iCHEF aumenta a produtividade e a colaboração com a Asana

Sediada em Taiwan, a iCHEF tem o orgulho de ajudar mais de 13 mil empresas do setor de hospitalidade a gerenciar pedidos e vendas sem papel. Com a iCHEF, os restaurantes usam uma única plataforma para registrar digitalmente os pedidos online ou no estabelecimento, conectar-se a plataformas de entrega, aceitar pagamentos e coletar dados sobre os números de vendas. Com dezenas de projetos de pesquisa e desenvolvimento (P&D) realizados a cada ano, a iCHEF está sempre lançando produtos e recursos para ajudar os proprietários de restaurantes a aprimorar as operações do negócio. Recentemente, a empresa lançou um novo sistema de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) que ajuda os restaurantes a administrar programas de fidelidade, acompanhar pedidos e entrar em contato com os clientes para oferecer promoções personalizadas. Com o novo sistema de CRM, ficará ainda mais fácil para os proprietários de restaurantes reterem os clientes e fazerem ofertas personalizadas para eles.

Quando o diretor de tecnologia, Matt Chang, entrou na iCHEF em 2016, seu brief era claro. Reestruturar o back-end da iCHEF para facilitar a colaboração e a integração com terceiros, como plataformas de entrega de alimentos. Na época, a equipe gerenciava 20 projetos de P&D por ano. Para expandir a inovação e realizar a reestruturação do software, toda a empresa precisaria repensar a colaboração.  Quando Matt começou, a coordenação entre os departamentos era difícil, apesar do uso de uma ferramenta de gestão de projetos. Não era fácil compartilhar tarefas entre os departamentos, e essa falta de transparência atrasava os processos. Matt começou a buscar uma plataforma de gestão de trabalho que aumentasse a transparência e melhorasse a colaboração. 

Encontrar uma plataforma de gestão de trabalho para toda a empresa 

A equipe da iCHEF precisava de ferramentas de gestão do trabalho que todos os departamentos pudessem usar, da engenharia ao marketing. Para inovar rapidamente, toda a empresa precisava ter acesso às mesmas tarefas, com uma comunicação clara sobre as responsabilidades, os prazos e os contextos dos projetos. 

Após um cuidadoso processo de avaliação, a equipe da iCHEF optou pela Asana porque ela oferecia: 

• Recursos de colaboração para uma melhor coordenação entre os departamentos. 

• Uma interface de usuário intuitiva para estimular uma implementação mais rápida. 

• Análises de dados poderosas para possibilitar uma tomada de decisão mais ponderada. 

A plataforma de gestão de trabalho que escolhemos precisava ser adequada para todas as equipes. Em última análise, a nossa Meta era otimizar a colaboração interfuncional ao criar processos transparentes e compartilhar dados. A Asana prometeu uma colaboração ininterrupta entre os departamentos, excelente facilidade de uso e recursos avançados de análise de dados.”

Colaboração com a Master Concept para implementar a Asana 

Para implementar a Asana, a equipe da iCHEF colaborou com a Master Concept, Parceira de Soluções da Asana. Especializada em software em nuvem e gestão de projetos, a equipe da Master Concept ajudou a iCHEF a criar os fluxos de trabalho que promoveriam a comunicação entre departamentos e atenderiam à complexidade de grandes projetos de P&D. 

A implementação foi tão bem-sucedida que todos os departamentos começaram a usar a Asana não apenas para gerenciar projetos de P&D. A equipe de relacionamento com o cliente começou a usar a Asana para acompanhar as solicitações de serviço, e terceiros, como o parceiro de reparo de PDVs da empresa, foram incentivados a aderir à plataforma.

Desde a implementação, a Asana tem sido usada para muito mais do que projetos de P&D. Departamentos de toda a empresa estão usando a Asana para gerir o próprio trabalho, e os resultados têm sido extraordinários.”

Mais projetos concluídos graças à colaboração aprimorada 

Agora, todos os departamentos da iCHEF usam a Asana. Desde a implementação da plataforma, a equipe da iCHEF conclui cerca de 100 projetos por ano. 

Por trás desse aumento de eficiência estão os fluxos de trabalho da Asana, que promovem transparência e melhoram a colaboração. Listamos aqui três maneiras pelas quais a Asana está fazendo a diferença na iCHEF. 

Graças à Asana, tivemos um aumento significativo na nossa produtividade. Conseguimos concluir mais projetos e, ao mesmo tempo, otimizar os nossos processos operacionais para obter maior eficiência.”

Colaboração aprimorada entre departamentos 

Os portfólios e os quadros de projetos reúnem o trabalho em um só lugar, ajudando as equipes de todos os departamentos a entender os objetivos, os marcos e as prioridades das tarefas. A colaboração aprimorada ajudou a empresa a se tornar mais resiliente. 

O índice Anatomia do trabalho revela que 79% dos trabalhadores em organizações colaborativas sentem-se preparados para enfrentar desafios. Quando a pandemia começou, a equipe do iCHEF provou que isso era verdade ao lançar rapidamente funcionalidades para ajudar os restaurantes a gerir pedidos, pagamentos e entregas sem contato. 

A Asana reduziu a comunicação desnecessária em relação aos projetos e tornou mais fácil mudar de direção. Em caso de emergência, os membros da equipe podem reavaliar rapidamente os cronogramas do projeto sem deixar tarefas importantes para trás. ”

Melhor monitoramento de milhares de solicitações de atendimento ao cliente 

A iCHEF recebe 5.000 solicitações de atendimento ao cliente por mês. A equipe usa os Portfólios para obter uma visão geral clara de todos os projetos relacionados, desde o treinamento pré-implantação até o acompanhamento do aluguel e dos consertos de tablets. 

Os líderes compreendem rapidamente o progresso do atendimento ao cliente, e as equipes trabalham com muito mais agilidade.  De acordo com o índice Anatomia do trabalho, 71% das pessoas em empresas com Metas claras disseram que era fácil trabalhar com colaboradores em outras funções. Esse tem sido o caso na iCHEF, onde a transparência resultou em uma colaboração melhor em relação às solicitações dos clientes. 

Monitorar as solicitações de atendimento ao cliente como tarefas na Asana acelerou o tempo de processamento, economizando horas de trabalho para nós. Agora a equipe pode se concentrar no trabalho que agrega mais valor.”

Gestão de estratégias de marketing omnicanal 

O especialista em marketing Hsuan Chou é um grande fã da Asana. A gestão de uma estratégia de marketing omnicanal representou para Hsuan o desafio de monitorar a comunicação e as mensagens provenientes de diversos canais.

Hsuan e a equipe usam quadros de projetos, tarefas e subtarefas para acompanhar campanhas de marketing e solicitações de comunicação. A transparência das tarefas facilita para Hsuan acompanhar a finalização das tarefas e monitorar todos os canais de mídia. 

A Asana tem sido uma verdadeira bênção! Consigo trabalhar muito mais rápido.  Sempre que vejo uma nova funcionalidade, verifico imediatamente como ela pode otimizar ainda mais o meu processo de trabalho.”

Ingresso em novos mercados 

A equipe da iCHEF está entusiasmada em lançar continuamente produtos e recursos que ajudem os seus clientes a aprimorar os negócios. A empresa pretende continuar expandindo e adaptando os serviços aos mercados locais. A iCHEF continuará usando a Asana para impulsionar seus fluxos de trabalho, e a equipe está ansiosa para aumentar ainda mais a eficiência nos negócios.