Por que temos dificuldade com a colaboração entre equipes e o que fazer a respeito

Dada a quantidade de tecnologia desenvolvida para melhorar a comunicação das equipes, a colaboração entre elas deveria ser mais fácil do que nunca. Podemos entrar em contato instantaneamente com colegas de trabalho pelo Slack. Podemos compartilhar documentos em todo o mundo com o Google Drive. Podemos atribuir tarefas e colaborar em projetos na Asana. No entanto, a introdução de um novo software na equipe nem sempre é suficiente. É provável que você também tenha outras barreiras mais interpessoais a superar.

Aprender a colaborar com membros da equipe em diferentes departamentos pode abrir oportunidades para as empresas fazerem o melhor trabalho possível. Então, por que resistimos a isso? E por que temos dificuldade em facilitar a colaboração, mesmo quando todos concordamos que a queremos? Apresentamos a seguir cinco obstáculos comuns à colaboração entre equipes, departamentos e funções, além de soluções para cada um deles.

5 dicas para melhorar a colaboração entre as equipes

Em termos simples, a colaboração interdisciplinar ocorre quando pessoas de diferentes equipes ou funções (marketing, vendas, engenharia, RH) dentro de uma empresa unem forças para trabalhar em uma meta, projeto ou responsabilidade em comum.

Pode ser qualquer coisa, desde responsabilidades do dia a dia, como suporte ao cliente e equipe de marketing nas mídias sociais, até projetos pontuais, como vendas e desenvolvimento de produtos para um novo recurso de conversão de clientes. No entanto, fazer isso acontecer — e funcionar — nem sempre é fácil.

1. As equipes envolvidas têm metas conflitantes ou nenhuma meta

Já tentou envolver outra equipe em um projeto e ouviu a resposta: “isso não é uma prioridade para nós”? Pode ser enlouquecedor quando você sabe que isso afetará diretamente a receita, a conquista de um número significativo de novos clientes, a correção de uma enorme dívida técnica ou, de outra forma, impactará positivamente o seu Business.

Nesse caso, você e a equipe em questão provavelmente não estão alinhados com as metas. Ou pior, vocês não conhecem as metas da equipe ou da empresa.

Quando falta clareza de propósito, isso se torna evidente quando você tenta sair do seu silo para colaborar e acaba esbarrando em um muro.

Solução: alinhe as metas e compartilhe-as com todos

Incentive os líderes seniores a tornar as metas da empresa visíveis publicamente para que todos, não apenas a equipe de liderança, conheçam as prioridades da empresa. Se você for um colaborador individual, certifique-se de saber como os seus projetos contribuem para metas mais amplas (você pode usar a pirâmide de clareza para ajudar a mapear isso) e comunique aos colaboradores qual meta a sua iniciativa apoia.

Se você usa a Asana, crie um projeto que liste todas as metas e objetivos da sua empresa. Compartilhe-o com toda a empresa para que cada equipe, da contabilidade às vendas, entenda o panorama geral. Você pode usar o acesso somente para comentar para garantir que todos possam ver, mas não editar. Para obter instruções mais detalhadas, leia o nosso artigo do Centro de ajuda sobre como criar um projeto de metas e marcos da empresa na Asana.

2. Você não tem conhecimento dos projetos e iniciativas de outras equipes

Algumas das melhores colaborações em que trabalhei começaram quando outro colega de trabalho se virou para mim e disse: “Ei, a equipe tal está trabalhando em XYZ. Você já sabia disso?”

Provavelmente, isso também já aconteceu com você. As colaborações orgânicas são apenas a ponta do iceberg. Pense em quantas oportunidades a mais podemos descobrir ao comunicar ativamente o nosso trabalho uns aos outros.

Solução: compartilhe o trabalho futuro dentro e fora do seu departamento

Não saber o que os colegas de trabalho estão fazendo cria uma barreira para uma colaboração eficaz, mas não precisa ser assim. Para resolver isso, compartilhe regularmente um resumo do próximo trabalho da sua equipe com toda a empresa ou crie um lugar onde outras pessoas possam descobrir facilmente essas informações.

Apenas tome cuidado com a dispersão. Embora seja bom ter uma ideia do que cada equipe da empresa está fazendo, nem todos precisam saber sobre cada pequeno tuíte, correção de bug ou caso de suporte ao cliente. Mantenha o compartilhamento breve, mas dê aos colegas de trabalho um destino para onde possam ir (como um projeto da Asana) se quiserem saber mais.

Na Asana, use as atualizações de status para dar a todos os seguidores do projeto uma rápida atualização sobre o progresso e o trabalho futuro. Para iniciativas maiores, crie um resumo e compartilhe-o como uma conversa em equipe ou com toda a equipe. Inclua links para tarefas e projetos relevantes e convide colegas de equipe a participar de um projeto se puderem contribuir.

