guia que explica o funcionamento da GCP, as suas vantagens e o seu impacto nas diferentes etapas da gestão de projetos, além de apresentar maneiras de implementar a GCP visando a melhoria da colaboração da equipe. 

O que é a gestão corporativa de projetos?

A gestão corporativa de projetos é a prática de gestão de múltiplos projetos em uma escala corporativa. Requer o desenvolvimento de processos padronizados para agilizar a gestão de projetos em toda a empresa.  

O objetivo da GCP é conectar as metas e objetivos da empresa aos projetos em andamento, para assegurar que os recursos da empresa estão sendo destinados corretamente e no momento adequado. 

Ela também envolve a gestão dos elementos interdependentes entre os projetos, de maneira que os mesmos sejam concluídos pontualmente e dentro do orçamento. 

As hierarquias e a estrutura das equipes corporativas podem variar, mas o escritório de gestão corporativa de projetos (EGCP) deve se situar no nível de planejamento estratégico. A GCP pode ser supervisionada por gestores corporativos de projeto ou de entrega. O EGCP responde aos líderes de nível executivo, como o diretor operacional ou o diretor de projetos. 

Além de gerir o portfólio de projetos, o EGCP também pode:

• Oferecer mentoria para os gestores de projeto

• Certificar-se de que os projetos estejam alinhados aos objetivos principais da empresa

• Supervisionar e coordenar os esforços dos escritórios de gestão de projetos (EGPs)

• Solucionar ou atenuar problemas nos projetos 

• Realizar avaliações periódicas dos projetos

• Estabelecer diretrizes e boas práticas para as equipes de gestão de projetos 

• Melhorar a gestão dos recursos

Em essência, o objetivo da GCP é melhorar a qualidade e a eficácia da gestão de projetos em uma escala maior e assegurar que estes projetos tragam valor para a empresa.

Elementos da gestão corporativa de projetos

O modelo de GCP é composto por sete elementos, de acordo com o Project Management Institute (PMI). Alguns dos processos derivam da gestão de projetos tradicional, mas aplicados em uma escala maior, além de elementos exclusivos do EGCP. 

1. Análise de risco

A análise de risco está relacionada com a identificação e avaliação do impacto qualitativo e quantitativo dos riscos de um projeto, de maneira que as medidas adequadas possam ser tomadas para minimizá-los. 

A análise de risco é complexa, pois requer experiência e conhecimento profundo do portfólio de projetos e da empresa. A análise de risco pode ser facilitada pela adoção de padrões de GCP, como:

• Conseguir que o gerente corporativo de produtos responsabilize os gestores de projeto pela criação dos planos de mitigação.

• Estabelecer métricas para medir os riscos estimados, os riscos atuais e as reservas de contingência.

• Usar técnicas de estimativa de projeto que permitam a minimização de riscos por meio de planos de contingência.

A integração da análise de risco com os processos de GCP dá mais controle à equipe de gestão ao ponderar qual é o nível de risco aceitável em virtude dos retornos do projeto. 

2. Estimativas estruturadas

As estimativas do projeto são um dos principais componentes da gestão de projetos, incluindo a estimativa dos custos, recursos e duração do projeto. A GCP define os padrões para a estimativa estruturada que devem ser utilizados pelos gestores de projeto. Por exemplo, o EGCP pode definir o ciclo de vida padrão para a conclusão dos projetos e fornecer exemplos de projetos passados como referência para os gestores. 

O EGCP também pode fornecer treinamento sobre estratégias de estimativa para os EGPs, tais como a estimativa de três pontos e a metodologia Delphi. 

3. Avaliações dos projetos

As avaliações periódicas dos projetos se concentram no progresso dos projetos em andamento, assim como nos riscos potenciais. O EGCP pode realizar quatro tipos de avaliações: concepção, início, progresso e encerramento do projeto. O propósito dessas avaliações é verificar os padrões, o status e os problemas dos projetos, assim como a eventual necessidade de atualização dos planos de mitigação de riscos.

A avaliação dos projetos pode ser realizada com a atribuição de cores indicativas do nível de importância (vermelha/amarela/verde) dos diversos aspectos do projeto, como a entrega, a gestão do cliente, a equipe e o orçamento. Deste modo, os problemas mais urgentes podem ser levantados e discutidos nas reuniões de gestão. 

4. Treinamento em gestão de projetos

A gestão de projetos pode ser estressante quando o treinamento e os recursos não são adequados. Os EGCPs podem investir nos EGP por meio de treinamento, para que os gestores de projeto desenvolvam as habilidades técnicas e gerenciais exigidas para o trabalho. O treinamento pode ser realizado por especialistas em gestão de projetos da própria empresa ou externos.

Além disso, os EGCPs atribuem mentores aos gestores de projeto para auxiliá-los durante o planejamento e execução dos projetos, na tomada de decisões, e na solução de problemas.  

5. Gestão da escalada de problemas

Na gestão de projetos, a escalada move os problemas para um nível mais alto de prioridade. Esses problemas podem exigir a intervenção da equipe executiva. Para melhorar o sistema de gestão de problemas, o EGCP é responsável por desenvolver regras e processos comuns para escalonamento que são aplicados em todos os departamentos. 

