Social Factor estimula o seu rápido crescimento com a ajuda da Asana

O crescimento exponencial é motivo de comemorações. Mas o que acontece quando as ferramentas que você está usando não conseguem acompanhar o ritmo? Isso é exatamente o que a agência de mídia social Social Factor estava prevendo quando as comportas se abriram com tantos novos projetos e clientes.

Sediada em Fort Worth, Texas, a Social Factor conta com mais de 50 funcionários que trabalham presencialmente e remotamente em todo o país. Da estratégia e criação de conteúdo à publicação, campanhas pagas e gestão da comunidade, relatórios de dados e insights, treinamento social e suporte a eventos ao vivo, a Social Factor está apoiando o crescimento digital de empresas como Toyota, Smith and Nephew e Fender Guitars.

Quando o crescimento significa superar os limites

A equipe de operações da Social Factor percebeu a tração que a Social Factor estava obtendo no espaço social e fez uma avaliação das ferramentas que estavam utilizando. Logo ficou evidente que era imperativo encontrar uma solução para ajudar toda a organização a gerir o trabalho e a crescer com ela.

Estes eram os desafios que a Social Factor enfrentava:

• As suas ferramentas de gestão de projetos atuais não eram sofisticadas o suficiente para os seus processos em evolução e eram difíceis de implementar em toda a organização.

• Eles queriam uma plataforma que se integrasse às ferramentas de agência existentes, bem como a aplicativos adicionais que estavam explorando, como o Everhour.

• Os membros da equipe estavam achando cada vez mais difícil manter a sintonia, uma vez que as informações estavam espalhadas por e-mails, chats e arquivos.

Precisávamos de um núcleo de referência para operar o nosso negócio da forma mais eficaz possível, tanto interna como externamente.”

Crescer com confiança

Jeana Abboud, diretora de operações, e Jessica Pramanik, gerente de projetos, procuravam uma ferramenta que crescesse com elas e que permitisse um planejamento fácil, ao mesmo tempo em que monitorasse cada detalhe por cliente, projeto e função. Qualquer ferramenta que a Social Factor escolhesse tinha que se integrar perfeitamente com os outros recursos que a empresa usava para gerir os negócios, como Google Suite e Slack. A capacidade de colaborar era essencial, incluindo a possibilidade de marcar membros de equipe nos comentários e deixar anotações de forma intuitiva.

Jeana e Jessica logo perceberam que a Asana era uma solução de gestão de trabalho que toda a empresa poderia adotar. Ao analisar o roteiro da Asana, elas se sentiram confiantes de que, à medida que a Social Factor crescesse, a Asana lançaria constantemente novos recursos que elas poderiam usar.

Elas gostaram do fato de haver fluxos de trabalho úteis específicos para agências. Ao definir e otimizar cronogramas e planos de projeto para se adequar ao seu modelo de negócios, elas criariam um local mais centralizado para a equipe gerir o dia a dia e para a liderança gerir a eficiência da agência.

Além disso, a equipe queria avançar rapidamente na adoção e implementação. Eles aproveitaram os materiais educativos da Asana, incluindo a Academy e o Guia, para desenvolver um projeto de integração que definisse claramente as etapas de treinamento para cada colega de equipe. Isso ajudou a equipe a “aprender por meio da prática”, e Jeana e Jessica puderam ver quem havia concluído o treinamento e quem precisava ser acompanhado. Elas também trabalharam com um dos consultores de Sucesso do cliente da Asana para otimizar os principais fluxos de trabalho e garantir que estavam maximizando o uso da plataforma.

Contar com uma supervisão executiva e informações sobre os projetos é essencial para podermos acompanhar rapidamente o que está acontecendo a qualquer momento.”

Resultados promissores em até quatro semanas após a adoção

Depois de testar a Asana, a equipe de liderança foi inabalável na sua escolha de adotá-la e implementá-la em toda a organização. Eles não perderam tempo para começar a usar a ferramenta e aprender na prática, aproveitando ao máximo as ferramentas de treinamento da Asana Academy.

Para o lançamento para toda a equipe, um projeto de integração foi atribuído a cada membro de equipe. Foram atribuídas tarefas, incluindo assistir a vídeos de treinamento da Asana e testar cada funcionalidade. Jeana e Jessica puderam avaliar facilmente o progresso de cada pessoa.

Desconhecíamos a Asana, mas passamos do período de avaliação à implementação definitiva em quatro semanas, o que diz muito sobre o nível de intuitividade da ferramenta.”

Hoje em dia, a Social Factor atribui a sua capacidade de manter a eficiência e a simplicidade, ao mesmo tempo em que continua crescendo rapidamente, aos processos e fluxos de trabalho que simplificou na Asana. Eles conseguiram reduzir o número de pontos de contato internos entre as contas de clientes e eliminar a documentação dispersa, porque todos têm acesso às mesmas informações do cliente. Qualquer pessoa pode facilmente verificar o status dos projetos sem precisar agendar reuniões de acompanhamento ou repetir conversas. Além disso, a gestão de contas foi padronizada para que ninguém perca tempo aprendendo processos exclusivos ao passar de um cliente para outro. Como resultado, conseguem crescer rapidamente com os seus clientes e, ao mesmo tempo, continuar a entregar trabalhos de alta qualidade dentro do prazo, o que é fundamental no acelerado setor do marketing social.

A Asana também influenciou a forma como a empresa gerencia as suas necessidades de planejamento e de pessoal. Por exemplo, eles usam a Gestão de recursos para monitorar as horas estimadas para os próximos trabalhos, identificar possíveis problemas de capacidade e antecipar as necessidades de contratação em toda a equipe. Agora, a Social Factor é capaz de equilibrar com mais precisão as cargas de trabalho entre os recursos e continuar entregando um trabalho eficaz e pontual para os seus clientes em escala.

Suporte coeso interna e externamente

Operacionalmente, a Asana é usada para a colaboração da equipe, a integração de novos funcionários e o monitoramento do desempenho individual e da equipe para o crescimento na carreira. As equipes também usam os Formulários Asana para registrar tudo, desde ausências do trabalho até pedidos de recursos de TI e de contas. Historicamente, isso era feito por meio de solicitações diretas a um único recurso, o que dificultava a menção de membros da equipe e a gestão em larga escala.

A Social Factor também usa a Asana para gerir todos os aspectos do trabalho com os clientes, desde a integração de novos clientes até a gestão de entregas, como criação e otimização de conteúdo, brainstorming e estratégia, gestão de redes sociais, relatórios e insights de publicidade paga em redes sociais e controle de qualidade. Com tantas etapas diferentes em cada processo e membros de equipe com quem colaborar, a Asana ajuda a manter tudo organizado, sem deixar nada para trás.

A Asana tem sido útil para a nossa equipe gerenciar tarefas e saber o que deve ser feito, quando, e qual projeto está envolvido nesse trabalho.”

No futuro, a Social Factor planeja usar a Asana para automatizar e integrar mais funções operacionais, incluindo contratação e recrutamento, e possivelmente a colaboração da equipe em questões financeiras. Toda a equipe está entusiasmada para continuar expandindo a Social Factor com a Asana na vanguarda.

A Asana é a primeira ferramenta de gestão de projetos que implementamos na Social Factor e que acreditamos que pode realmente crescer conosco. Esperamos que ela nos ajude a conquistar mais clientes usando menos recursos.”