A COS acelerou a produção de campanhas em 90% com um fluxo de trabalho baseado em IA na Asana

Destaques

Desafios

• Configuração demorada da campanha: cada nova campanha sazonal exigia de 12 a 14 horas de configuração manual, com os gerentes criando rastreadores do zero no Excel.

• Complexidade da coordenação interdisciplinar: os briefs chegavam por e-mail com informações incompletas, o que levava a ciclos adicionais de esclarecimento e a uma taxa de correção de erros de 60 %.

• Ineficiências no planejamento de ativos: a falta de padronização fazia com que as equipes frequentemente solicitassem e produzissem ativos que, no fim, não eram necessários.

Soluções

• Recebimento de trabalhos com tecnologia de IA: o AI Studio analisa os envios de formulários para verificar se estão completos, sinalizando lacunas antes mesmo de um projeto ser criado.

• Estruturação automatizada do projeto: um único envio desencadeia a geração automática de mais de 50 subtarefas estruturadas com responsáveis atribuídos e prazos em cascata.

• Verificações de qualidade inteligentes: os assistentes de IA da Asana revisam proativamente os ativos, detectando problemas antes que cheguem à produção.

Resultados

• Liberação de £ 84.100 em capacidade anual, o equivalente a devolver 1,53 funcionário em tempo integral ao trabalho estratégico.

• Redução de 90% no tempo de configuração da campanha, passando de quase dois dias de trabalho para apenas alguns minutos.

• Aumento de 2x na produção de ativos, permitindo que a equipe entregue mais de 1.000 ativos por campanha, em comparação com os 500 a 600 anteriores.

As nossas equipes estão focadas em repensar a forma como o trabalho flui em toda a organização para assegurar que estamos priorizando iniciativas de alto impacto que agreguem valor real aos nossos clientes. Ao criar fluxos de trabalho escaláveis e utilizar a IA de forma intencional, conseguimos aumentar a visibilidade e a velocidade, ao mesmo tempo em que concentramos a nossa energia na execução estratégica. A inovação acontece quando as equipes colaboram, experimentam e se comprometem a trabalhar de forma mais inteligente.”

Vencedora: Líder em Inovação no Trabalho 2026, EMEA

Este prêmio reconheceu a COS pelo seu uso pioneiro de fluxos de trabalho proporcionados por IA para resolver desafios complexos de produção criativa no acelerado setor da moda. Ao incorporar a IA diretamente na arquitetura do trabalho, a COS estabeleceu um novo padrão de referência global para a execução de varejo em escala corporativa.

Etapa 1: recebimento inteligente e validação do briefing

Anteriormente, o processo de pedidos de criação abrangia várias ferramentas e fluxos de trabalho regionais, nos quais os gerentes de campanha passavam dias correndo atrás de briefs entre os departamentos e encaminhando manualmente os ativos para as equipes regionais. A COS resolveu isso implementando um sistema central de recebimento que usa a IA como um controle de qualidade. Este novo fluxo de trabalho assegura que a integridade de cada brief de criação seja validada no ponto de entrada, reduzindo a coordenação posterior causada por informações incompletas.

• Validação conduzida por IA: o AI Studio analisa os formulários de recebimento para verificar se estão completos e sinaliza proativamente as lacunas antes mesmo de um projeto ser visto por um ser humano.

• Esclarecimento proativo: se um envio não estiver claro, o sistema solicita esclarecimento imediato, eliminando o vaivém que antes consumia horas por campanha.

• Estrutura padronizada: ao exigir um conjunto rigoroso de informações, a COS assegura que as equipes solicitem apenas os ativos estritamente necessários, reduzindo o desperdício de ativos.

• Validação com a participação humana: os gestores de projeto globais seniores supervisionam a fila de recebimento para assegurar que todas as solicitações validadas estejam alinhadas com as prioridades atuais da temporada.

A Asana forneceu um ponto único e estruturado de recebimento do trabalho. Ao garantir a qualidade no ponto de recebimento, eliminamos a complexidade nas etapas subsequentes e mudamos as nossas equipes da execução reativa para o trabalho proativo e estratégico.”

Etapa 2: geração e atribuição automatizadas de projetos

Antes da Asana, as equipes de projeto gastavam até 8 horas configurando manualmente os monitoramentos e as listas de tarefas a cada nova campanha. A COS substituiu essas tarefas administrativas por um mecanismo de projeto automatizado que cria toda a estrutura de trabalho instantaneamente. Esse fluxo de trabalho se adapta aos requisitos específicos da campanha, garantindo que as equipes de publicidade e criação de conteúdo tenham um caminho claro e pré-estruturado para a execução assim que um brief for aprovado.