O EGCP revisa a lista de problemas escalados e ainda em aberto, durante as reuniões da gerência, para identificar causas comuns e propor eventuais mudanças nos departamentos ou na organização. 

6. Contabilidade do tempo

O tempo pode ser fundamental no ciclo de vida de um projeto. Um sistema sólido de monitoramento do tempo permite a medição precisa de como o tempo está sendo utilizado em um projeto. O EGCP pode usar dados das planilhas de tempo de cada equipe para desenvolver diretrizes aplicáveis ao planejamento e estimativa dos projetos futuros.

7. Sistema de informações

O sistema de informações é a espinha dorsal da GCP. Um software de gestão de projetos corporativos robusto pode economizar muito tempo durante o planejamento, a geração de relatórios e o acompanhamento dos projetos. 

Como exemplo, a ferramenta de geração de relatórios da Asana traz conveniência para o acompanhamento em tempo real do progresso dos projetos e fornece flexibilidade para a coleta e o compartilhamento de insights entre as equipes de projeto e os departamentos. 

Os dados de projeto reunidos podem ser usados em quatro tipos de relatórios:

1. Utilização dos recursos

2. Uso dos recursos

3. Progresso dos projetos

4. Atividade dos projetos

Os insights fornecidos por estes relatórios dão a você maior capacidade para empoderar a equipe a realizar trabalho mais produtivo.  

Como implementar a gestão corporativa de projetos

A GCP é uma das soluções possíveis quando as equipes têm dificuldade em acompanhar os projetos em andamento e monitorar o progresso e resultados de forma eficaz. 

Em primeiro lugar, a estrutura da empresa deve ser ajustada para apoiar o sistema de GCP, o qual deve trazer mudanças para a empresa. Antes de adotar a GCP, a equipe de gestão deve analisar a estrutura atual da empresa, identificar possíveis barreiras operacionais e decidir se esta é uma estratégia adequada para o longo prazo.

Uma vez que a empresa estiver pronta para implementar a GCP, as etapas seguintes devem ser inicialmente executadas:

1. Determinar como a GCP será utilizada

A primeira etapa envolve a determinação de como a GCP será usada, por meio da avaliação dos processos atuais e da identificação de problemas. Tenha em mente as seguintes perguntas:

• Quais são as responsabilidades do EGCP?

• Quais recursos são necessários para realizar este movimento?

• Como a GCP irá contribuir para os objetivos estratégicos da empresa?  

• Quem assumirá a(s) nova(s) função(ões)?

Cada uma destas perguntas ajudará você a implementar com êxito o processo de GCP.  

2. Envolvimento dos principais interessados

A próxima etapa envolve a comunicação do plano para as partes interessadas ou para os membros do quadro. Explique as vantagens da adoção da GCP e como ela será executada. 

3. Implementação dos processos de GCP

É necessário criar uma lista de requisitos e fases do plano de implementação para colocar a GCP em funcionamento. Esta lista deve detalhar as mudanças em relação às equipes, tecnologias e treinamento atuais, as quais devem receber a concordância dos principais interessados. A implementação pode ser realizada em fases ou até um prazo determinado.

4. Verificação da implementação da GCP

É necessário realizar avaliações periódicas do progresso da implementação da GCP. Verifique o funcionamento do novo EGCP, o seu grau de integração com os outros EGPs e identifique os desafios potenciais durante a transição. Este também é o momento para levar quaisquer problemas à equipe de gestão e realizar ajustes no plano de implementação, se necessário. 

Conforme as equipes são redistribuídas, pode ser necessário que o departamento de recursos humanos modifique processos para dar suporte ao novo modelo de GCP. Os membros da equipe do EGCP podem precisar de recursos adicionais como equipamentos, software de GCP e treinamento apropriado. 

Metodologias para a gestão de projetos corporativos

Não existe uma abordagem única para a implementação da GCP, pois ela depende dos recursos, processos e metas de cada empresa. A seguir descrevemos algumas das maneiras pelas quais a GCP pode ser integrada aos processos correntes de gestão de projetos.

Seleção dos projetos

Este é o processo de avaliação das ideias de projetos e de priorização das ideias alinhadas às metas gerais da organização. Os projetos devem ser aprovados e contribuir para o sucesso da organização, pois de outro modo podem desperdiçar os recursos da empresa. 

Planejamento de projetos

É importante elaborar um planejamento de projeto claro, com a descrição das suas etapas, antes de iniciá-lo. Isso é essencial para projetos complexos, com cronogramas longos ou que interagem com diversos departamentos. Durante o planejamento, pode ser útil utilizar diagramas de Gantt ou quadros Kanban para estruturar e programar as tarefas. O EGCP deve definir os padrões para a criação dos planos de projetos e a projeção de orçamento. 

