O D.C. United economiza 697 dias de trabalho por ano com a Asana

Destaques

Desafios

• A colaboração interdisciplinar, especialmente no que diz respeito à execução no dia do evento e às iniciativas entre departamentos, foi prejudicada pela comunicação compartimentalizada e pela falta de clareza quanto à responsabilidade.

• A falta de uniformidade entre as operações comerciais e departamentais levou a processos ineficientes.

• A visibilidade limitada entre projetos e departamentos dificultava o acompanhamento do progresso e o alinhamento às prioridades organizacionais.

Soluções

• Implementou a Asana como a plataforma de gestão de trabalho centralizada para todas as operações de negócios, substituindo planilhas e tópicos de e-mail fragmentados por um sistema unificado que promove clareza, responsabilidade e eficiência.

• Criou modelos padronizados e fluxos de trabalho automatizados para a execução no dia do jogo e para as solicitações dos departamentos, modernizando os processos antigos e, ao mesmo tempo, reduzindo o trabalho manual e a troca de contexto.

• Estabeleceu responsabilidades claras e visibilidade por meio de formulários personalizados e monitoramento de projetos, eliminando a duplicação, simplificando as transferências e permitindo uma execução mais rápida e coordenada.

Resultados

• Economia anual de 697 dias de trabalho com o uso da Asana, resultando em uma economia de custos estimada em US$ 195.600

• As economias de tempo aumentaram 488% em relação ao ano anterior, impulsionadas pela automatização e por fluxos de trabalho simplificados

• A entrega de projetos foi acelerada, com menos prazos perdidos e execução mais previsível

• 100% da equipe da empresa usa ativamente a Asana, criando uma abordagem de trabalho uniforme em toda a organização

• As reuniões de atualização recorrentes diminuíram 25 %, liberando centenas de horas para trabalhos de maior valor

• A colaboração interdisciplinar aumentou significativamente, promovendo o alinhamento e aprofundando o engajamento entre as equipes

Vencedor do prêmio Work Innovation, 2025

O D.C. United recebeu o prêmio Best in Class Work Innovation Award da Asana (região AMER) por transformar a forma como o trabalho é realizado em todas as facetas das operações do clube. Ao substituir as listas de verificação em papel e as trocas de e-mails fragmentadas por fluxos de trabalho padronizados e automatizados, o clube redefiniu a colaboração em um setor analógico. O resultado: centenas de dias de trabalho economizados, ganhos significativos na economia de tempo ano após ano e uma redução significativa nas reuniões recorrentes. Da execução do dia do jogo ao cumprimento do patrocínio, todos os departamentos agora trabalham a partir de um sistema compartilhado, o que acelera a entrega, aprofunda o engajamento e cria uma organização mais ágil e alinhada.

A Asana transformou a forma como operamos e colaboramos em todos os departamentos do D.C. United e do Audi Field. Observamos um novo nível de alinhamento interno, transparência e responsabilidade, o que melhorou diretamente os nossos níveis de produtividade e colaboração interdisciplinar em todas as unidades de negócio do clube.”

Asana para planejamento de eventos

Execução impecável no dia do jogo, sem o caos de última hora

As operações do dia do jogo são o elemento central da experiência dos torcedores e da presença da marca do D.C. United. Da alocação de pessoal e promoções à venda de ingressos, iniciativas de envolvimento dos torcedores e ativações de patrocínio, a execução impecável é essencial. Mas, antes da Asana, esses esforços dependiam de e-mails desconexos e listas de verificação em papel, aumentando o risco de detalhes esquecidos e problemas de última hora.

Para aprimorar a execução do dia do jogo e cumprir as metas estratégicas, o D.C. United implementou um sistema unificado e automatizado na Asana. Agora, todos os detalhes são mapeados com antecedência por meio de projetos-modelo de programação e fluxos de trabalho automatizados que sinalizam os riscos com antecedência e garantem que todas as equipes estejam alinhadas.

Modelos com inclusão em múltiplos projetos criam um roteiro completo

• Cada partida em casa é criada a partir de um modelo de projeto padronizado que inclui tarefas repetíveis, como o programa do evento, links para ingressos, eventos especiais e ativações, e ativos de criação.

• Dentro de cada projeto de partida, todos os aspectos do dia do jogo — desde a abertura dos portões até a limpeza pós-jogo — são mapeados, com tarefas atribuídas às instalações, à análise, à venda de ingressos, ao entretenimento, à segurança, ao marketing e aos serviços para convidados, entre outros.

• Cada projeto de partida fica em um portfólio abrangente, o que dá à equipe visibilidade de toda a temporada e garante que nada seja esquecido.

• A inclusão de tarefas em múltiplos projetos torna as responsabilidades sobrepostas visíveis para todos os departamentos relevantes, reduzindo os pontos cegos e eliminando as surpresas de última hora.

