Leia isto se você ainda gerencia o seu trabalho em planilhas

Já tiveram a sensação de estar tentando cortar uma árvore com um canivete suíço? Bem-vindo ao mundo da gestão do trabalho moderno com planilhas. Claro, essa pequena planilha de confiança tem ferramentas úteis, mas quando se trata do trabalho pesado do trabalho colaborativo moderno, você precisa de algo com potência real.

Estamos todos sofrendo com a sobrecarga de planilhas

Muitos de nós formamos um apego nada saudável às nossas planilhas. Convencemo-nos de que as limitações delas são apenas “a forma como as coisas são”, sem perceber como elas restringem o nosso trabalho e a nossa criatividade.

Nós entendemos. Não há nada como a emoção do seu primeiro PROCV. Nós também, às vezes, olhamos com carinho para a Bíblia do Excel 2010 na nossa estante. Não há outro lugar onde se encontrem 900 páginas de dicas, truques e técnicas do Excel!

Mas isso foi no passado, e agora as coisas mudaram.

O trabalho mudou drasticamente, e essas células simplesmente não acompanharam o ritmo. E renomeá-las como “inteligentes” também não faz diferença.

Mas, caso você precise de mais inspiração para deixar as planilhas para trás, reunimos cinco razões pelas quais as planilhas falham no trabalho moderno e cinco razões pelas quais ferramentas como a Asana são o caminho a seguir.

Cinco maneiras pelas quais as planilhas falham

1. A colaboração em tempo real é algo assustador

Gerir o trabalho colaborativo em uma planilha é um pesadelo. Os comentários nas células são rudimentares e difíceis de navegar, de modo que conversas importantes muitas vezes se perdem em conversas por e-mail ou aplicativos de chat. Além disso, as planilhas tornam impossível avaliar o progresso geral do projeto, a menos que alguém gaste muito tempo criando gráficos personalizados. E, mesmo assim, basta um movimento errado de um colaborador — uma exclusão acidental ou uma fórmula substituída — e toda a estrutura pode desmoronar.

2. Personalização complicada e Automatização sem brilho 

Cada equipe tem a sua própria maneira de trabalhar, mas as planilhas não conseguem se adaptar a diferentes fluxos de trabalho sem uma ampla personalização. Se você quiser visualizar os seus dados como um calendário ou diagrama de Gantt, prepare-se para perder o fim de semana criando-os. As planilhas exigem entrada manual para tudo, desde a atualização de status até a recriação de cronogramas e a atribuição de tarefas. Fluxos de trabalho sem código, regras e automatizações, feeds de comentários — os fundamentos básicos de uma colaboração eficiente — não existem.

3. A complexidade se torna caos

As planilhas podem funcionar bem para projetos muito pequenos, mas à medida que as equipes crescem e os projetos se tornam mais complexos, elas rapidamente perdem a eficácia. Adicionar novas tarefas, codificar status por cores e criar fórmulas pode tornar um sistema outrora organizado em algo difícil de gerir. Em pouco tempo, você precisará de um especialista em planilhas só para manter a coisa funcionando.

4. Os silos de dados persistem

Usar planilhas para gerir o trabalho muitas vezes resulta em documentos desconectados e informações fragmentadas: cada planilha e pasta de trabalho é uma ilha. Manter tudo em sincronia é um processo manual, tedioso e praticamente impossível. Se alguém sair da organização, boa sorte para descobrir onde tudo está. Se alguém novo entrar, terá que vasculhar unidades desconectadas e conversas de e-mail para entender tudo.

5. As metas ficam escondidas

Sejamos sinceros: as planilhas são onde as metas ambiciosas muitas vezes vão parar para acumular poeira digital. Elas são como aquela matrícula na academia que você fez em janeiro: cheia de boas intenções, mas raramente usada. E não são apenas obsoletas: as metas nas planilhas existem isoladamente do trabalho real que está sendo feito, o que dificulta a priorização das tarefas diárias e a compreensão de como elas contribuem para os objetivos gerais.