3. Você não entende as funções, responsabilidades ou jargões dos seus colegas de trabalho

Certa vez, ouvi um colega de trabalho dar a mesma atualização na nossa reunião semanal de equipe por dois meses seguidos. Não achei que fosse relevante para o meu trabalho. Isso até eu ver o resultado final e perceber que tínhamos acabado de perder uma ótima oportunidade de colaborar. Se tivéssemos conversado sobre isso com mais detalhes, poderíamos ter encontrado maneiras de reduzir o trabalho duplicado e encurtar o cronograma do projeto dela.

Muitas vezes, essa “falta de conexão” acontece no trabalho porque:

1. não entendemos completamente o papel ou as responsabilidades do outro;

2. usamos jargões e nomenclaturas que não são facilmente compreendidos por um público mais amplo.

Felizmente, a conscientização é o primeiro passo para derrubar essa barreira.

Solução: saber quem faz o quê e como falar a mesma língua

Sempre que possível, conheça os seus colegas de trabalho, os estilos de trabalho deles e faça perguntas detalhadas sobre o que estão fazendo. Em empresas maiores, facilite as oportunidades de aprendizado, como reuniões individuais aleatórias ou apresentações do tipo “mostre e conte” para toda a empresa, onde as pessoas possam apresentar coisas que construíram, lançaram ou nas quais trabalharam.

Na Asana, fazemos isso atribuindo áreas de responsabilidade (AoRs, na sigla em inglês) a cada funcionário e mantendo uma lista contínua de todas as AoRs e seus proprietários. Isso ajuda a que todos saibam exatamente quem faz o quê.

4. Assumir outro projeto parece muito demorado

Este é provavelmente o cenário mais comum: você convida uma equipe ou colegas de equipe para colaborar em algo com você. Eles estão interessados, mas não têm tempo. Talvez eles concordem em ajudar, mas só “no próximo mês” ou “no próximo trimestre”. Eventualmente, o seu projeto é adiado indefinidamente e você desiste de qualquer esperança de que ele seja concluído.

O problema é que envolver-se em um novo projeto muitas vezes parece uma tarefa assustadora e demorada, mesmo que seja, na verdade, uma tarefa muito menor.

Solução: apresente uma proposta clara, um cronograma e um compromisso de tempo estimado

Antes mesmo de pedir ao seu colega de trabalho para ajudar em um novo projeto, reserve um tempo para estimar quanto tempo o projeto levará. Reserve um tempo extra para o seu projeto, se possível. Em seguida, descreva a função do colega de trabalho e o tempo estimado necessário. Se a pessoa tiver uma compreensão mais clara do que você precisa dela e de quanto tempo levará, a barreira para participar se torna menor.

Na Asana, crie um projeto e adicione uma descrição e datas de conclusão às tarefas. Atribua tarefas dentro do seu projeto a colegas de equipe individuais. Em seguida, use campos personalizados para adicionar uma estimativa de tempo. Ao atribuir tarefas, os seus colegas de trabalho terão uma compreensão muito mais clara do que precisam fazer, quando e quanto tempo levará.

5. Há relutância em adotar novas formas de trabalhar

“Os hábitos são a versão do piloto automático do seu cérebro”, escreve Stephanie Vozza na Fast Company. No local de trabalho, isso muitas vezes se traduz em relutância em adotar uma nova ferramenta, método ou forma de trabalhar. É a mentalidade de “se não está quebrado, por que consertar?”. E todos sabemos que hábitos são difíceis de quebrar.

Infelizmente, manter os nossos hábitos nos impede de aproveitar oportunidades para trabalhar com mais eficiência, poupar tempo e sair na frente. (Pense na vantagem que os primeiros usuários de e-mail tiveram sobre os seus colegas que não o usavam!) E quem não quer ter mais tempo no seu dia?

Solução: introduza uma nova ferramenta ou hábito aos poucos

Se você estiver introduzindo algo novo na equipe, seja um novo processo ou uma nova ferramenta, permita que as pessoas se adaptem aos novos processos. “Descobri que não é preciso promover uma grande revisão do processo [ao treinar novas pessoas no uso da Asana]”, diz Caisha, membro da Comunidade Asana. “Comece com um projeto simples, como uma pauta de reunião ou um evento. O ideal é que seja algo que muitas pessoas no departamento, independentemente do foco, precisem conhecer ou no qual precisem se envolver.”

Também é uma boa ideia ter uma pessoa de contato, ou Promotor, que gentilmente lembre às pessoas: “Ei, lembra daquele novo processo que estamos seguindo?” ou “Você poderia colocar isso na Asana?”, para ajudar os outros a adotar uma nova maneira de trabalhar.

Se você está começando a usar a Asana com a sua equipe, use integrações como o complemento do Gmail para ajudar as pessoas a fazer uma transição suave da comunicação por e-mail para a colaboração na Asana.

Comece a colaborar com os colegas de equipe

Com uma colaboração eficaz, você pode desbloquear alguns dos melhores trabalhos da sua equipe, descobrir insights que você nunca soube que precisava e levar os resultados do seu projeto de bons a excepcionais. Mas facilitar a colaboração não é algo isento de desafios. É preciso esforço. Cabe a você decidir se vai permitir que as barreiras o prendam em um silo ou se vai derrubá-las.