As automatizações reduzem o risco e aceleram os tempos de resposta

• As regras sinalizam automaticamente as tarefas atrasadas ou por concluir, acionando notificações em tempo real antes que os problemas se agravem.

• Fluxos de trabalho dedicados a experiências premium, como shows no intervalo ou ativações VIP, garantem que esses momentos de alta visibilidade sejam monitorados, assumidos e executados sem erros, com a liderança envolvida em cada etapa.

As ativações de patrocínios são otimizadas e livres de erros

• O cumprimento e as ativações de patrocínios — impulsionadores de receita críticos com requisitos complexos — são geridos de ponta a ponta na Asana, garantindo que cada entrega seja monitorada e nada fique para trás.

• Os parceiros enviam solicitações de ativação por meio de formulários, que encaminham automaticamente as tarefas para a equipe certa e desencadeiam os fluxos de trabalho de aprovação.

• Modelos personalizados orientam cada ativação, desde as listas de verificação do dia do jogo até o monitoramento e a logística dos participantes VIP, garantindo que cada etapa seja concluída na ordem certa, com notificações automatizadas para cada transferência de responsabilidade.

• Os painéis em tempo real dão às equipes de parcerias e aos patrocinadores visibilidade sobre os entregáveis, cronogramas e obstáculos, permitindo um retorno mais rápido.

• Esta abordagem estruturada resultou em quase zero ativações perdidas, execução mais rápida e capacidade de lidar com um volume maior sem aumentar o número de funcionários.

A implementação da Asana em toda a organização melhorou a colaboração durante as principais iniciativas, como os dias de jogo, em que cada departamento agora tem visibilidade de como o seu trabalho se relaciona com o panorama geral, garantindo a melhor experiência para os fãs. ”

Asana para pedidos de trabalho e recebimento

Transformar pedidos ad hoc em ações estruturadas

Com o crescimento do D.C. United, o volume e a urgência das solicitações recebidas pelas equipes também aumentaram. De design gráfico e campanhas por e-mail a publicações em redes sociais e apoio a eventos, o trabalho era frequentemente solicitado separadamente, com pouco contexto ou visibilidade. Sem um processo de recebimento padronizado, as equipes enfrentavam duplicação, atrasos e perda de prazo dos entregáveis.

Hoje, a Asana possibilita um sistema de solicitações simplificado em todos os departamentos. Os formulários padronizados garantem clareza desde o início, enquanto os fluxos de trabalho automatizados de triagem e aprovação encaminham o trabalho para as equipes certas rapidamente. As equipes de marketing, parcerias e envolvimento da comunidade também gerenciam os calendários de campanhas e de conteúdo diretamente na Asana, o que facilita o alinhamento das prioridades para eventos de alta visibilidade e promoções pontuais.

Os formulários garantem clareza desde o princípio

• Os formulários específicos do departamento capturam antecipadamente o contexto essencial, reduzindo as idas e vindas e permitindo um tempo de resposta mais rápido.

• Os formulários preenchidos geram automaticamente tarefas e notificam as equipes certas, garantindo que nenhuma solicitação se perca pelo caminho.

• As campanhas vinculadas a iniciativas de toda a organização, como eventos de correspondência em grande escala, são planejadas na Asana com visibilidade total entre os departamentos.

• Com os painéis, cada departamento pode ver como o seu trabalho contribui para as iniciativas maiores da marca, melhorando a coordenação e a responsabilização.

Um exemplo notável de como a Asana transformou a nossa organização é a forma como simplificamos o nosso processo de solicitação de marketing. Anteriormente, tarefas como design gráfico, campanhas de e-mail e publicações em mídias sociais eram solicitadas separadamente, o que muitas vezes exigia vários acompanhamentos devido à falta de clareza sobre a responsabilidade. Com a Asana, centralizamos esses pedidos em um único fluxo de trabalho que marca automaticamente todos os participantes relevantes, criando visibilidade e reduzindo significativamente o tempo de entrega. ”

Conclusão

Como criar um plano de ação para um sucesso escalável

O D.C. United não está apenas executando as operações com a Asana, está redefinindo-as. À medida que a adoção se aprofunda em todos os departamentos, eles vislumbram um futuro em que os portfólios e as estruturas estratégicas ajudem a alinhar o trabalho individual às metas gerais da empresa, dando a cada funcionário uma direção mais clara, visibilidade em tempo real e um senso de responsabilidade mais forte. Ao continuar a expandir o uso da Asana, o D.C. United está estabelecendo as bases para uma organização mais ágil, alinhada e responsável, pronta para vencer em campo e em todos os aspectos do negócio.

Em última análise, a Asana não apenas elevou o nosso produto final de trabalho, mas também nos ajudou a entender melhor o que fazemos, por que fazemos e o que podemos alcançar juntos quando estamos alinhados. ”