A nossa pesquisa mostra consistentemente que, quando os funcionários não conseguem ver como o seu trabalho se alinha às metas da empresa, os seus esforços perdem o sentido. As equipes seguem em direções diferentes, o que leva a desalinhamento e resultados insatisfatórios.”

5 vantagens das plataformas de gestão colaborativa do trabalho

1. Colaboração e geração de relatórios em tempo real

Na Asana, acreditamos que a plataforma certa para vocês permite uma colaboração contínua e em tempo real dentro do fluxo de trabalho, garantindo que todos os membros da equipe tenham acesso às informações mais atualizadas. E extrair insights para a tomada de decisões baseada em dados é muito fácil com ferramentas de visualização de dados e geração de relatórios prontas para uso e sem necessidade de programação, que qualquer pessoa pode usar.

2. Personalização em todos os aspectos

Nenhuma equipe trabalha mais de forma isolada. A equipe de marketing digital está trabalhando com o pessoal de engenharia, e a equipe de comunicação precisa dos detalhes mais recentes do lançamento de recursos do produto. Reunir essas equipes sob uma forma personalizável de se comunicar e colaborar com os mesmos dados compartilhados é revolucionário. Então, quer você queira usar quadros Kanban para projetos ágeis, visualizações de cronograma para projetos em cascata ou algo totalmente diferente, a Asana é como uma caixa de Legos: fácil de personalizar e construir o que for mais adequado para a sua equipe. 

3. A escalabilidade é importante

Ao contrário das planilhas, as plataformas de gestão do trabalho são projetadas para escalar de forma eficaz e segura em toda a empresa. Com modelos reutilizáveis, campos personalizados globais e um modelo de dados compartilhado, a Asana garante consistência e alinhamento entre as equipes. E, com o construtor de fluxo de trabalho visual da Asana, qualquer pessoa pode criar automatizações que poupam tempo para aumentar o seu impacto pessoal. A plataforma cresce sem esforço com a sua organização, facilitando a gestão do trabalho em qualquer escala, de equipes de duas pessoas a organizações de 200 mil. 

4. Chega de silos

A Asana oferece uma plataforma centralizada onde todos os dados de trabalho estão conectados e acessíveis, garantindo visibilidade e responsabilidade em toda a organização. Chega de silos e informações fragmentadas: agora só há um caminho claro a seguir. Graças ao modelo de dados Work Graph exclusivo da Asana, as equipes, o trabalho delas e os resultados que elas geram estão conectados, o que impulsiona a produtividade e cria um mapa dinâmico que torna a IA mais precisa, confiável e segura.

5. A estratégia encontra a execução

Com a Asana, as metas são integradas à mesma plataforma onde o trabalho acontece. Da diretoria aos colaboradores individuais, todos podem ver como o seu esforço contribui para os objetivos da empresa. Isso também significa que, à medida que o trabalho é concluído na Asana, o progresso da meta é atualizado automaticamente em tempo real. Chega de correr atrás dos membros da equipe para obter relatórios de status ou atualizar planilhas manualmente. Agora, a tomada de decisões é melhor e mais rápida.

Dizer adeus às planilhas não precisa ser doloroso

Mudar das planilhas para a Asana é mais fácil do que você imagina. Por meio de recursos de autoaprendizagem, programas de certificação de produtos e serviços profissionais, a Asana pode ajudar a sua equipe a se transformar sem dificuldades. 

E não é preciso começar do zero: os dados existentes podem ser importados e os fluxos de trabalho podem ser configurados para atender às necessidades da equipe. Com suporte à integração e orientação abrangente, a mudança das planilhas é uma jornada tranquila em direção a uma maior eficiência e colaboração.

Chegou a hora de modernizar as suas ferramentas

O trabalho moderno requer ferramentas criadas para colaboração, visibilidade, automatização e escalabilidade, como a Asana. Ao superar as planilhas e adotar soluções de gestão do trabalho desenvolvidas especificamente para esse fim, as equipes podem reduzir erros, aumentar a produtividade e transformar a forma como colaboram, convertendo o caos em harmonia e o esforço em resultados.  

Não precisa acreditar só no que dizemos: agende uma demonstração da Asana hoje mesmo e veja a diferença por si mesmo.