Simplifique a criação de conteúdo em larga escala com o AI Studio

O marketing de conteúdo é muito semelhante a uma corrida de revezamento, na qual o sucesso depende de passagens de bastão perfeitas. Redatores e editores passam o trabalho para a equipe de criação, a equipe de criação para a de design, a de design de volta para a editorial e, por fim, a editorial para os responsáveis pelos canais, como os gerentes de mídias sociais ou a equipe da Web. 

Cada transição é essencial para conquistar a atenção do público, que é o prêmio máximo no cenário digital altamente competitivo da atualidade. Mas e se fosse possível simplificar essas transferências, reduzindo os atritos e acelerando a sua equipe em direção à linha de chegada? 

Na Asana, queríamos que a IA nos ajudasse a transformar a produção editorial de uma complexa corrida de revezamento em um sprint sincronizado, no qual as passagens de serviço ocorrem com velocidade e precisão sem precedentes. 

Veja como estamos usando o AI Studio, o nosso construtor de fluxo de trabalho sem código, para fazer exatamente isso, mantendo sempre uma pessoa a par do progresso.

Como desenvolver o assistente editorial perfeito

Ao nos propormos a encontrar maneiras de usar o AI Studio, queríamos nos concentrar nos verdadeiros pontos problemáticos. Na verdade, não tínhamos problemas com o ato criativo de escrever. O risco de atrasos e o estresse da produção se concentravam mais nos “pormenores organizacionais do trabalho” ou na infinidade de passagens de serviço que ocorriam em lançamentos maiores, como um relatório anual ou a divulgação de resultados importantes de pesquisas. 

Vejamos o caso das pesquisas dos nossos colegas do The Work Innovation Lab, a divisão de pesquisa sobre o futuro do trabalho da Asana. Eles são escritores e pesquisadores incríveis, além de publicadores prolíficos. Isso significa que, várias vezes por ano, a equipe de marketing de conteúdo da Asana recebe tarefas para promover uma pesquisa importante deles, às vezes com base em um material principal com mais de 20 páginas. 

Na maioria desses cenários de lançamento, três ou mais redatores diferentes podem receber a tarefa de redigir o mesmo texto extenso, e cada um deles cria conteúdo derivado, como artigos de blog, publicações para redes sociais e muito mais. Sem uma coordenação intensa e demorada, as principais conclusões, a voz e o tom poderiam facilmente começar a variar de um material para outro, perdendo a sensação de coesão de um lançamento bem coordenado. 

O AI Studio se tornou a nossa arma secreta, pois possibilita um fluxo de trabalho personalizado que transforma pesquisas fundamentais em mensagens consistentes e específicas para cada canal. Esse manual unificado garante a consistência da marca em todos os pontos de contato, desde boletins informativos por e-mail até publicações no Instagram.

Na prática, o nosso fluxo de trabalho começa com a adição do conteúdo de origem a um projeto personalizado. Em poucos minutos, a IA gera, simultaneamente, esboços personalizados para todas as peças solicitadas, seguindo as nossas orientações detalhadas, inclusive em formatos específicos, como carrosséis para mídias sociais. O resultado é que os redatores humanos podem desenvolver imediatamente os esboços estruturados, sem precisar adivinhar prioridades ou formatos.

Ajustes, testes e aperfeiçoamentos

A parte divertida, mas potencialmente frustrante, da IA é fazer com que ela funcione exatamente do jeito que você quer. Muitas vezes, é uma questão de tentativa e erro. Voltando à metáfora esportiva, uma excelente equipe de revezamento de atletismo precisa praticar, praticar e praticar ainda mais. O fato de não esperarmos a perfeição logo de início foi útil.

Nossos primeiros esboços de conteúdo gerados por IA precisaram de bastante orientação. Descobrimos que, ao fornecermos instruções mais específicas nas nossas solicitações — quase como se estivéssemos dando orientações mais precisas ao nosso assistente de IA —, os resultados melhoravam drasticamente. Por exemplo, em vez de pedir “texto para redes sociais”, aprendemos a especificar “publicação para o LinkedIn que destaque os benefícios de produtividade para líderes de equipe” para obter exatamente o que precisávamos. Também descobrimos que as nossas Diretrizes da marca, elaboradas para uma era sem IA, nem sempre eram compreendidas pelos modelos atuais e precisavam ser editadas para garantir concisão e clareza. 

