O que são análises pós-ação?

Quando você tem muito trabalho, pode acabar pulando de um projeto para outro com pouco tempo de transição. Outras pessoas dependem de você para cumprir os prazos, o que significa fazer as coisas rapidamente para se manter no caminho certo. Mas há algo mais importante do que cumprir prazos: o desempenho do projeto. 

Para fazer o seu melhor trabalho, você precisa de tempo para refletir. Dessa forma, você pode usar os projetos anteriores para melhorar os futuros. As revisões pós-ação (AARs, na sigla em inglês) proporcionam uma transição entre os projetos e oferecem um momento para avaliar o que correu bem e o que não deu certo.

O que é uma análise pós-ação?

Uma análise pós-ação é uma ferramenta usada para fazer uma retrospectiva de um projeto ou evento e entender o que aconteceu, por que aconteceu daquela forma e como melhorar. Quando usada corretamente, ela pode destacar áreas de força ou preocupação no projeto e na equipe. 

As AARs fornecem insights sobre:

• Comunicação da equipe: a equipe está se comunicando de forma a realizar o trabalho de forma eficaz?

• Taxa de utilização: há membros da equipe suficientes disponíveis para concluir as tarefas dentro do prazo?

• Recursos do projeto: há recursos suficientes disponíveis e alocados corretamente para produzir os entregáveis do projeto?

• Funções e responsabilidades: os membros da equipe estão desempenhando suas funções e responsabilidades corretamente e trabalhando de forma colaborativa para realizar as atividades?

Uma AAR ocorre no final de um projeto, e o seu objetivo é aprimorar projetos futuros com fluxos de trabalho ou características semelhantes. Por exemplo, se a AAR revelar que a equipe teve dificuldade em alocar recursos devido a uma estratégia inadequada, você poderá desenvolver uma nova estratégia de alocação para projetos futuros.

Quais são as quatro partes de uma AAR?

Uma análise pós-ação é uma estrutura de quatro partes que você pode tratar como um fluxo de trabalho de projeto. Cada fase da estrutura tem etapas próprias que facilitam a reflexão e a melhoria acionáveis. 

As quatro fases de uma AAR são:

1. Design: identificar os principais detalhes da sua AAR.

2. Preparação: reúna pesquisas sobre o seu projeto e planeje as atividades da sua AAR.

3. Implementação: aprofunde-se na reflexão e análise da sua AAR.

4. Divulgação: classifique as descobertas, escreva um relatório e crie um plano de ação.

Use as etapas abaixo para se aprofundar em cada fase da AAR e obter insights sobre o desempenho geral do seu projeto. 

1. Design

A fase de concepção é uma oportunidade de estruturar a sua AAR. Os projetos têm muitas partes, por isso é importante identificar a abordagem que você adotará ao procurar maneiras de melhorar. 

Defina o escopo e os objetivos:

A sua AAR não precisa analisar cada membro da equipe, parte interessada, item do orçamento e marco. Para obter o máximo de insights da sua AAR, defina o escopo e os principais objetivos que você espera alcançar. É provável que você entre no processo de revisão com uma ideia básica do que procura ou das lições que espera aprender. Use essas ideias como objetivos. 

Identifique os participantes:

As partes interessadas são todas as pessoas envolvidas no processo de análise pós-ação, bem como todas as pessoas afetadas pelos insights obtidos. Isso pode incluir membros da equipe, clientes, partes interessadas do projeto em questão e executivos do projeto. Tenha essas pessoas em mente ao realizar a sua AAR para que você possa obter uma gama diversificada de perspectivas. 

2. Preparar

Na fase de preparação, você reunirá informações e materiais para executar a maior parte do processo de AAR. Esta fase também deve envolver uma discussão com a equipe sobre quais atividades e perguntas você deseja fazer ao analisar as partes do projeto que você identificou na fase de concepção.

Fazer pesquisas:

A parte de pesquisa da preparação envolve a coleta de materiais do projeto para ajudar a equipe a responder a perguntas durante a próxima fase da AAR. Se a sua AAR se concentra em como a equipe administrou o orçamento e os recursos do projeto, então você deve acessar a proposta de orçamento, pesquisar os fornecedores usados e obter recibos de compra e registros de comunicação sobre o orçamento.

Reunir materiais para a oficina:

A sua equipe pode debater quais atividades de oficina seriam melhores para o projeto e o tópico da AAR em questão. Se você estiver procurando por pontos problemáticos em um cronograma de projeto maior, o mapeamento de eventos ou de pontos problemáticos pode ser útil. Para essas atividades, você precisará de um quadro branco e notas adesivas. Você também pode tentar jogar “What, So What, Now What?” (O quê, e daí, e agora?), que não exige muitos materiais. Este modelo de reflexão ajuda as equipes a passar por níveis de reflexão para encontrar soluções.

3. Implementação

A fase de implementação é onde você começará a discussão e a análise da AAR. Neste ponto, você deve saber sobre o que deseja falar na sessão de AAR, como deseja analisar o tópico e quem mais está envolvido.

