O que é a automatização de processos corporativos? Dicas para eliminar o trabalho repetitivo

Quer saber como eliminar o trabalho repetitivo e aumentar a eficiência da equipe? A **Automatização** pode ser a resposta que você procura. A automatização de tarefas recorrentes pode poupar tempo à sua equipe e até mesmo ajudar a evitar pequenos erros do dia a dia. E, quando se trata de eficiência, não há nada mais valioso do que recuperar o tempo do seu dia.

Neste artigo, abordaremos o processo de automatização de negócios, incluindo o que é uma solução de automatização, os benefícios de implementar um sistema próprio e exemplos de tarefas comuns que você pode automatizar. 

O que é um processo de negócios?

Um processo de negócios é um conjunto de atividades que ajudam uma empresa a atingir uma meta compartilhada. Quando usado em conexão com a automatização, um processo corporativo geralmente se refere a uma tarefa repetível executada por uma ferramenta de software.

Os processos de negócios podem incluir qualquer coisa, desde o faturamento até a integração de novos funcionários e a folha de pagamento. Ter processos em vigor é essencial para garantir que as tarefas individuais estejam alinhadas às metas compartilhadas.

O que é a automatização de processos corporativos?

A automatização de processos corporativos é o uso da automatização baseada em tecnologia para substituir o esforço manual e concluir com mais eficiência as tarefas recorrentes de uma empresa. Embora isso possa parecer complicado, implementar a APA é viável e vale a pena. Em essência, trata-se do processo de delegar tarefas a uma ferramenta em vez de a um membro da equipe. O segredo é implementar a ferramenta da maneira que melhor se adapte às necessidades do seu Business.

A automatização de processos corporativos geralmente se concentra nos processos centrais críticos que afetam a produtividade da equipe. 

Qual é a relação entre a APA e a GPC?

A automatização de processos corporativos costuma ser confundida com a gestão de processos corporativos, e por um bom motivo. Afinal, a gestão de processos corporativos é o termo genérico para várias técnicas de automatização.

A gestão de processos corporativos é definida como a disciplina em que as pessoas usam vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar, otimizar e automatizar os processos de negócios. Isso significa que a APA é apenas uma pequena parte da GPC.

Qual é a relação entre a APA e a RPA?

Embora a automatização de processos corporativos e a automatização robótica de processos sejam semelhantes, há algumas diferenças entre os dois termos. A gestão de processos corporativos é uma abordagem holística que usa a automatização habilitada por tecnologia, enquanto a RPA é uma abordagem específica que usa robôs de software e inteligência artificial.

Como a BPA se relaciona com a análise de processos corporativos?

A análise de processos de negócios é um subconjunto da BPA e se concentra na análise dos processos de negócios. Ela usa várias abordagens automatizadas para mapear e entender os métodos existentes.

Na abordagem manual, os especialistas em processos normalmente entrevistam especialistas no assunto e usuários para criar um mapa de processos. A abordagem automatizada usa tecnologias, como mineração de processos, captura de processos e inteligência de processos, para criar um resultado semelhante. 

Quais processos de negócios você deve automatizar?

Agora vem a parte emocionante: as soluções de BPA. Quais processos você pode automatizar? Na realidade, há um número infinito de tarefas que você pode automatizar. A parte complicada é saber como fazer isso. 

É melhor começar de forma simples e, aos poucos, avançar para processos de Automatização mais complexos. As tarefas comuns que as organizações automatizam incluem entregas de projetos, entrada de dados, pedidos de venda e até mesmo folha de pagamento, o que pode poupar tempo e dinheiro à sua equipe. 

Aqui estão algumas das tarefas mais comuns que você pode automatizar usando a automatização de processos corporativos. 

Tarefas de projeto

A maioria dos projetos em que você trabalha resultará em uma série de tarefas manuais que precisam ser criadas, também conhecidas como dependências. Enquanto algumas equipes usam a automatização para criar listas de pendências melhores, outras preferem métodos como quadros Kanban ou cronogramas semelhantes a diagramas de Gantt. Seja qual for o método escolhido, a Automatização pode ajudar na criação dessas tarefas e até mesmo na conclusão delas, em alguns casos.

Você pode usar a Automatização de tarefas de projeto para:

• Mover tarefas para o projeto correto

• Atribuir tarefas ao colega de equipe certo

• Notificar os participantes sobre as dependências do projeto

• Definir e alterar as datas de conclusão

• Entregar o trabalho no momento certo

Ao automatizar o trabalho repetitivo, como a gestão de iniciativas de projetos, você pode atribuir automaticamente membros da equipe, alterar facilmente as datas de conclusão e notificar as partes interessadas sobre as alterações. 