Conclusão dos projetos

Nem todos os projetos selecionados serão bem-sucedidos ou trarão os resultados esperados. Os gerentes corporativos de projeto devem ser capazes de reconhecer os projetos com potencial para entregar os retornos prometidos e aqueles de baixo desempenho que devem ser encerrados antecipadamente. O EGCP também deve elaborar planos de conclusão, seja para os projetos bem ou mal sucedidos.

Controles de projeto

Os controles de projeto são os processos para a reunião de dados e o monitoramento do progresso dos projetos. As atividades podem incluir o monitoramento dos custos, a criação de uma estrutura analítica do projeto para a visualização dos entregáveis e a criação de estratégias para a melhoria do desempenho dos projetos.

Com o auxílio da GCP, a padronização dos processos de gestão dos projetos torna os ciclos de vida dos projetos futuros mais simples e ágeis, beneficiando tanto os EGPs quanto a própria empresa. 

EGCP vs. EGP

A gestão corporativa de projetos e a gestão de projetos tradicional compartilham responsabilidades, mas diferem em relação ao objetivo e ao escopo. A comparação entre os dois sistemas é detalhada abaixo.

Gestão de projetos tradicional

A gestão de projetos se concentra em como executar os projetos de forma “eficaz e eficiente”, de acordo com Paul Dinsmore, do Project Management Institute (PMI). 

• Como funciona: um escritório de gestão de projetos (EGP) é responsável pelo planejamento, gestão e execução dos projetos, de maneira a atender aos requisitos sem necessariamente se concentrar nas metas principais da empresa. Os EGPs operam em um nível tático e operacional, e respondem aos EGCPs. 

• Requisitos da função: os gestores de projeto devem ser competentes em liderança, comunicação e resolução de problemas. Os gestores de projeto devem ser competentes na criação de roteiros de projeto, no planejamento e na gestão das tarefas. Além disso, devem ter familiaridade com diversos estilos de gestão, tais como Agile, Scrum e cascata.  

Gestão corporativa de projetos (GCP)

A GCP se concentra em tornar o Business “mais adaptável e com mais capacidade de resposta, portanto mais lucrativo em um ambiente de mudanças rápidas envolvendo múltiplos projetos”, de acordo com Dinsmore.

• Como funciona: as responsabilidades dos EGCPs são semelhantes às dos EGPs, com a tarefa extra de alinhar os portfólios de projetos às metas principais da empresa. Os EGCPs operam em um nível estratégico. 

• Requisitos da função: os gestores corporativos de projeto devem ser detalhistas, capazes de equilibrar as dependências dos diversos projetos e ter uma compreensão profunda da empresa e do setor. O cargo pode exigir treinamento especializado para outras habilidades técnicas. 

Apesar das diferenças, os EGPs e os EGCPs podem trabalhar de modo sequencial para trazer visibilidade aos projetos em execução por toda a empresa. 

Vantagens da gestão corporativa de projetos

A maior vantagem de introduzir a GCP em uma empresa é a melhoria significativa nas práticas correntes de gestão dos projetos, trazendo melhor alinhamento aos objetivos estratégicos da empresa. 

A seguir detalhamos como a GCP pode ajudar você e a sua equipe. 

Fornece a você os recursos de que necessita

O EGCP se encarrega da alocação de recursos para que estejam disponíveis para os seus projetos quando necessário. O EGCP também pode detectar e chamar a atenção para projetos subfinanciados, mas com bom potencial. Por outro lado, pode identificar projetos de baixo desempenho e recomendar as mudanças necessárias para reduzir as perdas.  

Fornece suporte adicional à sua equipe

Caso encontre problemas que ultrapassam o escopo da sua função, é possível solicitar assistência ao EGCP. Ele poderá orientar a resolução dos problemas ou solicitar a intervenção da equipe de liderança, se necessário. O EGCP também pode fornecer mentoria e treinamento para apoiar o seu crescimento profissional.   

Melhora a taxa de sucesso dos projetos

As equipes têm gasto 30 % mais tempo em trabalho duplicado por semana. A GCP ajuda a enfrentar este problema e melhorar a eficiência ao analisar os dados de utilização de tempo da equipe e identificar maneiras de agilizar e simplificar o fluxo de trabalho do projeto, assegurando uma boa utilização do tempo.

Melhora os padrões gerais da gestão de projetos

A GCP envolve o estabelecimento de uma estrutura consistente para os relatórios, processos para a gestão de riscos, e a centralização da gestão dos projetos e tarefas. Siga estas diretrizes e mantenha-se organizado durante a coordenação dos projetos e ao se reportar ao EGCP. 

Leve a gestão de projetos para o nível corporativo

A adoção da GCP é um grande passo para uma empresa, pois pode envolver certo grau de reestruturação, mas tem a vantagem de melhorar a gestão de projetos em todo o quadro no longo prazo. 

Ao definir novos processos de gestão de projetos, tire proveito de ferramentas de GCP, como um software de gestão de projetos, para maior conveniência no planejamento e na geração de relatórios dos projetos. 

A gestão de projetos no nível corporativo pode ser bastante trabalhosa. Leia o nosso guia das nove estratégias para gerir múltiplos projetos com êxito.