Aqui está um exemplo de um texto básico gerado pela IA, extraído de um novo relatório de IA, mas sem as orientações detalhadas que pudemos incluir no AI Studio:

Agora veja como fica após o fluxo de trabalho:

• Corresponde ao formato de que precisamos

• Oferece mais conteúdo sobre o qual trabalhar, incluindo títulos e texto para imagens

• Fornece um texto de legenda que segue as orientações para a IA

Promoção da capacitação e da certificação

Quando começamos o processo, não sabíamos muito sobre fluxos de trabalho de IA, por isso, ter uma boa base de conhecimento foi extremamente útil. Tanto Steph Bui, líder de estratégia de conteúdo, quanto Katie Ryan O’Connor, diretora de marketing de conteúdo, obtiveram a certificação do AI Studio ao trabalhar neste projeto. A certificação também pode ser uma boa opção para você, e você pode conferir todas as opções de certificação da Asana aqui.

A certificação não se resumiu a aprender os aspectos técnicos do AI Studio. Ela incluía conteúdo que ajudava a entender os fundamentos da criação de prompts, da arquitetura do fluxo de trabalho e de como integrar a IA de forma cuidadosa aos processos de conteúdo já existentes. Essa base de conhecimentos se mostrou inestimável quando nos deparamos com obstáculos inevitáveis ou precisamos solucionar problemas relacionados a resultados inesperados.

Abordando uma série de novos casos de uso

O que mais o AI Studio pode fazer por equipes de marketing de conteúdo com pouca disponibilidade? Bem, nós nos empolgamos rapidamente com as nossas novas capacidades e começamos a pensar em novos casos de uso. 

Nosso próximo caso de uso de assistência editorial foi criar fluxos de trabalho para nos ajudar a elaborar esboços de vinhetas de clientes com base nas inscrições do nosso programa Work Innovation Awards. Ao utilizar os próprios insights dos nossos clientes, pudemos criar conteúdo que soasse autêntico para eles, e fazer isso em qualquer escala. 

Atualmente, com este fluxo de trabalho, é possível receber um envio por meio de um formulário da Asana e, em 1 a 2 minutos, ter um esboço completo de uma vinheta de cliente, pronto para ser entregue a um redator para aprofundamento, redação e aprimoramento. Mais uma vez, o foco não é substituir completamente o trabalho humano, mas sim estabelecer uma conexão entre a IA e o ser humano.

Também estamos percebendo que o verdadeiro fator de valor agregado dessa abordagem está na sua integração com a plataforma de gestão de trabalho da Asana. Ao contrário de ferramentas de IA independentes, o AI Studio pode acessar as tarefas, os projetos e as Metas da sua equipe, fornecendo um contexto que torna seus resultados extremamente relevantes. Ele pode extrair informações diretamente dos seus fluxos de trabalho existentes, o que significa que você não precisa ficar explicando constantemente a voz da sua marca ou os seus objetivos estratégicos.

Recentemente, identificamos a necessidade de redigir textos de e-mail bastante padronizados e sequenciados para uma série de e-mails que a Asana envia aos usuários após determinados eventos. Essa é a situação perfeita para um fluxo de trabalho no AI Studio, no qual podemos fornecer orientações sobre a finalidade e o conteúdo de cada e-mail do lote e fazer com que o AI Studio gere textos que os redatores e especialistas do canal possam aprimorar.

Lições aprendidas

Os criadores de conteúdo podem ser particularmente sensíveis às mudanças decorrentes de uma maior adoção da IA no espaço de trabalho. Isso faz sentido, principalmente considerando a velocidade e a precisão com que os modelos de IA generativa agora podem realizar pesquisas e escrever de acordo com as especificações.

Na Asana, acreditamos que o importante é a colaboração entre humanos e IA. 

Agora, nossos redatores gastam menos tempo com formatação repetitiva e se dedicam mais ao pensamento criativo e às decisões estratégicas — as partes da criação de conteúdo em que os humanos se destacam e realmente gostam de fazer. As transferências entre os membros da equipe são mais fluidas porque todos partem de uma base consistente que pode ser aprimorada, em vez de precisar ser criada do zero.

Lembra-se daquela metáfora da corrida de revezamento? Com o AI Studio, é como se tivéssemos incluído um treinador de atletismo que garante que todos saibam exatamente quando e como passar o bastão. A corrida ainda é conduzida pela nossa equipe talentosa, mas agora eles podem se concentrar na velocidade e na excelência, em vez de se preocuparem em errar na passagem do bastão.