Comunicações

Automatizar as comunicações é outra maneira de agilizar as tarefas recorrentes. De lembretes de projetos a atualizações semanais da equipe, essas pequenas (mas demoradas) tarefas podem ser um ótimo primeiro passo para criar um processo de Business mais inteligente. 

É possível usar a automatização de comunicações para:

• Enviar lembretes de projetos

• Enviar atualizações à equipe

• Enviar atas pós-reunião

• Enviar comunicações voltadas ao cliente

• Enviar séries de e-mails pós-compra

Com base nos exemplos acima, você pode ver que há uma ampla gama de recursos para automatizar as comunicações, cada um dos quais pode ajudar com atualizações internas e externas e suporte ao cliente.

Inserção de dados

A maioria das organizações busca a automatização como um meio de concluir a entrada de dados. É um trabalho repetitivo, tedioso e muito demorado, geralmente exigindo trabalho mensal ou semanal. 

Você pode usar a automatização para entrada de dados para:

• Reduzir dados duplicados

• Importar formulários

• Sinalizar e evitar inconsistências de dados

• Encaminhar os dados para as partes interessadas apropriadas

• Armazenar informações do cliente

Juntamente com esses recursos, a entrada automatizada de dados pode ajudar a reduzir os custos operacionais em tarefas que, de outra forma, seriam feitas manualmente. 

Pedidos de vendas

Com a CRM certa, a automatização pode ajudar a coletar e encaminhar as informações dos pedidos de vendas dos clientes. Isso pode ser útil por vários motivos, como atender aos clientes e personalizar campanhas de marketing. 

Você pode usar a automatização para pedidos de vendas para:

• Atender clientes

• Personalizar campanhas de marketing

• Prever o sucesso do produto

• Monitorar as tendências de mercado

Esses recursos não apenas pouparão o tempo da sua equipe, mas também podem ajudar a sua organização a competir no mercado e auxiliar nas futuras estratégias de crescimento.

Folha de pagamento

A folha de pagamento é uma tarefa necessária para todos os negócios. Se você ainda faz a folha de pagamento manualmente, está perdendo os benefícios de automatizar o processo. Assim como em outros processos de negócios que descrevemos acima, a automatização pode evitar erros, criar procedimentos mais rápidos e evitar que você fique sentado no escritório por horas a fio. 

Você pode usar a automatização da folha de pagamento para:

• Enviar folha de pagamento

• Criar relatórios de folha de pagamento

• Fornecer recibos de pagamento aos membros da equipe

• Ajustar as horas de descanso remunerado

• Auxiliar na declaração de impostos dos funcionários

• Fazer alterações nos benefícios de inscrição aberta

Se há uma tarefa que você automatiza, a folha de pagamento é uma forte candidata, considerando a quantidade de trabalho que você pode tirar da equipe. 

Cultivo de leads

A nutrição de leads é outro ótimo processo para automatizar se você tiver a tecnologia certa. Isso pode ocorrer na forma de programas de e-mail, como uma série de boas-vindas ou de reativação, ou promoção de conteúdo, como anúncios direcionados. 

É possível usar a automatização para a nutrição de leads para:

• Criar fluxos de trabalho de campanha

• Compartilhar conteúdo relevante com clientes em potencial

• Enviar e-mails de cultivo de leads

• Armazenar dados personalizados de leads

Embora haja muitas maneiras de usar a nutrição automatizada de leads a seu favor, certifique-se de melhorar continuamente as campanhas com base nos indicadores-chave de desempenho (KPIs). A pior coisa que você pode fazer é definir uma campanha e esquecê-la, então não deixe de continuar crescendo com base no desempenho anterior. 

Exemplos de automatização de processos corporativos

Agora que você já conhece algumas das tarefas mais comuns a serem automatizadas, vamos ver casos de uso tangíveis da APA em ação. Um bom plano deve levar em conta tanto os usuários de negócios quanto a experiência do cliente.

Aqui estão alguns exemplos de automatização de processos corporativos para ter uma ideia melhor de como você pode usar a automatização.

Exemplo 1: automatização de tarefas do projeto

Cenário: você está trabalhando em um novo projeto e percebe que há uma tarefa atrasada. Você entra em contato com o membro da equipe para verificar o status da tarefa e ele diz que a tarefa foi concluída, mas que se esqueceu de fechar a dependência. Por causa disso, várias subdependências estão atrasadas.