Fazer oficinas e análises:

• Usando os materiais que você reuniu na fase dois, comece a trabalhar no seu projeto. Se você estiver fazendo um brainstorming de eventos, coloque os principais eventos e ações ao longo de uma linha do tempo imaginária com notas adesivas. Discuta a ordem dos eventos e identifique possíveis pontos críticos ao longo da linha do tempo. Se você estiver mapeando pontos críticos, registre esses pontos em um gráfico de eixos x e y, sendo o eixo y a dificuldade e o eixo x o esforço. 

Faça quatro perguntas-chave:

Há quatro perguntas-chave a serem respondidas durante cada AAR: 

1. O que esperávamos que acontecesse?

2. O que aconteceu de fato?

3. O que correu bem e por quê?

4. O que podemos melhorar e como?

Ao responder a essas perguntas, você analisará completamente o tema do projeto e entenderá como melhorar.

4. Divulgar

Depois de trabalhar no tema do projeto e responder às quatro perguntas-chave, é hora de divulgar as suas descobertas. A última etapa é elaborar um relatório pós-ação, que resume as informações e oferece recomendações práticas para o futuro. 

Tirar conclusões:

Depois de criar um relatório pós-ação, você pode consultá-lo em projetos futuros. Você pode usar esse relatório para tirar conclusões sobre o que deu certo, o que não deu certo e quais ações corretivas devem ser tomadas. Por exemplo, você pode concluir que ultrapassou o orçamento porque não fez pesquisa suficiente ao criar a proposta de orçamento.

Crie um plano de ação:

Ao concluir a sua AAR, apresente soluções para melhorar no futuro. Embora as suas soluções possam não se aplicar a todos os projetos futuros, pode ser bom entrar em novos projetos com um nível mais alto de preparação. Por exemplo, o plano de ação que você criar pode incluir um processo detalhado de planejamento de proposta de orçamento ou uma estratégia de alocação de recursos.

Muitas equipes combinam uma análise pós-ação com um modelo de lições aprendidas ou um modelo de reunião de retrospectiva do projeto para que os insights sejam fáceis de acompanhar e reutilizar em projetos futuros.

Exemplo de uma análise pós-ação

Aqui está um exemplo de uma análise pós-ação para um projeto de campanha de mídia social. Este relatório de AAR analisa como a equipe lidou com o orçamento e os recursos do projeto. 

Neste modelo de retrospectiva, você verá seções para a equipe trabalhar na estrutura da retrospectiva, preparar-se para o workshop e responder às quatro perguntas-chave. 

Modelo de revisão pós-ação

Use o modelo de análise pós-ação abaixo como guia para o seu próximo projeto.

Este documento deve servir como um guia para você e a sua equipe. Ao conduzir as análises pós-ação, seja pessoalmente ou virtualmente, discuta ativamente o tópico em questão para responder a perguntas e encontrar soluções.

Benefícios das análises pós-ação

É mais eficaz mostrar aos membros da equipe como melhorar com exemplos de projetos anteriores do que dizer a eles. Mostrar permite que você lidere pelo exemplo e gere confiança na equipe. 

Quando você pega os insights da sua AAR e os coloca em ação, verá o seu trabalho melhorar, assim como a dinâmica da sua equipe. 

Os benefícios das revisões pós-ação incluem:

• Inspira a inovação: quando as equipes entendem onde ocorreram os erros anteriores, podem encontrar soluções criativas para melhorar.

• Leva a uma melhor tomada de decisões: reservar um tempo para refletir ajuda os líderes e os membros da equipe a tomar decisões melhores no futuro.

• Identifica erros passados: as análises oferecem uma oportunidade de revisar projetos anteriores e identificar quaisquer erros ou pontos problemáticos mal tratados.

• Cria sinergia na equipe: a natureza de oficina das análises pós-ação dá aos grupos a chance de trabalhar em conjunto e produzir um plano de ação valioso, o que é uma sinergia positiva em ação.

• Melhora os projetos futuros: a meta final de uma AAR é aprimorar os projetos futuros.

O principal benefício de usar uma análise após ação é aprender. Quando aprendemos com o passado, nos tornamos mais habilidosos para o futuro. Como uma forma de melhoria contínua, as AARs ajudam a fazer pequenas mudanças ao remover as ineficiências do passado, o que, em última análise, leva a grandes melhorias de longo prazo.

Facilite a sua AAR com um software de gestão do trabalho

A colaboração em equipe é crucial para as AARs, e os membros da equipe aprenderão muito uns com os outros ao trabalhar juntos para melhorar. Para agilizar a análise do projeto, coloque o seu modelo de análise e o plano de ação subsequente em uma ferramenta de gestão do trabalho. Isso permitirá que você compartilhe os materiais e insira as informações do projeto com facilidade. Crie um fluxo de trabalho de AAR com a Asana e veja como os seus projetos melhoram sem esforço.