Como criar itens de ação extremamente claros

É o fim de uma reunião inicial de projeto bem-sucedida e os membros da equipe estão prontos para avançar e executar tudo o que foi decidido na reunião. Mas como saber exatamente o que fazer quando a reunião terminar? 

É aí que as ações a realizar claramente comunicadas entram em cena.

O que é um item realizável?

Um item de ação é uma tarefa criada a partir de uma reunião com outras partes interessadas para levar um projeto em direção à sua meta. Pense neles como tarefas orientadas para a ação que ajudam a alcançar os objetivos do seu projeto. Os itens de ação podem fazer parte de um plano de ação ou lista de pendências mais ampla, e são tão cruciais para a gestão de projetos quanto as reuniões eficazes. 

Os itens de ação podem ajudar a monitorar as decisões tomadas durante uma reunião. Essas ações a realizar podem assumir a forma de um entregável ou de um ativo. Podem variar de tarefas simples, como enviar um e-mail de acompanhamento, a estabelecer o plano para um projeto inteiro, como criar um diagrama de Gantt para uma nova campanha publicitária. Use uma pauta de reunião para monitorar quais ações a realizar para definir claramente os próximos passos.

Quais são os benefícios de usar ações a realizar?

Se você é um gestor de projetos que busca acompanhar o progresso do seu projeto, há algumas maneiras pelas quais o monitoramento das ações a realizar pode beneficiar a sua equipe.

As ações a realizar ajudam a manter os projetos organizados

Um bom gestor de projetos enviará uma lista de ações a realizar após uma reunião para garantir que todos estejam em sintonia sobre as próximas etapas. Alguns gerentes de projeto organizam as ações a realizar com base em atas ou notas da reunião como forma de categorizar as tarefas. Ao escrever itens de ação dessa forma, eles podem indicar claramente quais itens de ação correspondem a um ponto de discussão específico na pauta da reunião.

As ações a realizar mantêm os membros da equipe responsáveis

Muitas vezes, há muitas decisões tomadas durante uma reunião. Os itens de ação podem ajudar a registrar as pendências associadas a essas decisões em tempo real enquanto você as discute. Ter uma pessoa responsável por criar uma lista de itens de ação e acompanhar os responsáveis pelas tarefas após a reunião garante que toda a equipe saiba exatamente quais tarefas lhe foram atribuídas. Se você usa um software de gestão de projetos, também pode automatizar as ações a realizar, atribuindo-as aos respectivos membros da equipe em tempo real à medida que a reunião avança. 

Os itens realizáveis monitoram o trabalho que está sendo feito

O monitoramento de ações a realizar é uma ferramenta útil para gerir a carga de trabalho da sua equipe. O monitoramento das ações a realizar permite que os gestores vejam facilmente em que a equipe está trabalhando e se há disponibilidade para assumir mais trabalho. Se a sua equipe tiver funcionários horistas ou atribuir o trabalho por incrementos de tempo, como o trabalho de agência, você pode monitorar quanto tempo cada ação leva para ser concluída. Ao acompanhar as ações a realizar concluídas regularmente, você pode atribuir projetos semelhantes no futuro, sabendo quantos recursos são necessários.

Considere registrar os itens realizáveis em um modelo de registro de ações. Ele oferece uma maneira simples de ver o que foi feito, o que está pendente e quem é responsável por cada acompanhamento.

Criar ações a realizar: os três elementos

Os itens de ação têm três componentes principais. Esses três componentes fornecem clareza sobre quem é responsável pelo item, o que exatamente precisa ser feito e quando isso deve ser feito.

Quem

Quem é responsável por este item de ação? Se alguém tiver dúvidas sobre a tarefa, a quem deve recorrer? Esta é uma boa oportunidade para usar um gráfico RACI para que você saiba exatamente quem é o proprietário da tarefa e quem mais está envolvido no processo de tomada de decisão.

O quê

Que ação está ocorrendo com base na descrição da tarefa? As tarefas mais eficazes começam com verbos: não há ambiguidade sobre o que precisa ser feito quando o nome da tarefa começa com uma ação em si. Por exemplo, em vez de escrever “Calendário de conteúdo” como um item de ação, tente escrever “Fazer um brainstorming de tópicos para o calendário de conteúdo”. Neste exemplo, não há ambiguidade sobre o que precisa acontecer com o calendário de conteúdo porque o verbo “debater” descreve claramente o que precisa ser feito. 

Ao escrever a tarefa, considere se há algum contexto que você possa fornecer ao proprietário da tarefa para ajudá-lo a concluir o item de ação. Há documentos importantes ou materiais de referência de que o responsável precisa para concluir esta tarefa? Ter todas as informações importantes de que uma tarefa precisa em um só lugar não é apenas conveniente, mas também agiliza o processo de trabalho. Isso limita as idas e vindas que os membros da equipe precisam fazer para garantir que a tarefa seja realizada.