Solução: com a ajuda da Automatização, é possível definir lembretes de tarefas quando as datas de conclusão estiverem se aproximando, sem qualquer intervenção da sua parte. Isso teria evitado que as tarefas ultrapassassem a data de conclusão. Também teria devolvido o tempo que vocês gastaram conversando e resolvendo o problema. 

Exemplo 2: automatizar a comunicação da equipe

Cenário: o chefe de operações pede que você o inclua no lançamento do novo produto para que ele possa ficar por dentro de tudo. Você agenda uma reunião de equipe para revisar a estrutura analítica do projeto com as partes interessadas da equipe. Você verifica o calendário do chefe de operações, mas ele não está disponível em nenhum dos horários em que o restante da equipe está. 

Solução: com a automatização, você pode adicionar facilmente seguidores às tarefas para mantê-los informados sobre as alterações do projeto e as próximas datas de conclusão. Eles não apenas serão notificados automaticamente, como também poderão ajustar as suas próprias preferências de notificação para coordenar o trabalho mais importante para eles. 

Benefícios da automatização de processos de business

Você pode estar se perguntando por que a implementação da automatização é tão importante. É uma pergunta válida que deve ser discutida no início da sua pesquisa. 

A automatização de processos corporativos pode oferecer estes benefícios e muito mais:

• Aumentar a eficiência

• Agilizar os processos

• Padronizar as operações.

Além de oferecer esses benefícios, a APA pode levar a sua organização a uma maior inteligência de negócios em geral por meio do planejamento de recursos empresariais (ERP) e do uso de várias interfaces de programação de aplicativos (API). Ambos são sistemas de transformação digital que podem ajudar a otimizar a automatização do fluxo de trabalho da sua equipe.

Vamos nos aprofundar em cada um dos principais benefícios da automatização de processos corporativos. 

Aumentar a eficiência

Um dos resultados mais benéficos da automatização de processos corporativos é que ela ajuda a melhorar a eficiência, dando à sua equipe mais tempo para fazer o melhor trabalho possível. Por exemplo, você pode poupar tempo e evitar erros automatizando um lembrete diário da agenda para os participantes do projeto. 

Isso não apenas melhora a produtividade, mas o tempo livre adicional também pode contribuir para um trabalho de maior qualidade. É uma situação em que todos saem ganhando. 

Agilizar os processos

As operações de negócios podem ser complicadas tanto para grandes quanto para pequenas empresas. Isso porque há muitos processos diferentes em vigor. Do planejamento e orçamento aos recursos humanos e à integração de funcionários, há inúmeras tarefas repetitivas que acontecem nos bastidores de quase todos os negócios. 

Com a ajuda da APD, você pode usar a Automatização para agilizar os seus processos usando o aprendizado de máquina para aprimorar a experiência do funcionário e do cliente.

Padronize as operações

Além de simplificar as tarefas nas operações de negócios, a APA pode ajudar a sua equipe a padronizá-las. Há várias maneiras de conseguir isso, inclusive automatizando o encaminhamento de informações para as partes interessadas. 

Isso é importante para manter a consistência em cada um dos seus procedimentos internos. Por sua vez, isso mantém os erros e o trabalho repetitivo ao mínimo e a direção organizacional clara. 

Software de automatização de processos corporativos

Para criar um processo de negócios eficaz, é necessário primeiro ter o software de automatização certo. Uma boa ferramenta de automatização de processos deve permitir criar fluxos de trabalho personalizados, entregar resultados rápidos e fazer alterações facilmente quando necessário. 

Embora existam inúmeros recursos que podem aprimorar a inteligência tecnológica da sua organização, alguns se destacam mais. 

A sua ferramenta deve ser capaz de:

• Simplificar os fluxos de trabalho

• Visualizar o trabalho 

• Proteger os dados

• Fornecer uma interface de usuário simples

• Definir prioridades e datas

• Criar etapas personalizadas

• Reduzir o trabalho repetitivo

Todos esses recursos não apenas ajudarão a criar fluxos de trabalho confiáveis, mas também reduzirão os gargalos. Embora possam parecer pequenos no momento, eles se acumulam ao longo do tempo, resultando em problemas de eficiência. Felizmente, com o software de automatização de processos certos, você estará preparado.

Agilize os seus fluxos de trabalho com a automatização de processos de negócios

A automatização de processos corporativos é essencial para criar uma equipe mais eficiente. Desde a detecção de ineficiências até a prevenção de erros humanos, tudo começa com a Automatização. Ela pode melhorar tudo, desde o processo de integração até a satisfação do cliente.