• Geração instantânea de projetos: após a validação do formulário, o AI Studio gera automaticamente um projeto de campanha completo com mais de 50 subtarefas estruturadas.

• Atribuição dinâmica: usando o AI Studio, as regras baseadas em IA atribuem tarefas de forma inteligente aos membros de equipe apropriados, com base no tipo de ativo, na região e na capacidade atual da equipe.

• Prazos em cascata: o sistema define automaticamente os prazos em todo o ciclo de vida do projeto com base na data final de lançamento da campanha.

• Transferências contextuais: cada tarefa contém todo o histórico e o contexto do formulário de recebimento, garantindo que não haja perda de informações à medida que o trabalho passa de um departamento para outro.

O fluxo de trabalho foi integrado perfeitamente às nossas operações do dia a dia, eliminando o trabalho de configuração manual e criando um processo mais escalável para as campanhas.”

Etapa 3: produção e controle de qualidade monitorados por IA

À medida que a COS expandiu o uso da Asana, ela foi além do gerenciamento padronizado de tarefas para tratar os seus fluxos de trabalho como um sistema estratégico que poderia ser projetado e otimizado. A marca agora está expandindo o uso dos assistentes de IA da Asana para dar suporte a fluxos de trabalho ainda mais complexos que exigem capacidades de IA mais personalizadas. Esses casos de uso permitirão ainda mais que as equipes superem as suas formas cotidianas de trabalhar e disponibilizarão mais tempo para trabalhos mais criativos e estratégicos.

Detecção proativa de erros: o AI Studio monitora o trabalho em andamento para sinalizar possíveis problemas antes que se espalhem, reduzindo o tempo de correção de erros em 60%.

• Gestão automatizada de status: as regras gerenciam as transições entre as etapas de produção e desencadeiam notificações para as partes interessadas assim que os obstáculos são identificados.

• Verificações de qualidade inteligentes: os assistentes de IA da Asana revisam os ativos concluídos para garantir que atendam aos requisitos definidos no briefing original.

• Alinhamento global: as regras automatizadas mantêm as equipes regionais de marketing e os participantes do e-commerce em sincronia quanto à prontidão dos ativos, evitando atrasos na entrega ao mercado local.

Vimos muito menos idas e vindas entre as equipes. Agora, com as equipes regionais, o processo é muito mais simples, e os problemas são detectados de forma proativa, e não reativa.”

Etapa 4: relatórios estratégicos e visibilidade global

Anteriormente, a liderança dependia de várias fontes de relatórios de diversas equipes e regiões, que muitas vezes já estavam desatualizadas no momento em que eram revisadas. A COS estabeleceu uma camada de relatórios em tempo real usando os Portfólios para fornecer um núcleo de referência para todas as campanhas ativas. Esse fluxo de trabalho permite que os patrocinadores executivos monitorem a entrega global e tomem decisões baseadas em dados sobre a alocação de recursos e o crescimento.

• Painéis no nível do portfólio: a liderança usa os Portfólios para acompanhar o progresso da marca, do comércio eletrônico e da sustentabilidade em uma visualização unificada.

• Atualizações de status em tempo real: o sistema substitui a geração manual de relatórios por resumos de status automatizados, proporcionando uma visão sempre atualizada da saúde e dos cronogramas do projeto.

• Decisões embasadas em dados: ao reunir todo o trabalho em um único ecossistema, a COS agora pode analisar a produtividade e o desempenho dos ativos para otimizar o planejamento de campanhas futuras.

• Escalabilidade entre marcas: a visibilidade e a eficiência deste modelo eram tão evidentes que a marca irmã Weekday adquiriu a Asana especificamente para replicar o fluxo de trabalho da COS.

A Asana não apenas melhorou os nossos processos, mas redefiniu a nossa forma de trabalhar. Implementamos um ecossistema unificado e transparente, onde todo o trabalho é perfeitamente visível.”

Conclusão

Antes dessa transformação, a COS gerenciava a produção de campanhas por meio de uma combinação de ferramentas e processos existentes que apoiavam o crescimento da marca. Ao criar um mecanismo nativo de IA na Asana, a COS conseguiu agilizar a colaboração, reduzir a coordenação manual e dar às equipes mais tempo para se concentrarem na estratégia criativa de alto impacto. O impacto tem sido tão significativo que outras equipes agora estão adotando o modelo organicamente, o que posiciona a COS como uma inovadora operacional em toda a organização. À medida que a marca continua a crescer, a sua infraestrutura baseada em IA garante que a velocidade e a qualidade possam crescer juntas, e não uma às custas da outra.