Quando

Quando os itens de ação da reunião precisam ser concluídos? Ao definir prazos, certifique-se de considerar outras dependências do projeto e a carga de trabalho atual do proprietário da tarefa. O prazo que você está definindo é realista tanto para a equipe quanto para o projeto?

Exemplos de ações a realizar claras

As ações a realizar são fundamentais, mas aprender a articular claramente o que precisa ser feito após uma reunião requer prática. Aqui estão alguns exemplos de como as equipes criam ações a realizar:

Exemplo de ação a realizar de engenharia

A equipe de desenvolvimento encontrou um bug crítico. Depois de discutir possíveis soluções em uma reunião, a equipe decide que Daniela corrigirá o bug, já que ela corrigiu um bug semelhante há alguns meses e tem uma melhor compreensão do problema. Ela concluirá a correção até a próxima atualização do produto, que acontecerá em duas semanas.

Ação a realizar: corrigir o bug.

• Responsável pelas tarefas: Daniela

• Prazo: duas semanas a partir de hoje.

Exemplo de ação a realizar de RH

A equipe de pessoas está procurando padronizar os processos de integração antes que mais membros da equipe se juntem a ela nos próximos meses. A equipe decide concluir de forma colaborativa um esboço da apresentação de integração. Eles definem uma data de conclusão duas semanas antes do início das novas contratações. A partir daí, Kabir concluirá os slides da apresentação com base nesse esboço uma semana antes do início dos novos contratados.

Ação a realizar nº 1: elaborar a apresentação do processo de integração. 

• Responsável pela tarefa: a equipe de pessoas

• Prazo: duas semanas antes do primeiro dia de trabalho dos novos funcionários

Ação a realizar nº 2: concluir a nova apresentação de integração com base no esboço criado pela equipe

• Responsável pelas tarefas: Kabir

• Prazo: uma semana antes do início dos novos funcionários

Exemplo de item de ação de design

As equipes de marketing e design se reúnem para compartilhar feedback sobre a primeira rodada de um redesenho da marca. A equipe de marketing fornece feedback sobre os primeiros designs, e a equipe de design terá duas semanas para incorporar o feedback discutido na reunião.

Ação a realizar: editar a primeira rodada de redesenhos da marca.

• Responsável pela tarefa: equipe de reformulação da marca

• Prazo: 10 de agosto, data da próxima reunião

Erros comuns ao criar ações a realizar

Quando bem definidos, os itens realizáveis podem ajudar no fluxo de trabalho da equipe, eliminar pendências da lista de tarefas e acelerar o progresso do projeto. No entanto, quando os itens de ação não são claramente definidos, isso pode causar grandes dores de cabeça. 

Veja alguns erros comuns a evitar ao criar ações a realizar:

Ações a realizar vagas

Quando uma tarefa não tem todas as informações necessárias para ser concluída, você não consegue começar a trabalhar nela. Em vez disso, você precisa obter informações ou fazer o acompanhamento com as partes interessadas, o que leva um tempo valioso.  De acordo com a nossa pesquisa, os trabalhadores do conhecimento gastam 60 % do tempo com a organização para o trabalho, como reuniões, consultas de status e busca de informações. Ter um “o quê” claramente definido na tarefa elimina a confusão sobre o que precisa ser feito, evitando idas e vindas desnecessárias entre as partes interessadas.

Não definir um prazo

Se você não definir um prazo, as tarefas podem ser adiadas indefinidamente até o ponto em que elas passam despercebidas. Se uma ação a realizar for essencial para concluir um projeto, é crucial que você defina uma data de conclusão precisa. Um item de ação pode se perder rapidamente sem uma data de conclusão.

Não atribuir tarefas a um membro da equipe

Se você não atribuir tarefas a um responsável específico, elas podem ficar para trás. Se você sabe que algo precisa ser feito e ninguém se voluntaria para fazê-lo, atribua a tarefa à pessoa mais bem preparada para concluí-la. Se essa pessoa não tiver capacidade para assumir a tarefa, conhecer a carga de trabalho atual da equipe é uma boa maneira de encontrar alguém que possa concluir essa ação.

Definir o “quem” pode evitar que as tarefas sejam deixadas para trás. Quando uma tarefa é atribuída a alguém, pelo menos uma pessoa sabe que ela precisa ser feita.

Organize as ações a realizar com a Asana

Criar ações a realizar é simples, mas compartilhá-las com a equipe pode ser difícil quando o trabalho não está todo em um só lugar. É aí que as boas ferramentas de gestão do trabalho se mostram úteis.